(完整版)合同归档制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

第二章归档范围第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。

第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。

第三章归档制度第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。

第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。

第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。

第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。

第四章档案保管制度第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。

第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

第五章档案管理员的职责第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。

第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。

第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第六章档案查阅和借阅要求第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。

第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。

纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。

三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。

3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。

四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。

4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。

4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。

五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。

5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。

5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。

六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。

6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。

6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。

七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。

7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。

八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。

8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。

九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。

9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。

十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。

合同归档管理制度
1. 目的
为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2. 适用范围
适用于公司各类合同的管理。

3. 职责
3.1行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；
3.2各部门是本制度执行的责任部门。

4. 合同分类管理
5. 合同编号
5.1编号规则HSNE—XXXX —
X
XXXX
文件编号
企业代码年份流水号
5.2文件编号
6. 归档管理
6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；
6.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；
6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

7. 借阅管理
如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。

8. 交接管理
各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。

9. 本制度由行政人事部制定，于2017年月日生效。

XXXXX 有限公司2017年月曰。

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同归档工作的有序进行，提高合同档案的利用率，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同、协议、章程等法律性文件的归档管理。

第三条本制度遵循真实性、完整性、及时性、安全性原则，确保合同档案的准确、完整、安全。

第二章归档范围与分类第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；2. 公司内部各部门之间，以及公司与其他单位、个人之间签订的具有法律效力的文件；3. 公司涉及合同管理的各类审批、备案、变更、解除等文件；4. 其他需要归档的与合同相关的文件。

第五条归档分类：1. 按合同类型分类：如采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等；2. 按合同签订时间分类：如按年度、季度、月份等；3. 按合同业务部门分类：如采购部、销售部、法务部等；4. 按合同重要程度分类：如重要合同、一般合同等。

第三章归档程序第六条合同签订后，经办人应及时将合同文本及相关文件报送归档部门。

第七条归档部门收到合同后，进行初步审核，确认文件齐全、内容完整、符合归档要求。

第八条归档部门对合同进行分类、编号，并填写归档登记表。

第九条归档部门将合同及相关文件按照规定顺序排列，装入档案盒，并加盖档案章。

第十条归档部门对归档的合同进行安全保管，确保档案的完整、安全。

第四章查阅与利用第十一条合同档案的查阅需遵循以下规定：1. 合同查阅人需出示有效证件，填写查阅登记表；2. 查阅人需在归档部门指定地点查阅，不得擅自带走档案；3. 查阅人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

第十二条合同档案的利用需遵循以下规定：1. 利用人需向归档部门提出申请，填写利用登记表；2. 利用人需在归档部门指定地点利用档案，不得擅自复制、拍照、扫描；3. 利用人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

合同归档流程制度模板范本一、目的为了加强公司合同的管理，确保合同文件的完整、安全和有效，便于查询、审计和执行，特制定本合同归档流程制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同文件的归档管理工作。

三、归档部门1. 合同归档工作由公司的档案管理部门负责，档案管理部门可以是法务部门、行政部门或专门的档案管理部门。

2. 合同归档的具体工作应由档案管理部门的指定人员负责，并应当具备相应的专业知识和技能。

四、归档流程1. 合同签订后，应当立即将合同文件交给档案管理部门进行归档。

2. 档案管理部门应当在收到合同文件后的3个工作日内完成归档工作。

3. 归档工作应当包括合同文件的扫描、整理、分类、编号、存储等。

4. 归档后的合同文件应当存储在安全的地方，并采取必要的防护措施，确保合同文件的安全和完整。

5. 归档后的合同文件应当建立索引，便于查询和审计。

五、归档要求1. 归档的合同文件应当是原件或者具有同等法律效力的副本。

2. 归档的合同文件应当完整、清晰，不得有缺页、污损、涂改等情况。

3. 归档的合同文件应当包括合同的全部条款和附件。

4. 归档的合同文件应当标明合同的名称、编号、签订日期、签订主体等信息。

六、查询和借阅1. 归档后的合同文件可以供公司内部人员查询和借阅，查询和借阅应当遵守公司的相关规定。

2. 查询和借阅归档合同文件的，应当填写查询申请表，并经档案管理部门负责人批准。

3. 借阅归档合同文件的，应当签署借阅记录，并按时归还。

七、修改和删除1. 归档后的合同文件不得随意修改和删除，确需修改和删除的，应当经档案管理部门负责人批准。

2. 修改和删除归档合同文件的，应当留存修改和删除的记录。

八、责任1. 合同归档工作应当由合同签订部门和档案管理部门共同负责，各自履行合同归档的职责。

2. 档案管理部门应当对归档的合同文件进行定期检查，确保合同文件的安全和完整。

3. 任何人不得损坏、遗失、篡改或者非法使用归档的合同文件。

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。

第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。

第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。

第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。

第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。

第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

合同如何归档管理制度第一章总则为规范合同归档管理工作，确保合同文件的完整性、安全性和便捷性，提高合同管理效率，特制定本制度。

第二章合同归档管理的基本原则1. 实行集中归档管理原则，合同文件归档应统一存放在指定的合同档案室或电子归档系统中，并设立专门的管理人员负责合同文件的存储管理。

2. 实行分类管理原则，将合同文件按照涉及部门、类型、重要程度等因素进行分类、编号、归档，建立完善的档案目录结构，确保合同文件的检索和利用。

3. 实行规范操作原则，要求归档人员在进行合同归档管理时严格按照规定的程序和要求进行操作，确保合同文件的准确性和完整性。

4. 实行保密管理原则，要求归档人员在管理合同文件时要严格遵守保密法律法规，确保合同文件的安全性和隐私性。

第三章合同归档管理的责任部门和人员1. 合同归档管理的责任部门为企业档案管理部门，负责全面管理合同文件的归档工作。

2. 合同归档管理的具体负责人为企业档案管理员，负责具体落实合同文件的存储、检索、利用和销毁工作。

3. 合同归档管理的相关人员包括业务部门相关人员、财务部门相关人员和IT部门相关人员，负责协助档案管理员进行合同文件的归档工作。

第四章合同归档管理的操作流程1. 归档前准备：业务部门在签订合同后，应将合同文件按照分类要求进行整理和分类，并填写完整的合同归档登记表，确认合同的重要性和归档位置。

2. 合同归档：档案管理员按照合同文件的分类和编号要求，将合同文件按照规定的程序进行归档，确认合同文件的准确性和完整性。

3. 合同检索：业务部门需要查询合同文件时，应向档案管理员提出申请，并填写合同检索申请表，档案管理员根据要求查询相关合同文件并提供相关信息。

4. 合同利用：合同文件需要在业务中使用时，应向档案管理员提出申请，并填写合同利用申请表，档案管理员根据要求提供相关合同文件并确认使用情况。

5. 合同销毁：合同文件存档期限到期或者不需要保留时，业务部门应向档案管理员提出申请进行销毁，档案管理员根据规定程序和要求进行销毁。

完整版合同归档制度合同编号：__________第一章：合同双方基本信息1.1合同甲方信息1.1.1名称：__________1.1.2地址：__________1.1.3联系人：__________1.1.4联系电话：__________1.1.5电子：__________1.1.6统一社会信用代码：__________1.2合同乙方信息1.2.1名称：__________1.2.2地址：__________1.2.3联系人：__________1.2.4联系电话：__________1.2.5电子：__________1.2.6统一社会信用代码：__________第二章：合同标的2.1合同标的描述2.1.1标的名称：__________2.1.2标的数量：__________2.1.3标的质量：__________2.1.4标的价款：__________2.1.5标的交付方式：__________ 2.1.6标的交付地点：__________ 2.1.7标的交付期限：__________第三章：合同价款及支付方式3.1合同价款3.1.1合同总价款：__________ 3.1.2支付币种：__________3.1.3支付方式：__________3.1.4支付时间：__________3.1.5支付条件：__________3.1.6支付地点：__________3.1.7违约金：__________第四章：合同履行期限及地点4.1履行期限4.1.1合同开始日期：__________4.1.2合同结束日期：__________4.1.3履行期限延长条件：__________4.1.4履行期限提前终止条件：__________ 4.2履行地点4.2.1履行地点：__________4.2.2履行地点变更条件：__________第五章：合同的变更、解除与终止5.1合同变更5.1.1变更条件：__________5.1.2变更程序：__________5.1.3变更通知：__________5.1.4变更效力：__________5.2合同解除5.2.1解除条件：__________5.2.2解除程序：__________5.2.3解除通知：__________5.2.4解除效力：__________5.3合同终止5.3.1终止条件：__________5.3.2终止程序：__________5.3.3终止通知：__________5.3.4终止效力：__________第六章：质量保证及售后服务6.1质量保证6.1.1质量标准：乙方应按照国际或国内公认的行业标准提供产品或服务。

合同归档流程制度模板合同归档流程制度模板合同归档流程制度1. 目的和范围本合同归档流程制度的目的是确保合同的有效管理和保护，以提高合同管理的效率和准确性。

本制度适用于公司内所有合同的归档管理。

2. 定义2.1 合同：指公司与其他方签订的具有法律约束力的协议或合同文件。

2.2 归档：指将合同存档并进行有效管理的过程。

3. 归档责任3.1 合同起草方负责将签订的合同交由合同归档责任人进行归档。

3.2 合同归档责任人负责合同的归档、管理和保护工作。

4. 归档流程4.1 合同签订后，合同起草方将合同副本交由合同归档责任人。

4.2 合同归档责任人将合同进行编号并录入合同管理系统。

4.3 合同归档责任人将合同副本存放于合同归档库，并妥善保管。

4.4 合同归档责任人负责更新合同管理系统中的合同状态和相关信息。

5. 归档要求5.1 合同归档责任人应按照合同管理系统的要求，完整记录合同的相关信息，包括但不限于合同编号、合同名称、签订日期、合同方、合同期限等。

5.2 合同归档责任人应确保合同副本的完整性和准确性，并妥善保管，防止遗失或损坏。

6. 归档检索6.1 公司内部各部门或人员需要查询已归档的合同时，应向合同归档责任人提出申请，并提供必要的合同信息。

6.2 合同归档责任人应根据申请人提供的信息，及时检索并提供相应的合同副本或相关信息。

7. 归档保管7.1 合同归档责任人应确保合同归档库的安全性，防止未经授权的人员访问或复制合同副本。

7.2 合同归档责任人应定期备份合同管理系统的数据，以防止数据丢失或损坏。

7.3 合同归档责任人应依据公司规定的保密要求，妥善保管合同副本，并在合同期满后按照公司规定进行销毁或归档转移。

8. 法律合规8.1 合同归档流程制度应符合国家法律法规和公司相关政策的要求。

8.2 合同归档责任人应了解并遵守相关法律法规，确保合同的合法性和有效性。

9. 修订和生效9.1 本合同归档流程制度的修订需经公司相关部门审批并获得法律部门的意见。