行政文秘人员职业化培训教程PPT课件

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行政文秘人员职业化训练教程(ppt184张)

学员分成两组
两组分别进行
传话游戏

有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药. 他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.
2.声音
语调
会前准备工作
1、 2、 3、 4、 5、 6、安排议题、议程、日程拟订与会人员名单申请会议所需资金会场布置安排食宿和茶水发出会议通知
安排议题、议程

议题的收集和筛选议程
委员会会议议程
7月6日上午11点格林· 德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录每项均有一个起始时间议程的开头为会议的日期、时间和地点
询问清楚代为总结

状况四：当对方怒气冲天时
耐心聆听细心劝说承诺对方

三十大电话情景应对技巧（三）

状况五：当对方喋喋不休时

总结

状况六：线路中断
主动打电话的一方负责重拨道歉

三十大电话情景应对技巧（四）

状况七：对方的谈话谈不到点子

归纳总结抱歉
状况八：拔错号
代签

签到时的接待工作
游戏：会议排座
安排就座

要适合会议性质让报告者坐中央会议主持人的座位秘书的座位
做好会议记录

会议记录构成会议记录方式会议记录写作
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）

2024版《秘书培训》ppt课件

提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等，提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、准确地完成文档的编辑、排版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归档、保管，确保文件的完整性和保密性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观点和想法，避免模糊不清或含糊其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29

行政秘书技能培训教材(PPT48页)

IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培训课件培训讲义培训ppt教程管理课件教程ppt
专业技能---通知
＃通知的格式
仿宋_GB2312,三号，加粗；日期要具体写明：年、月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培训课件培训讲义培训ppt教程管理课件教程ppt
正文三号仿宋 _GB2312, 段落开头空四个字符；内容简明正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改等） B 文书制作（打字、复印、编排、装订等） C 文书处理（收发、传递） D 档案管理（归档） E 会议组织（准备、记录、文件、善后）
IST
第二章行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概括为如下：
＃日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃环境的整理准备
上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公室的桌面整理、用品、消耗品的准备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培训课件培训讲义培训ppt教程管理课件教程ppt
IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培训课件培训讲义培训ppt教程管理课件教程ppt
行政秘书的日常事务
＃照顾身边琐事＃会计方面的业务＃突发事件处理＃接待、应酬工作＃沟通支持性工作

高级行政文秘职业化训练课程ppt

工作技能篇
6
众人行管理咨询 ()
会务管理
1、会议的重要性
• • • • 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高
7
众人行管理咨询 ()
会务管理
2、会议组织与管理
印发会议记录：
会务安排表
完善会议记录起草会议纪要确定印发范围接收者确认签发会议执行文件
13
众人行管理咨询 ()
第二部分
工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧二、会务组织与管理三、信息、文档管理与运用四、行政公文写作技巧与处理实务
14
众人行管理咨询 ()
信息管理
◆行政文秘信息工作的原则和基本要求
• 工作原则 ——追踪原则、超前原则、选优原则 •行政文秘信息工作的基本要求 ——准确、及时、全面、适用 ◆信息资料的收集和处理 • 采集、交换、索取、购买 • 信息的处理 ——整理加工、储存、传递
21
众人行管理咨询 ()
信息管理
第二部分
工作技能篇
三、信息、文档管理与运用
1、文档管理
2、信息管理
15
众人行管理咨询 ()
文档管理
1、文档管理
◆ 什么是文档管理
• 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 • 档案管理： • 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。
◆建立信息收集的规章制度

行政文秘人员职业化训练教程

什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作
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行政文秘人员职业化训练教程
所谓“行政文秘人员”
n 包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等
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行政文秘人员职业化训练教程
•凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。 •这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表二）
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表一）
•工作
•辅助决策 •信息工作 •文书工作 •会务工作
•公关工作
PPT文档演模板
•具体内容
•决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。
•秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。 •文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
•
•编辑
•
•归档
•秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。 •用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。 •是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
•在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。 •按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。

行政秘书技能培训(ppt92张)

第一章:
秘书的角色
1 秘书的类别…
2 秘书的职业特征…
3 秘书工作的性质与特点… 4 秘书的作用……
1 秘书的类别…
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。
我很难忘的一件事情…
让别人看看你的…… 肢体语言形象礼仪… 还有… 有声语言流利的表达和蔼可亲而且… 很难忘的 ……！ :)
秘书写作与文档管理…
一、秘书写作概述…
秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所侧重。大致如下……
1．公文类国务院所规定的行政公文共有13类14种： ①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥ 通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见； ⑩函；⑩会议纪要。 2．法规类主要有：规定、条例、办法＼细则等。
4 秘书的作用……
信息、枢纽作用……
以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络＼调研＼电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关＼公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关＼公司起着信息的提供＼反馈＼传递等枢纽作用。
4 秘书的作用……
公共关系作用……
同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工
作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。
1 秘书的类别… A 行政秘书……

行政人员职业化培训教程课件

斜躺在沙发上。头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。
18
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不同座位的不同坐姿
低座位
轻轻坐下，臀部后面距座椅靠背约5厘米，背部靠椅背。如果穿的是高跟鞋，坐在低座位上，膝盖会高出腰部，这时应当并拢两腿，使膝盖平行靠紧。然后将膝盖偏向谈话对方，偏的角度应根据座位高低来定，但以大腿和上半身构成直角为标准。
行政人员职业化培训教程
1
课程目的
学会如何保持专业形象及商务礼仪学会如何高效处理办公室事务掌握沟通、时间管理等职业技巧
2
课程简介
一、人员的基本素质二、人员的职业形像三、人员的日常礼仪
电话礼仪介绍礼仪称呼礼仪握手礼仪名片礼仪接待礼仪会议礼仪坐车礼仪步行礼仪电梯礼仪餐饮礼仪礼品礼仪商谈礼仪表情神态礼仪姿势礼仪
先将年轻者介绍给年长者；
先将男士介绍给女士；
先将未婚者介绍给已婚者；
先将主人（己方人员）介绍给来宾（公司外部人员）；
先将自己较熟悉的介绍给不太熟悉的（当双方地位与年龄相
仿时）;
先将主动要求介绍的人介绍给被介绍的人;
先将后来者介绍给先到者；
先将个人介绍给团体。
31
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介绍时的注意事项
23
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接电话
接起电话：
原则一：铃响不过三
原则二：从问候语开始
主动报出自己公司的名称、自己的姓名、部门和职务
询问对方公司的名称、姓名、部门和职务
详细记录通话பைடு நூலகம்容
时间
对方公司名称
对方姓名
对方部门/职务
通话内容
记录人
备注
24
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接电话
复述通话内容，以便得到确认

文秘人员职业化训练教程PPT

第一讲你适合做行政文秘吗？
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等
7
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件个性要求品质要求
9
（一）个人条件
学历性别年龄外貌体质说话听话
10
讨论：
男人适合做行政文秘工作吗？
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟
2
速记
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
19
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。

秘书人员培训教材(PPT50页)

第二节、秘书人员的思想修养和职业道德
一、秘书的政治理论修养二、秘书的思想作风修养三、秘书的职业道德
一、秘书的政治理论修养
1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论 2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想 3、具有较高的政策水平和较强的法制观念 4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。 5、要思想敏锐，正确地服从领导。
极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。 5、形成良好的的性格乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信
二、秘书人员的性格要求
1、开朗
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
三、秘书的业务能力要求
书面写作能力口头表达能力听知理解能力阅读概括能力社交活动能力沟通协调能力观察分析能力随机应变能力设备操作能力
公文和事务应用文的写作能力标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
耐心倾听并正确理解他人的发言善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
四、女性秘书的自我保护
讨论：年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？即女性秘书的自我保护策略
四、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性和重要性。
二、秘书的知识结构
秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成 “T”型展开。秘书应有的三层知识结构：
1、基础知识：即具有相当于高中

行政文秘人员职业化训练教程31页PPT

行政文秘人员职业化训练教程
11、战争满足了，或曾经满足过人的好斗的本能，但它同时还满足了人对掠夺，破坏以及残酷的纪律和专制力的欲望。 ——查·埃利奥特 12、不应把纪律仅仅看成教育的手段。纪律是教育过程的结果，首先是学生集体表现在一切生活领域—— 生产、日常生活、学校、文化等领域中努力的结果。— —马卡连柯(名言网)
Байду номын сангаас
13、遵守纪律的风气的培养，只有领导者本身在这方面以身作则才能收到成效。—— 马卡连柯 14、劳动者的组织性、纪律性、坚毅精神以及同全世界劳动者的团结一致，是取得最后胜利的保证。—— 列宁摘自名言网
15、机会是不守纪律的。——雨果
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克

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3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

四、日常事务处理技巧文件资料管理传真管理邮件管理信件管理公文与写作技巧会议管理沟通技巧时间管理
五、正确看待文秘岗位的价值
商谈礼仪表情神态礼仪
姿势礼仪
行政文秘人员职业化培训教程
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一、文秘人员的基本素质
行政文秘人员职业化培训教程
4
返回目录
1. 职业定位：文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢。
➢ 内衣：不宜不穿；不宜外穿；不宜外露；不宜外透。
➢ 鞋袜：要与服饰相协调。穿裙子时要穿长筒
或连裤丝袜，以肉色或黑色为宜，忌“三截
腿”。注意袜子不能有洞或脱丝，不能当众
整理丝袜。
行政文秘人员职业化培训教程
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避免华丽、性感的服装，忌过分裸露、透薄或紧身；避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚；切忌标新立异。
➢ Time 时间 ➢ Place 地点 ➢ Occasion 场合 ➢ 服饰应时，应景，应事，应己，应制
行政文秘人员职业化培训教程
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返回目录
女士篇
在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。
➢ 套裙：应以冷色调，不带任何图案，简洁为主。
➢ 衬衫：衬衫的下摆必须掖入裙腰之内，除最上端一粒纽扣外，其余纽扣要一一系好。
女性站姿
➢ 双臂自然下垂，处于身体两侧，右手搭在左手上，贴在腹部。
➢ 两腿呈“V”字形立正时，双膝与双脚的跟部靠紧，两脚尖之间相距一个拳头的宽度。两腿呈“T”字形，立正时，右脚后跟靠在左足弓处。
行政文秘人员职业化培训教程
行政文秘人员职业化培训教程
1
课程目的
学会如何保持专业形象及商务礼仪学会如何高效处理办公室事务掌握沟通、时间管理等职业技巧
行政文秘人员职业化培训教程
2
课程简介
一、文秘人员的基本素质二、文秘人员的职业形像三、文秘人员的日常礼仪
电话礼仪介绍礼仪称呼礼仪握手礼仪名片礼仪接待礼仪会议礼仪坐车礼仪步行礼仪电梯礼仪餐饮礼仪礼品礼仪
不能将上衣披在身上，或者搭在身上，更不能当着别从的面随便将上衣脱下。
饰物：以少为宜，不要超过3件，式样要简单不夸张。
行政文秘人员职业化培训教程
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随身物品
钱包钥匙包名片夹公文包口香糖（爽口剂）小木梳小镜子小红包
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男士篇
基本要求
➢ 不求华丽、鲜艳；“三色”原则
着西装八忌
➢ 西裤过短 ➢ 衬衫放在西裤外 ➢ 不扣衬衫扣 ➢ 西服袖子长于衬衫袖 ➢ 领带太短 ➢ 西服上装两扣都扣上（双排扣西服除外） ➢ 西服的衣裤袋内鼓鼓囊囊 ➢ 西服配便鞋行政文秘人员职业化培训教程
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14
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西服的选择和穿着 ➢ 面料、色彩、图案、款式、造型、尺寸、做工 ➢ 拆除商标、熨烫平整、系好纽扣、不卷不挽、慎穿毛衫、巧配、少装东西

档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
7
行政事务工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
8
上司交办的其他工作
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。
手部：保持手部清洁，尽量不留长指甲、涂指甲油，手指甲的长度以不长过手指指尖为宜。
耳部：保持清洁。
化妆：以淡妆为宜，注意在公共场合或男士面
前勿化妆或补妆。
行政文秘人员职业化培训教程
9
返回目录
2. 仪表
着装基本原则
面料：一般为纯毛、纯麻、纯棉、纯丝和纯皮为佳；
色彩：“三色原则” 款式： “TPO”原则
2. 能力要求：
电脑操作能力
交际能力
写作能力
口头表达能力
阅读概括能力
人际敏锐能力
编辑校对能力
协调能力
统计分析能力
组织能力
保密意识
行政文秘人员职业化培训教程
5
3. 需要掌握的专业技能
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序号 1 2 3 4 5 6 7 8
专业技能名称
具体描述
打字
文秘必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。
3
文书工作
文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是文秘重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由文秘部门承办。 4 会务工作大型会议则可设专门的会议机构，原有的文秘部门参与其中，常成为
会务机构的组织者
5 公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待等。
写作
是文秘必须掌握的一种最重要的技能。可以体现文秘的文字功底和驾驭语言的能力。
编辑
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工
归档
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
统计
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。
复制
处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。
领带和衬衫的搭配鞋子：光亮、有形、保养袜子：着深色或与西服颜色相类似的袜子
行政文秘人员职业化培训教程
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配饰
➢ 领夹 ➢ 袖口 ➢ 眼镜 ➢ 手表 ➢ 皮夹 ➢ 手帕 ➢ 古龙水 ➢ 皮带 ➢ 公文包
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4. 仪态
挺拔的站姿
保持优美站姿的关键 ➢ 直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯。
使用电信设备主要指使用电话、电传和传真设备。
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要
行用政文于秘处人理员职信业息化。培训教程
6
4. 文秘人员的主要工作
返回目录
序号主要工作
内容描述
1
辅助决策
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，文秘要发挥辅助作用。
2
信息工作
文秘必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。
行政文秘人员职业化培训教程
7
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二、文秘人员的职业形象
行政文秘人员职业化培训教程
8
返回目录
1. 仪容
头发：发型大方，保持整洁，无头屑、无汗馊气味。
眼睛：清洁、无分泌物、避免眼睛布满血丝，戴眼镜者要注意擦除镜片上的多余物。
鼻子：别让鼻毛探头探脑，勿当众抠鼻子。
嘴巴、牙齿：清洁、无食品残留物，保持口腔无异味。