质量管理档案管理制度

档案管理制度

- 1 - 档案管理制度

一.总则：

1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。

2、本制度主要依据：

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案工作条例》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准

3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、工程技术档案资料的管理：

1、在公司经理的直接领导下，公司行政办负责公司工程技术档案资料的管理，设专人及地点收集、整理、汇总档案并负责移交和保管。同时负责监督、检查和指导公司各部门、各工程项目部工程技术档案资料的形成、积累、整理和归档及移交工作。 档案管理制度

- 2 - 2、公司技术负责人、工程管理部、项目技术负责人对于工程技术档案资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。

3、工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工图是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各项目部在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。

4、公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。

第一章 总则

第一条 为加强公司质量档案的管理，确保质量档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高质量管理水平，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有涉及质量档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条 质量档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理，严格执行国家档案管理法规和标准；

（二）科学管理，采用先进的技术手段，提高档案管理效率；

（三）规范管理，建立健全质量档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化和科学化；

（四）安全保管，确保质量档案的保密性和安全性。

第二章 质量档案管理机构及职责

第四条 公司设立质量档案管理部门，负责质量档案的日常管理工作。

第五条 质量档案管理部门的主要职责：

（一）制定质量档案管理制度，并组织实施；

（二）负责质量档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；

（三）对质量档案进行鉴定、分类、编目、检索和统计；

（四）组织开展质量档案的培训、交流和推广工作；

（五）监督、检查各部门质量档案管理工作的执行情况；

（六）处理质量档案管理中的其他事项。

第三章 质量档案的收集与整理

第六条 质量档案的收集范围：

（一）产品质量标准、规范、技术文件；

（二）产品生产、检验、试验记录； （三）产品质量事故调查、处理报告；

（四）产品质量认证、审核、验收、评审材料；

（五）其他与产品质量有关的重要文件。

第七条 质量档案的整理要求：

（一）按照档案分类、编目、检索和统计的标准进行整理；

（二）对质量档案进行鉴定，区分档案的保管期限；

（三）确保质量档案的完整性和准确性；

（四）对质量档案进行数字化处理，提高档案的利用率。

第四章 质量档案的保管与利用

第八条 质量档案的保管要求：

（一）按照档案的保管期限，对质量档案进行分类、编目、检索和统计；

（二）采用适宜的保管设施，确保质量档案的物理和化学安全性；

（三）加强质量档案的保密性，防止泄露国家秘密和商业秘密；

第一章 总则

第一条 为加强企业质量信用管理，提高企业质量管理水平，规范市场秩序，保护消费者合法权益，根据《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本企业内部所有与质量信用相关的活动，包括产品质量、服务质量、工程质量和环境质量等。

第三条 本制度旨在建立健全质量信用档案，对企业的质量信用状况进行记录、评价和公示，促进企业持续改进，提升企业整体形象。

第二章 组织机构及职责

第四条 成立企业质量信用管理领导小组，负责本制度的制定、实施和监督工作。

第五条 质量信用管理领导小组职责：

1. 负责制定和修订本制度；

2. 负责组织、协调和监督企业质量信用档案的管理工作；

3. 负责对质量信用档案进行定期审查和评价；

4. 负责对质量信用评价结果进行公示；

5. 负责对违反质量信用制度的行为进行查处。

第六条 质量信用管理办公室负责具体实施本制度，其主要职责如下：

1. 负责企业质量信用档案的收集、整理、归档和保管；

2. 负责企业质量信用评价工作的组织实施；

3. 负责企业质量信用评价结果的公示；

4. 负责对违反质量信用制度的行为进行调查和处理；

5. 负责向上级部门报告企业质量信用管理工作情况。

第三章 质量信用档案管理

第七条 质量信用档案包括以下内容：

1. 企业基本信息：企业名称、法定代表人、注册地址、注册资本等； 2. 产品质量信息：产品质量标准、检验报告、认证证书等；

3. 服务质量信息：服务质量标准、服务评价、客户投诉等；

4. 工程质量信息：工程合同、验收报告、质量事故等；

5. 环境质量信息：环境监测报告、环保认证等；

6. 质量信用评价结果；

7. 质量事故处理记录；

8. 质量信用奖励和处罚记录；

9. 其他与质量信用相关的资料。

第八条 质量信用档案的收集、整理和归档：

1. 质量信用档案的收集应真实、完整、准确，不得伪造、篡改；

一、目的

为规范质量管理部档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性和有效性，提高档案管理水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于质量管理部所有档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、管理机构与职责

1. 质量管理部设立档案管理员，负责档案管理工作的具体实施。

2. 档案管理员职责：

（1）负责制定档案管理制度，并监督执行；

（2）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；

（3）负责档案资料的鉴定、整理、编目和归档；

（4）负责档案查询、借阅和复制等工作；

（5）负责档案室的安全保卫工作。

四、档案资料收集与整理

1. 档案资料的收集范围：

（1）质量管理部内部产生的文件、资料；

（2）与质量管理部相关的政策、法规、标准、规范等；

（3）质量管理部与其他部门、单位之间的往来文件、资料。

2. 档案资料的整理要求：

（1）按照档案分类、编目、编号等规定进行整理；

（2）确保档案资料的完整、准确、真实；

（3）对重要档案资料进行备份，并存放在安全的地方。

五、档案资料归档与保管 1. 归档要求：

（1）档案资料应在办结后10个工作日内归档；

（2）归档资料必须齐全、完整、准确；

（3）归档资料应按照档案分类、编目、编号等规定进行归档。

2. 保管要求：

（1）档案资料应按照档案保管期限进行分类、存放；

（2）档案资料应保持整洁、有序，防止损坏、丢失；

（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案资料的安全。

六、档案资料利用与销毁

1. 档案资料的利用：

（1）档案资料的查询、借阅，需填写借阅申请，经批准后方可进行；

（2）档案资料的复制，需填写复制申请，经批准后方可进行；

（3）档案资料的利用，应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、企业秘密等。

2. 档案资料的销毁：

（1）档案资料的销毁，需经档案管理员审核，并报质量管理部领导批准；

（2）销毁档案资料时，应按照档案销毁规定进行，确保档案资料的安全、完整。