母子公司管控体系制度汇编之
浙江天能集团公司
下属子公司
档案管理制度
二零零六年四月
目录
第一章总则 (2)
第二章文书档案立卷归档办法 (2)
第一节文件资料的收集管理 (2)
第二节归档范围 (3)
第三节平时归卷 (4)
第四节立卷 (4)
第三章声像档案管理办法 (5)
第一节声像档案资料的收集 (5)
第二节声像档案的管理 (6)
第三节声像档案的保管 (7)
第四节声像档案的开发利用 (8)
第四章档案借阅 (8)
第五章附则 (9)
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第一章总则
第一条为加强公天能集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。
第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。
第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。
第二章文书档案立卷归档办法
第一节文件资料的收集管理
第六条凡集团公司或分子公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由集团总裁办或分子公司
办公室统一收集保管。分子公司的重要公文要报送集团总裁办备案。
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第七条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
第八条各职能中心/部门兼职档案员的职责：
（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料；
（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每月初将上月应归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续；
（三）承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第二节归档范围
第九条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第十条相关政府部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十一条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十二条公司的请示与相关政府部门的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十三条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
第十四条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第十五条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
第十六条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十八条反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。
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第十九条公司保密制度中规定的保密范围材料。
第三节平时归卷
第二十条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。
第二十一条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时用来归卷文件资料的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十二条公文承办人员应及时将处理完毕的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。
第二十三条兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节立卷
第二十四条立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十七条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第二十九条卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资
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料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十条卷内文件资料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三章声像档案管理办法
第三十四条公司的声像档案是指公司各部门或个人在实际工作或社会实践活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第三十五条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片)及文字说明等组成。
第三十六条声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。
第一节声像档案资料的收集
第三十七条收集范围：
（一）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
（二）各级政府领导人和著名社会人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；
（三）公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；
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（四）涉及公司权益的声像资料；
（五）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；
（六）其它具有保存价值的声像资料。
第三十八条收集时间：
（一）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；
（二）档案员有责任随时向兼职档案员征集具有保存价值的声像档案资料。
第三十九条收集要求：
（一）录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第四十条声像档案费用的报销：兼职档案员形成声像档案的费用，应按要求向档案员办理归档，经档案员签字后相关财务部门才给予报销费用。
第二节声像档案的管理
第四十一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第四十二条声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。
第四十三条分类、编号：
（一）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号；
（二）录音带、录像带、摄像带、光盘按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；
（三）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第四十四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、
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有效性等因素，划定保管期限。
第四十五条文字说明的编写：
（一）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；
（二）编写文字说明的要求：
（1）准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
（2）照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明；
（3）文字简洁、语言通顺；
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第四十六条案卷要求：
（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；
（二）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；
（三）卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。
第三节声像档案的保管
第四十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第四十八条保存条件：
（一）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
（二）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第四十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第五十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第五十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
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第四节声像档案的开发利用
第五十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第五十三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。
第五十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经集团总裁办主任或分子公司主管副总批准后，方可限期外借，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。
第五十五条在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
第四章档案借阅
第五十六条按集团或分子公司有关密级划分的规定，相关档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，并严格按保密制度履行查、借阅手续。
第五十七条公司员工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。
第五十八条凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。
第五十九条技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。
第六十条凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。
第六十一条绝密、机密资料，直接从事该项工作的人员可查阅，工作有部分相关的人员只能查阅相关部分、绝密、机密资料不能带出档案室。
第六十二条查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅。
第六十三条严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。
第六十四条凡属保密的技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得擅自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料。
第六十五条销毁过期保密技术资料应严格履行审批手续，不得擅自销毁。
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第六十六条对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时报告主管领导，并采取补救措施。
第六十七条查、借阅技术资料和使用相关技术文件的各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密。
第六十八条丢失技术资料者，应及时书面通知相关档案室和主管领导并采取相应的补救措施，在未作出处理前暂停查阅相关技术资料。
第六十九条凡调离本公司的员工，必须归还全部技术资料，方可办理离职手续。
第七十条技术档案资料不准转借或代借，借出的资料只能带到工作岗位，并妥善保管好，严禁私自携带出公司。
第七十一条凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。第五章附则
第七十二条本制度经集团公司董事会批准后发布执行，集团总裁办负责制订、修改并解释。此前有关集团公司对控（参）股公司管理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。本制度由制定并负责解释和修订。
第七十三条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团公司的有关规定。
第七十四条本制度从下发之日起执行。
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三一文库（https://www.doczj.com/doc/931718042.html,）/公文写作/规章制度 企业档案管理制度 一、档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。 2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。 3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。 4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 二、归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。 7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。 8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 三、档案保管制度
合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目
录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同 借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》； 7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》 合同借阅申请单 注：1.此申请单由合同借出部门存档； 2.合同借阅归还后此单交还借阅人； 3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单
项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
XX集团公司档案管理制度 第一章、总则 第一条、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 第二条、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 第二章、档案管理机构的设置及基本要求 第三条、档案划分及管理部门 一、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档 督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标 准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 第四条、各部门资料管理 一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范 部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 第三章、档案保管
第五条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰, 封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。第六条、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系， 区分不同的价值，便于保管和利用。 第七条、要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。 第八条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 第九条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 第十条、公司档案的分类： 一、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。 二、批示性文件材料：包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公 司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。 三、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、 要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。 四、公司重大决议：包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重 要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
一、目的 为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目档案记录文件的实施管理，规范工程档案
管理工作，做到统一的分类、存档、编号，强调台帐目录管理；明确文件处理的流程以及经办阅办的要求。同时规范项目上墙资料的统一规范性，全面提升项目部CI形象。 二、适用范围 各项目文件的收集、编号、审核、发放、回收、销毁及张贴、归档。 三、经办部门：工程管理部 四、职责 （一）工程管理部负责本部门文件资料与质量记录的实施与管理，并负责本指引的执行工作，项目部经理是实施的第一负责人。负责工程文件档案的审核、批准。工程文件档案实行授权审批制，对外发放工程文件和对内重要信息必须经工程总监或其授权代表批准并签署。授权代表须由部门经理提出申请，经公司工程总监同意，由行政人事部书面发文授权，明确授权范围并备案。 （二）项目资料员是实施与管理的主要责任人，负责工程文件档案的接收、编号、登记、发放、回收、移交及存档并组织完成工程竣工档案验收事务。 （三）工程管理部各专业工程师、配套工程师是实施责任人、执行人，必须按照文件规定要求进行过程管理活动，负责工程文件档案的形成、回复、积累、送审、移交归档。 （四）项目部必须按照有关规定进行文件资料与质量记录的收集、整理、编目、归档、保存、移交等工作。 （五）项目部必须及时更新上墙资料，资料员负责，各专业工程师配合。 五、工作程序 （一）发文 1、文件实行授权审批制，对外发放文件和对内重要文件必须经项目经理或其授权代表批准并签署。 2、项目部对内（项目现场所有单位）发文形式应该以工程指令、奖罚通知单三种形式下发，不允许有第四种形式；对外发文，包括对合作方、供方总部、政府部门、公司各部门或领导应统一采用工作联系函形式发出，并统一使用公司制定 VI 标准中Word模板。各经办工程师在办文的同时应在文件目录（电子目录）上登记，登记的文件名力求言简意骇、表达清晰，编号应统一规范。 3、项目部各专业或配套工程师办理相关文件后，由经办人负责跟踪审批手续。完成审批签字手续后，原则上统一交由资料员登记造册、复印、分发、存档。原件存档的同时应在卷内目录上登记，登记的内容名称编号必须与电子目录上一致。
集团公司 档案管理制度规定方案
一、目的 加强文件档案管理，规范**有限公司（以下简称“公司”）文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，结合公司实际，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 （一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 （一）总经办： 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）其他各部门相关人员： 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知总经办； 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； （三）各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 （四）各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 （一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识，各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 （二）档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑
合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16 发布2009-11-16 实施——————————————————————————— 兴进公司发布
前言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人：于卉 本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣 本流程首次发布日期：2009 年11 月16 日 本流程发送部门：公司各部门 更改历史 版本更改日期 更改说明 （关键点、原因） 编制审核批准 王敏、韦萍、李华、黄敏、 张玲、林海、卢 1.0 2009 年11月16 日新建于卉屹、张斌、陈明俊、曾罗欣 敬涵、沈淳、曾杰、潘 燕杏、霍燕、刘瑛
目录 1 目的·······································3 ···· 2 适用范围···································3···· 3 职责······································3···· 4 合同的保管方法·································3···· 5 支持文件····································6···· 6 相关记录····································6····
九、工程档案管理制度 一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围 （1）省、市政府的来往公文； （2）建管处的来往公文； （3）建管公司的来往公文； （4）有关技术问题的审查、咨询意见； （5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成的工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告； ⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；
（7）工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1.工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。 （3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） （5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。 （6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 （7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放
XX集团档案管理制度 1 目的 为了进一步规范公司各种文件档案管理，建立健全文件档案管理制度理，顺文件档案管理程序，明确职责，有效控制文件档案的保密性、时效性、适宜性、永久性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本档案管理制度。 2 适用范围 公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 公司的请求与政府部门的批复文件，各部门请求公司的批复文件； 公司及各部门的工作计划、总结、报告； 公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料； 公司领导公务活动形成的重要文件、电报，从外单位带回的与公司有关的文件材料； 公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在其他单位重要讲话的稿本； 反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、资本运营项方案、贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； 公司汇总的统计报表和统计分析资料； 公司及各部门成立、组织机构、人员编制等文件材料； 公司及各部门制定的规章制度等； 公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； 公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 公司及各部门、各专业公司通知、任命书、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、福利、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料； 公司领导、工人、党员、团员名册及报表； 公司领导、工人转移党、团关系的介绍信、福利待遇迁移等存根； 公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料； 公司或各部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
国有公司企业基本 管理制度
国有公司（企业）基本管理制度 文件管理制度 第一节总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工 作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、 请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实 事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限 和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决 定”。经会议讨论经过并要求贯彻的事项，用“决议”。
三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和 需要共同执行的事项，用“通知”。 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级 汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵 守的，用“会议纪要”。 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
合同档案管理规定 一、目的 为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范围 本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。 本页为著作的封面，下载以后可以删除本页！ 【最新资料 Word 版 可自由编辑！！】
三、责任部门及责任人 合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。 四、合同档案流转管理 （一）合同资料提交管理： 1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。 2、提交的合同资料符合以下要求： （1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。 （2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。 （3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。 （4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。 （5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 （二）、合同资料移交管理： 1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下： （1）合同资料的移交： （2）修改协议及相关后续资料的移交： 移交部门 移交资料/份 ①修改协议和修改审查表必须齐全；②技术规格表和土建资料则视合同评审情况来定；③其他资料是否移交视合同评审情况来定。 修改协议 修改申请表 技术规格表 土建资料 其他资料 财务部 1原 1复 如需 工程部 1原 1复 1复 1复 如需 技术部 1复 1复 1复 1复 如需 2、移交流程： （1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交； （2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA 电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求 接收部门 移交资料/份 买卖合同 工程合同 （安装/调试） 技术规格表 土建核查表 商务分析表 运输费申请 工程费申请 其他资料④ 签收 财务部 1原 0安/1原 1原 1复 1复 如需 是① 工程部 1原 2原/安1原 1原 1原 1复 如需 是① 技术部 封面、盖章页-复各1 1复 1复 如需 是② 质管部 1复 1复 如需 是③ 生产部 1复 1复 如需 是③ ①对于工业公司签订的安装合同，需提交财务部原件一份，只需提交工程部原件一份。 ②移交给技术部的资料，需在封面和盖章页复印件加盖合同章。 ③生产部和质管部只移交进出口合同技术资料的复印件（技术规格表加盖合同章）。 ④其他资料是否需要移交根据合同评审及执行情况另行确定。
项目档案资料管理制度 第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档标准 第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。 第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
国有企业“会计档案管理 规定” Prepared on 22 November 2020
国有企业“会计档案管理规定” 第一章总则 第一条制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。 第二条本制度适用的范围，为会计管理中心、会计档案管理部门。 第三条本制度由行政管理中心行使监察权力。 第二章会计档案管理要求 第一条会计档案的组成 一、会计档案由以下四部分组成： （一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； （二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿； （三）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书； （四）会计预算执行表、成本控制表、销售明细表； （五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料； （六）其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同。第二条会计档案的管理 公司会计管理中心为负责本公司的会计档案工作，会计管理中心应安排专人负责会计资料收集、整理、装订和管理。 第三条会计档案的整理 会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。 一、会计凭证的整理 （一）每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。
（二）每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。 （三）每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全，盖章清晰。 二、会计账簿的整理 （一）账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。 （二）电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。 三、其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。 第四条会计档案保存要求： 一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。 二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 第五条会计档案的保管年限
合同档案归档制度 为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度，合同档案归档制度。 一、合同档案归档范围 本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括:合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的'完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。
三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件(包括:合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料)移交办公室1份。档案归档制度 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档，资料共享平台《合同档案归档制度》(https://https://www.doczj.com/doc/931718042.html,)。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的(合同总额)、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永
久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无特殊情况不得外借。 2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 3、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，
工程档案管理制度 1．总则 1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。 1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行
监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2．2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
母子公司管控体系制度汇编之 某某天能集团公司 下属子公司 档案管理制度
目录 第一章总则 (2) 第二章文书档案立卷归档办法 (2) 第一节文件资料的收集管理 (2) 第二节归档范围 (3) 第三节平时归卷 (4) 第四节立卷 (4) 第三章声像档案管理办法 (5) 第一节声像档案资料的收集 (5) 第二节声像档案的管理 (6) 第三节声像档案的保管 (7) 第四节声像档案的开发利用 (7) 第四章档案借阅 (8) 第五章附则 (9)
第一章总则 第一条为加强公天能集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。 第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资
合同保管及归档制度 篇一：合同发放与保管制度 合同发放与保管制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和 履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本 管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存 价值的材料形成。 第二章合同分类 一、XX合同：解释说明二、XX合同：解释说明 第三章合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为XX 部。XX 部合同管理专员负 责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章合同归档要求
、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别 依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3．顺序号：顺序号 4 位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示 公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审 批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台 只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门 须将合同按要求归档。 五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
公司建设项目档案管理规定 第一章总则 第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。 第二条本规定适用于公司基建项目。 第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。 第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。 第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。 第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责 精选范本
第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是： （一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度； （二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； （三）负责公司建设项目档案验收工作； （四）参加公司建设项目竣工验收； （五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作； （六）负责建设项目档案归档管理。 第三章一般规定 第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。 第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等精选范本
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸