品质管理文件控制程序书

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4.5部門主管
5.0程式
5.1文件類別及控制權限
文件類別
制訂
審閱
批核
管制
a品質手冊
全體管理層
總/副經理
總/副經理
人力資源及行政部負責人
b程式書
責任部門
責任部門負責人
總/副經理
人力資源及行政部負責人
c流程圖
責任部門
責任部門負責人
總/副經理
人力資源及行政部負責人
d規格表
責任部門
責任部門
責任部門負責人
責任部門
5.5文件修訂
5.5.1質量管理體系文件,每年由管理層與各部門負責人通過會議評審,每年至少評審一次,以確保檔持續適用性。
5.5.2若有不合現狀需修改、增訂者,由部門負責人通知人力資源及行政部負責人修訂原因及修改後,經相關部門審閱及批核,再由人力資源及行政部負責人進行修訂、更換。
5.5.3如果品質手冊及程式書需要修訂,各部門可填寫《新增及修改受控檔申請表》給予人力資源及行政部,人力資源及行政部負責人會在該檔封面的“修訂記錄”欄內簡要記錄修訂日期、版次、修訂內容及即時更新有效版本並得到審批,再蓋上有效印蓋分發給其他部門。
品質管理文件控制程式書
版本/版次:A/0
總 頁 數:共7頁
文件編號 :S002
生效日期 :2014-05-15
區分
制定
審核
核准
發行印章
簽名
日期
溫馨提示:本文件為本公司機密文件,未經許可,不得私自外借或複印!
修 訂 記 錄
制定/修訂日期
修 訂 內 容 摘 要
頁次
版本/版次
總頁數
2014-05-15
新制訂
5.12.1參照《電子文檔管理辦法》
5流程圖

6表格及記錄
7.1受控文件一覽表(S002-FM01)
7.2受控文件簽收表(S002-FM02)
7.3新增及修改受控檔申請表(S002-FM03)
7參考文件
《電子文檔管理辦法》
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銷售部負責人
o外來文件(其他)
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
責任部門
5.2除5.1節中j-o外文件外,文件之編號、分發、回收、銷毀等均按以下方式管制作業。管制由人力資源及行政部負責人/責任部門主管執行。
5.3責任部門應指定撰寫人以各類檔之準格式撰寫檔,並交由各相關部門主管/管理代表會簽,經審閱,批核(其權責同5.1)完畢,由人力資源及行政部負責人統一編號、發行。
ddmmyy
例:第2版修改於1/1/2013《N-HR-0001-V2-010113》
9
標準表格
YBCH-XX-0001
YBCH(標準表格)、XX(部門)、001(編號)
VX(版次流水號)
ddmmyy
例:第2版修改於1/1/2013《YBCH-HR-001-V2-010113》
5.4.1人力資源及行政部負責各部門檔的統一編號、各部門負責人對該部門的文件進行標識、收發登記和保管。
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A/0
7
1.0目的
1.1本文制定統籌公司品質系統運作所需之各種檔與資料的程式,以確保本公司各部門均能合理及時地獲得正確的檔與資料。
2.0範圍
2.1本公司品質系統運作所有的檔與資料。
3.0定義
3.1品質手冊:在於提供一套執行與維持品質系統運作有效性及適切性之基本指導綱要。
3.2程式書:本公司各部門間,為達成品質及產品安全政策及目標,依據品質手冊所延伸制訂之文件。
顯示於文件右上角
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7
表格/記錄/名單
XXXX-FM01
XXXX(源自程式書)、FM(表格)、01(流水號)
VX(版次流水號)
ddmmyy
例:第2版修改於1/1/2013《C001-FM01-V2-010113》
8
部門通告
N-XX-0001
N(通告)、XX(部門)、0001(編號)
VX(版次流水號)
5.8.2經發行之檔,現場使用的應分類放置在作業場所,非現場使用的由人力資源及行政部負責人集中保管。
5.9其他文件檔案管理
5.9.1由其他部門發出之文件,必須經人力資源及行政部負責人蓋上收件日期及蓋上紅色“內部傳閱”印,發放予有關人士傳閱,閱後需存放於適當位置,並加蓋紅色”CANCELLED”印於失效之舊版本上。
3.3工作指引:用以描述作業流程中之步驟、檢驗標準或工作方法等文件。
3.4流程圖:以圖示描述作業流程中具體步驟之檔。
3.5其他文件:由部門自行制定之說明性檔或發放之資料等。
3.6外來文件:與本公司有關的外來標準例如國內或國際標準及法律性檔等。
4.0有關人仕
4.1總經理
4.2管理代表
4.3副管理代表
4.4人力資源及行政部負責人
5.6.4公司內聯網及EIP能提供部門的程式書、工作指引、各部門文件及記錄一覽表、內審資料、及政府網址等。
5.6.5最新的程式書及品質手冊,各部門已備有一份由人力資源及行政部發出蓋有“內部傳閱”蓋章的副本以作參考。
5
5.7檔保存
5.8.1經頒布發行之品質手冊、程式書、工作指引等,全部正本檔,由人力資源及行政部負責人保管。
5.5.4經修訂完成後之檔,需重新交各有關人士會簽,經審閱、批核完畢後,由人力資源及行政部負責人統一發行。
5.6文件分發、回收
5.6.1將要發行之檔,由人力資源及行政部負責人按《受控檔一覽表》分發,及蓋上紅色“內部傳閱”蓋印在分發的受控文件上;有關部門需在《受控文件簽收表》上簽收。
5.6.2在修訂及廢止時,由人力資源及行政部負責人依《受控檔一覽表》回收舊版之文件,回收時需注意數量及內容之完整性,並記錄於《受控檔簽收表》上。
責任部門
j標準表格
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
人力資源及行政部負責人
k外來檔(人事及行政)
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人事及人力資源及行政部負責人
l外來文件(原物料)
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採購部負責人
m外來文件(量測証書、標準)
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品質管理部負責人
n外來文件(顧客)
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S001
S(輔助流程)、001(流水號)
顯示於文件右上角
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4
流程圖
F001
F(流程圖)、001(流水號)
顯示於文件右上角
顯示於文件右上角
5
工作指引
WI-XX01
WI(工作指引)、XX(部門)、01(流水號)
顯示於文件右上角
顯示於文件右上角
6
規格表
XXXX-SP01
XXXX(程式書編號)、SP(規格表)、01(流水號)
5.9.2分發到各人士之受控檔,嚴禁影印及私自借予非相關人員或攜出,由主管決定放置在場所的適當位置。
5.10外來文件管理
5.10.1所有外來檔由人力資源及行政部負責人確認使用性及決定是否使用。如適用則於文件上蓋上紅色“內部傳閱”印,並發放予有關人士傳閱,閱後交人力資源及行政部負責人集中存檔。如不適用則由人力資源及行政部負責人於檔上註明“不適用”,依發放文件部門存檔。
5.4人力資源及行政部負責人負責檔編號,編號原則為:
序號
文件類別
文件編號
流水號(依文件發行順序)
版次控制
生效日期
備註
1
品質手冊
QM001
Q(品質手冊)、001(流水號)
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2
核心程式書(主要流程)
C001
C(核心流程)、001(流水號)
顯示於文件右上角
顯示於文件右上角
3
輔助程式書(支援流程)
5.10.2所有外來檔應交由人力資源及行政部負責人接收及蓋上收件日期,交予有關人士傳閱及行動。
5.10.3人力資源及行政部負責人按發放檔部門及日期將所有往來檔分別存檔。
5.11往來文件管理
5.11.1由各部門發出之檔,包括信件、備忘錄、報價單、合約等,必須經由部門主管批核簽署後才可對外發放。
5.12電子文檔管理
e平面圖
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
責任部門
f工作指引/內控標準
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
人力資源及行政部負責
g糾正及預防行動通Βιβλιοθήκη 書全體管理層總/副經理
總/副經理
人力資源及行政部負責人
h表格/記錄
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
責任部門
i設備說明書
責任部門
責任部門負責人
責任部門負責人
5.6.3在修訂及廢止時,回收的舊版失效之文件應於新文件發行時。品質手冊、程式書、流程圖、工作指引、由人力資源及行政部負責人統一銷毀,其他文件如規格表、部門通告由責任部門銷毀。品質手冊、程式書、流程圖、工作指引由人力資源及行政部負責人則保留正本檔,並加蓋紅色“CANCELLED”章作參考用,並與有效文件分開存放。