档案管理系统PPT

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档案管理系统使用指南.ppt

3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者：第一责任者即档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；有多个单位的，则牵头单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页数。
“文件时间”：即材料形成日期，一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准，填写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理系统登录
1. 系统登录
第一次使用本系统，进入页面后须安装数字证书
输入用户名及密码
注：没有用户名和初始密码的单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于第一次使用系统的单位，也用于密码的更改。
点击“各单位移交录入档案表”左边的 “+”进入下一步（除有特殊要求的单位外，大部分单位每年每次均在此著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档案表”或右边的 “打开” 进入录入界面（大部分单位每年每类档案均从这进入著录）
3. 1 案卷著录
点击左边偏上点的“添加案卷” 按钮打开录入表单
3.1 案卷录入表单

企业档案管理管理ppt

Page 37
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理企业档案管理的必要性公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续1）
日常积累在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的顺序集中留存下来。
Page 22
（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》

档案数字化管理PPT幻灯片课件

要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为：文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理

BS版档案管理系统亮点介绍ppt课件

8、方便的用户管理
方便的用户管理
系统提供强大的系统维护模块，用以对系统用户进行管理
方便的用户权限
强大的系统维护模块使得权限的控制
方便灵活的
27
系统亮点
9、完美的多格式浏览
提供多种电子文件的浏览；超高速显示；局部逐级快速放大缩小；缩略图目录显示；实现局部的打印；
28
系统亮点
始资料费用。大图纸可局部打印，节省打印大图纸费用网上录入档案，可远程监管异地的档案工作进展。
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
博阳数字化档案管理系统（BS版）软件亮点介绍
19
系统亮点
1、简单快捷登录系统
•客户端不需安装软件系统
•客户端用户只需打开IE浏览页
面，输入服务器IP地址即可访
问系统
•系统可实现内网、外网访问
北京博阳科技公司档案资料管理信息系统
介绍
北京博阳信息工程研1究所
关于博阳
博阳公司专注档案十七年获得过档案界最高荣誉国家科技进
步三等奖数万用户的信任多次获国家档案局鉴定
2
价值体现
保证档案的完整收集与整理
快速高效的档案利用
全新的网络化档案管理模式，提升单位的整体效率
3
北京华融案例分析
IE界面可直接扫描并上传
在IE页面的著录窗口里，可以直接扫描文件并上传挂接到系统里去
可以插入多种格式电子文件
23
系统亮点
5、完备的数据接口
Domino数据驱动和关系数据接口
DBF、BAK、EXCEL、ODBC 数据转入
DBF、XML 格式转出元数据和背景信息提取文件档案一体化管理
34
系统亮点

智能档案管理系统介绍(ppt 32页)

We are your way
A0020001 A0020002 A0020003
……
新建一个档案盒或取下有空闲位的档案盒
整理档案并输入户号针对一个盒子可以输入
多个户号
打印客户信息标签并贴于档案盒正面
（此步骤可选）
每个档案盒都有其唯一的档案盒号（侧面贴有对应盒号的条码）
已放入档案的档案盒
现营销部门对客户档案按客户号编制，每个客户的档案都集中在一起，并分类存放，由于数量大（一个档案室要存放几十万份档案），查找和管理工作繁杂。
营销部门为提高客户服务水平，科学规范客户资料管理，构建智能档案管理系统，实现客户资料等档案、文献的自动化管理，规范客户资料的入档流程、借阅流程、归还流程、注销流程，从而对客户资料提供流程化管理，提高客户服务效率与质量。
三、智能档案管理系统框架
We are your way
智能档案管理系统软件（内网中有权限的其它用户）
以太网数据库服务器
隔离型 RS422总线
条码打印智能档案管理系统软件
机
（档案管理员）
RS485
分节控制单元（节数可据场地
大小灵活配置）
柜体控制系统
柜体电机控制单元
RS485
分节控制单元（节数可据场地
四、档案管理流程定义
大客户入档流程：
入档开始
We are your way
每个档案盒都有其唯一的档案盒号（侧面贴有对应盒号的条码）
已放入档案的档案盒
取档案并输入户号
新建一个档案盒用条码枪扫入新盒号
打印客户信息标签并贴于档案盒正面
包含户名、户号和扩展盒序号
把对应户号的档案放入档案盒

档案管理系统ppt

3.够提高高校的档案综合管理的办公效率，更好的节约各种资源，提高工作效率。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档案管理
•网络端档案管理
本校的实际情况
其他高校的开发经验
国家对档案管理的新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户基注册本登录数模块据
模块
档案录入管理查询模块
档档网系案案络统统打归维计印档护模模模模块块块块
党行出外科教基会设群政版事研学建计备类类类类类类类类类

智能档案管理系统介绍PPT(共32页)

结束
页1
归还流程：
开始输入归还档案的户号
此户号档案盒是否
否
在档案架上？
是
推出相应的档案盒
把档案放回档案盒
把档案盒放入档案架
注销借阅记录
结束
页1
五、主站系统功能介绍
• 1.系统登录
您可以在”系统开始””程序”” 智能档案管理系统” 或桌面的快捷方式进入系统. 初始管理员用户名为admin和密码为空
四、档案管理流程定义
大客户入档流程：
入档开始
每个档案盒都有其唯一的档案盒号（侧面贴有对应盒号的条码）
已放入档案的档案盒
取档案并输入户号
新建一个档案盒用条码枪扫入新盒号
打印客户信息标签并贴于档案盒正面
包含户名、户号和扩展盒序号
把对应户号的档案放入档案盒
此户还需要
是
扩展盒吗？
否
还有需入档的大客户档案吗？
如果连接失败,可点击数据库设置查看数据库配置信息,如数据库配置正确而测试连接不上,则可能是服务器的数据库服务未开或网络连接不可达.
在登陆界面中输入正确的用户帐号,密码.点击确定,进入系统主界面:
• 2.系统初始设置
•本机参数设置可设置数据库连接参数、与下位机通信的串口参数、档案架节数和是否是操作主机（与下位机的串口通信的机器选是）
•局管理管理本系统管辖的局信息。局信息用于用户属性和客户属性。
•用户管理管理本系统的用户信息。直接操作人员为普通用户。
• 3.数据初始化
•客户类型管理
管理系统的客户类型。以后可用于客户属性进行查询分类。
•档案类型管理
管理档案包含的所有类型。

档案管理学PPT课件

7
❖ 档案与文献文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。二者之间的区别：
1. 本质不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。文献则不论是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。
8
❖ 档案与文献二者之间的区别：
2. 文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值；
固化信息。
4
❖ 对档案概念的理解
1. 社会性
2. 只要有人类社会活动，就会产生文件并转化为档案。
2. 历史性
3. 档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。
3. 确定性
4. 档案内容信息的清晰、确定性和其载体
的固化、恒定性。
5
❖ 对档案概念的理解 4. 原始记录性——档案的本质特性
12
❖ 档案与图书关系密切：都是信息的一种实存形态。区别明显：
1. 二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶。
13
❖ 档案与图书
区别明显：
2. 二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。而人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。
绳、刻契、编贝、结珠等。
29
秘鲁印加人结绳记事
30
木刻条痕记事
31
❖ 中国档案起源
1. 传说中的皇帝时期仓颉造字是中国文字的起源。
2. 郭沫若认为：西安半坡村出土的距今6000 年左右的陶器上的刻画符号，就是中国文字的起源。
3. 商代甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。

档案管理程序幻灯片.ppt

档案管理程序
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负责重大活动的备案，文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规定》。
•
归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位）归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。

档案管理教程课件PPT

干部人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证账簿报表其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手：一、组织建设。二、制度建设。三、基础设施建设。四、业务建设。（包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节）

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AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。 ◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。 ◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。
4、档案工作机构
◆各级各类档案室（内部机构） ◆各级各类档案馆（文化事业机构） ◆档案行政管理部门国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。
4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系
AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
一、档案概述
1、档案的起源及演变（1）档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
（3）档案的名称
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光盘格式
• 格式
光盘格式填写
• 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。 • 题名：准确概括本光盘存储的电子文件主要内容。 • 时间：光盘上电子文件形成的起止年月日，只有一个电子文件，填起始日期。 • 保管期限：电子文件归档时划定的保管期限。 • 件数：光盘中保存的电子文件个数，一个文件即一件。页数即全文页数。 • 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 • 目录号：全宗内所属目录的编号。 • 光盘号：全宗或目录内光盘的顺序编号，在同一个目录内不允许出现重复的光盘号。
光盘编号光盘制作单位
光盘参数
光盘保管单位
光盘一致性检查单位
光盘阅读硬件环境光盘阅读软件环境
光盘类目表
光盘类目表光盘编号：序号代号题名密级保管期限备注
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AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
二、档案工作概述
1、档案工作的内容
八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用
2、档案工作的性质
服务性科学管理性政治性
3、我国档案工作的基本原则
(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，根据1996年7月5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)
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AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
四川宏华友信石油机械有限公司
档案管理系统
◆档案与档案工作概述 ◆文书档案管理 ◆科技档案管理 ◆电子档案管理
一、档案概述
1、档案的起源文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
光盘封面填写
• 光盘种类：填写光盘载体的类型。如：CD-R、CDROM、CD-RW等。 • 文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A －声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D －数据文件。同一光盘含有多种类型文件依次填写。 • 数据容量：本光盘所存储数据的大小。 • 立档单位：光盘文件制发的组织或个人，即电子文件的发文机关或署名者。 • 立档时间：制作光盘文件时的时间。
（2）含义
档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。
文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存。
档案的记录方式和载体——多种多样。档案的性质——原始记录性。（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的）
3、档案的基本价值（1）档案的凭证作用（2）档案的参考作用
归档文件移交检验表
检验项目单位名称移交单位载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验接收单位
• 格式
填表人（签名）
审核人（签名）单位（印章）
年月日
年月日年月日
年月日
年月日年月日
光盘说明文件
◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构） ◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） ◆档案科研和教育机构 ◆档案宣传、出版机构
档案室——基础档案馆——主体档案行政管理部门——组织指挥中心档案工作辅助机构——档案工作发展的条件
三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值）
商代：册周代：中秦汉：卷、案唐宋：文案、案卷、簿书
清代：杨宾《柳边纪略》
“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”
2、档案的定义及含义（1）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。