物业公司物资采购规章制度

公司物品采购、验收、领用管理办法（暂行）

第一章 总则

第一条 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。

第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。

第三条 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。

第二章 物品采购的管理

第四条 各部门每月应根据部门需要，编制部门“采购计划明细表”（一式两份，部门一份，仓库保管员一份，见表一），经各部门主管签字确认后，报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制“采购计划汇总表”（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见表二），采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。“采购计划汇总表”必须经仓库保管员、物业公司经理确认后，审批方可生效。对采购计划外的物质需求，必须填写“用品特批单”（见表三），经上述人员确认同意，财务审批后方可采购。

第五条 综合管理部每月应编制采购计划，并建立采购明细台帐（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持“先利库，后采购”的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。

第六条 综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。

第七条 综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。

第三章 物品验收的管理

第八条 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。

第九条 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。

物业公司物资采购管理制度

1． 目的

为规范公司的物资（物品、资产）采购工作，提高采购工作的效率，保证采购工作的质量，防止在采购环节中出现人员经济问题，特制定本制度。

2. 采购管理的原则

公司的采购管理遵循“货比三家、价廉物美、保证供应、节约成本”的工作原则。

3. 工作职责

行政部

1）行政部为公司各部门、各管理部的物资采购的管理部门和采购实施部门。行政部设立行政外勤岗位，专门负责采购工作的开展和实施。

2） 负责建立、完善和及时更新公司的合格供应商信息库。

3） 负责编制《物资采购指南》，为公司各部门、各管理部提供物资申购时所需的参考信息。采购指南的信息要素包括：物资名称、规格/型号、单价、预计采购周期、特殊情况说明。同时每季度对物资采购价格指南上公布的物资价格进行调查和评估，并及时更新《物资采购指南》的相关信息。

4） 负责对资产类的申购请求进行审核，审核内容包括申购的种类、规格型号、数量、时间、金额是否合理等内容。

5） 负责采购工作的检查工作：不定期抽派行政部其他人员对近期已完成的采购工作进行调查和评估，以确保采购工作始终处于受控状态，避免公司遭受人为的经济损失。

财务部

1）负责对物资的申购请求进行审核，主要审核费用是否在预算范围内，同时可对申购种类、数量、金额的申报情况进行复核。

2）负责对采购工作进行财务监督和财务审核，异常情况及时向公司领导汇报监督和审核结果。同时向行政部通报相关情况。

3）负责对采购物资进行货款支付审核并进行支付。

项目管理部

1） 负责于每月20日前向行政部提交经过审核批准的《季度采购计划表》（见附件二）。

2） 在公司授权范围内负责组织紧急采购的实施，以及紧急采购手续的及时补办。

4. 合格供应商的管理

4.1 行政部收集汇总整理公司常用物品、物资、财产的供应商信息，所收集的信息要素包括：供应商名称、联系电话、联系人、供应物品（物资、资产）种类及名称、供应价格、售后服务质量调查评估结果。形成《合格供应商信息库》并在公司内网上公示。

物业采购管理制度及采购流程

一、目的：

为加强采购计划的管理，保证公司各区域采购工作按时、按质地完成，确保公司生产经营活动有序地进行，特制定本制度。

二、适用范围

适用本公司范围内采购管理

三、内容

（一)总则：为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作.

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算

（三）采购流程图如下:

四、制度细则

（一)采购需求的提请

1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：

3、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素:

 请购的部门；

 请购物品所属项目；

 请购的用途；

 请购的物品名；

由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。

填报申请单

部门审核

总经理

采购部

由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。

总经理签字批准后，交由采购部进行采购。

采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。  请购的物品数量；

 请购的物品规格；

 请购物品的样品、图纸或技术资料等;

 请购物品的需求时间；

 请购如有特殊需要请备注；

 请购单填写人;

 请购的部门负责人；

 请购单的审核人；

 财务审核人;

 公司总经理.

金碧物业有限公司兰州分公司

采购管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准,严格控制成本,合理调配、利用物质资源、严明采购纪律，特制订本制度。

第二条 采购部为材料物资采购管理的主要责任部门。采购部具体负责公司设备物资的采购、定价、配送以及公司日常办公物资、营销物料的询价、定价、选定单位等工作。

第三条 本制度严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则，严格遵守“谁立项、谁定板、谁验收”的原则、严格遵守“三个三”原则。

1、选购三原则:

（1） 一种物品购置部门找三家；

（2） 一种物品报三家；

（3） 一种物品最后定一~三家。

2、定购三原则：

（1)同类物品质量最优；

(2） 同类物品价格最低；

(3) 同类物品的供应商服务最好。

3、验收三原则：

（1)由购置部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收; （2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效;

（ 3） 发现假冒伪劣产品，一票否决,坚决退掉.

第四条 收到经审批的立项申请、呈批报告、资产购置审批表后，采购部严格按照“三个三”原则寻找单位,各采购分部或采购员采取背靠背询价、谈判并制定竞价表(见附件 1）；同时提交询价资料，推荐最佳单位入围，采购部负责人牵头组织编写竞价审批表（见附件2）。

第五条 预决算金额1000元(一次购买总价）以下的低值易耗品及物料(固定资产除外），由立项部门参照本制度自行采购;预决算金额10万元以下的材料物资，由采购部按照本制度规定的原则进行采购；预决算金额10万元以上（含十万）的材料物资采购，由采购部参照工程招投标程序，招投标部配合进行招标。

第二章 立项、采购流程

第六条 立项、采购流程.

一、 工程主体材料或设备物资的采购程序（非和同类）：

1、立项程序:由施工单位提交并经地区地产公司工程部审核/地区地产公司工程部自行提出材料购买计划申请→地区地产公司工程部填写《材料申报表》→地区地产公司工程技术部审核→主管领导审核→公司负责人审核。