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单证岗位职责在贸易和物流行业中，单证岗位扮演着至关重要的角色。
单证岗位的职责包括处理和管理与国际贸易相关的各种文件和文件流程，确保货物的顺利运输和货款的安全收取。
本文将详细阐述单证岗位的职责和其在国际贸易中的重要性。
一、进出口单证的准备和处理单证岗位的核心任务之一是准备和处理进出口单证。
这些单证包括商业发票、装箱单、提单、信用证等。
单证岗位需要准确地准备和处理这些文件，以确保货物可以顺利进出口，并遵守相关国际贸易法规和合同条款。
单证岗位需要对各种单证要求和程序有深入的了解，比如信用证的具体要求和操作流程。
他们必须确保信用证符合贸易合同的要求，并及时向相关方通报提醒，以避免任何延误和纠纷。
二、单证的审查和整理单证岗位还需审查和整理各种与进出口相关的单证。
这项任务包括检查单证的准确性和合规性。
例如，他们需要核对商业发票中的商品名称、数量和金额，确保与合同一致。
他们还需要检查提单上的货物描述和数量，以确保与装箱单和合同相符。
在整理单证时，单证岗位需要按照规定的文件流程和时间表，归类和存档单证。
这样可以确保日后查询和审计的需要，并提供跟踪和记录货物流动的准确数据。
三、与各方的沟通和协调单证岗位需要与供应商、客户、货代、银行和海关等各方进行沟通和协调。
他们需要及时地将货物的运输、单证的处理和付款等信息传达给相关方，保持良好的沟通和协调，以确保货物的顺利运输和交付。
在与各方的沟通中，单证岗位需要清晰地传达和解释单证要求和程序。
他们还可能需要协助解决出口和进口过程中的任何问题和纠纷。
四、风险控制和合规管理单证岗位需要关注风险控制和合规管理。
他们需要熟悉国际贸易法规和合同条款，并确保公司的单证操作符合这些法规和条款。
他们需要警惕任何可能带来经济和法律风险的问题，并及时采取适当的措施来解决和降低风险。
在操作过程中，单证岗位还需要密切关注潜在的欺诈和文档造假行为。
他们必须保持高度警惕，确保提供的单证是真实、准确和合法的。
单证员的岗位职责一、概述单证员是指负责处理货物进出口所需的各种单证、文件和报关手续的专业人员。
作为国际贸易领域中不可或缺的一环，单证员在保证贸易的顺利进行和遵守相关法律法规方面发挥着重要作用。
本文将详细探讨单证员的具体职责和工作流程。
二、单证准备1. 单证核对：单证员需仔细核对进出口货物所需的各种单证，确保其准确无误。
这些单证包括合同、发票、装箱单、提单、报关单等。
2. 单证编制：单证员需要根据实际情况，编制符合相关规定和要求的各种单证和文件。
他们应确保单证内容真实、准确，并按时提交相应部门。
三、报关操作1. 资料准备：单证员负责收集和整理报关所需的各类资料，包括进出口合同、发票、装箱单、报关单、报检单等。
他们应确保资料齐全、准确，便于顺利进行后续的报关操作。
2. 报关申报：单证员需要根据海关规定，填写、核验并提交报关单。
他们要熟悉相关法律法规和政策，确保报关操作的合法性和准确性。
3. 报关跟踪：单证员需与海关人员保持密切联系，及时了解报关进展，并处理可能出现的问题。
他们应及时反馈报关结果，并确保货物的顺利交接。
四、文件管理1. 文件收集：单证员负责收集、整理和归档与进出口业务相关的文件和资料。
他们应确保文件的有序、安全，并方便随时查阅和使用。
2. 文件传递：单证员需要及时将相关文件传递给需要的人员或部门，确保信息的快速传递和业务的连贯性。
3. 文件保密：单证员要严守保密原则，妥善管理和保护公司的重要文件和商业机密，防止泄露和损失。
五、协调沟通1. 部门协调：单证员需要与贸易部门、物流部门、仓储部门等进行及时、准确的沟通与协调。
他们要及时了解各部门的需求，协助解决问题，保证工作的顺利进行。
2. 外部沟通：单证员需要与海关、报检机构、货代公司等外部机构保持良好的沟通合作。
他们要尽量减少因沟通不畅带来的误解和影响，确保货物的顺利通关。
六、法律法规遵从1. 学习更新：单证员需要不断学习贸易法律法规和政策法规的最新动态，确保自身知识的更新和业务的合规性。
单证部的岗位职责岗位概述单证部是一个负责处理公司出口或进口货物相关单证的部门。
该部门负责确保所有的单据都符合国际贸易规定，并及时准确地提交给相关的部门和机构。
单证部还需要与外部供应商、客户和海关等部门进行沟通，协调和解决相关问题。
以下是单证部的岗位职责的详细介绍。
主要职责1. 准备和审核单据单证部负责准备和审核所有相关的单据，包括但不限于合同、发票、装箱单、提单、报关单等。
岗位人员需要仔细核对每一份单据的内容和格式，确保其符合国际贸易的要求以及公司的内部规定。
任何错误或漏项都可能导致货物的延误和额外费用的产生，因此单证部需要保证所有单据的准确性和完整性。
2. 与外部各方进行沟通单证部需要与外部供应商、客户和相关机构进行沟通，确认各种单据的具体要求和时间安排。
在处理一些特殊情况时，可能需要与海关、报检机构等部门进行沟通，解决相关问题。
岗位人员需要具备良好的沟通和协调能力，确保及时获取和提供必要的信息。
3. 监控货物运输和货币结算单证部需要监控货物的运输和货币的结算进展情况。
岗位人员需要与物流部门和财务部门密切合作，确保货物按时抵达目的地，并且与客户结算款项的过程顺利进行。
如果发现任何异常情况，单证部需要及时向相关部门报告，并采取必要的措施解决问题。
4. 处理单证问题单证部需要处理单证相关的问题，包括但不限于单据的缺失、格式错误、信息不完整等。
岗位人员需要及时与供应商、客户和相关机构进行沟通，协调解决问题，并确保所有问题得到妥善处理，以避免货物的滞留和额外费用的产生。
5. 维护单证档案单证部需要维护和管理所有的单证档案。
岗位人员需要按照公司规定的要求整理和归档单证，确保其易查易取。
同时，岗位人员需要保护所有的单据信息的机密性，并确保档案的安全性。
职位要求- 具备相关国际贸易或单证工作经验者优先考虑；- 熟悉国际贸易的相关法律法规和流程；- 具备良好的沟通和协调能力；- 细心、严谨、认真负责，能够承受工作压力；- 熟练使用办公软件和相关操作系统。
单证岗位职责以及要求单证岗位是指负责处理和管理进出口货物的相关文件与手续的岗位。
在全球化的背景下，贸易往来日益频繁，单证岗位的职责十分重要。
下面就单证岗位的职责和要求进行详细阐述。
一、单证岗位职责1. 负责单证的准备和处理：单证岗位需要对进出口货物的文件进行准备和处理，包括合同、发票、装箱单、提单等。
需要核对文件的准确性和合法性，并根据相关法规和政策要求进行审查和整理。
2. 负责报关和报检手续：单证岗位需要了解国际贸易的运作规则和相关法律法规，负责协调和办理报关、报检手续，确保货物符合法规要求。
需要与海关、检验检疫部门等进行有效的沟通和配合。
3. 协调货物的装运和运输：单证岗位需要与供应商、物流公司、托运人等进行协调和沟通，确保货物按时安全地装运和到达目的地。
需要关注货物的运输方式、起运港口、目的港口、船舶信息等。
4. 跟踪和监控货物的运输状态：单证岗位需要跟踪并监控货物的运输状态和行程，及时处理运输中的问题和异常情况。
需要与相关方面进行沟通和协调，确保货物安全顺利地运达目的地。
5. 处理货物的索赔和退运事宜：单证岗位需要与供应商和物流公司等协商处理货物的索赔和退运事宜。
需要了解相关的索赔和退货政策，并按照相关流程进行处理。
6. 完成其他相关工作：单证岗位还需要完成其他与单证相关的工作任务，如编制相关报告、档案管理、系统数据录入等。
二、单证岗位的要求1. 熟悉国际贸易相关法律法规：单证岗位需要了解国际贸易的基本法律法规，包括海关、报关、报检、运输等方面的规定，能够熟练运用和操作。
2. 具备良好的专业知识和能力：单证岗位需要具备相关的贸易、物流、法律等方面的专业知识和技能，能够独立完成单证工作，并解决相关问题。
3. 语言能力强：单证岗位需要具备良好的英语听说读写能力，能够和国外供应商、物流公司等进行有效的沟通和协调。
4. 细致认真的工作态度：单证岗位需要细致认真地处理每一个单证文件，确保准确无误，以降低出错的可能性，对工作负责。
单证部工作流程及职责单证部是一个贸易过程中非常重要的部门，承担着贸易单证的编制、审核和管理工作。
本文将详细介绍单证部的工作流程及职责。
首先，单证部的工作流程主要包括以下几个方面：1. 贸易合同确认：单证部的首要任务是根据贸易合同的要求，确认贸易的基本信息，包括商品种类、数量、价格、付款方式等等。
2. 单证编制：根据贸易合同的内容，单证部需要编制贸易单证，如商业发票、装箱单、提单、保险单等等。
编制单证时，需要对每个单证的格式、内容、数量等进行准确的核对，确保单证的准确性和规范性。
3. 单证审核：单证部需要对编制完成的单证进行审核，确保单证的内容和贸易合同一致，避免因单证错误导致贸易纠纷或者不必要的损失。
审核过程中，还需要关注单证的有效期和是否符合国家的法规要求。
4. 单证传递：单证部要与贸易相关各方进行沟通，确保单证的传递顺利进行。
例如，将单证发送给供应商、物流公司、银行等，以保证贸易的正常进行。
在传递过程中，单证部还需要与相关方进行沟通协调，解决可能出现的问题。
5. 单证管理：单证部要对所有的单证进行管理和归档，确保单证的安全存档，以备后续使用和查询。
同时，单证部还要负责跟踪和更新单证信息，如更新提单号、到港信息等。
单证部的职责主要包括以下几个方面：1. 协助销售部门：单证部是销售部门的重要支持，需要协助销售人员进行贸易合同的确认和单证的编制工作，确保销售合同的执行能够顺利进行。
2. 与供应商、物流公司等单位沟通：单证部需要与供应商、物流公司等单位进行沟通，确保贸易单证的传递顺利进行。
在沟通过程中，需要解答相关各方的问题，解决可能存在的问题和矛盾。
3. 监督贸易单证的准确性和合规性：单证部需要对编制的贸易单证进行审核，确保单证的准确性和合规性。
及时发现和纠正单证错误，避免因单证问题导致的贸易纠纷。
4. 跟踪和更新单证信息：单证部需要及时跟踪和更新单证信息，如更新提单号、到港信息等，以便于销售人员和其他相关人员查询和使用。
外贸单证员工作职责具体内容范文一、负责处理外贸订单的执行及相关单证工作。
1. 确认订单：根据销售团队提供的订单信息，核对客户需求、产品种类、数量、价格、质量标准等内容，并进行出货日期的确认。
2. 跟踪生产进度：与生产部门和供应商保持紧密联系，确保按时完成生产并安排出货。
及时反馈生产进度及可能的延误情况给销售团队和客户。
3. 安排包装与装运：与包装部门协调，确保产品包装符合客户要求以及运输方式的规定。
与物流部门沟通，并协调运输安排，确保按时送达目的地。
4. 协调质量检验：与质量部门协调，安排产品的质量检验，确保产品符合相关质量标准和客户要求。
5. 出口报关：办理出口手续，包括商检、报关、报验、核销及出口退税等程序，以确保符合国家法律法规和海关要求，顺利完成出口。
6. 编制出口货物发票和装箱单：根据订单要求，准确编制出口货物发票和装箱单，并确保相关单证的准确性和完整性。
7. 外汇结算：与财务部门协调，办理外汇结算手续，确保款项及时到账。
二、处理售后服务及纠纷1. 处理客户投诉：及时处理客户的投诉和问题，与相关部门协调，找出问题原因，并提供解决方案，以保持客户满意度。
2. 处理退换货：负责处理客户要求的退换货事宜，与销售团队、财务部门和物流部门协调工作，并确保按照相关规定办理退换货手续。
3. 处理索赔事务：协助销售团队处理客户索赔事宜，与相关保险公司、物流公司等进行沟通，并提供必要的支持与证据。
4. 处理合同纠纷：协助法务部门处理合同纠纷，包括起草法律文件、查找相关法律法规等工作。
三、协助销售团队开展业务1. 跟进市场动态：关注国内外市场变化，收集相关行业信息，为销售团队提供市场情报和竞争对手信息，以支持销售活动。
2. 协助制定销售策略：根据市场情况和客户需求，协助销售团队制定销售策略和计划，并提供相应的数据支持。
3. 提供销售支持：协助销售团队准备销售报价单、销售合同、产品介绍资料等，提供必要的销售支持。
单证部岗位说明书单证部岗位说明书一、岗位概述单证部是企业物流管理核心部门之一，主要负责进出口货物的单证制作、审核、管理和跟踪。
该岗位需要具备一定的法律法规知识、物流业务流程知识和英语读写能力。
同时，还需要协调好公司内部不同部门之间的关系，确保货物从生产端到销售端的流畅过程中各个单证环节的质量和准确性。
二、岗位职责1. 负责进出口货物的单证制作和审核，确保各单证信息的准确性和符合国际贸易规定。
2. 跟踪货物在运输中所需的各种单证，并及时准确地告知有关部门。
3. 监督进口商和出口商的单证申报和清关过程，确保符合相关质量标准和法律法规。
4. 协调好公司内外部门之间的关系，保证货物从物流端到销售端的单证管理流畅，避免误差或者延误。
5. 及时了解国际贸易、关税法规等法律法规动态，及时做出调整并向公司内外部门传达相关政策。
6. 监控运输时间，及时反馈货物到货情况，以便公司内部及时处理库存等问题。
三、任职资格1. 本科以上学历，物流、国际贸易等相关专业优先。
2. 具备国际贸易和物流业务流程等方面的知识。
3. 具备熟练的英文读写能力和熟悉国际贸易相关词汇。
4. 熟练掌握办公自动化软件及专业单证制作软件。
5. 具有较强的沟通能力、协调能力和团队合作精神。
6. 具备良好的职业道德和道德素质，有责任心和敬业精神。
四、工作环境单证部通常在公司物流部门里，主要的工作场所在办公室，需要长时间坐在电脑前工作。
由于需要处理进出口的单证，因此需要与海关、商检等相关部门进行紧密的协调，也需要与出口商、进口商、物流公司等其他公司进行联系和协调。
五、职业发展单证部是企业物流管理的核心部门之一，也是企业中级管理人才的重要岗位之一。
该岗位对于企业物流业务的熟悉程度有很高的要求，同时又需要具备不同部门之间的协调能力和考虑细节问题的能力，是一个具备良好职业前途的岗位。
根据工作经验和表现，可以升为助理主管、主管、部门经理等职位。
同时，也可以选择继续学习物流、贸易等相关专业或出国深造等方式来提升个人职业能力和素质。
单证部工作制度一、总则为确保单证部工作的顺利进行，提高工作效率，规范工作行为，根据公司相关规定，制定本制度。
本制度适用于单证部全体工作人员，对公司发出的各类证件、单据进行管理、审核、办理等工作。
二、工作职责1. 负责公司各类证件、单据的申请、领取、发放、归档等工作。
2. 负责对各类证件、单据进行审核，确保其真实、合法、有效。
3. 负责对办理过程中出现的问题进行解答和指导，协助各部门完成相关业务。
4. 负责对证件、单据的用量进行统计和分析，为公司成本控制提供依据。
5. 负责定期对证件、单据进行清理、盘点，确保其数量准确。
6. 负责对证件、单据的保管和保密工作，防止丢失、损坏、泄露等。
7. 负责与相关部门协同处理证件、单据的异常情况，确保公司利益不受损失。
8. 完成上级领导交办的其他工作任务。
三、工作流程1. 申请：各部门根据业务需要，向单证部提出证件、单据的申请。
2. 审核：单证部对申请材料进行审核，确认其真实、合法、有效。
3. 办理：单证部按照审核结果，办理证件、单据的发放、归档等工作。
4. 反馈：单证部将办理结果及时反馈给申请部门。
5. 统计：单证部对证件、单据的用量进行统计和分析。
6. 盘点：单证部定期对证件、单据进行清理、盘点。
7. 异常处理：单证部与相关部门协同处理证件、单据的异常情况。
四、工作规范1. 工作人员应严格遵守公司各项规章制度，认真履行职责，提高工作效率。
2. 工作人员应具备较强的责任心，对证件、单据的真实性、合法性、有效性进行严格审核。
3. 工作人员应遵循保密原则，对涉及公司机密的证件、单据进行严格保管。
4. 工作人员应遵循服务原则，对各部门的申请进行及时、准确、高效地办理。
5. 工作人员应定期对证件、单据进行清理、盘点，确保其数量准确。
6. 工作人员应与相关部门保持良好沟通，协同处理证件、单据的异常情况。
7. 工作人员应不断学习业务知识，提高自身综合素质，为公司发展贡献力量。
单证岗位职责一、背景介绍在国际贸易中，单证是指买卖双方为了完成交易，履行合同约定而需提供的各种文件和凭证。
单证的准确、及时提供是国际贸易中至关重要的一环。
单证岗位是负责处理和管理相关单证的工作岗位，下面将对单证岗位职责进行详细介绍。
二、单证岗位职责概述单证岗位是负责协调买卖双方之间单证及文件的准备、审核、交接、管理等工作的岗位。
单证岗位需要掌握国际贸易的相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够高效处理各类单证事务。
三、单证岗位具体职责1. 协调买卖双方单证事务：单证岗位需要与买卖双方及相关部门紧密合作，确保单证的准备、审核和交接工作按时完成。
与买方联系，获取相应的单证要求，并协调内部各部门提供所需单据。
2. 单据准备与审核：单证岗位需要准备和审核各类贸易单据，如商业发票、装箱单、提货单等，确保单据的准确性和合规性。
对于涉及付款的单据，还需要与财务部门进行核对。
3. 运输协调与跟踪：单证岗位负责与物流公司紧密合作，协调货物的运输安排。
安排合适的运输工具，跟踪货物的运输情况，并及时更新单证，确保单证与实际货物的一致性。
4. 单证管理与归档：单证岗位负责单证的管理与归档工作，确保单证的完整性和安全性。
将单证按照一定的分类方式进行归档，便于查找和使用，同时制定相关的保密措施，保护商业秘密。
5. 协调沟通与问题解决：单证岗位需要与买卖双方及相关部门保持密切的沟通，及时解决遇到的问题和疑问。
在出现单证问题时，需要及时与对方进行沟通，协商解决方案，确保单证的顺利完成。
4. 信息收集与分析：单证岗位需要收集并分析相关的国际贸易信息、法律法规和规范，及时调整工作方法和流程，确保单证工作的科学性和合规性。
五、结语单证岗位是国际贸易中至关重要的一环，承担着处理和管理各类单证的工作。
单证岗位需要具备严谨的工作态度，高效的工作能力和较强的沟通协调能力，能够在复杂环境下处理各类单证事务。
通过合理规范的单证工作，能够确保贸易双方的权益，促进贸易的顺利进行。
单证岗位职责一、岗位职责：单证岗位是国际贸易中不可或缺的一个环节，主要负责处理进出口货物的单证，确保贸易活动的顺利进行。
以下是单证岗位的主要职责：1. 与供应商和客户联系，协商并解决运输和货物清关方面的问题；2. 确保货物出口时的单证齐全、准确，并负责相关单证的制作和审核；3. 跟踪货物运输过程，及时掌握货物的位置和情况，并根据需要提供相关文件给予相应的配合；4. 负责清关手续的安排，包括报关、验收、检验等，确保货物顺利通关；5. 对进口货物的单证进行审核，确保按照合同约定的方式和要求进行货物的进口；6. 处理与物流公司和海关等相关部门的沟通，及时协调解决可能出现的问题；7. 负责文件的归档和记录，以备后续跟踪和查询使用；8. 对相关单证流程进行优化和改进，提高工作效率和准确性；二、专业知识和技能要求：单证岗位需要掌握一定的专业知识和技能，以便能够胜任工作。
以下是单证岗位所需的一些专业知识和技能要求：1. 熟悉国际贸易相关法律法规和惯例，对货物的报关、验收、检验等程序有深入了解；2. 具备出口和进口单证制作和审核的能力，包括发票、装箱单、提单、保险单等；3. 熟悉国际贸易支付方式和结算方式，了解信用证和托收等相关业务；4. 具备良好的沟通能力和协调能力，能够与供应商、客户和相关部门进行有效的沟通和协调；5. 具备较强的计划和组织能力，能够合理安排和协调各项工作；6. 具备解决问题的能力和应变能力，能够迅速应对突发情况和处理突发问题；7. 熟练掌握相关办公软件和贸易管理系统，能够高效地处理和管理相关文件和数据。
三、个人素质和工作要求：单证岗位要求岗位人员具备一定的个人素质和工作要求，以下是对单证岗位人员的一些要求：1. 认真负责，具备较强的工作责任心和执行力；2. 具备良好的团队合作精神，能够与团队成员协作完成工作任务；3. 具备较强的时间管理和抗压能力，能够在工作压力下保持高效率和良好的工作状态；4. 具备较高的学习能力和适应能力，能够不断学习和适应工作的变化；5. 具备良好的职业道德和道德品质，能够诚实守信，遵守公司和行业的规章制度。
单证部工作流程及职责单证部工作流程及职责单证部工作流程及职责一．要求业务员在订舱信息确认一览表上登记定柜信息二．向船公司咨询海运费，与客服部，财务部确认三．制作订舱委托书（于客服部确认托运人，收货人，起运港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等），并在出货登记表上登记四．向货代订舱，确认装柜时间，装柜地点；如果是指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜五．装柜前制作监装表给业务员（装柜顺序，提单号，箱封号等）六．报关转关，订好舱后在，如果是转关的货物，在装柜当天办理报关手续。
如果是直报的货物，在装完柜进港后的截关日进行报关。
（资料需提前交给海关），并及时在装柜登记本上登记装柜情况七．与客服部确认品名，与业务员核对件毛体，确认提单草本，并留底八．寄单：拿到提单正本后，与财务确认款已到帐，再寄正本提单，做清关资料（装箱单，发票，合同，数据应与提单上一致）一起寄出，在提单寄出登记一览表上登记寄单信息九．月底统计上个月装柜数量，打印仓库费用，于仓管核对，交于财务十．月底统计上个月货代，船公司费用，交财务核对十一．归档，每个月对当月出柜资料归档，并编号十二．退税柜子，确认装柜时间后在装柜前一天寄报关委托书和报关单给货代；装柜当天准备和装柜数据一致的合同，发票，装箱单，报关单给货代；报关完成后打印预录单，将预录单，发票，装箱单，合同一起给财务；退税时间快到期前，催回核销单，交还财务；留底退税资料。
要求业务员在订舱信息确认一览表上登记定柜信向船公司咨询海运费，与客服部，财务部确认制作订舱委托书（于客服部确认托运人，收货人，起运港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等），并在出货登记表上登记向货代订舱，确认装柜时间，装柜地点；如果是指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜装柜前制作监装表给业务员（装柜顺序，提单号，箱封号等）报关转关，订好舱后在，如果是转关的货物，在装柜当天办理报关手续。
如果是直报的货物，在装完柜进港后的截关日进行报关。
（资料需提前交给海关），并及时在装柜登记本上登记装柜情况寄单：拿到提单正本后，与财务确认款已到帐，再寄正本提单，做清关资料（装箱单，发票，合同，数据应与提单上一致）一起寄出，在提单寄出登记与客服部确认品名，与业务员核对件毛体，确认提单草本，并留底一览表上登记寄单信息月底统计上个月装柜数量，打印仓库费用，于仓管核对，交于财务归档，每个月对当月出柜资料归档，并编号退税柜子，确认装柜时间后在装柜前一天寄报关委托书和报关单给货代；装柜当天准备和装柜数据一致的合同，发票，装箱单，报关单给货代；报关完成后打印预录单，将预录单，发票，装箱单，合同一起给财务；退税时间快到期前，催回核销单，交还财务；留底退税资料。
扩展阅读：单证员岗位职责单证员岗位职责1.预核签章A.缝纫机出口报关时必须要提供正本的机电商会的预核签章，在办理预核签章的时候要提醒业务员可能一起办理，节约邮寄费用。
B.注意预核签章的时间性，合理安排时间，在确保影响出货的前提下尽快申请预核。
从北京将正本的预检签章寄回公司须3天，准备报关资料时一定要注意时间性。
2.选择货代选择货代要考虑货代的运价和服务，要综合各方面的因素决定。
对于运价、船期、服务、资信等情况要综合考虑。
3.定舱（1）、订舱时间一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱（节假日则需更早些定舱，因为那是舱位较紧张，制定货代要提前14天定舱，因为要跟目的港确认后，方会定船期。
（2）、分票报关A若在宁波定报关，订舱时要将一票货分几票报关告知货代，以便货代定舱出单（无论分几票，订舱单只要一份），有关数据最晚要在截关前2天确定，否则将会影响报关。
B在上海进行报关，订仓时一票货分几票就要提供几份报关定舱单，所有报关资料都须正本。
C若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。
D权衡是否走整柜若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。
4、确定装柜时间、准备报关资料一般安排货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等情况，装柜很多情况下安排在截关前一天，这样就得在当天整理好准备的报关资料给货代，以便第二天可顺利进行报关。
5、通知仓库货柜到达时间要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的大概时间。
货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其准确的到达时间，以便仓库安排装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。
6、检查是否需要唛头散货必须有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的情况下才需要唛头。
7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来8、退仓若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未及时通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。
9、上网备案核销单核销单要提前在网上备案才可以10、报关若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关委托书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；若在上海报关，所有的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。
报关注意事项：A无论在哪里报关，报关时的件数一定要准确，体积一定要合理，重量也要很注意。
20尺货柜，提单上的重量不可超过26吨（有些不可超20吨）。
B若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天提供给货代。
C报关时务必与货代将报关时的品名确认清楚，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时一定要提醒货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。
11、确认提单A、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。
做信用的提单务必要按信用证上的确认，做D/A,D/P,T/T的，若客人设特殊要求别可按常规确认。
B、若发现确认好后的提单有问题则须立即向货代提出更改，若他们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若他们已将提单的信息发到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。
12、保险若价格条件是CIF，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。
制作保单时，若付款条件是信用证，保单按照信用证要求做；若是其它付款方式，可按常规做。
13、制单A、若是信用证，则其它单据根据信用证要求做，个别客人若对单据有特殊要求，则要根据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等需要提供机器编号，去埃及等C/O等领事管认证，去澳大利亚须提供无木质包装申明，去土耳其须提供CE证明，英文土耳其文说明书等）。
B、发票、装箱单若没特殊要求则可按常规制作（业务员制作）特殊单据：去印度、越南、土耳其等国家客人要提供C/O，去欧盟国家别需要FORMA，C/O,(FORMA若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特殊要求则可按常规制作）若客人没要求，C/O或FORMA则无须办理。
（去印度、越南的C/O一般需加盖商会章）。
14、交单和寄单远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。
若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。
15、制作统一发票每月底27号左右要根据报关资料制作缮打统一发票，注意事项：(1)若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是CIF或CNF时，统一发票上面的海运费预保费的金额一定要和实际发票金额相一致（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；(2)若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是CIF或CNF价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一致；(3)统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；(4)若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。
(5)统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联与结汇联先留着，等报关单退下后在处理。
16、整理出货明细每月月底须将出货明细整理出，要将报关时的万事通的中文品名，单位，数量准确的提供给财务，以便财务可根据此催或开具增值随发票以便退税17、处理结汇水单银行若有款到帐，财务会将收款底单给我们，我们要确认此款是哪个客人的，对应哪个发票号的。
将收款底单复印留底，正本交给财务。
18、制作销售报表每月月底或月初3前，要根据收款情况与出货明细计到期货款与制作销售报表，并将此两份东西速交给领导查阅，也须给个业务员参考催款（银行的正式收款底单须还给财务做账，我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员）19、记账与对账根据出货明细与每月的收货情况建立手工台帐，并将此账务跟楼下财务进行校对。
20、催讨核销单每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回（账务必须在出口后3个月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失，所以催讨工作是很重要的），若海运费、内陆费未付，货代一般是不会将校销单退回，所以要将海运费、内陆费提前整理出给领导签字，个别货代是非得等款到帐后，才将销款单退回，所以催讨检销联理在一起交给财务，要将核销单的进料加工专用联（若是进料加工报关出口的）与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。
21、进口报关（1）清关我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的，清关时若单据通过银行做D/P、D/A或L/C，清关是须提供下列单据：A、已承对或已付款的证明（银行会提供上面须盖银行章与我们公司章有固定格式的）。
B、发票、装箱单、提单（发票上要有价格条款与成交方式，提单北美须盖公章背书）。
C、进出口合同。
D、正式手册。
E、报关委托书。
F、若货物是从日本等欧盟国家进口还须提供正本的无木质包装申请，若是木头包装的则须提供熏蒸证明。
G、若货物须商检的则须提供正本的报检委托书。
若单据是T/T或电放的，则上面的A中的单据不用提供，但是电放提单要提供正本保函（一般有一定的格式），并在电放提单正面加盖公章。
（2）运回货物（3）货物清好后，根据货物多少，采用下列方式运回公司A、整柜则安排集装箱直接送到工厂B、散货则最好让自己熟悉的托运站去提货，并安排运回工厂，若让货代安排的话费用会很高C、若货物少而急，可安排快递。
