外贸船务跟单流程模板

外贸公司跟单基本工作流程一.跟单：1.制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。

无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交货期。

下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。

如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。

大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。

换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额应小于或等于换证凭条上的金额。

但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。

（换证凭条指当一货物需要的属地报商检，而在其他地区报关时的情况）3.办理C/O或Form A：看外商是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。

Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。

C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。

一般原产地证书得到贸促会办理，而Fo rm A的话需到商检局办，二者的程序都差不多，两种证的价格也区别不大，C/O每份35元，Form A每份50元。

最好在装运期前一个星期前办理，如果那时就有准确的装货数量和体积的话，具体视情况而定。

不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上填好资料（外商资料，申请单位资料，商品描述，数量等等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

3. 安排拖柜装货3.1拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司邮件或传真订舱单，注明到厂时间。

得到拖车公司回复后要求拖车公司提供柜号、封条号、车牌号、司机资料及联系电话等。

3.2 货柜来到工厂，应要向司机提供还柜纸、身份证、委托书，并核对柜号封条号。

把委托书复印一份给予仓管，并查看装柜情况（详见附件《出货装柜要求》）。

装完货后，把货物的实际重量告知司机。

并追踪柜子是否已还柜码头、是否已报关等。

4. 制作运输文件：在补料截止期限前，要将提单补料内容邮件/传真给船运公司或货运代理。

提单因付款方式L/C或T/T而有所不同：若付款方式为L/C，则补料内容即提单内容根据信用证要求来制作，做到单证相符；若付款方式为T/T, 补料一般按客人的要求来做，并给出正确的货物数量（按出库调拨单上显示的数量），以及一些特殊要求等，但提货人一栏，在未收齐客户余款前只能显示“TO ORDER ”。

若发给货代/船公司的补料是一次性的，要注意。

补料最终要发给业务员给予客户确认。

5. 付款领取提单（Bill of Lading）与货代/船公司核对提单Draft正确后，要求货代/船公司开出税务发票，一般为《国际货物运输代理业专用发票》以美元/人民币付款，并要求在收费内容项下写上“文件费、操作费”或“海运费”。

5.1收到的发票，若以美元付款，则有两联：第二联发票联附上出柜费用表，若有额外的费用则一并附上单据证明；第三类购付汇联附上销售合同与提单；另外，还要附上此月份的费用汇总表。

若以人民币付款，则只有发票联。

然后这些单据给出口部经理、财务部签字审核，交予财务部付款。

交财务部前要登记此发票。

5.2付款后，一般发水单给货代/船公司，并及时取得提单，以免柜子到港后客户还未收到提单而产生不必要的费用。

收到提单后，登记此提单并转交采购部劳经理签字确认。

6. 寄文件/电放6.1寄文件/电放的前提是：收齐货款。

FOB跟单详细操作流程自己在外贸这个行业做了也将近5年了，在跟单方面也有了自己的一些心得，我主要是做TT跟单的，这种操作方式，是最简单的了，但是其中好多细节需要我们大家注意:1.整理信息：由生产各组指定一个统一的文件夹，其中包括唛头，颜色配比和出运信息表格，内容为：客户，工厂，款号，件数，毛净重，体积，成分，中文品名，并标注出哪些数据是估算的，哪些数据是最终正确的，然后由我们共享他们的电脑进行查询。

最终发给客户确认。

2.装运期沟通：单据组根据生产的完货情况和客户沟通最适合的装船期，单据组根据生产各组和客户确认的最终信息划分箱型，并索要货代信息和提单信息。

最后把划分好的集装箱明细再重新跟生产进行核实。

3.订舱：根据跟客户确认和核实后的最终集装箱明细给货代发订舱委托，委托上标明准确的件重尺，箱型，提单划分和分票报关情况，并确认货代收到委托，初步确认出货的最近船期或航班，等待货代跟目的港确认最终的船期，确认各工厂是否能在此日期4个工作日之前完成货物，如不能要及时和货代沟通，更改合适的船期。

并及时写邮件向客户反馈订舱的实际情况。

4.产装送货：单据组根据实际情况安排货物是产装还是送货，并征求刘姐意见是否可行。

如果产装，单据组需要及时跟货代要提箱单并询问截港最晚时间；把提箱单及时过给车队，叮嘱车队及时提箱并检查箱子是否完好，是否符合我方所定箱型，避免提到露箱破箱；把产装时间，司机手机号，车牌号，箱封号，箱里所装款号数量和相对应的最终集装箱明细提供给各工厂负责人,并提醒工厂核对箱型和箱封号，保证所装的款号数量的准确性；如果送货，及时把送货通知和相对应的最终集装箱明细传与各工厂，送货通知上要清楚的标明每个工厂的款号，箱数及送货时间地点和箱型，并且标明由各工厂提供司机手机号码和叮嘱司机款号所对应的箱型，并作口头上的提醒，避免错装，漏装，混装。

在装货的过程中需要注意，务必事先跟各工厂核实好体积，尽量避免涨尺装不下这种情况，如果出现装不下的情况，只可以调整完整的款号，不可以拆款。

外贸跟单操作规范模板一、引言外贸跟单操作规范模板旨在规范外贸跟单操作流程，提高外贸业务的效率和准确性。

本模板适用于外贸跟单员在处理订单、物流、报关等环节中的操作，以确保订单的顺利执行和客户满意度的提升。

二、订单处理1. 订单确认- 确认订单的准确性，包括商品信息、数量、价格、交货日期等。

- 与客户确认订单细节，确保双方达成一致。

2. 跟进生产进度- 定期与生产部门沟通，了解订单的生产进度。

- 如有延迟或其他问题，及时与客户沟通并提供解决方案。

3. 质量控制- 在生产过程中进行质量检查，确保产品符合客户要求和国际标准。

- 如发现质量问题，立即与生产部门协调解决，并及时通知客户。

三、物流安排1. 运输方式选择- 根据客户要求和货物特性，选择合适的运输方式，如海运、空运、陆运等。

- 考虑运输时间、成本和风险等因素，做出合理的决策。

2. 物流协调- 与货代、船公司或航空公司等合作伙伴保持良好的沟通，确保货物的及时运输。

- 跟踪货物的运输情况，及时提供给客户相关信息。

3. 报关手续- 根据目的地国家的法规和要求，准备并提交相关报关文件。

- 协调与报关代理公司的合作，确保顺利完成报关手续。

四、售后服务1. 跟踪货物到达- 确保货物按时到达目的地，与客户确认收货情况。

- 如有延误或其他问题，及时与客户沟通并提供解决方案。

2. 解决问题- 如客户对货物有任何质量问题或其他投诉，及时协调解决。

- 提供及时的售后服务，确保客户满意度。

3. 反馈和总结- 收集客户的反馈意见，总结经验教训，不断改进外贸跟单操作流程。

- 与相关部门分享经验，提高团队的整体素质和工作效率。

五、结语外贸跟单操作规范模板为外贸跟单员提供了一套规范的操作流程，帮助他们更好地处理订单、物流和售后服务等环节。

通过遵循本模板，外贸跟单员能够提高工作效率，减少错误和纠纷的发生，为客户提供更优质的服务。

希望本模板能够对外贸跟单员的工作有所帮助，提升整个外贸业务的水平和竞争力。

从订舱到出货（外贸跟单流程）第一篇：从订舱到出货(外贸跟单流程)一.定舱(1)确认工厂是否已生产完毕.(2)传订舱委托书BOOKING给货代,写名要订的船期,目的港,始发港,几个柜子(大柜还是小柜),产品名称,数量,件数,毛重,净重,体积等.让其代为定舱.(3)货代定舱成功后，会传真一份进仓单SHIPPER ORDER给你,上面注有何时到工厂拖柜或何时前将货物送到指定的仓库地点,及单证的送达截止日期.(一般是开船前三天为截止时间,最好是按照货代通知单上的要求时间,当然能提前最好)(4)收到货代的进仓通知后,就要给工厂发啊进仓通知,写明货物的品名,箱数,送达仓库的详细地址,到达时间(最好比规定的提前一天),进仓编号,联系人,电话等.(5)然后电话确认工厂是否已收到该进仓通知,是否能按时进仓,如有状况,可即使与货代调整。

二,准备报关资料(1)如无商检单,需如下单据:a,报关委托书b,报关发票(原则上按实际收汇单价来报关,有时也有不同,看各公司的操作)c,装箱单d,报关单e,核销单(2)如果是通关单,需如下单据:a,报关委托书b,报关发票c,装箱单d,报关单e,核销单f,通关单(3)如果有商检换证凭单,需如下单据:a,报关资料同(1)b,商检单据a>,商检换证凭单(一般是当次用完,如当次不能全部走完,有剩余,可告知货代让其为你保留到下次出货用)b>,发票(单列商检单上的品种)c>,装箱单d>,有些产品需要提供知识产权证明准备好报关资料后,将其寄给货代,代为报关三,到厂拖柜或在货代仓库装柜.四,跟货代要提单确认件.按照装箱单上的件数,数量等来确认,特别是要注意目的港,件数,品名,体积的功能，因为这是比较重要的饿.如果寄单时才发现不对,不仅耽误时间,还有可能要出费用(海运提单要改单的话要收费用,货代提单则一般不要)要多次确认,直到没有一点错误,方可要求货代出正本提单.五,准备议付单据一般情况下,需要如下单据:(1)发票(2)装箱单(3)提单(4)Form A 或产地证C/O(应在开船期前办,日期在开船期前或一致)(5)保险单如果是做信用证,按照信用证要求来做.六,收汇(1)如是T/T,催客户付款(2)如是L/C或D/P,交单第二篇：外贸单证租船订舱流程理论流程一、租船订舱1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。

船务跟单工作流程船务跟单工作流程1、确认预约/定舱委托书：第一次传的预约/定舱委托书可以不用写那么详细，写上公司名称/目的港/几个柜/什么柜型/品名/要配哪水船/谈好的价格就行，最后为了保护双方的利益最好盖上公章。

2、向船公司定舱：我们给国际货运代理传了那个预约/定舱委托书以后，货代会根据接到的预约/定舱委托书以及和我们谈好的情况让操作向船公司安排舱位。

3、船公司放S/O(ShippingOrder订舱单/装货指示书/下货纸)：船公司确认有舱并放S/O给货代。

S/O是提柜，装船的凭证。

4、拿S/O提柜：拿到S/O后，我们安排拖车行提柜，拖车行根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。

打单后才会产生柜号和封条号。

封条其实就是个塑料和金属制成的锁头，是一次性的而非概念中的那种纸制贴上去的封条。

MSC这个船公司是不需要打单就可以S/O上面的显示直接去指定地点提柜就行。

在此操作当中会产生打单费(一般为30)，有时会出现提柜的时候会有个吊柜费，出重柜的时候也可能会有一个选重费(根据船公司的船务流程)。

5、做柜：拖车拉了吉柜(空柜)去工厂装柜也叫做柜。

做柜的时候要注意时间、地点安排，要拖车行一定要准时。

另外，拖车的费用不能一概而论，因为有时候做柜可能要两个三个甚至四个工厂做柜，地点不一样，费用也不一样，一般要事先签订费用协议，在平时的业务配合当中，按这个签订的合同来操作。

旺季的时候这个费用可能往上稍涨，具体多少，也要跟拖车行事先商定，否则会影响彼此的配合。

6、还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场。

(空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费，船公司不同费用不同)7、报关：拖车一过闸，海关的系统上有显示过闸，就可以开始报关了。

这个报关资料的填写、递送一定要及时准确，如果货物是有牌的，如果要按有牌来报关的话，报关资料一定要附上客户的授权书复印件。

填写报关资料一定要结合财务、业务的安排，因为里面的资料会关系到退税、财务操作等方面的内容。

外贸跟单流程范文外贸跟单是指外贸业务中的一种工作流程，主要涉及订单的执行和协调，以确保产品按要求按时交付给客户。

下面将详细介绍外贸跟单的流程。

一、接受订单接受订单是外贸跟单的第一步。

通常，在与客户沟通之后，客户会向外贸公司发送订单。

外贸跟单员需要认真审查订单，并核实订单中的产品信息、数量、价格、交货日期等。

二、确认订单外贸跟单员确认订单是根据客户的要求与实际情况相匹配。

确认订单的内容包括产品的详细规格、数量、价格、交货方式、付款方式等。

如果发现订单中的错误或疑问，外贸跟单员需要及时与客户沟通并解决问题。

三、安排生产在确认订单后，外贸跟单员需要与生产部门或供应商沟通，确保能够按时完成订单的生产。

外贸跟单员需要提供生产计划和相关技术资料给生产部门或供应商，并定期与其沟通进度和质量控制等。

四、监督生产外贸跟单员需要监督生产过程，以确保产品符合客户要求和质量标准。

这包括商品的外观、尺寸、材料等方面的检查。

如果发现任何问题，外贸跟单员需要及时与生产部门或供应商沟通并解决。

五、协调物流六、处理投诉如果发生问题或投诉，外贸跟单员需要及时与客户沟通，并协调相关部门解决问题。

外贸跟单员需要对客户的投诉进行调查，并制定解决方案。

同时，外贸跟单员还需要向上级领导和相关部门汇报投诉情况。

七、结算付款在货物交付之后，外贸跟单员需要与客户确认货物收到，并与客户协商付款事宜。

外贸跟单员需要向财务部门提供相应的销售合同和付款文件，以便完成结算和收款。

八、售后服务以上是外贸跟单的基本流程。

外贸跟单员需要具备良好的沟通能力、协调能力和问题解决能力。

通过认真执行这些流程，外贸跟单员能够有效地管理订单，确保产品的顺利交付，从而提升客户满意度和市场竞争力。

船务跟单船务跟单工作流程1、确认预约/定舱委托书：第一次传的预约/定舱委托书可以不用写那么详细，写上公司名称/目的港/几个柜/什么柜型/品名/要配哪水船/谈好的价格就行，最后为了保护双方的利益最好盖上公章。

2、向船公司定舱：我们给国际货运代理传了那个预约/定舱委托书以后，货代会根据接到的预约/定舱委托书以及和我们谈好的情况让操作向船公司安排舱位。

3、船公司放S/O(ShippingOrder订舱单/装货指示书/下货纸)：船公司确认有舱并放S/O给货代。

S/O是提柜，装船的凭证。

4、拿S/O提柜：拿到S/O后，我们安排拖车行提柜，拖车行根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。

打单后才会产生柜号和封条号。

封条其实就是个塑料和金属制成的锁头，是一次性的而非概念中的那种纸制贴上去的封条。

MSC这个船公司是不需要打单就可以S/O上面的显示直接去指定地点提柜就行。

在此操作当中会产生打单费(一般为30)，有时会出现提柜的时候会有个吊柜费，出重柜的时候也可能会有一个选重费(根据船公司的船务流程)。

5、做柜：拖车拉了吉柜(空柜)去工厂装柜也叫做柜。

做柜的时候要注意时间、地点安排，要拖车行一定要准时。

另外，拖车的费用不能一概而论，因为有时候做柜可能要两个三个甚至四个工厂做柜，地点不一样，费用也不一样，一般要事先签订费用协议，在平时的业务配合当中，按这个签订的合同来操作。

旺季的时候这个费用可能往上稍涨，具体多少，也要跟拖车行事先商定，否则会影响彼此的配合。

6、还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场。

(空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费，船公司不同费用不同)8、放行：船务流程没问题了，放行了，就等着安排装船了。

可以松一口气了。

9、提供补料：因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，就要提供补料。

10、对单：三方对单。

货代和客人对，船公司和货代对。

对好无误，确认OK。

外贸跟单订舱操作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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船务工作的详细流程。

从下单。

进仓图。

这样的。

船务工作流程1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。

2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。

2.按PO数量排柜按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜，什么柜型？一般货柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05 CBM40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50 CBM45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28 CBM以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%一般货柜实际尺寸为 (柜门尺寸 W:2286 mm H:2278 mm)20’GP-----28CBM 5.890*2.350*2.390M 26CBM 17.5吨40’GP-----56~59CBM 12.029*2.350*2.390M 54CBM 22吨40’HQ-----65~67CBM 12.029*2.352*2.698M 68CBM 22吨45’GP-----75~77CBM(PO----Purchase Order 采购订单,长X宽X高（米）=CBM长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM1inch=2.54CM3.BOOKING(订舱)BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货，不同的客户向不同的货代订舱，现在网络通讯发达，一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。

比如马士基（MEARSK）要求在MPS上订舱，NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。

其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。

然后E-MAIL或传真给它就行。

BOOKING需填写的内容有：SHIPPER（出货人），CONSIGNEE（收货人）NOTIFY（通知人）；PORT OF LOADING （装运港）PLACE OF RECEIP（收货地）；PORT OF DISCHARGE （目的港），MARKS & NUMBERS 唛头；NO OF PKGS（件数）DESCRIPTION OF GOODS （产品描述） KG （总重） CBM （总材积）若付款条件是L/C是话，以上内容必须跟L/C 一致，（最好大小写，标点符号也一致）还要在FREIGHT PERPAID （预付）或 FREIGHT COLLECT （到付）后面打个V，DOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L，还是FCR形式的提单。

船务流程1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。

2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。

3．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：3.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。

3.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

一般订金为货款总额的30%或60%。

3.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需总经理确认。

4．验货4.1：在交货期前两周或一周，要通知公司验货员验货。

验货时间视公司情况而定。

4.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知业务部。

4.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

5．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作export contract、invoice、packing list 等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

6．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

7．租船订舱：7.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定forwarder agent or shipment co.。

应尽早与forwarder agent or shipment co.联系，告知发货意向，了解将要安排的port of loading、shipping schedule等情况，以确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

外贸跟单基本流程跟单员对出口货物的跟单工作主要有：(1) 接单(2) 跟进生产(3) 催审单证(4) 出货跟踪(5) 制单结汇3．接单的形式：在出口贸易中，最常见的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。

前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。

对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。

它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。

机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4．接单的程序：询盘，发盘，还盘，接受等环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫报价。

是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）拒绝还盘 (Decline counter-offer)（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同1．审单内容：产品名称、规格质量数量单价、总额价格条款付款方式包装要求交货期交货方式。

2．审单方法：（1）产品名称，规格：审查时产品代码/型号是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

（2）质量：也称品质。

是货物的外观形态和内在质量的综合。

（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。