试论我国《档案著录规则》新版本颁布的迫切性

档案著录规则与标准档案是一种重要的信息载体，它记录了人类社会各个方面的历史和现实。

为了便于管理和利用档案，制定了一系列的档案著录规则与标准。

本文将探讨档案著录规则与标准的重要性以及其在档案管理中的应用。

首先，档案著录规则与标准的重要性不言而喻。

它们是档案管理的基础，可以确保档案的准确性和完整性。

在档案著录过程中，按照规则与标准进行著录可以使档案信息的存储和检索更加方便和高效。

同时，规则与标准的制定也有利于保护档案的安全性和可信度，防止档案信息被篡改或滥用。

其次，档案著录规则与标准在档案管理中起到了重要的作用。

通过统一的著录规则，可以使不同档案馆或机构之间的档案信息具有一致性和可比性。

这样，不同机构之间可以更加方便地共享和交流档案信息，促进了档案资源的共享和利用。

同时，规则与标准的制定也有助于提高档案管理的效率和质量，减少档案管理中的错误和疏漏。

在实际应用中，档案著录规则与标准通常包括以下几个方面的内容。

首先是档案的标识与描述。

这包括档案的名称、编号、日期、产生单位等信息。

通过这些标识与描述，可以方便地确定档案的身份和归属，确保档案的准确性和可信度。

其次是档案的分类与归档。

这包括将档案按照一定的分类体系进行整理和归档，以便于档案的存储和检索。

同时，还包括对档案的保管和维护，确保档案的安全性和完整性。

最后是档案的利用与传播。

这包括对档案信息的提供和传播，以便于各种利用需求的满足。

然而，档案著录规则与标准的制定也面临一些挑战和问题。

首先是档案形式的多样性。

随着信息技术的发展，电子档案和数字档案的出现使档案的形式更加多样化。

这就对档案著录规则与标准提出了新的要求。

其次是档案的跨机构管理。

在现实中，档案往往涉及多个机构和部门，这就需要制定统一的著录规则与标准，以便于档案信息的共享和交流。

最后是档案的长期保存和利用。

档案的保存和利用是一个长期的过程，需要制定长期有效的著录规则与标准，以确保档案信息的可持续利用。

档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。

档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。

1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。

对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。

3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。

包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

浅论新《档案法》的特征与价值摘要：目前，我国的社会建设的发展迅速，各行各业发展也有了提高。

《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，到目前为止进行了四次修订，每一次修订对档案管理人员都提出了新标准、新要求，特别是2020年新修订的《档案法》对档案管理人员应该具备的基本素质提出了更明确、更具体的要求。

作为档案管理人员，要学懂、弄通《档案法》新标准，准确把握《档案法》对档案管理人员的新要求，这是搞好档案管理工作的首要条件与关键所在。

关键词：新《档案法》；特征；价值引言2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，于2021年1月1日起正式施行。

新修订档案法是我国档案法治建设进程中的新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、依法开放、走向现代化的重要标志，也是完善档案治理体系、提升档案治理能力的重要表现。

档案治理重在制度安排，良好的制度安排可以提高治理效能，并实现公共利益最大化，而档案法则是档案制度中最为关键的一环。

新修订档案法为全面推进档案治理体系建设提供了强有力的法律保障，充分体现了国家治理背景下档案治理的理念与要素。

本文对新修订档案法进行分析，具体探讨新修订档案法中呈现出来的档案治理理念与要素等内容。

1新《档案法》的特征紧密结合国家大政方针、建设发展实际以及档案事业发展趋势，本着服务中国特色社会主义事业，国家有关部门经过十多年研讨、修订，《档案法》已于2020年6月20日修订完成。

较之旧《档案法》，新《档案法》具有以下显著特征。

1.1创新性比较新旧《档案法》，可以看到新《档案法》在指导思想、职称评审、行为方式、工作内容、监督检查等方面都具有创新性特征。

在指导思想上，新《档案法》第1条加入了“提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化”的内容。

在职称评审上，新《档案法》第11条增加规定了“档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称”。

中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。

对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。

3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。

包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。

对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。

著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。

包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。

新《中华人民共和国档案法》背景下档案信息化发展新形势
新《中华人民共和国档案法》的颁布实施，标志着我国档案管理和档案信息化建设进入了一个新的发展阶段。

根据新《档案法》和国家档案局的相关规定，未来档案信息化建设将呈现以下新形势：
1. 全面推进电子化档案管理。

新《档案法》明确规定，电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

这将加速各级档案机构电子化档案管理的进程，加快数字化转型步伐。

2. 加强档案信息共享。

新《档案法》强调档案信息的共享和交流，促进各部门之间的信息共享。

以往不同档案馆之间的信息难以交流、共享，未来将通过互联网信息平台实现互联互通。

3. 重视网络和信息安全。

档案信息化建设过程中，安全问题是一个重要的考虑因素。

新《档案法》明确规定保护和管理档案信息安全。

档案管理机构将采取各种有效措施，确保各种档案信息在传输、存储、利用等方面的安全性。

4. 注重档案数字化开发和利用。

新《档案法》规定，档案管理机构应当抓紧建设档案数字化资源，实现档案信息与社会信息的深度融合。

档案数字化开发和利用将成为未来档案信息化工作的主要方向和重点。

综上所述，新《中华人民共和国档案法》颁布实施，将对档案信息化建设产生重要的推动作用。

未来，各级档案管理机构将在新的政策指导下，不断推进档案信息化建设，为社会提供更加丰富、便利的档案知识资源。

《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议作者：孙洋洋来源：《北京档案》2020年第08期摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。

本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。

关键词：档案著录规则差异修订建议标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。

档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。

我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。

为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。

（一）《规则》发展脉络改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。

1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。

1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。

[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。

摘要：2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》正式实施，为我国档案法规体系建设带来新契机的同时也提出了新要求：以“三个走向”为遵循，明确方向指引；以“姓党听党”为基调，把握基本属性；以人民利益为中心，彰显价值追求；以新法内容为依据，关注重要变化；以现实问题为导向，化解实践难题。

关键词：档案法档案法规体系档案工作Abstract:On January1,2021,the newly re⁃vised“Archives Law”was officially implemented, which brings new opportunities for the construc⁃tion of archival laws and regulations system in Chi⁃na.At the same time,it also puts forward new re⁃quirements:to follow the"three trends"and make clear the direction;to grasp the basic attribute with the keynote of"following the party";to highlight the value pursuit with the people's interests as the cen⁃ter;to focus on important changes with the content of the new law as the gist;to take problems as the guidance and solve practical problems.Keywords:Archives law;Archival laws and reg⁃ulations system;Archival work2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）正式实施。

浅析新旧归档方法的利弊与辩证运用黪;漠析新徊归亢l洁的利弊当胃鬟围绕归档文件整理规负q所进军文书=啻卷警一存进行.作为一名档案]作者.我赞成改革,毕竟改革带来的是省劫传统文书立卷归档中的繁琐做去,减少立卷工作量,可以大大提高工作效率.但是,任何事物都不是绝对的,正确认识和分析新旧归档方法的利弊,根据工作实际辩证运用,对于正处于改革和发展时期的档案工作是非常必要的.一新旧两种归档方法的利弊分析1987年国家档案局颁布的e机关档案工作业务建设规范.正式将"立卷"作为机关归档文件的规范整理方法确定了下来.后来又陆续出台了<文书档案案卷格式标准》,档案编制规则等一系列配套标;佳,逐步形成了以"案卷"为基础的档案工作规范和管理体系,并在全国范围内得以普及和推广.这种传统的归档方法,是以"案卷"作为文书档案的基本保管单位,将分散的文件按照一定的逻辑联系,归档装订成卷.统一进行管理.它的优点表现在:1.归档资料齐全,内容系统.在资料收集齐全的基础上组成相互有逻辑联系的个体,按内容,性质,成文时间编排后,装订成卷.这样,文件与文件之间,案卷与案卷之间都是一个有机整体,对历史是一个详实系统2立卷形式规范,整齐划一.案卷是按一定的规则和标准进行分类, 组成的案卷格式统一,规范整齐,分类清楚.3案卷标志清晰,便于查找归位.案卷都是按年度系统排列,统一编号.卷内文件之间也用卷内顺序号标明文件件数,从目录可以很快找到要查找的文件,文件用完后按编号很容易归位.4.编制程序规范,管理目的明确.通过编制卷内目录,全引目录,案卷目录,大大增强了手工检索的针对性和有效性,文件装订成册后,卷内材抖不易因单个借阅而造成丢失或因未及时归还归档而造成难以查找,这样便于保管.旧的归档方法,在加强档案工作标准化建没,推动档案事业的发展诸方面发挥了十分重要的作用.但随着时代的发展,计算机在办公领域的广泛应用,这种旧的归档方法显得跟不上信息时代的要求,主要表现在以下几个方面:1.立卷归档标准和方法复杂,繁琐,在分类,立卷,保管期限的划定上难度较大,不易把握,从而使案卷质量难以保证.另外,这种立卷方法中的许多环节,诸如编页号,装订等,完全是一种重复,枯燥的手工劳动,浪费大量人力物力.案利用频繁和专职人员较少,甚至无专职管理人员的矛盾突出,使得档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复,繁琐的业务指导和培训上,难以将本来就有限的人力物力投入到档案的现代化管理,开发利用,执法监督工作中去,客观上制约了档案事业的发展.3.传统的归档立卷方法在档案保管方面和档案借阅利用环节上安全,保密漏洞较多,不利于档案的安全和保密.试想,利用者因需要卷内某件档案而将整卷借出,倘若丢失,损失的就不止一件两件:或者,若是涉密档案,即便不外借,利用者因需要查阅某一份文件,也得将整卷调出,确实难以保证涉密档案的保密性和安全性.4不便于拾遗补漏时插卷.有时归档文件的收集难免会有遗漏,案卷装订成册后,一旦要补漏插卷,则要重新组卷,也不利于档案的保护.5.案卷复印,缩微,扫描都十分不便,这给档案利用和档案管理现代化的实施造成了很大困难.新的归档方法也叫文件级立卷,是在传统文书立卷方法的基础上改革创新的产物.在业务建设方面有了新的突破.有以下特点:1.简化了工作程序,减轻了手工劳动强度,便于掌握,有利于办公r.囊蓦謦昌@"^～牲地做好档案工作不能宴嗡NO /尘-《,.I.1.一11芏_元着-1化外公用埙亩啦伯莱l管理中还没有普及使用的情'蜃下,发一一l.I一_『停用.可利管理行之有效的方法.翱毋}':_0—-I_■一■__'…●'一第一,加大对档巍工作的投工系统整理,只需按相关内容和日寸间整理工作做在平时.八,提高档案管理的软平和栈排序,在每份文件的首页标明文件序新归档文件整理规则的实案管理者的计算机操作承.在使档号,然后按照预定的标引项目,将每施,对加强文书档案的正规化管理,案管理者从繁重的手工劳动中解脱出份文件录入计算机,文件不编页号,实现档案整理的规范化,标j佳化和推来的同时,熟练掌握计算机操作技除去金属物后,散放或用特苇 1.的塑料广使用公文档案管理软件.减少立卷术,适应新时期档案工作的要求.别针固定或用乳胶粘贴,然后装八档过程中的手工操作,提高工作效率,第二,在办公自动化的条件案盒中.着实起到了有力的推动作用.但是,下绝大部分机关和部门,文件是计2有利于档案计算机管理和现通过实践,笔者认为新归档方法也存算机环境下形成的,在这种情下,我代化管理软件的配套使用,也有利于在以下几方面问题们可以先将纸质文件与电子文件拷贝实现文档一体化管理.在按新方法整1新的归档方法是立足于现代双重归档,如将电子文件用可脱机保理的同时,将归档文件的正文和相关化设备的,与档案现代化管理软件配存的载体备份下来,以纸质与磁盘制的检索信息输入计算机,就可以从许合使用,只有推行文档～体化才能收成双重备份,分别用两种方法进行归多检索途径实现档案的排列与组合.到最佳效果.在办公设备较差,文件档管理,克服新旧两种归档方法各自特别是对于本单位制发的,需要存档数量较多的条件下,就会造成很大的的弊端. 的文件资料,在平时打印后只需做稍困难.第三,对重要的需永久保存的微的数据格式处理,就能实现文档一 2.新的归档方法,每份文件仍文件,可按传统归档方法整理装订成体化,也便于扫描和缩微复制,这样需装订,目前尚未找到最佳的装订方册,保持文件原貌,便于保管和查找.大大方便了档案馆的数字化和信息化法,还很难从手工操作中彻底解脱出第四,对于短期保存的,利用建设.来.率高的文件可以用新的归档方法,以3有利于档案的利用和安全保3以"件"为单位保管,档案在"件"为单位保管,便于复制借,鉴密.以"件"为单位保管档案,利用借阅中容易遗失,若不及时归位,给定,销毁.这样大量减少了立卷人员者需要哪份文件就调阅哪份文件,不再次查找带来麻烦.的工作量和工作难度,也便于调阅利必全卷调出,这就大大增强了档案管4由于简化了归档整理工作,用,提高档案的利用率.●理的安全保密性,同时为利用者提供形式简单灵活,所以组卷易粗糙,年复印件也十分方便,减少了文件材料代久了就越不易查找.的触摸和见光频率,降低了纸张易碎5档案馆在移交接收过程中清易老化程度.点工作难度加大,若平时管理松散有e4.便于拾遗补漏时插卷.插卷可能引起混乱.《作者单位:甘肃省呋阳范学l时只要对目录稍作修改即可.那些档二,辩证运用新旧归档方法.切校/西蜂,7450oo1案数量不太多,不便于按问题(机构)实做好新时期档案工作1分类的单位,完全可以结合平时的收尽快适应新规则,新标;隹,新要日烙立普.惭剥晡结瞒存档.将僵。

12ARCHIVES & CONSTRUCTION1 引言档案管理工作的开展需要法律制度的保障。

习近平总书记（时任浙江省委书记）在2003年会摘 要：新《档案法》实施背景下，与旧《档案法》相配套的档案法规体系面临着过时的危险，亟待全面修改。

新《档案法》的内容存在十大亮点，我们要从坚持党对档案工作的领导、推进国家治理体系和能力现代化、改进档案管理工作等方面来把握其实施意义。

现有档案法规的制定程序缺乏专家论证，科学性不强；部分内容与新《档案法》冲突，体系性不强；法规与上位法及彼此之间高度重复，未凸显地方特色，针对性和可操作性不强。

因此，我国应当从整体上完善档案法规体系。

具体路径包括各地区在修订档案法规时，对档案法规草案进行专家论证，必要时委托第三方起草，提升档案法规立法的科学性；通过立法后评估、定期清理和备案审查，增强档案法规立法的体系性；在档案法规立法过程中广泛听取社会意见，凸显地方特色。

关键词：新《档案法》；档案法规；档案法规体系；档案管理分类号：G271.3The Dilemma and Outlet of the Construction of the Archives Law System under the Background of the Implementation ofthe New Archives LawWang Qi(School of Law of Nanjing Normal University, Nanjing, Jiangsu, 210023)Abstract ：Under the background of the implementation of the new archives law, the archives legal system supporting the old archives law is facing the danger of being outdated and needs to be comprehensively revised. There are ten highlights in the content of the new archives law. We must grasp the significance of its implementation in terms of upholding the party's leadership over archives work, advancing the modernization of the national governance system and capabilities, and improving archive management.The procedures for formulating existing archives laws and regulations lack expert argumentation and are not scientifically strong; part of the content conflicts with the new Archives Law, and the system is not strong; the legislation and the upper law are highly overlapping with each other, without highlighting local characteristics, pertinence and harmony. The operability is not strong. Therefore, our country should improve the file law system as a whole. The specific path includes: when each region revises the archives regulations, conduct expert demonstrations on the drafts of the archives regulations, entrust a third party to draft when necessary, and enhance the scientificity of the archives regulations and legislation; strengthen the archives regulations through post-legislative evaluation, regular cleaning and filing review work Legislation is systematic; in the process of legislation on archives laws and regulations, opinions from the society are widely listened to, highlighting local characteristics.Keywords ：New Archives Law;Archives Regulations;Archives Regulation System;Archives Management见国家档案局档案行政执法检查组一行时就指出：“进一步加强档案法制建设”。

第 67 页档案保密2024/4 （下） 总第433期新旧《档案著录规则》的对比分析与思考文/福建省辐射环境监督站 刘茜档案著录是为方便检索和管理馆藏档案资源，对归档档案的内容、结构、背景情况等信息进行全面分析、认真选择和组织，并予以记录的过程[1]。

著录是规范档案管理工作的重要基础，为档案数字化提供数据来源，是提升档案检索效率的关键要素之一。

档案信息资源管理和利用的成效与档案著录的标准化进程密切相关。

我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施后，极大地促进我国的档案事业的发展，本文拟通过分析《规则》的发展概况，将新旧两版《规则》进行比较，阐述新版《规则》的积极影响和存在的问题，并提出合理化建议。

一、《规则》的发展概况（一）《规则》的发展历程。

1983年国家档案局成立全国档案工作标准化领导小组，同年5月，档案著录小组研究决定，将制定《档案著录规则》提上议事日 程[2]。

1985年5月，国家标准局批准发布第一版《档案著录规则》（GB/T3792.5—85），自此开启了我国档案著录工作的标准化和规范化序幕，为有效发挥档案价值奠定了基础。

该标准以《文献著录总则》为原则，结合档案行业自身的特点和当时我国各类档案文献著录工作实践与学术发展水平而制订，主要内容包括：引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式和著录项目细则等六部分，该标准已于2005年10月14日正式作废。

随着时代发展和档案数量的增加，传统的《档案著录规则》已无法满足现代社会对档案管理和利用的需求，其局限性日益凸显。

1999年5月，国家档案局参照《档案著录国际通用标准》对第一版《规则》的相关条款进行修订，发布行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）代替原标准（GB/T3792.5—85）。

其主要内容包括：范围、引用标准、定义、著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等九个章节[3]。

第二版《规则》自发布生效后沿用至今，对推动我国档案管理工作实现标准化、规范化和现代化起着重要作用。

对我国《档案著录规则》再修订的思考作者：赵芳来源：《档案管理》2009年第05期摘要：本文深入分析了《档案著录规则》再修订的原因及共再修改的紧迫性和必要性，并对再次修改提出了一些建议。

关键词：《档案著录规则》；著录；局限性我国档案著录的标准化工作起步比较早，1985年就制定了《档案著录规则》，1999年正式颁布了它的修订版。

但即使修订版的《档案著录规则》在当前实际工作中仍凸显出很多问题。

于是。

再次修改《档案著录规则》的呼声此起彼伏。

1 《档案著录规则》再修订的原因1．1 我国《档案著录规则》在应用中的局限性《档案著录规则》在应用中表现出的问题很多，归纳起来有两点：一是在著录传统档案上的不足；二是应用于电子档案的局限。

具体表现如下：1．1．1 在著录传统档案上的不足(1)“死档”现象。

现行的《档案著录规则》有关附件的著录细则规定不完善。

具体表现在：①将“附件”列为选择项目而非必要项目；②规定附件“只著录附件题名”，不能满足多渠道、全方位检索需要；③虽规定“若附件题名具有独立检索意义时亦可另行著录条目”，但“亦可”一词降低了该条款的必要性和强制性，导致实践中的流于形式。

此外，“另行著录条目”之档号如何与正文档号(主要是件号)相区别缺乏具体操作办法，故而因“档号重复”无法采用计算机对附件进行著录，这样一些问题导致的后果是，在实际工作中出现对附件不著录。

或著录不完整、不准确，以及未将附件纳入编目与检索体系。

最终导致在档案提供利用工作中的“死档”现象。

这种现象不仅影响查档效率，妨碍档案价值的实现，而且有损档案管理部门的信誉。

(2)“漏检”、“误检”现象。

根据《档案著录规则》规定，档案主题标引可用主题词，也可以用关键词。

而关键词并非规范词，档案著录时若用关键词标引其主题，那么不可能有“档案著录标准化”。

关键词是直接取自档案题名或正文中用以表达档案主题的词或词组，而不少档案题名中的“关键词”并不直接或准确地表达档案主题，不经过对档案主题进行分析、提炼而根据档案书面文字进行的关键词标引，有许多都不能为档案分类标引提供档案主题依据，分类标引的顺利进行和准确性就没有可靠保证。

论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示作者：张正强来源：《速读·中旬》2014年第12期摘要：《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。

论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述，指出应加快我国档案著录规则的修订，完善我国的档案著录体系，使其尽快完整配套，这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。

关键词：档案著录；国际标准；著录规则一、国际标准——档案著录规则（总则）》的概况（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》的制定《国际标准——档案著录规则（总则）》，英文名为《ISAD（G）：General International Standard Archival Description》，简称“ISAD（G）”，是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定，并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。

制定该著录标规则的动因主要在于二个方面，一方面是：从20世纪的70年代中期开始，传统档案著录逐渐向现代档案著录发展，到20世纪的80年代，美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录，在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性，即缺乏标准化的问题，而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。

在这种情况下，缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展，即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。

另一方面是：档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化，这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。

正是在这种背景下，推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会，着手制定档案著录的国际标准。

在《国际标准——档案著录规则（总则）》第一版颁布后的五年，即1999年，国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订，并于2000年正式颁布了第二版。

◎2021年第2期◎《信息与文献参考文献著录规则》中档案著录规则的修订建议*张衍，陈子琪*本文系国家社会科学基金青年项目“技术赋能视阈下人文学者的数字学术需求及其图书馆服务策略研究”（项目编号：18CTQ006）研究成果。

自1987年颁布以来，《信息与文献参考文献著录规则》已历经两次修订(2005年版和2015年版，以下将2015年版简称为“新标准”)。

新标准在标准名称、适用范围及著录项目等多个方面做出重大修订，其中就包括增添“档案、舆图、数据集和其他”4种文献类型标识及列举相关的文献著录示例[1]Ⅲ。

但在新标准全文中，关于档案著录的内容较少。

明确档案文献的著录是一个“小而专”的问题，但对人文学者来讲，它是一个基础性的问题，对促进学术知识的发现、提摘要《信息与文献参考文献著录规则》新标准中增添档案文献类型标识及著录示例的举措，解决了困扰学界已久的注释与参考文献中档案类文献的混排现象。

新标准在实践中仍旧存在档案涵义失当、档案著录规则不明及示例有误等问题。

建议该标准在修订时需在厘清档案与相关事物间关系的基础上，明确档案概念内涵，对档案著录的通用要素加以选择与界定，给出正确的档案著录示例。

关键词参考文献著录规则国家标准档案引用本文格式张衍，陈子琪.《信息与文献参考文献著录规则》中档案著录规则的修订建议[J].图书馆论坛，2021，41（2）：107-111.Suggestions on Revision of Archival Description Rules in Information and Documentation ——Rules for Bibliographic References and Cita-tions to Information ResourcesZHANG Yan ，CHEN ZiqiAbstractMaterial types and examples of archival documents have been added to the new standard of Informationand Documentation ——Rules for Bibliographic References and Citations to Information Resources .These help to solve the problem of mixed arrangement of archival documents in notes and references in academic writings.However ，the new standard still has some problems in practice ，such as unclear definition ，insufficient description and wrong examples of archival materials.The authors suggest that revision of the standard should first define the concept of archives to clarify the relationship between archival materials and related matters.Secondly ，general elements of archival description should be well defined and refined.Finally ，the standard should provide proper examples for archival description.Keywords notes and references ；bibliographic description rules ；Chinese GB standards ；archives107高数据库的可用性、满足人文学者的数字学术需求具有重要意义。

档案管理新规定发布在当今信息快速发展的时代，档案管理作为一项重要的工作，对于企业、组织和社会的发展都具有不可忽视的作用。

为了适应新的形势和需求，档案管理新规定正式发布，这无疑将对档案管理工作带来深远的影响。

档案管理新规定的出台，是对以往档案管理工作的一次重要革新和完善。

新规定更加注重档案的安全性和保密性，明确了在档案收集、整理、存储、利用等各个环节中，必须采取严格的安全措施，防止档案信息的泄露和滥用。

这意味着档案管理部门需要加强技术手段的应用，如加密技术、访问控制技术等，以确保档案的安全。

同时，新规定对档案的真实性和完整性提出了更高的要求。

档案作为历史的记录和凭证，其真实性和完整性是至关重要的。

在新规定下，档案管理人员需要更加严谨地对待档案的形成和归档过程，确保每一份档案都能真实反映其所记录的事件和情况，并且在档案的流转过程中不出现缺失和损坏。

在档案的收集方面，新规定强调了全面性和及时性。

不仅要收集传统的纸质档案，还要重视电子档案的收集。

随着信息技术的普及，越来越多的工作和业务以电子形式进行，电子档案的数量不断增加。

因此，档案管理部门需要建立有效的电子档案收集机制，确保及时、完整地收集各类电子档案。

对于档案的整理，新规定要求采用更加科学、规范的方法。

档案分类要更加精细，便于查询和利用。

同时，要建立统一的档案编码体系，提高档案管理的标准化水平。

这将大大提高档案管理的效率，减少查找档案的时间成本。

在档案的存储方面，新规定对存储环境提出了严格的要求。

档案库房要具备防火、防潮、防虫等条件，保证档案的长期保存。

此外，对于重要档案，要建立异地备份制度，以防止因自然灾害或其他突发事件导致档案的损毁。

新规定还对档案的利用进行了规范。

在保障档案安全和保密的前提下，要充分发挥档案的价值，为企业的决策、社会的研究等提供有力的支持。

档案利用的审批流程更加明确和简化，提高了档案利用的效率。

为了确保新规定的有效实施，相关部门和单位需要加强对档案管理人员的培训。

新《档案著录规则》之我见
刘震岭
【期刊名称】《北京档案》
【年(卷),期】2001(000)002
【摘要】@@ 所谓新<档案著录规则>是指国家档案局1999年5月31日批准,从1999年12月1日实施的DA/T18-1999中华人民共和国档案行业标准档案著录规则(以下简称新<规则>).它是与国家标准局1985年5月10日发布的
GB/T3792.5-85中华人民共和国国家标准档案著录规则(以下简称老<规则>)相对而言的.
【总页数】2页(P21-22)
【作者】刘震岭
【作者单位】无
【正文语种】中文
【中图分类】G272.6
【相关文献】
1.谈论现代信息化管理条件下设备采购档案立卷工作实例研究——暨南大学设备采购档案分类方法以及电子著录规则 [J], 左晋佺;倪慧敏;马如停
2.《信息与文献参考文献著录规则》中档案著录规则的修订建议 [J], 张衍;陈子琪
3.《档案著录规则》──档案工作标准化的开端 [J], 傅荣校
4.《企业档案工作规范》等四项行业标准获准发布《数字声像档案著录规则》面向全国征求意见 [J],
5.做好档案著录工作实现档案管理标准化——试行《档案著录规则》的几点体会[J], 殷瑞康;潘裕珏;周佳秋
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论数字时代我国档案著录标准的再修订张蓓【摘要】针对纸质档案制定的我国现行档案著录标准已难以适应数字时代下档案著录的需要,亟待进一步的修正和完善.文章从电子文件著录与纸质档案著录的基本概念入手,系统比较了两者的区别,并在比较的基础上提出了对我国档案著录标准再修订的几点建议.【期刊名称】《档案与建设》【年(卷),期】2013(000)002【总页数】4页(P14-17)【关键词】档案著录标准;电子文件;纸质档案;著录;比较【作者】张蓓【作者单位】安徽大学管理学院,安徽合肥,230601【正文语种】中文【中图分类】G276数字时代电子文件在各领域的广泛运用给档案管理带来了巨大的冲击，这可以反映在电子文件著录的新特点对档案著录标准提出的挑战之中。

我国现行档案著录标准（《档案著录规则D A/T 18-1999》）主要是针对纸质档案制定的，在电子文件著录方面存在着许多局限性，与国际上通用的档案著录标准（《国际档案通用著录标准［ISAD(G)］（第二版）》）存在着很大的差距。

随着时代的发展，近年来，要求我国档案著录标准再修订的呼声越来越高。

2012年第四届档案信息化建设高端论坛期间，国家档案局政策法规司副司长范悦发表了《同步前行的档案标准化工作和档案信息化建设》的演讲，再一次让我们意识到我国档案著录标准再修订的迫切性和必要性。

为了适应电子时代档案著录的需求，我国的档案著录标准必须紧跟时代进行修正和完善。

本文将电子文件著录与纸质档案著录进行了系统的比较，并以此为依据对我国档案著录标准的再修订提出了若干建议，旨在推动我国档案标准化工作和档案信息化建设向前发展，并加快我国档案著录与国际接轨的步伐。

在针对纸质档案制定的我国《档案著录规则 D A/T 18—1999》（以下简称《规则》）中，对档案著录是这样定义的：在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

而在已将电子文件纳入主要著录对象的《国际档案通用著录标准［ISAD(G)］（第二版）》（以下简称《标准》）中，对档案著录的定义则是：通过获取、核对、分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及结果。