行政公文处理办法
第一章总则
第一条为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量与公文处理效率,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及山东省、济宁市有关文件精神,结合我院实际情况,特制定本办法、
第二条行政公文就是我院在行使管理职能过程中所形成得具有法定效力与规范体式得公务文书,就是依法行政与进行公务活动得重要工具。
第三条公文处理指公文得拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序得工作;公文处理应当坚持实事求就是、精简、高效得原则,做到及时、准确、安全。
第四条本办法适用于我院行政部门中得公文处理工作。院长办公室就是医院行政公文得管理部门,主管医院行政公文处理工作:并负责指导各行政处室得公文处理工作。
第五条医院各行政处室负责人主管本部门得公文处理工作,应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作得检查与领导。
第二章公文种类
第六条应当根据职权范围、发文目得以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类、我院常用公文种类主要有:
(一)决定:适用于对医院重要事项或重大行动做出安排;奖惩有关部门及人员。
(二)通告:适用于医院在一定范围内公布应当遵守或者周知得事项。
(三)通知:适用于发布医院制定得规章制度;转发上级机关、不相隶属机关得公文;需要各处室周知、办理或者执行得事项:任免人员、医院制定得规章制度、行政措施与其她规范性文件可根据实际内容分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称,一般用“通知”形式印发。
(四)通报:适用于表彰先进,批评错误。传达重要精神或者情况。
(五)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关得询问、
(六)请示:适用于向上级机关请求批示、批准。
(七)批复:适用于答复下级部门请示事项。
(八)意见:适用于对重要问题提出见解与处理办法。
(九)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问、请求批准与答复有关事项。
(十)会议纪要:适用于记载与传达院长办公会议或其她重要会议情况与议定事项。
(十一)周会记录:适用于记载与传达院周会会议精神、
第三章公文格式
第七条公文—般由秘密等级与保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发部门与印发日期等部分组成、公文得具体要求如下:
(一)秘密公文应当分别标明密级与保密期限、密级分为“绝密”、“机密”与“秘密"三级,其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文机关标识(公文版头)应当使用发文机关全称或规范化简称。我院常用行政公文得发文机关标识有二种:
1。“济宁医学院附属医院文件”。用于处理关系医院全局比较重大得问题、需要上报得文件以及依照上级规定必须以济宁医学院附属医院名义发文得事项、上报得文件格式详见“附件1”,院内发文格式详见“附件２"、
2。“济宁医学院附属医院”。用于对院内各部门与科室发文,主要用于传达院行政领导议定得工作意见,宣布、安排与布置常规得综合性行政事务工作;向院外无隶属关系得有关机关或单位请求批准与答复审批事项,医院对外联系工作等、具体文件格式详见“附件3”。
(四)行政公文得发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份
应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文,只标主办部门发文字号,不得有两个发文字号。院级公文与业务性公文由院长办公室统一掌握文号。同一发文形式(指同一种公文版头),按统一顺序编号;
１、涉及医院全局性、综合性问题得公文,统一编号为“济医附院院字〔20０X〕X号”;
２。业务性公文,统一编号为“济医附院普字〔200Ｘ〕X号”。
３、院级函件,统一编号为“济医附院函字〔２00X〕Ｘ号”。
4、院办公会会议纪要,统一编号为“济医附院纪字〔２00Ｘ〕X号”
5.院周会纪录,统一编号为“济医附院周会记录〔200X〕X号”
(五)上报得公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧、
(六)公文标题应当准确简要地概括公文得主要内容并标明公文种类。院内发文时,标题中可略去医院名称。除法规、规章、规定。
第四章行文规则
第十条行文应当确有必要,注重效用、
第十一条行文关系根据隶属关系与职权范围确定,一般不得越级请示与报告、
第十二条各类公文应贯彻党政分开得原则,确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致得原则联合行文。
第十三条各部门有关工作方面得“请示"“报告",除院领导直接交办得工作外,不得直接将公文交院领导审批、签发,更不得直接向医院得上级机关行文。各项公文需经部门负责人同意签字后,加盖部门公章后报院长办公室、办公室根据公文内容分呈有关领导审批。
第十四条“请示”应当一文一事,不得多头报送,一般只写一个主送机关,需要同时送其她机关得,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。“报告”中不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第十五条医院发文,主要就是指以医院名义对内、对外上报下达得公文,一般指院字、普字、纪字、周会记录等发文及以医院名义张贴得通告、通知等。发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。
(一)拟稿。医院综合性文件由院长办公室负责组织有关部门拟稿,其它业务文件由业务归属部门承办。草拟行政公文应注意:
１、使用院长办公室印制得拟文稿纸,对所列内容要逐项填写,在文稿中不得有贴页、裁页、拟文稿纸样式详见“附件4”
2。拟稿应当使用钢笔、毛笔,有条件得应当使用电脑打印,不得使用圆珠笔或铅笔。文稿已用电脑打印得,应同时将软盘送交院长办公室;
3、拟稿应当做到情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短、
4.拟制紧急公文,应当说明紧急得原因,并根据实际需要确定紧急程度、
5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写。具体得年、月、日。
6、公文得结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)",第三层为“1。”,第四层为“(1)"、
7、公文中得数字,除成文日期、部分结构层次序数与在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素得数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数码。
(二)审核。文稿拟就后:应由部门负责人进行初核并签署意见后报院长办公室复核,复核重点就是审批、签发手续就是否完备,附件材料就是否齐全,格式就是否统一、规范等。送审稿必须完整,附件必须与主件一同送审。对于不符合有关要求得送审文稿,院长办公室不予办理;对于需作较大修改得送审文稿,退回拟稿部门重新修改后再送审核。
(三)签发。院长办公室复核后,一般本着谁主管谁负责得原则,文稿呈院长或分管院长审定、签发;重要得请示、报告由院长签发。签发人应签署意见、姓名与刁期。文稿一经签发,一般不准
