财务付款、报销管理办法

1 广西XX有限公司

财务付款、报销管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 目的

为了加强公司的财务管理工作，统一公司的款项支付、费用报销程序及规定，明确各自职责，提高财务管理水平和工作效率，现结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条 适用范围

本办法规定适用于XX有限公司各部门的付款、报销业务，包括工程款项支付、办公费用、员工费用、车辆费用、接待费用、差旅费用、原材料采购费用及固定资产购置等。

第三条 报销原则

报销人应对报销事项遵循真实性、合法性、必要性、合理性原则。

第二章 报销、审核及流程

第四条 报销及审核事项

费用、借款审批申请统一使用《费用审批表》和《用款计划明细（说明）表》，必要时附加文字说明。

（一） 各部门主管及审核人员应对费用事项的真实性、合法性、必要性、合理性进行审批。即对费用报销是否经费用发生部门经理或分管领导批准；需主管部门复审的费用是否已经审核；报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；审批权限是否在合法授权范围及额度内等。对弄虚作假者，一经查出，将从严处理。

（二） 所有申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续，方可报销。经手人、业务审核、批准、财务审核原则上不能有同一人重复的情况。不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，副总经理的支出报总经理核批）。

（三） 报销人为付款批准人的主管财务，所有开支一律须经主管财务的副总经理或其指定的财务人员审批后方能付款。

（四） 报销所附发票、附件须具完整性、规范性；所有申请报销的支出必须附有正确及有效的票据来证实支出，支出证明/依据必须是正本，并加盖对方公章，复印件将不受理。发票存根联或其他证明文件必须附在报销凭证后。

（五） 各人自行支付、报销自己发生的费用。多人参如的活动（如用餐、乘坐出租车等），应由其

2 中级别最高者报销。

（六） 严格控制的士费报销。办事搭乘的士，应取得总经理/副总经理/部门经理的批准，方予以报销。

（七） 凡与原出差申请表规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经派出分管领导签署意见后方可报销。

（八） 对员工实行现金月报制度。上月发生的各项现金报销费用，应于次月内填写“费用报销单或旅差费报销单”办理报销手续，一般不允许跨月报销。报支差旅费者，必须在出差回来后次月内，到财务部办理报销手续。财务部门核单员每月15-25号收取报销单据，除此以外的时间一般不受理报销申请。

（九） 报销申请人首先将所有发票整理分类。定额小尺寸发票（如车票、餐饮发票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。采购报销应附手续完整的《费用审批表》、《用款计划明细（说明）表》、入库单或由验收人在发票上签字证明（如办公用品等其他物资）；车票/机票上应注明起讫地点和时间；发票应注明时间、地点、事由，并逐一列出参加人员及其所属机构；其他发票也应注明开支内容、时间、地点等。之后用签字笔填写“费用报销单”或“差旅费报销单”包括：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经部门经理审核后，送财务部核单员办理报销手续。

（十） 核单员核对金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。如果有疑问，或发现不应报销的项目，应及时向申请人落实及说明。核单员审核无误，送财务主管复核后，按审批权限规定，呈送总经理/副总经理审批。未经财务部核单员、财务主管签署的报销单据，不得送总经理或副总经理审批，所有单据应在办妥审批手续后交由出纳员兑付款。

（十一） 出纳员应及时通知报销申请人领款，付款时收款人应在收款栏签名及填写日期。付款之后出纳员应在“费用报销单或旅差费报销单”盖上“现金付讫或转账付讫”章。

（十二） 差旅费报销若不按公司的报销程序规定将均不受理，此情况包括，如：

a.“旅差费报销单”填写不完整、粘贴不整齐。

b.“旅差费报销单”的附件不正确。

C. 没有附上正本发票或其他有关证明文件。

d. 没有总经理或副总经理的批准。

（十三） 收据处理方式采取由税务局代开劳务发票或用其他相同业务发票报销，由财务主管和主管

3 财务的副总共同处理，杜绝无票业务发生。

（十四） 报销金额不可以超出预算，否则需要作出特别说明，如理由不充分、不恰当，不予超支报销

（十五） 定期费用支出，如水电费、房租、电话费、物业管理费等合同复印件由财务部留存一份作为审核依据。

（十六） 报销单据和凭证由财务部负责妥善入账保管。

第五条 审批权限

（一）工程进度、材料采购、设备购建等款项支出：单笔金额在拾万元以下的审批人为公司常务副经理，单笔金额在拾万元（含）以上的审批人为公司总经理。

（二）公司总经理外出（出差）期间，可书面授权公司副总代为审批。

第六条 费用申请

（一）公司车辆维修费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金等由行政部进行信息归集，填写费用申请单后由行政人事部负责审核后交财务部备案作费用报销审核依据。

（二） 大额支出报销需附合同复印件、相关费用发票原件。

第七条 审批程序

申请人 部门主管 部门总监 行政总监 财务总监 总经理/常务副经理 出纳

审批程序流程图

第三章 差旅费报销

第八条 差旅费报销填写规范：

（一）填写《费用报销单》时，费用归类应明确、内容填写齐全、数据清楚准确，不得混报。

（二）差旅费报销应填写《费用报销单》，须附《旅差费报销单》、相关交通、住宿、餐费等发票原件。

（三）差旅费的报销秉承自觉、节约、合理、必要性原则实行实报实销制，同时相关审批人员应做到严格把关。 申请人 部门主管 部门总监 行政总监

财务总监 总经理/常务副经理 出 纳

4 第四章 接待费用管理规定

第九条 接待费用支出原则：公司在经营活动中发生的接待费用本着“自觉、必须、合理、节约”的原则，严格控制，据实列支。

第十条 控制开支范围：

（一）为提高本公司盈利能力，业务活动中与客户和合作伙伴沟通信息必须开支的。

（二） 政府的综合管理部门（税务、工商、公安、财政、银行、城管、环保、国土、劳动、人事等）因例行检查或业务往来需要必须开支的。

（三）有重大利益影响的相关部门及总经理批准的必要开支。

第十一条 各部门对外发生的业务接待费，必须事先填写《费用审批表》，由部门负责人、分管领导审核，经行政人事部审批（如临时、紧急的接待事项须事先电话告知行政人事部经理或请示总经理，次日须及时补填《费用审批表》并按规定进行审批、备案）后，由行政人事部留底备案，作为费用报销审核依据。

第十二条 申请部门经办人员填写《费用审批表》，须写明接待单位、接待事由、接待时间、地点、接待标准等。

第十三条 部门经理签署意见时，列明接待单位及主要人员、事项的重要程度；分管副总审核确认，行政人事部审核接待标准、接待事项等。

第十四条 接待标准

（一） 接待费的报销秉承自觉、必须、合理、节约性原则实行实报实销制，同时相关审批人

员应做到严格把关。

（二） 特殊情况及特别消费，须经总经理特批。

第十五条 涉外活动招待的，必须经总经理批准，人均标准视具体情况而定。

第十六条 无申请计划，未及时告知，无特殊原因，不得报销实际接待费用。

第十七条 无正式发票的，不予报销。

第十八条 超标准费用开支除总经理批准外，一律由当事人承担。

第十九条 坚持实事求是的原则，严禁假公济私，虚报冒领，一经发现并核实将严肃处理。

第五章 借 款

第二十条 借款的相关规定

（一）员工因公现金借支包括备用金、差旅费、接待费以及其他需要现金支付的零星开支，应首先提出申请并认真填写 “费用审批表”按审批程序办理。

（二）公司原则上不办理因私借支。遇特殊情况，如本人生病、家庭发生意外情况等，应填写《费用

审批表》并写明预计还款时限，经公司总经理批准方可借支。凡在财务部有预借款的员工，报销时应

5 先扣除借款，方可支付或返还现金。

（三）财务部审核、跟进借款情况，一般情况下保证做到一月一结，员工因公现金借支，处理完业务

后一月内，必须到财务部门办理销账手续；财务部于每月16日对本月应销账人员发出《销账通知单》，超过一个月不办理报销或销账手续者，每日按所欠金额10%扣罚并于当月工资中一次性扣除。

（四）现金借支实行“前清后借，前不清后不借”的原则。如以前仍有未清借款，必须先办理报销

清款手续，否则不能借款，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。

（五）差旅费预支款项，所需金额必须在《费用审批表》的金额栏列明金额，由部门主管（部门经理

或以上）审核，总经理或副总批准。在旅途中尚未使用的预支款项应在报销时交还财务部，禁止把款项保留或转至其他员工使用。

（六）购买材料或物品申请借款时，应凭填写好的“费用审批表”，同时须附上批准的“用款计划明细（说明）表”至财务部借款.

（七）报账时不退还“费用审批表”，由财务部开给申请人对交回的票据开具收款收据。

（八）借款若不按公司的报销程序规定将均不受理，此情况包括，如

1 前款未清者。

2 单据不齐或单据填写不完整。

3 差旅费借款无“费用审批表”、采购无“用款计划明细（说明）表”等

第六章 附 则

第二十一条 本规定由财务部负责解释。

第二十二条 本规定自颁布之日起施行，原有相关规定及管理办法一并废除。

试用日期：2011年3月1日

附1、《费用审批表》（注：应填写一式两份，一份交予财务部，一份由申请人自行留存，于进行该项费用报销时作为报销附件一同粘贴）

2、《用款计划明细（说明）表》

3、《销账通知单》

6 费用审批表

年 月 日

申请部门或申请人

申请事由

人民币（元）： 大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分

（注：要求逐项填写完整、字迹清晰、无涂改；签名+签审日期完备；大写规范：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾元整角分）。

部门主管： 部门总监： 行政总监：

财务总监： 常务副总经理： 总经理：

财 务 部

年 月 日

用款计划明细（说明）表

申请人或

（负责人） 所属部门 直属领导

用款事由

采购完成时间 所购物资使用周期 申请日期

采购明细如下：

序号 品名 规格 数量 单价 金额

1

2

3

合计

人民币大写：

（注：要求逐项填写完整、字迹清晰、无涂改；签名+签审日期完备；大写规范：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾元整角分）

销账通知单

同志：

您上月尚有余款未结，请您于 年 月 日前至财务部销账，否则下次不能借款（温馨提示：无特殊情况逾者不销账者，年薪制员工每次扣壹万元；中层干部扣半个月工资；普通员工扣六天工资）