时间管理的基本原则

时间管理的基本原则

时间管理的基本原则

时间管理的基本原则

一、时间的概念及特性

时间是宏观一切具有不停止的持续性和不可逆性的物质状态的各种变化过程，其有共同性质的连续事件的度量衡的总称。爱因斯坦在相对论中提出时间与空间一起组成四维时空，构成宇宙的基本结构。

(一)时间的不可逆转性 在管理者做决策中，判断出现失误，错过了一个难得的投资机会，便会懊恼不已。但是时间不能够倒流，任管理者如何去弥补，逝去的的时间不可再来。孔子早在两千年就对时间发出感慨，“逝者如斯夫，不舍昼夜”，劝诫世人应珍惜时间。

(二)时间的不可替代性 在管理中各种资源中，人财物既可以积蓄又可以发挥互补作用，唯有时间具有特殊性，是不可替代的，时间一分一秒的流逝，管理者无法寻求别的资源来弥补。这就是时间不可替代，正因为如此，时间才体现出自身的价值，是组织最宝贵的资源。

(三)时间的均等性 不管是高层管理者还是基层员工，不管是富人还是穷人，不管是大人还是小孩，时间对于所有人来说都是一样的，一天24小时，1440分钟，86400秒。时间对于每一个人都是公平的。在管理中，特别是高层管理者，时间能否有效利用直接关系到自己的个人价值，进而影响到整个组织的办事效率。

二、时间管理的基本概念

时间管理是指通过事先规划并运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。时间管理的四个发展阶段：第一、备忘录阶段，在这个阶段中，主要是在忙碌中调整时间和精力。第二、工作表阶段，规定工作的开始时间和结束时间，在此阶段中计划显得尤为重要。第三、排列优先顺序阶段，也就是根据事情的重要性和紧急性两个维度来划分，追求工作的效率。第四、以重要性为导向阶段，侧重个人价值的实现，平衡工作与个人的关系。 三、时间管理的基本法则

第一、帕金森定律。这定律指出，只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。换一种说法是：工作总是会拖到最后一刻才会被完成。组织中的人员越来越多，越来越庞杂，但是工作的效率越来越低下。因为员工的数量与实际的工作量之间不存在任何关系。最后的结果就是人数多，工作任务总是不能完成。

第二、帕累托定律。这条定律指出80%的结果来源于20%的努力，80%的结果是因为20%的关键因素。把工作任务具体分为重点的少部分，应该把精力放在这重点方面。。

四、时间管理的四象限法

根据事情的重要性与紧急性这两个维度，将事情分为四部分，分别为A重要且紧急的事情，B重要但不紧急的事情，C不重要但紧急的事情，D既不重要也不紧急的事情。

四象限法告诉管理者首先任何事件都可以用重要性和紧急性两个维度来划分。其次，严格按照自身对事件的评估来确定。再次，事件的划分一旦确定，不要轻易的改动，最后预计各项工作任务花费的时间。

管理者为了有效的工作，可以根据四象限法合理的对时间进行规划。

首先，A事件重要紧急的事情是必须做的，此时必须放下手头上所有的工作，集中精力处理好A类事件。此类事件往往是突发事件，极具危机感。

其次，应该关注B类事件，此类事件为重要的但不紧急的事件，因为如果不去做重要的事情，重要性不会下降，但是时间一久，不紧急就会变的紧急，这就会变成A事件(管理者应该不允许过多的突发事件发生)。

再次，我们应该做C类事件，不重要但是很紧急的事件。这类事件不重要，本着重要性导向的原则，此类事件可以少做，另外紧急的事件有可能随着时间的推移会变得不紧急，甚至会消失。例如，电话会议，例行活动等 最后，不重要不紧急的事情，此类事件不应该花费时间去做。在工作中应当舍弃。例如，游戏娱乐活动等。

五、时间管理对管理者的启示

(一)多数管理者把更多的时间浪费在C类事件

在实际工作中，B和C类事件往往不可兼得，管理者往往去做C类事件。C类事件非常紧急，给管理者的时间压力非常大，而且完成此事件后，结果往往显而易见。对于急功近利的管理者来说，多数会去做紧急的事情，认为重要的事情将来还有时间去做。正确的做法，是通过合理的授权，将C类事件交给别人去做。

(二)管理者应做更多的B类事件

首先，之所以出现A类事件，就是因为有很多的B事件没有去做，而去做了C事件，此外，C类事件会随着时间的推移变得不紧急，会变成D类事件。B事件往往跟组织的关键工作相联系，属于管理工作的内功，是组织进行管理工作的基础，管理者要善于把重要的事件变成紧急的事情。

(三)做正确的事，强调效能

管理者应当改变管理思维，纠正正确的做事的观念，正确的做事往往强调的是效率，不一定符合组织的利益，也就是不一定会有效果。然而做正确的事情就是强调效能，始终不偏离组织的目标和结果，个人的行为与组织的目标一致。高效率通常是指办事的速度快，而高效能则不仅仅是指快，而是指在单位时间内，所获得的价值和回报高，即又快又对又好又高。如果做事情方向不对，越努力越失败。每一分每一秒时时刻刻要做具有效能的事件。

(四)时间管理讲究速度，讲究执行力，讲究计划性

时间作为一种特殊的资源，不能保存，速度是时间的反映，要想充分利用时间，必须讲究速度。对于管理者应当明白现在的行业竞争不是大鱼吃小鱼，而是快鱼吃慢鱼。把时间与精力分配到最有价值的事件当中。

时间很重要，应倍加珍惜，在实际工作中，很多管理者有意无意的浪费时间，例如懒惰，拖延时间，办事低效率等。执行力太弱，导致时间白白流失，造成执行力弱的原因是因为，管理者并没有对事件设定截止时间，无限期的拖延，导致不重要的事件变成重要的事件。管理者与普通员工最大的不同在于是否有计划性，管理者应该多思考再行动，慢计划快行动。做计划可以多花一点时间，这样行动起来就不会盲目。

综上所述，时间管理技能对于管理者来说是尤为重要的，作为一个成功的管理者，要做时间的主人，不要做时间的奴隶。按照四个象限对事件的划分，做好重要的事件，最具有生产力的事件，从而提高工作效率。

做好时间管理具体的原则：

1、大跨度的时间管理是必须的。

给自己一个蓝图，比方说3年后的自己该如何，这是你给自己的一个梦想，有梦想很重要，尤其对男人而言。你实现自己的梦想，然后让心仪的女人把你当做她的梦想。

2、珍惜时间。

要意识到时间是财富。优秀的人才都是特别珍惜时间的，因为他们的时间太值钱了。比如郎咸平教授，他去做一场演讲2个小时，可以收出场费20万，比如NBA球星，他打一场球，收入非常高，而大律师们也都是按小时收费的。

时间就是金钱，不是一句空话。即便不去做一些直接产生收益的事情，比如学习，或者埋头研究，或者去开拓人际关系，都最后会转变成个人财富的一部分。

3、学会放弃。

为什么讲大跨度的时间管理，因为这就是导向，为了这个导向，需要做什么事情？哪些事情是不必要的，可以放弃。有人会说，我时间很多啊，我很闲啊，我不存在放弃的问题。说这句话的是女孩子没问题，如果是男人，自己去面壁。

4、效率，效率，还是效率。

我高中有个同学，农村出来的，特别勤奋努力，实际上高中三年我们任何时候看到他他都安静坐在座位上做题，但是学习成果并不明显，一直在中游徘徊。我们挺敬佩他的毅力，也为他感到遗憾。这就涉及到效率的问题，时间管理的最终目的是结果，结果=时间长度x效率，单纯去强调在一项时间上投入了大量的时间没有意义，而效率的作用怎么强调都不为过。

5、静心。

大跨度的时间管理下，也许你的投入在短期甚至中期都见不到效果，你觉得委屈、失望，认为自己做了很多无用功，而看着别人风光而羡慕嫉妒恨。这叫什么？就想赚快钱。赚快钱（easymoney）是我们社会的习惯，讲究投入产出比，讲究见效快。少有人坐的下来，为了一件自己认为正确的事情，去长久投入。

但是，很多工作又需要这样的人，所谓的技术专家，所谓的专业人士，所谓的泡妞高手。中国为什么只出了一个陈老师，那是因为像陈老师这样致力于泡妞事业的人太少了，为了女孩子去买光唱片专门去购买小饰品什么的会做吗，都想上个豆瓣去个夜店就把问题解决了。

6、坚持。

长时间孜孜不倦做一件事情的时候，有时候真的很苦，会觉得苦到极限了。我会说：挺下来。这个时候确实很难挺下来，因为大部分人都会想我又饿不死，干嘛不对自己好一点。于是最后剩下来的都是对自己很残酷的偏执狂，偏执狂不这么做也饿不死，也会觉得苦，很苦，但是偏执狂往往就是愿景导向的，就能够扛过这第一道苦，也许后面还有很多道苦。

时间管理方法

1、预料。事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。小洞不补，大洞吃苦。避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件，并为这制订应急措施。我们假定，如果事情要出错，那就无法避免。

2、不切实际的时间预算。管理人员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度。他们也往往希望别人能够比实际可能的要更快一点完成任务。所以有了墨菲的第二定律：“每件事情做起来都比原来想象的要多花费时间。”可见，管理人员易于自己接受和期望别人做出不切实际的时间预算。

3、实现的可能性。预期事件出现的可能性直接伴随实现它的有计划的努力而增加。

4、紧急任务专制。管理人员常常处于紧急任务与重要任务互相挤的状态中。紧急任务要求立即行，就使他们没有时间去考虑重要任务。管理人员就是这样不知不觉地被紧急任务所左右，并承受着时间的无休无止的重压，这使他们急视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果。

5、危机管理（反应过度）。管理人员往往低估问题，不善预料问题的复杂性，或是遇到所有问题都反应过度，仿佛碰到危机。这种危机管理和消防式工作的倾向往往造成过分忧虑，削弱判断力，导致仓促决策和浪费时间与精力。

6、选择忽略（有限反应）。对各种问题和需求的反应要切合实际，并要受制于情况的需要。有些问题如果你置之不理，它们消失了。通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题，大量的时间和精力就可以保存起来，用于更有用的工作。

7、计划。绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3——4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。

8、每日计划。每日计划对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。

9、机动性。安排个人时间的程度上应有机动性，以便于应付个人无法控制的力量。总之，时间安排不要过满，也不要过松。

10、问题分析。不区分问题的原因和现象，结果必然丢失实质性问题，而把精力和时间耗费在表面的问题上。

11、选择余地。在任何特定的情况下，都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法，否则，就会减少选择最有效行动方向的可能性。 12、犹豫不决。在需要做出决策的时候，很多管理人员毫无理由地踌躇不决。犹预不定。或拒绝做出决策。犹预不决也应该被视为一种决策——下决心不解决问题。

13、目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的，而不是依靠机会。目标管理的基本概念就来源于这个已被证实的原则。

14、优先次序。应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反例。

15、最后时限。给自己规定最后时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助管理人员克服优柔寡断。犹豫不决和拖延的弊病。