项目文档编码规则

工程项目文件编码规则

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20 年月

目录

1.0 概述 (3)

2.0 一般规定 (3)

3.0 文档收发 (3)

4.0 文档编码原则 (4)

5.0 项目文档编码格式 (4)

5.1 项目编码格式 (4)

5.2分包合同编码格式 (4)

5.3项目信函编码格式 (5)

5.4 合同类型代码 (5)

6.0 项目业主、管理公司、监理单位、设计单位等缩写 (5)

1.0 概述

1.1 为确保XXXXX工程项目的文档能够及时准确的记录各承包商在履行合约的全

过程，从而使得每一道工序、每一个事件等都有据可查，特制订本管理办法。

1.2 本管理办法适用于XXXX项目业主、监理、设计勘察单位、承包商、各分包商

等相关单位之间的各类文档来往。

2.0 一般规定

2.1 各单位之间的文档来往均需通过本单位的文档管理人员进行，各单位的文档管

理人员是各单位间文件来往的唯一窗口，不通过文档管理人员进行收发登记，直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发文件均视为无效文档文件。

2.2 各单位的文档管理人员为：

工程各方单位名称文档管理员姓名

业主

管理公司

设计单位

监理单位

施工单位

……

以上人员如有变动，应做好文档的交接工作，并于更换前72小时通知相关各方，以保证文档管理工作的连续性和准确性。

2.3 建立文档的收发签字制度，对收发的每一份文档都要有记录及收发人员的签

字，无收发人员的签字之文档均视为无效文档。

2.4 本项目全部文件在收发前应由发件单位的文档管理人员按照本办法之编码规

则进行文件编号，以确保各方收到的文件编号一致，便于以后进行查阅。

2.5每份文档在发出时都应附有《文件处理发送单》，注明文件的收发时间、统一

编号、发件人、收件人及抄送单位等，并由发文单位确认的签发人签字提送。

3.0 文档收发

3.1 发文单位发送的文件份数依据所涉及范围和主送和抄送对象确定。

3.2 但各方提送给管理公司的文档应文字版五份、电子版一份，由承包商文档管

理人员依照本办法之编码原则统一编号，且需承包商确认的签发人签字提送。

3.3 管理公司发给承包商、监理、设计等文件应文字版一份，发给业主为文字版

二份、电子版一份，由管理公司文档管理人员依照本办法之编码原则统一编号，需经管理公司项目经理签署《文件处理发送单》之文件为有效文件。如有其它特殊要求，则需具体标明。

4.0 文档编码原则

4.1 每份文档具有唯一编码

4.2 文档编码具有易查询性

4.3 文档编码易操作记忆

4.4 编码不封闭、有发展空间

5.0 项目文档编码格式

5.1 项目编码格式

项目编码格式为：项目类型（2-3个字母）- 年份（两位数）- 项目序号（三位数），例如，DB14001为项目号。

XX XX XXX

项目序号,001-999

年份，最后两位数，用14代表2014

项目类型，如DB，EPC

5.2分包合同编码格式

分包合同编码格式为：项目名称简写或代码–工程分包策划分类-合同序号（三位数），例如，B6 -SG 001。

XX XX XXX

分包顺序号,001-999

工程分包策划分类，施工总包GC或施工

分包Suc、采购PC、系统SYS

项目名称简写

注: 各项目合同经理负责编写分包策划。

5.3项目信函编码格式

项目信函编码一般为：发文单位- 收文单位-文件顺序号。 编码格式约定

XX XX XXX

注:

（1）发（收）文单位名称缩写：字母不多于五个； （2）文件顺序号:由数字0 - 999表示；

（3）为了区分的目的，针对某些特殊类型的信函，可以在顺序号后加上适当的字

母以示区分，比如备忘录M 。

5.4 合同类型代码

序号

合同类型 文件代码 文件代码含义 1 工程总承包

设计-施工总承包 DB Design - Build 设计-采购-施工 EPC

Engineering - Procurement - Construction 总承包管理

PM Project Management 2 施工总承包 GC General Construction

3

分包

施工 SUC Sub-contract 采购 PC Purchase Contract

系统

SYS

System

6.0 项目业主、管理公司、监理单位、设计单位等缩写

工程各方 单位名称

字母简写

业主

管理公司 设计单位 监理单位 施工单位 ……

发文单位名称缩写

收文单位名称缩写 文件顺序号,001-999