关于档案信息化建设的几点思考

2020年 第10期 兰台内外数字档案创新研究

近年来，在信息技术的带动下，档案信息技术的建

设已基本完成并取得了一定的成果。但是缺乏总体规划

和评估标准，每个地区的档案信息化操作是分开且不联

网的。因此，如何科学地开发和利用档案资源，有效地

促进档案信息建设是我们面临的问题。

一、档案信息化建设的重要意义

1.是当前档案业务转型和发展的迫切需求。当前，中

国的信息化已进入快速发展阶段，档案的用途和范围在

不断扩大，管理方法也在不断更新，档案数字化管理概

念悄然兴起。

2.公众对档案信息的需求越来越高。从客观上来说，

加快信息化进程和充分利用档案信息广泛的社会服务价

值都是必不可少的。

3.档案的信息化建设对于构建和谐社会具有重要意

义。随着社会经济的发展，档案信息化已逐步渗透到社

会生活的各个方面。随着档案使用人数逐年增加，档案

在处理社会矛盾和保护合法权益方面起着越来越重要的

作用。

二、县级档案馆信息化建设的现状

1.重视不够。部分档案管理部门的负责人对档案没有

给予足够的重视，不了解存档的重要性和必要性，在管

理和运作方面存在很多问题。由于受传统思维的影响，

在文件管理中通常不考虑信息资源利用的开发价值，影

响了文件管理信息化发展。

2.投入经费不足。部分政府部门进行经费分配时，只

重视能促进当地经济发展的土地、规划和卫生等部门。

忽略了作为没有经济利益的档案部门的重要性，投入的

经费自然也就减少了。

3.专业型人才紧缺。进入信息化管理后，档案人员需

要熟练的运用计算机处理常见的软件问题，但是当前的

县级档案工作员工不是专业的人员，整体素质不高，缺

乏计算机专业人员。再加上以前招聘的人员都是以档案

管理专业优先，这使其他专业人员更难以进入档案管理

部门，进一步阻碍了县级综合档案信息化的建设过程。4.观念转变问题。目前，档案管理人员都把档案的接

收当成工作的重心。但是，充分利用档案馆的信息资源

更为重要。进入信息化管理后，档案管理任务对业务功

能水平提出了更高的要求，以满足大多数用户的需求。

5.信息化建设见效慢。信息化建设的整个过程将涉及

处理大量数据以及必要的硬件、软件设施的建设。除了

对这些材料进行标准化和数字化之外，还需要通过数据

加密和防火墙来保护信息安全。所以，庞大的工程量使

得短期内难以建设好档案的信息化，这对县级综合档案

信息化的进一步建设产生了一定影响。

6.缺乏统一的指导。除了正常的建设外，全面进行档

案信息化的建设还要求多个部门之间进行沟通和协调。

但是，目前的档案信息化建设仅依靠档案部门支撑。因

此，必须由政府部门执行统一的规划。

7.更新进度和使用率较慢。在建立档案信息管理机构

时,信息更新进度缓慢,占总量的26%,主要原因是信息化建

设过程中,新技术应用不足。在这种情况下,工作人员很难

及时更新信息。

在构建档案信息时,主要是管理和使用档案,但在实际

应用阶段,档案的利用率较低,即使输入信息系统,几乎也没

有使用。

三、档案馆信息化建设的建议

1.加大资金投入。政府部门可以每年分阶段、及时地

拨付建设资金，稳步发展信息化建设。同时，国家级或

省级档案管理部门分别设立专项资金，根据各地实际情

况分配资金，从各个方面进行统筹。

2.完善软硬件以及系统建设。软硬件和系统的建设是

对档案馆进行信息化建设的最重要的基础。因此，可以

找到合适平台并建立长期合作关系，节省软件开发和维

护时间。还可以根据档案管理要求采用相应的软件，从

而提高工作效率。在硬件配置方面，首先，需要保证采

用正规渠道，使用正规制造商的硬件。测试和分析所有

采购的硬件，并及时更换有问题的硬件。

其次，在安全性、稳定性和私密性方面，必须使用关于档案信息化建设的几点思考

文/斯尔格愣

摘　要：本文通过对档案信息化管理现状的分析，提出了相关的建议，以期通过提高县级档案馆的信息化程度来加快档案馆的信息结构。

关键词：县级档案馆；信息化建设；现状；措施

作者简介：斯尔格愣（1980－），蒙古族，本科，法学专业。

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寿命长，性能高的硬件，并且在一定时期内应根据互联

网的发展对硬件进行优化，或是直接替换。系统配置方

面，系统配置的完整性和加强性是县级综合档案馆信息

化配置的重点。除了当前文件管理任务的要求外，系统

还必须有庞大的存储量，能够对文件进行快速的保存或

读取，以减少任务拖沓问题。

最后，根据需要进行试用，以确保在正式开始使用

后，没有任何问题。还应该在建设过程中进行优化调

整，并收集来自不同人员和部门的意见，确保投入使用

后能满足大多数人的需求。

3.培养和引进人才。引进熟悉计算机和档案专业的

复合型人才。根据以后的发展，加强对相关管理员的培

训，以加快信息化建设的进程。

4.强化意识，转变模式。档案管理人员需要提高对科

学化的认识，并不断提高他们的计算机管理技能。管理

人员需要更新现有模式，拓宽视野，并将现代技术应用

于档案管理。

5.制订完善的信息化管理制度。档案管理是一项相

对复杂的任务，因此进行管理时不仅需要加工信息，还

需要收集档案的信息。在信息化管理模式下，还有更多

需要管理的内容。首先，有效地调节和控制各种管理过

程中管理者的违规行为，并对各种档案管理步骤形成严

格的约束。其次，完善责任制。针对文件管理人员的职

责，增加责任制，在文件管理中可以采取自我控制措

施，以有效地提高文件管理效率。

6.加大资源的整合力度。信息化建设的档案信息可以

准确、宏观地反映社会历史的发展，又能够精细地反映

生活中的细节，可以让人一目了然地了解整个社会的发

展。通过对档案信息统一的管理和规划，能够体现国家

进行资源分配的合理性和效率，以此满足共享社会资源

的要求。档案管理信息资源的集成主要是通过对分组的

整合和整理。在此过程中，需要对相关档案加工编纂。

7.实现资源的共享。一切的档案工作都是以对资源的

建设工作为核心。因此，信息化的建设主要目标就是促

进档案管理的数字化和共享。

首先，需要加强监督，以确保根据相关原则制定数

字化工作的实施方案。另外，在满足人们日常使用需求

的前提下，有必要投入大量的人力、物力和财力来创建

一整套数字化档案目录。同时，还需要实现管理机制，

将纸质文件和电子文件结合在一起，采用二者双归档的

形式进行档案的管理工作。值得注意的是，某些文档和

图片文件需要遵循相关的存储制度才能实现全文检索的

目的。

其次，根据国家颁布的最新法规，建立完整的档案

信息管理系统，采取有效措施促进该管理系统与办公系统的无缝集成。这种方法将有助于在网上进行信息的整

理和分类。文件信息系统的文件目录应考虑到管理组织

的职责，以先易后难的顺序创建，并应采用条块组合的

方法以确保档案和数据的实时性。

8.制定科学的档案管理规划。通过制定科学的档案管

理计划，以确保档案信息化的协调发展。还应当充分考

虑自身的发展需求，构建经济、实用、安全、可靠的档

案信息化管理平台，并要确保该平台的可扩展性和灵活

性，以适应未来单位的实际发展需求。

9.创新档案信息服务手段。不断创新档案信息服务的

方法以提高对档案的利用效率。

（1）远程查阅利用服务能力。

（2）建立网上公开评估体系。

（3）用链接的方式整合相关资源，以便完善档案信

息资源网络，实现对档案信息的一站式在线查阅。

四、档案信息化建设的意义

1.可以提高档案的利用率。传统的档案管理方法首先

要进行借阅记录的登记，然后工作人员必须从庞大的档

案中人工查找。并且，可能会在查找过程中破坏档案资

源。一份档案只能由借阅人归还后才能再次借阅。

2.可以提高工作效率。档案管理人员可以使用现代化

的设备更好地参与档案的收集和编辑，而不再通过手工

输入和存储档案信息。因此可以更加合理、科学的管理

档案资源。

3.可以实现档案资源的共享。档案的信息化建立，可

以进行内部的档案信息共享。通过内部网络完成档案访

问、借阅，以减少不必要的工作并提高档案管理效率。

成功建立档案信息化之后，可以加快档案管理部门和国

际接轨，并形成自己的电子信息资源中心。

五、结语

近年来，在信息技术的带动下，档案信息技术的建

设已基本完成并取得了一定的成果。随着信息化的发

展，档案馆必须有足够的勇气承担起沉重的责任。重要

的是要知道在档案中建立信息管理不是一件容易的事，

而是一个漫长而又困难的过程。加快建立健全、科学的

信息档案管理系统、加快信息化部署、提高效率是档案

信息化建设的重要一步。

参考文献：

[1]王泳霁.对县级国家综合档案馆信息化建设进程的几点思

考[J].黑龙江档案，2018

[2]李　燕.浅议县级综合档案馆信息化建设的现状与对策[J].

山东青年，2018

（作者单位：新疆伊犁哈萨克自治州昭苏县档案馆）