对做好档案信息化建设的思考

档Ｉ案１管１理　科　诺蠢　

关于档案信息化管理建设的思考　贾燕荣　（天津市信息中心，天津３００２０１）　摘要：简要论述了如何认清当前档案信息化管理的现状，从而更好地提出加快推行档案信息化管理建设工作。　关键词：档案信息化管理；传统档案管理；工作人员　档案是人类社会各项实践活动的真实记　录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化　遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，与人　类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，　越来越深入到社会生活的各个方面，在经济社　会发展中发挥着越来越重要的作用。　随着科学技术的飞速发展，办公自动化、　网络化渐趋完善，企事业单位基本上实现了办　公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行　文、来往函件，绝大多数日常工作都可以直接在　计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案　几乎可以不使用纸和笔，这无疑为档案管理提　出了更新更高的要求，档案管理由传统方式向　信息化管理转变已迫在眉捷。　档案信息化管理是顺应电子信息科技发　展的产物，是通过数字化技术、计算机技术、网　络技术和远程通信技术等现代先进技术的有机　整合所构成的档案信息远程传输和社会共享的　完整服务体系。如何认清当前档案信息化管理　的现状，从而更好地提出加快推行档案信息化　管理建设工作，做了如下思考。　ｌ传统档案管理的缺陷　传统的档案数据库中分类信息复杂，需靠　手工查询纸张原件，响应速度慢。由于档案量巨　大，当需要查询档案时，需花费几个小时，甚至　一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。　档案需要长期保存，为避免可能造成的文　档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，需要不断优　化存储环境，每年大量投入文档的保管经费已　在所难免，且传统文档缺乏备份，如若丢失不可　复原，损失极大。　反复查阅档案不可避免会造成原件受损　或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困　扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，　大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，　且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全　面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的　大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了　一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、　科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个　角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现　代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现　代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的　关键条件。　２档案信息化管理的优势　纸张发明以来，纸质档案逐步取代其他材　料成为档案的主要载体。随着办公自动化的不　断深入，电子文档将逐步取代纸质文档，成为档　案资料的主体。档案信息化管理具有传统管理　方式不可比拟的优势，也将会逐步成为档案管　理的主要方式。　２．１存储优势。传统档案管理是对纸质资　料进行分类、整理、筛选、归档的，数量庞大，需　要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借　助于硬盘、光盘等存储介质来实现的，这些存储　介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专　用设备进行存放即可。档案信息化在存储上的　优势是显而易见的。　２．２维护优势。传统档案管理方式下，每年　都要组织人员集中时间对上年度的纸质资料进　行分类、整理、筛选、归档，所耗费的时问和精力　是相当巨大的。而档案信息化管理是将电子文　档在文件办理结案后随时进行归档，或在某一　时问周期定时统一归档，由文件形成部门通过　网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签　认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给　出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用　户查找利用，既方便快捷又能保证归档率和完　整率。　２．３利用优势。在传统档案管理方式下，查　询、借阅档案都需要办理繁琐的手续、经过复杂　的程序到档案室进行；档案的检索主要依靠人　工查询卡片实现，给档案利用带来诸多不便。档　案信息化管理在对电子文件归档的同时进行主　题词标引、著录，如有需要可以编制多角度、全　方位的检索工具，方便检索查询信息。利用者只　须提供文件分类号或主题词即可获得相应的文　件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻　档案工作人员的劳动强度，缩短查询时间，提高　工作效率。此外，信息化档案可以通过复制并存　储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可　以随时随地调出查阅所需的档案信息。　３档案信息化管理的现状及不足　在档案信息化管理建设的进程中，经过一　段时间的建设，档案信息化管理工作取得了一　定的成绩，但一定程度上，在主观和客观两方面　都存在一定的问题：　档案信息化建设观念相对落后。我国相当　一部分领导的档案意识淡薄，认为档案无足轻　重，没有多大用途。因此，档案事业难以得到应　有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入　得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化意　识不够，缺少服务意识，档案信息化建设过程中　非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信　息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影　响档案信息化建设目标的实现。　档案信息化建设的基础设施相对薄弱。档　案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要　配备计算机，建立局域网，需要大容量的服务　器，建立数据库等；开发研制档案管理专用软　件，加强网络日常管理与维护等，这些都需要大　量的资金投入。目前档案管理机构吃财政饭，没　有能力通过提供社会化服务增加适当收入。一　旦国家未能投入，档案信息化建设再好的蓝图　也难以实现。　档案信息化建设中的电子文件管理处于　无序状态。随着计算机技术的发展，档案管理正　在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目　前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状　态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的　文件仍实行双轨制，即发送电子文件，纸质文件　存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只　存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统　的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开　始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏　了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子　文件的管理并不像纸质的管理那样规范。　档案信息化建设中的管理人员素质问题。　目前档案馆（室）普遍存在着人员少、文化素质　低、身体素质差的现象。特别是档案室的档案管　理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工　作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于　对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利　用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机的　为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是　少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案　资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和　利用，不能满足经济建设和社会发展Ｅｔ益增长　的需要。　４促进档案信息化管理的途径　档案信息化建设是一项需要运用多种学　科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套　的复杂系统工程。因此，我们还从多方面努力，　做很多实际工作，从而叉好又快地推动档案信　息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发　展。　第一，加快意识和观念的转变。档案工作　者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案　信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。　尽管传统档案管理将存在相当一段时间，但档　案管理者不能因此而轻视档案的数字化、自动　化、网络化建设。而应积极寻求新形势下档案管　理的新方式，设法改变条件，着力构建档案信息　化平台。　第二，加快档案信息化基础设施建设。常　言道：“工欲善其事，必先利其器。”没有计算机，　或者说有了计算机而没有进入网络，档案信息　化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧　增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案　全方位、多层次、多功能的现代化管理。尤其是　使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料　转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全　屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须　跟上，以满足档案管理信息化的起码要求。　第三，加快开发和利用现有信息资源。在　这一方面，首先要克服“等”的思想。不能因为档　案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料　藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要　重视其继承性，要对现有的　（下转３１７页）　

做好档案管理信息化建设的思考

随着信息化技术的快速发展，档案管理也向着信息化方向迅速发展。信息化建设对于档案管理的优化和提升具有重要的意义。在这个背景下，如何做好档案管理信息化建设成为了我们所面对的重要问题。

一、建立完善的档案管理信息系统平台

档案管理信息化建设的中心点是建立一套完善的档案管理信息系统平台，其中包括档案数字化等一系列功能，以满足不同形式、不同级别和不同用途的档案管理需求。在选择平台时，要注重其系统整合能力、数据安全性和扩展性等方面，保证其可靠性和实用性。

二、规范档案管理信息数据录入和管理流程

档案管理信息化建设需要严格规范数据录入和管理流程，避免重复录入和信息更新不及时等问题。建立科学的档案分类体系和标准化的文献编目规则，降低数据录入的专业性要求，方便管理人员操作。同时要加强数据录入的审核和管理，确保数据准确性和完整性。

三、实现跨部门、跨地区的信息共享

档案管理信息化建设需要实现跨部门、跨地区的信息共享，通过建立数据共享协议，确立数据安全、责任共担、信息交换等方面的原则，以实现不同部门之间的信息互通和共享，提高信息资源利用效率和服务质量。

四、加强数据安全和备份

档案管理信息化建设需要加强数据安全和备份，保护档案信息不被非法获取和篡改，同时要建立灾备和备份机制，确保档案数据安全可靠。要落实防护、备份、恢复等措施，确保系统的完好性和稳定性。

五、提升档案管理服务水平

档案管理信息化建设应该注重提升档案管理服务水平，实现多元化、个性化和定制化的服务。为了满足不同用户的需求，建立统一的用户管理系统，提供多种查询、检索、浏览等服务功能，实现档案在线查询、数字化展示等服务，不断提高用户使用体验和服务水平。

总之，从以上方面来看，做好档案管理信息化建设需要充分考虑用户需求，注重数据管理和信息安全，加强组织、管理和服务等方面的建设，提高档案管理技术水平和管理水平。这对于提高档案管理效率和质量，推进信息化建设和数字化转型，都具有重要的意义和作用。

浅谈档案信息化建设

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化建设的涵义

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。 档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、档案信息化建设的内容

浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考

在数字化时代的浪潮下，档案管理工作也不可避免地面临着新的考验和挑战，需要跟上时代步伐，不断创新和改进，以更好地满足信息化和数字化时代的需求。以下几点是针对新形势下做好档案管理工作的几点思考。

一、加强数字化建设

数字化建设已成为当前档案管理工作的重要方向。在数字化建设过程中，要进行各种档案的数字化处理，实现档案数字化、网络化管理，实现档案的统一存储、索引、检索与利用。同时还要注重数据备份与安全性，确保数字化档案不会因为意外情况而丢失或受损。数字化建设可以大大提高档案管理效率和管理水平，使档案管理工作更加科学、规范和便捷。

二、加强档案的分类和整理

档案管理的核心就是档案整理和归档，只有将各类档案按照相关规定进行分类、整理和归档，才能更好地实现档案管理和利用。随着科技和社会的发展，各类档案逐渐丰富，档案的分类和整理工作也更加繁琐。因此，将档案按照类别、时间、地点、主题等进行分类归档，以便于日后工作的查阅和利用，同时也可以提高工作的效率和归档的质量。

三、加强档案信息化管理

档案信息化管理已成为了现代档案管理的趋势。通过信息化技术手段，可以将档案信息进行数据库化、网络化、电子化管理，通过电子文献、电子文件等方式进行档案传递、查询、检索和利用。档案信息化管理可以让档案得以更好地组织、管理和利用，大大节约了人力、物力和财务支出，同时增加了管理和利用的效率和便捷性。

四、强化档案保密措施

档案保密工作是档案管理工作中不可忽视的一部分。随着信息化的不断发展，各类档案的危害性也越来越大，社会对档案保密的要求也越来越严格。要加强档案保密主体责任、档案安全保障、档案传递管理等环节的管理和监督，确保档案管理中贯彻保密政策，防范和制止泄密和丢失等风险。

总之，面对新形势下的档案管理工作，必须始终密切关注新技术的发展和创新，加强档案管理的数字化、信息化和网络化建设，提高档案管理的综合效益，为国家文化建设和社会经济发展做出自身应有的贡献。