学生资助工作档案管理制度流程

一、目的为了规范受助学生档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我校受助学生的档案管理工作，包括但不限于国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、勤工助学等资助项目的受助学生。

三、档案管理原则1. 实事求是原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。

2. 完整性原则：档案内容应完整无缺，包括受助学生的基本信息、申请材料、审核材料、资助记录等。

3. 安全性原则：加强档案保管，确保档案安全，防止档案遗失、损坏、泄露。

4. 保密性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，对受助学生的个人信息严格保密。

四、档案管理职责1. 学生处：负责制定受助学生档案管理制度，指导、监督各学院开展档案管理工作。

2. 学院：负责本学院受助学生档案的收集、整理、归档、保管和利用。

3. 学生：负责保管好个人档案，配合学院完成档案管理工作。

五、档案管理制度及流程1. 档案收集（1）受助学生按照资助项目要求，提交相关申请材料。

（2）学院对学生提交的申请材料进行审核，并将审核通过的申请材料及受助学生的基本信息收集齐全。

2. 档案整理（1）学院将收集到的档案材料按照资助项目进行分类，编制目录。

（2）将整理好的档案材料按照时间顺序排列，装入档案袋。

3. 档案归档（1）学院将整理好的档案材料按照资助项目，分别归档至学生处。

（2）学生处对归档的档案进行验收，确保档案完整、准确。

4. 档案保管（1）学生处设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）定期对档案进行检查，确保档案安全。

5. 档案利用（1）受助学生查询个人档案，需出示身份证和学生证。

（2）学院和相关部门因工作需要查询受助学生档案，需出示相关证明。

六、档案补办1. 受助学生因特殊情况导致档案遗失，需向学院提出补办申请。

2. 学院审核申请后，根据实际情况为受助学生补办档案。

3. 补办的档案需按照档案管理制度及流程进行归档、保管。

学生资助档案管理流程一、档案收集学生资助档案的收集是管理流程的第一步，也是最为关键的环节。

收集的内容应包括学生的个人信息、家庭经济状况证明材料、资助申请表格、评审材料、资助发放记录等。

1、学生个人信息这部分包括学生的姓名、性别、出生日期、身份证号码、学籍号、所在班级等基本信息。

这些信息通常由学校的学籍管理部门提供。

2、家庭经济状况证明材料如低保证、特困供养证、扶贫手册、家庭收入证明、家庭成员重大疾病证明等。

这些材料需要学生及其家庭提供，并经过相关部门的审核和认定。

3、资助申请表格学生填写的各类资助申请表格，如国家助学金申请表、助学贷款申请表等，要确保表格内容真实、完整、清晰。

4、评审材料包括班级评审记录、学校评审小组的评审意见、公示材料等，以证明资助评审过程的公平、公正、公开。

5、资助发放记录如银行转账凭证、现金发放签收表等，用于记录资助资金的发放情况。

在收集档案材料时，要确保材料的真实性和完整性。

对于不符合要求的材料，应及时要求学生补充或更正。

二、档案整理收集到的档案材料需要进行整理，以便于后续的管理和利用。

1、分类按照资助项目的不同，将档案分为国家助学金档案、助学贷款档案、校内资助档案等；也可以按照年级、班级进行分类。

2、编号为每一份档案材料编制唯一的编号，以便于查找和识别。

编号规则应简单明了，易于操作。

3、装订将整理好的档案材料按照编号顺序装订成册，装订时要注意材料的整齐和牢固。

4、填写目录在档案册的首页填写目录，包括档案编号、材料名称、页码等信息，方便查阅。

三、档案存储档案存储要选择合适的场所和设备，确保档案的安全和完整。

1、存储场所应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫的房间作为档案存储室，并配备必要的消防设备和监控设备。

2、存储设备可以使用档案柜、档案架等存储设备，按照分类和编号将档案整齐摆放。

3、环境控制定期对存储场所的温度、湿度进行监测和控制，确保环境条件符合档案保存的要求。

四、档案利用学生资助档案的利用主要是为了查询、统计和审计等工作的需要。

一、总则为规范学生资助档案管理工作，确保资助资金的公平、公正分配，提高资助服务质量，根据国家有关法律法规和学校相关规定，特制定本制度。

二、管理原则1. 公正公平原则：学生资助档案管理必须坚持公平、公正、公开的原则，确保资助工作的顺利进行。

2. 完整性原则：学生资助档案应当全面、真实、准确地反映资助工作的全过程。

3. 保密性原则：学生资助档案涉及学生个人信息，应严格保密，防止泄露。

4. 可追溯性原则：学生资助档案应具备可追溯性，便于查询和核实。

三、管理职责1. 学校学生资助工作领导小组负责学生资助档案管理的总体规划和监督检查。

2. 学生资助管理中心负责学生资助档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等。

3. 各学院（部）负责学生资助档案的日常管理工作，配合学生资助管理中心完成档案的收集、整理、归档等工作。

四、档案管理流程1. 档案收集：学生资助管理中心和各学院（部）按照规定收集学生资助相关材料，包括申请表、审批表、资助协议、成绩单、家庭经济情况证明等。

2. 档案整理：对学生资助档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、规范。

3. 档案归档：按照档案保管期限，将整理好的档案归档到学生资助管理中心指定的档案室。

4. 档案保管：学生资助管理中心负责学生资助档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

5. 档案利用：在确保档案安全的前提下，按照规定程序提供档案查询、复制等服务。

五、档案安全1. 学生资助档案实行集中保管，确保档案的物理安全。

2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案的长期保存。

3. 档案管理人员应严格执行档案保管制度，防止档案丢失、损坏、泄露等事故发生。

六、监督与考核1. 学校学生资助工作领导小组定期对学生资助档案管理工作进行检查、指导。

2. 学生资助管理中心对档案管理工作进行定期考核，对档案管理人员进行奖惩。

3. 学生资助档案管理工作纳入学校年度考核，作为评价学生资助工作的重要依据。

一、总则为规范高校学生资助工作，加强学生资助档案管理，确保资助资金使用的公平、公正、公开，根据《中华人民共和国教育法》、《普通高等学校学生资助条例》等法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、管理原则1. 公平、公正、公开原则：确保资助对象的公平性，严格按照国家资助政策执行，公开资助程序和结果。

2. 实事求是原则：以学生实际困难为依据，真实反映学生家庭经济状况。

3. 规范管理原则：建立健全学生资助档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。

4. 安全保密原则：保护学生隐私，确保档案信息安全。

三、职责分工1. 学生资助管理中心：负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

2. 各学院：负责对本学院学生的家庭经济状况进行调查、审核，并配合学生资助管理中心做好学生资助档案的收集、整理工作。

3. 学生：负责提供真实、完整的家庭经济状况证明材料。

四、档案管理流程1. 学生申请：学生根据国家资助政策，向所在学院提出申请。

2. 家庭经济状况调查：学院对学生家庭经济状况进行调查，收集相关证明材料。

3. 资助对象审核：学院对申请学生的家庭经济状况进行审核，确定资助对象。

4. 档案收集：学生资助管理中心收集资助对象的申请材料、家庭经济状况调查材料、审核材料等。

5. 档案整理：学生资助管理中心对收集到的档案材料进行整理、归档。

6. 档案保管：学生资助管理中心负责对学生资助档案进行保管，确保档案安全。

五、档案利用1. 学生资助管理中心应依法为教育行政部门、相关学校、金融机构等提供学生资助档案查询服务。

2. 学生本人及其法定代理人可查阅本人资助档案。

3. 任何单位和个人不得非法查阅、复制、篡改学生资助档案。

六、档案销毁1. 学生资助档案保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可予以销毁。

2. 档案销毁前，学生资助管理中心应编制销毁清册，报学校领导批准。

3. 档案销毁后，学生资助管理中心应将销毁清册存档备查。

一、总则为规范和加强大学生资助档案管理，确保资助工作的公平、公正、公开，提高资助工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和政策，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、管理原则1. 公平公正原则：确保资助对象符合国家规定的条件，公平对待每一位申请资助的学生。

2. 严谨规范原则：严格按照国家和学校的相关政策、规定执行，确保资助档案的真实性、完整性和准确性。

3. 保密安全原则：妥善保管资助档案，确保学生个人信息和资助信息的安全。

4. 实事求是原则：真实反映学生的家庭经济状况和资助情况，确保资助工作的科学性。

三、档案管理范围1. 学生基本信息：包括学生姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、学号、家庭住址、联系电话等。

2. 家庭经济状况：包括家庭收入、家庭成员、家庭经济困难程度等。

3. 资助申请材料：包括资助申请表、家庭经济困难证明、相关证明材料等。

4. 资助审批材料：包括资助审批表、资助决定书、资助发放记录等。

5. 资助变更材料：包括资助调整申请、资助调整审批等。

6. 资助终止材料：包括资助终止申请、资助终止审批等。

四、档案管理职责1. 学生资助管理中心负责制定资助档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 各学院（部）负责对本学院（部）学生的资助档案进行收集、整理、归档和保管。

3. 学生本人负责保管好个人资助档案，不得擅自涂改、伪造、损毁。

五、档案管理流程1. 学生申请资助时，需提交相关证明材料，学院（部）对学生申请材料进行审核。

2. 学生资助管理中心根据学院（部）审核意见，对申请材料进行复审，并决定是否批准资助。

3. 对批准资助的学生，学院（部）负责将资助材料归档。

4. 学生资助管理中心定期对资助档案进行检查、整理、归档。

5. 学生毕业或终止资助后，将资助档案移交至学校档案馆。

六、档案管理要求1. 资助档案应按照分类、编号、归档等要求进行管理，确保档案的完整性和连续性。

2. 资助档案的保管期限应按照国家有关规定执行。

一、总则为规范学生助学金管理工作，确保助学金的合理分配和使用，保障家庭经济困难学生的权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我校所有家庭经济困难学生的助学金申请、审批、发放和档案管理。

三、档案管理职责1. 学院（系）学生资助管理中心负责助学金档案的收集、整理、归档和保管工作。

2. 学生工作部门负责对助学金档案的审核、审批和监督工作。

3. 学生本人负责提供真实、完整的申请材料。

四、档案管理内容1. 申请材料：包括学生本人身份证、家庭经济困难证明、申请表等。

2. 审批材料：包括学院（系）审核意见、学校审批意见、公示材料等。

3. 发放材料：包括助学金发放名单、发放金额、发放时间等。

4. 其他相关材料：如学生本人学习、生活情况记录等。

五、档案管理流程1. 学生申请：家庭经济困难学生根据规定向学院（系）提出申请，并提供相关材料。

2. 学院（系）审核：学院（系）对申请材料进行审核，提出初步意见。

3. 学校审批：学校学生工作部门对学院（系）提出的初步意见进行审批。

4. 公示：对审批通过的助学金名单进行公示，接受师生监督。

5. 发放：按照规定的时间和程序，将助学金发放给学生。

6. 归档：将申请、审批、发放等相关材料整理归档。

六、档案管理要求1. 保密原则：对学生个人隐私和助学金信息进行保密，不得泄露。

2. 完整性原则：确保档案材料的完整性，不得遗漏。

3. 准确性原则：档案材料内容真实、准确，不得有虚假、伪造。

4. 保管原则：按照规定期限保管档案，确保档案安全。

七、监督检查1. 学院（系）定期对学生助学金档案管理情况进行自查。

2. 学校学生工作部门对助学金档案管理进行不定期抽查。

3. 对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理。

八、附则本制度自发布之日起施行，由学校学生工作部门负责解释。

以上是学生助学金档案管理制度，旨在规范助学金管理工作，保障家庭经济困难学生的权益。

请各学院（系）认真贯彻执行。

学生资助工作档案管理制度一、档案管理的重要性学生资助工作档案管理制度是高校重要的管理制度之一，对于促进学校资助工作的规范化、信息化具有重要意义。

档案是学生资助工作的重要依据和记录，有效的档案管理可以提高工作效率，保障工作的公平、公正和透明。

因此，建立完善的学生资助工作档案管理制度对于提升学校的综合管理水平和服务质量具有重要意义。

二、基本档案管理流程1. 学生资助档案的建立学校在学生入学时应建立完整的学生资助档案，包括家庭经济情况、申请材料、资助补助等信息。

档案管理人员应认真核实学生提交的材料，确保档案的真实性和完整性。

2. 档案的存储与归档学生资助工作档案应按照规定的格式和标准进行存储和归档，确保档案的安全、完整和易于查阅。

档案管理人员要做好档案的分类、整理和标识工作，确保档案的有序管理。

3. 档案的更新与审查学生资助档案应定期进行更新和审查，及时记录学生的奖助情况和资助变动情况。

档案管理人员要及时核实和更新学生的资助信息，确保档案的准确性和及时性。

4. 档案的利用与保密学生资助工作档案只能在规定的范围和目的下使用，禁止将档案内容外传或泄露。

档案管理人员要严格遵守档案管理的相关规定，保护学生的隐私和信息安全。

三、档案管理的规范化要求1. 完善机构设置学校应建立专门的档案管理机构或部门，明确档案管理人员的职责和权限。

档案管理人员要具备相关专业知识和技能，定期接受培训和学习，提高档案管理水平。

2. 建立健全制度学校应建立健全的档案管理制度和规范，包括档案管理的流程、标准和要求。

档案管理人员要严格执行相关规定，确保档案管理工作的规范性和规范性。

3. 强化监督检查学校领导部门应加强对档案管理工作的监督检查，及时发现问题和隐患，采取有效措施加以整改。

档案管理人员要积极配合监督检查工作，确保档案管理工作的规范化和有效性。

四、档案管理的创新与发展随着信息化技术的发展，学校可以借助信息化手段对档案管理进行创新和发展。

第一章总则第一条为了规范学生资助信息档案管理工作，保障资助工作的公平、公正、公开，提高资助工作的质量和效率，根据国家有关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于学校学生资助信息档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条学生资助信息档案是学校资助工作的重要依据，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第二章档案收集与整理第四条学生资助信息档案的收集范围包括：（一）学生家庭经济困难认定材料；（二）学生资助政策文件、通知、公示等；（三）学生资助申请、审批、发放等过程的相关材料；（四）学生资助工作的统计数据、分析报告等；（五）其他与资助工作相关的材料。

第五条学生资助信息档案的整理要求：（一）按照时间顺序、类别、编号等进行分类整理；（二）对每份档案材料进行编号，并填写档案目录；（三）确保档案材料的完整、准确、清晰。

第三章档案保管与利用第六条学生资助信息档案的保管：（一）档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，负责档案的日常管理工作；（二）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施；（三）档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第七条学生资助信息档案的利用：（一）档案利用应遵循“依法、公开、便捷”的原则；（二）档案利用者应具备相应的资格，并履行相关手续；（三）档案利用者应妥善保管档案，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。

第四章档案销毁第八条学生资助信息档案的销毁：（一）档案销毁应按照国家有关法律法规和学校规定进行；（二）档案销毁前，应进行鉴定，确认无保留价值；（三）档案销毁应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案内容无法恢复。

第五章附则第九条本制度由学校学生资助工作领导小组负责解释。

第十条本制度自发布之日起施行。

本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和学校规定执行。

中学学生资助管理工作档案管理制度第一章总则第一条为了加强和改进中学学生资助管理工作，确保学生资助政策落实到位，根据《教育部等六部门关于做好家庭经济困难学生认定工作的指导意见》（教财〔2018〕16号）、《教育部等五部门关于进一步加强学生资助工作管理的意见》（教财〔2017〕21号）等文件要求，制定本制度。

第二条本制度所称学生资助管理工作档案，是指各级教育行政部门、学生资助管理中心、各级各类学校在学生资助管理工作中形成的，用以证明学生家庭经济状况、资助政策执行、资助资金发放等方面的文件材料。

第三条学生资助管理工作档案管理应遵循真实性、完整性、及时性、保密性原则，确保档案资料的真实性、准确性和完整性，为学生资助工作的检查、评估、审计和监督提供有力保障。

第二章档案内容与分类第四条学生资助管理工作档案主要包括以下内容：（一）学生家庭经济状况调查认定档案，包括家庭经济状况调查表、家庭经济状况说明、相关证明材料等；（二）学生资助政策档案，包括国家资助政策、地方资助政策、学校资助政策等；（三）学生资助资金管理档案，包括资助资金预算、资助资金发放明细、资助资金报销单据等；（四）学生资助对象认定档案，包括资助对象申请表、资助对象认定结果公示、相关证明材料等；（五）学生资助资金发放档案，包括资助资金发放名单、资助资金发放证明、相关证明材料等；（六）学生资助工作检查、评估、审计和监督档案，包括检查评估报告、审计报告、整改措施等；（七）其他与学生资助管理工作相关的档案资料。

第五条学生资助管理工作档案分为纸质档案和电子档案两种形式，纸质档案应按照一定的顺序和规格进行整理、装订、编号，电子档案应采用数据库或其他合适的电子文件管理系统进行存储和管理。

第三章档案管理职责与流程第六条各级教育行政部门、学生资助管理中心、各级各类学校应明确学生资助管理工作档案管理的责任人和具体工作人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

第一章总则第一条为加强学校学生资助档案管理工作，规范资助工作流程，提高资助工作水平，确保资助资金的公平、公正分配，特制定本制度。

第二条本制度适用于全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等工作。

第三条学生资助档案是学校落实国家资助政策、实施资助工作的重要依据，对保障家庭经济困难学生顺利完成学业具有重要意义。

第二章职责分工第四条学校学生资助工作领导小组负责学生资助档案管理的统筹规划和组织实施。

第五条学生资助管理中心负责学生资助档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁和利用等。

第六条各学院（部）负责本学院（部）学生资助档案的收集、整理和归档工作。

第三章档案收集与整理第七条学生资助档案的收集范围包括：（一）国家、省、市（州）、县（市、区）相关文件及有关材料；（二）学校学生资助组织机构文件；（三）学生申请资助的相关材料；（四）学生资助资金发放、使用情况；（五）学生资助政策实施过程中的相关记录；（六）其他与学生资助工作相关的资料。

第八条学生资助档案的整理应遵循以下原则：（一）分类清晰，便于查找；（二）内容完整，真实可靠；（三）保存规范，确保安全。

第九条学生资助档案的整理程序：（一）收集：各学院（部）按照规定收集相关材料；（二）整理：将收集到的材料按照分类原则进行整理；（三）立卷：将整理好的材料立卷归档；（四）归档：将立好的卷宗送至学生资助管理中心归档。

第四章档案保管与利用第十条学生资助档案的保管应遵循以下原则：（一）安全保管，防止丢失、损坏；（二）保密管理，确保档案内容的安全；（三）便于查找，提高工作效率。

第十一条学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

具体期限根据档案内容和国家有关规定确定。

第十二条学生资助档案的利用：（一）学校学生资助工作领导小组和相关部门根据工作需要查阅档案；（二）学生本人及其法定代理人根据规定查阅档案；（三）其他单位或个人根据法律法规和学校规定查阅档案。