电子邮件管理系统文档

DocMail邮件客户端用户操作手册版本: 5.0.5日期: 2022年7月北京国信冠群技术有限公司地址：北京市海淀区马甸冠城园8号冠海大厦14层邮编：100088电话：************网址：官网：目录1. 引言 (2)1.1编写目的 (2)1.2文档范围 (2)1.3读者对象 (2)2. 安装配置 (3)2.1DocMail安装 (3)2.2DocMail登录 (4)2.3添加邮箱 (5)2.4启用安全中心 (5)3. 邮箱使用 (6)3.1安全信封邮件 (6)3.2端到端加密 (9)3.3邮件收发 (10)3.4邮件操作 (12)4. 通讯录 (14)4.1添加子分组 (15)4.2新建联系人 (15)4.3添加到 (16)4.4删除联系人 (16)5. 附件中心 (17)6. 日程管理 (17)7. 文件中转站 (18)8. 远程协助 (20)8.1无人值守 (20)8.2售后咨询 (21)8.3帮助他人 (21)9. 客户端推广 (23)10. 移动端 (23)10.1下载安装 (23)10.2账号登录 (24)10.3移动端使用 (24)10.4查看安全信封邮件 (25)11. 问题答疑 (25)11.1安装注意事项 (25)11.2无法登录问题 (26)11.3收信失败问题 (29)1.引言1.1编写目的本文档的目的是对“Cwindow云视窗安全电子邮件客户端软件” （以下简称：DocMail 邮件客户端）的操作方法进行详细的描述，使用户能够快捷方便的使用该系统。

1.2文档范围章节标题内容1 引言本章节介绍了文档内容的基本情况；2 系统概述本章节对该系统进行简单的描述；1.3读者对象本系统是从用户角度出发，使用本系统的界面操作人员也是使用本文档的读者。

2.安装配置2.1DocMail安装点击“DocMail Setup.exe”安装文件，按照提示依次操作安装客户端注意：若电脑有360软件，在安装时会出现拦截提示，选择“允许程序所有操作”即可。

第一章总则第一条为确保本单位电子邮件系统的安全稳定运行，防止信息泄露和网络安全事件的发生，根据国家相关法律法规和网络安全政策，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有使用电子邮件系统的员工。

第三条本制度旨在规范电子邮件系统的使用、管理、维护和安全防护，确保电子邮件系统安全可靠、高效便捷。

第二章电子邮件系统使用规范第四条电子邮件系统是本单位内部信息交流的重要工具，员工应合理使用，不得用于以下行为：1. 传播违法、违规、不良信息；2. 发送垃圾邮件、病毒邮件；3. 利用电子邮件系统进行商业活动或个人用途；4. 擅自转发、复制、篡改、删除他人邮件；5. 违反国家法律法规和本单位规章制度的其他行为。

第五条员工注册电子邮件账号时，应使用真实姓名和有效联系方式，密码应设置复杂，定期更换。

第三章电子邮件系统安全管理第六条电子邮件系统管理员负责以下工作：1. 负责电子邮件系统的日常管理和维护，确保系统正常运行；2. 定期检查电子邮件系统安全状况，及时修复漏洞；3. 对违反本制度的行为进行查处，并报请单位领导处理；4. 对员工进行电子邮件系统安全培训。

第七条电子邮件系统应采取以下安全措施：1. 实施邮件加密传输，确保邮件内容安全；2. 定期备份邮件数据，防止数据丢失；3. 限制外部邮件访问，防止邮件系统被恶意攻击；4. 对邮件服务器进行安全加固，提高系统抗攻击能力；5. 实施邮件内容过滤，防止垃圾邮件、病毒邮件进入系统。

第四章电子邮件系统安全培训第八条电子邮件系统管理员应定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和技能。

第九条培训内容包括：1. 电子邮件系统安全管理制度；2. 电子邮件系统使用规范；3. 电子邮件系统安全防护措施；4. 电子邮件系统常见安全风险及应对方法。

第五章违规处理第十条对违反本制度的行为，按照以下规定处理：1. 轻微违规行为，给予警告或通报批评；2. 严重违规行为，给予记过、降职、撤职等处分；3. 违反国家法律法规的行为，移交相关部门处理。

电子邮件系统管理制度一、总则为了规范公司电子邮件的使用和管理，保障电子邮件系统的安全、稳定和有效运行，提高工作效率，特制定本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工及使用公司电子邮件系统的相关人员。

三、电子邮件系统的开通与注销（一）新员工入职时，由人力资源部门统一向信息技术部门提出开通电子邮件账号的申请。

信息技术部门在收到申请后的X个工作日内完成账号的开通，并将账号信息告知员工。

（二）员工离职时，人力资源部门应及时通知信息技术部门注销其电子邮件账号。

信息技术部门在收到通知后的X个工作日内完成注销操作。

四、电子邮件账号的管理（一）员工应妥善保管自己的电子邮件账号和密码，不得将账号和密码告知他人。

如因账号和密码泄露导致的任何问题，由员工本人承担责任。

（二）员工不得使用他人的电子邮件账号发送邮件，不得盗用他人账号。

（三）员工应定期更改自己的电子邮件密码，建议每X个月更改一次，以提高账号的安全性。

五、电子邮件的发送与接收（一）员工应遵守法律法规和公司的相关规定，不得利用电子邮件发送违法、违规、有害、淫秽、侮辱、诽谤等内容的邮件。

（二）发送电子邮件时，应确保邮件内容准确、完整、清晰，避免产生歧义。

对于重要的邮件，应在发送前仔细核对收件人地址和邮件内容。

（三）对于涉及机密、敏感信息的邮件，应采取加密等安全措施进行传输。

（四）员工应及时接收和处理电子邮件，对于重要邮件应在收到后的X个工作日内回复。

六、电子邮件的存储与备份（一）公司电子邮件系统会对邮件进行一定期限的存储，存储期限为X个月。

超过存储期限的邮件将被自动删除，员工应及时保存重要邮件。

（二）信息技术部门应定期对电子邮件系统进行备份，以防止数据丢失。

备份数据应妥善保存，确保在需要时能够进行恢复。

七、电子邮件系统的安全管理（一）信息技术部门应采取必要的安全措施，如防火墙、入侵检测、防病毒等，保障电子邮件系统的安全运行。

（二）员工应安装和更新公司指定的防病毒软件，不得随意下载和安装来路不明的软件，以免影响电子邮件系统的安全。

电子邮件使用管理制度尊敬的员工们，为了更有效地管理和使用电子邮件，提高工作效率和信息安全性，特制定本公司的电子邮件使用管理制度。

请所有员工严格遵守以下规定：一、邮件规范1. 内容准确：发送邮件时，请确保信息内容准确、清晰，并表达自己的意图明确。

避免在邮件中使用不当、冒犯、歧视或攻击性的语言。

2. 保密性：对于机密和敏感信息，请采取必要的保密措施。

在发送此类邮件时，应使用加密和密码保护功能。

3. 专业性：电子邮件是正式的商务工具，应保持专业和礼貌的态度。

请避免使用不适当的语言、标点符号、表情符号等。

4. 邮件回复：尽早回复邮件，并在回复邮件时，引用适当的原始邮件内容。

避免回复无关内容或在回复中涉及机密信息。

5. 邮件签名：为了更好地与外部联系人进行交流，请设置统一的邮件签名，并包括个人姓名、职位、公司名称、联系方式等相关信息。

二、邮件发送与接收1. 邮件标题：请确保邮件标题简洁明了，能准确概括邮件的主要内容。

避免使用模糊或不相关的标题，以方便接收者快速理解邮件主题。

2. 附件使用：在发送包含附件的邮件时，请确保附件内容准确无误，并采用常见的文件格式。

超过10MB的大文件，请先压缩后再发送。

3. 邮件分发：不要发送大量垃圾邮件，也不要将邮件发送给不相关的收件人。

减少不必要的抄送和密送。

4. 校验地址：发送邮件前，请仔细核对收件人的电子邮件地址，确保发送给正确的人。

避免将敏感邮件发送给错误的收件人。

三、存储与备份1. 邮件存储：定期清理和整理自己的邮件，删除过时的邮件和重要通知以外的无用邮件。

合理管理邮箱空间，以确保系统运行稳定。

2. 邮件备份：重要的邮件和附件应定期备份，以防止数据丢失。

备份文件应存储在安全可靠的地方，并定期测试还原过程的有效性。

四、邮件使用管理1. 授权与权限：所有员工使用公司电子邮件系统时，应遵守管理规定。

不得私自使用他人的邮箱，不得泄露、窃取或篡改他人的邮件信息。

2. 邮箱访问：除非事先获得许可，不得随意访问他人的电子邮件。

XX有限公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法第一章总则第一条为规范公司电子邮箱的使用和管理，保障公司电子邮件系统安全高效运行，根据《网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条电子邮件系统由公司统一建设、管理和运维，为在职教职工、在校学生和各单位（以下简称“用户”）免费提供互联网电子邮件服务，电子邮箱后缀为XX.XX.XX。

未经批准，各单位不得自行单独建设电子邮件系统。

第三条电子邮箱是通过公司电子邮件系统为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间。

电子邮箱分为个人邮箱和公务邮箱，个人邮箱是指分配给在职职工使用的电子邮箱；公务邮箱是指经单位申请，分配给单位用于处理公司公务的电子邮箱，公务邮箱命名规则为单位汉语拼音首字母组合。

第四条电子邮箱仅提供给公司在职职工及各单位使用，不接受公司外部人员或单位申请，职工离职后，其个人邮箱保留一年。

电子邮箱所有权属于XX有限公司，电子邮箱用户拥有使用权。

第二章组织机构和职责第五条公司网络安全与信息化办公室（以下简称“网信办”）的职责：（一）负责电子邮件系统的规划、建设、管理和运维。

（二）负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。

（三）负责电子邮箱使用的监督、检查和安全防护。

第六条公司内部各部门、各单位负责本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用公司电子邮箱的情况。

第七条电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法规定，自觉维护电子邮箱安全。

第三章电子邮箱的开通和终止第八条个人邮箱开通。

网信办负责为在职职工开通个人邮箱。

第九条公务邮箱开通。

单位申请，明确责任人和使用人，公务邮箱的责任人和使用人必须为公司在岗在编职工。

第十条电子邮箱终止与注销。

电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮件数据继续保存六个月，六个月后，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。

第四章电子邮箱使用管理第十一条办公用邮箱一律使用公司邮件系统的邮箱（后缀为XX.XX.XX），禁止将公共邮箱或免费邮箱用于办公，已用于办公的公共或免费邮箱需更换为公司邮件系统的邮箱。

电子邮件管理办法第一章总则第一条公司电子邮件系统具有icins。

cn最高域名,该域名代表了公司的身份。

为了建立合理有效的电子邮件系统管理制度以保障邮件服务器以最佳的状态进行工作，避免邮件服务器遭到各类攻击，避免发生滥用电子邮件信箱等情况,制定本制度。

第二条公司员工有权使用公司的电子邮件系统.公司保留调整用户邮箱大小的权利，保留处于特殊情况下暂停、关闭或删除邮件账户的权利。

第三条电子邮件账户的种类、申请、开通、修改、注销：1、电子邮件账户分为公司特殊账户、员工账户和邮件组.内勤员工的电子邮件账户使用一般为员工账户。

公司可根据需要开通或关闭特殊账户或邮件组,账号或邮件组开通时必须设定专属的管理人员进行管理；2、公司每一个正式内勤员工在入职后由人事行政部向信息技术部发出电子邮件账户开通申请；3、信息技术部根据人事行政部发出申请,开通其相关员工账户后通知人事行政部，再由人事行政部告知此被员工相关邮件账户信息。

如因特殊问题信息技术部未能开通相关账户,信息技术部将与人事行政部进行沟通，待问题协商解决后再由信息技术部开通相关账户；4、账户使用人异动时，人事行政部应该按情况及时通知信息技术部修改相关信息；5、账户使用人离职时，人事行政部应该及时通知信息技术部注销相第二章电子邮件账户的配置第四条公司邮件账户地址的设置方案为姓名的拼音加“名全拼.姓全拼@”，如账户地址有重复的，新账户为姓名的拼音后加标识数字加“＠”，如：有一个重复的张三，新账户地址为“san。

zhang＠"，有两个重复的张三，则新账户地址为“san.zhangsan1＠icins。

cn”；1、公司一般用户的邮箱大小为500M;2、最大接收或发出的一份邮件大小(含附件）为2M。

第五条用户在使用电子邮件服务过程中,必须遵循以下原则:1、员工账户仅限员工本人使用，禁止将账户转借他人或借用他人账户。

信息技术部为每个内勤员工配发一个用户账号及相应的密码，该用户账号和密码由该员工负责保管；该员工应当对以其用户账号进行的所有活动和事件负法律责任；2、特殊账户使用人未经公司同意禁止将账户转借他人使用;3、遵守国家的有关法律和法规;4、不得为任何非法目的而使用电子邮件服务系统；5、遵守所有与电子邮件服务有关的网络协议、规定和程序；6、不得利用电子邮件服务系统传输与工作无关的信息资料；7、不得利用电子邮件服务系统对外发送有关公司不允许对外发布的信息资料，如有违反，账户使用人必须承担导致的一切后果及损失；造成不利影响的行为；9、不得利用电子邮件服务系统传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料；10、不得利用电子邮件服务系统进行任何不利于公司网络的行为；11、如发现任何非法使用用户账号或账号出现安全漏洞的情况，应立即通知公司信息技术部；12、承担由自身行为导致的一切后果及损失。

电子邮件管理程序-ISO27001体系文件1 目的为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，特制定本程序。

2 范围本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。

3 职责3.1 行政中心负责批准组织内电子邮箱的使用申请。

3.2研发中心负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；负责员工使用电子邮件情况的监控。

4 相关文件《信息安全管理手册》《信息系统访问与使用监控管理程序》《电子邮件使用准则》5 程序5.1 电子邮件使用策略因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱，组织的电子邮箱的账号密码必须符合公司邮箱的命名规则；不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息；组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存储备份以用于法律目的。

使用电子邮箱应遵循《电子邮件策略》规定。

5.2 电子邮箱分类分为内部邮箱和外部邮箱，每个员工均有自己的内部邮箱，外部邮箱的开通需要特殊申请，并谨慎开通。

原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。

个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申请使用。

电子邮件系统邮箱的增删处理由研发中心操作执行。

5.3 电子邮箱的申请、使用新员工入职时，在分配完个人PC机之后，研发中心工作人员为其开设电子邮箱。

电子邮箱的用户名原则为用户中文名全拼，初始密码为888888，此密码应该在员工第一次使用时立即更改。

当邮箱发生重名时，则用户名使用用户中文名全拼+阿拉伯数字序号，邮箱中文名说明上使用员工中文名+(公司部门信息)。

原则上，电子邮箱一旦开启，不允许修改邮箱地址。

电子邮箱的使用限制如下：a)禁止用户群发附件大于5M的邮件。

b)不得私自利用电子邮箱向同行业组织发送含附件邮件。

5.4 电子邮箱的注销当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由员工所在部门通研发中心招聘专员，电子邮件系统管理员负责注销此邮箱，并在《电子邮箱一览表》注明。