电子公文归档管理暂行办法

电子文件管理与归档暂行办法为适应现代化办公的要求，加强公司系统内网络环境下电子文件、声像文件（资料）的科学管理，更好地服务经济发展，服务企业，防范各类风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合公司工作实际，制定如下暂行办法。

1.有关规定具有保存价值的电子文件是公司档案资料的一部分，必须纳入归档范围，经过收集、鉴定和整理后移交归档至档案管理部门保存并提供利用，以维护公司档案的齐全、完整和系统。

电子文件归档和电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全过程管理和统一管理的原则。

（1）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（2）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（3）背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（4）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（5）逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。

（6）物理归档，指把计算机网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体（磁带、磁盘、光盘等）上，向档案室移交并由档案室集中管理的过程。

2.管理职责（1）档案管理部门制定电子文件归档规章制度和标准规范，对本单位各部室在业务工作中形成的电子文件接收归档，对电子档案进行保管、统计、提供利用等管理工作，定期对电子档案进行真实可读性检查，对存在持续可读风险的电子档案进行长期保存管理。

公司档案管理部门对所属各单位电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查。

各单位档案部门定期向公司档案管理部门备份重要文件电子档案目录。

广东铁路建设有限公司电子文件归档与管理暂行规定1. 为了适应我公司信息管理的需要，规范已形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据国家档案局第6号令《电子公文归档与管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等有关法规、规范，特制定本规定。

2. 公司各部门、各分公司、驻地监理部均要配备一名（或指定兼职人员）政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本单位形成的电子文件的收集、积累和向公司办公室办理档案移交的工作。

为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

3. 公司各部门、下属各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘和刻录到光盘上脱机保存。

盘片上要用汉字标明文件类型标识、文件名称及拷贝时间，有保密要求的注明密级，放入专用装具内妥善保管。

凡采用光盘归档归到公司办公室后的电子文件，仍要在本部门保留一年后方可删除。

4. 本公司需要收集的电子文件有：公司正式公文；财务年报资料；公司资质增项资料；投标书；监理工程项目中形成的需归档的有关监理资料；公司大事记；监理工程师资格证书、岗位证书、公司资质证书、营业执照扫描件等。

5. 要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等。

文件类型标识如下：文本文件－T、图像文件－I、图形文件－G、影像文件－V、声音文件-A、多媒体文件－P。

6. 电子文件承办人在向本部门电子文件管理员归档时，要填写归档电子文件登记表，归档时要对将归档的电子文件进行真实性、完整性、有效性检验，同时要对电子文件载体进行检验，，检验载体有无划痕，是否清洁，有无病毒、文件标识说明是否齐全等。

凡检验不合格的应及时退回重新制作，并再次对其进行检验直至合格。

公司电子文件归档及管理暂行办法第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。

电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。

第六条电子文件物理归档的基本要求：（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。

第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由电子文件形成单位保存。

第十二条电子文件的检验应包括以下项目：（1）载体有无划痕、是否清洁等；（2）有无病毒；（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；第十三条档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）（2005年12月26日上海市档案局沪档发〔2005〕220号）第一条为了保障电子公文的科学保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法所称电子公文，是指本市各类电子政务系统中形成或处理的，具有公文规范格式的电子文件。

电子公文归档，是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文，按一定要求向本机关档案部门移交的过程。

归档电子公文，是指具有查考和利用价值，并按一定要求归档后作为档案保存的电子公文。

第三条本办法适用于本市各级党和国家机关，其他组织可参照执行。

其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。

第四条电子公文归档管理的原则是：遵循电子公文形成特点和规律，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

第五条本市各机关应当将电子公文归档管理纳入本地区、本系统、本机关电子政务建设、公文管理和机关有关部门的职责范围，明确分管领导，加强监督检查，切实落实机构、人员、资金等保障措施。

第六条市和区县档案行政管理部门应明确电子公文归档管理职责，对同级机关电子公文归档管理工作实行监督、指导。

电子公文形成单位应指定专人负责电子公文的归档工作，将电子公文的形成、积累、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责；各机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。

电子文件归档与管理暂行办法为了适应我校信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB∕T18894∙2002）等法律法规，特修订本办法。

一、基本原则（-）凡是学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件，均应列入电子文件归档与管理范围。

（二）40个归档单位所形成的电子文件自形成之时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

（三）各单位要严格执行“双轨制”要求，在提供电子文件归档的同时，必须提供相应的纸制文件一并归档。

二、组织管理（-）学校各单位分管档案工作的负责人对本单位的电子文件归档工作负总责，并由兼职档案员任电子文件管理员,负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各单位要建立严格的管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入本单位兼职档案员的岗位职责。

（二）学校档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与利用工作，并安排专门人员对学校各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作实行监督检查和业务指导。

同时，要更新使用好现有的档案管理系统，逐步实现网上档案信息资源共享。

（三）学校各单位在开发或改造本单位信息管理系统时,应事前与学校档案馆协商，对学校档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。

三、电子文件类型及收集积累相关要求（一）电子文件类型电子文件稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。

其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F—正式电子文件。

电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。

其类型代码为：T—文本文件；I—图像文件；G一图形文件；V一影像文件；A一声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。

电子公文归档管理暂行办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家档案局令（第6号）《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长毛福民2003年7月28日电子公文归档管理暂行办法第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年7月28日发布2003年9月1日施行)第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

大学电子公文归档管理暂行办法第一条为大学档案信息化建设的需要，规范我校在党政综合信息网与办公自动化系统处理公务过程中所产生的电子公文的归档管理，保障归档电子公文的安全和开发利用，根据国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》和国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于全校各党、政部门、院、系（所）直属单位。

第三条本办法所称的电子公文，是指各单位在党政综合信息网、办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第四条校档案馆负责对全校电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

第五条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第六条各单位从电子公文产生时就要有严格的信息管理制度和严密的技术措施，对其实施超前管理。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由校档案馆负责。

第七条归档电子公文应与其他载体和门类的档案实行集中统一管理第八条电子公文参照我校有关纸质文件的归档范围进行归档，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子公文的完整性。

电子公文的保管期限，应按照纸质档案保管期限划分，电子公文的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

电子公文密级划分按纸质文件密级划分的有关规定执行，并在电子公文的机读目录上逐件标注涉密文件的标识。

第九条电子公文应在办理完毕后即时向档案部门进行逻辑归档，基本要求是：（一）电子公文的归档应在“吉林大学档案管理系统”上进行；（二）电子公文归档操作由形成部门完成；（三）归档完毕的电子公文要注明归档标识；（四）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子公文的权限；（五）归档电子公文的物理地址应指定在网络服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

第十条已进行逻辑归档的电子公文，形成部门应协助档案部门完成物理归档，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。

电子公文归档管理暂行办法随着信息技术的飞速发展，电子公文在日常办公中的应用日益广泛。

为了确保电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性，规范电子公文的归档管理工作，提高办公效率和管理水平，特制定本暂行办法。

一、总则（一）本办法适用于各级党政机关、人民团体、企事业单位等在电子公文形成、办理、传输、存储和利用等过程中的归档管理。

（二）电子公文归档应当遵循来源可靠、程序规范、要素合规的原则，保证电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）电子公文归档管理应当纳入单位信息化建设规划和档案工作规划，明确职责分工，建立健全管理制度和工作流程。

二、电子公文归档的基本要求（一）电子公文形成时应当采用符合国家标准或行业标准的格式，并按照规定的流程和要求进行签署、审批等操作，确保其来源可靠。

（二）电子公文应当在办理完毕后及时归档，归档时间一般不得超过次年 6 月底。

（三）电子公文的归档范围应当包括公文的正文、附件、定稿以及与公文处理相关的签批、审核等流程性信息。

（四）电子公文归档应当保证其内容完整，包括公文的格式、元数据、电子印章等要素。

三、电子公文的归档流程（一）收集由电子公文形成部门负责收集本部门办理完毕的电子公文，并进行初步整理和分类。

（二）整理按照归档要求对收集的电子公文进行整理，包括鉴定其价值、确定保管期限、检查其完整性和准确性等。

（三）移交经整理后的电子公文应当按照规定的时间和程序向档案部门移交。

移交时应当填写移交清单，注明公文的名称、文号、形成时间、保管期限等信息。

（四）接收档案部门负责接收移交的电子公文，并对其进行审核和验收。

如发现不符合归档要求的，应当及时退回并要求重新整理。

四、电子公文的存储（一）电子公文应当存储在符合安全要求的存储介质中，如磁带、磁盘、光盘等，并建立备份机制，定期进行备份。

（二）存储电子公文的介质应当标明编号、保管期限、形成时间等信息，并按照规定的分类方案进行存放。

（三）应当采取必要的技术措施，保证电子公文在存储过程中的安全性和可用性，防止数据丢失、篡改和泄露。