企业行政事务处理准则

企业行政事务管理制度

目的与意义

为加强公司对企业行政事务管理的规范化、制度化、合规化，积极推进企业文明发展，维护公司稳定有序的正常运转，特制定本《企业行政事务管理制度》。

本制度的实施可以优化企业管理，提高企业行政事务管理的效率，规范企业员工行为，促进企业的健康发展。同时，该制度的实施也是对企业员工相关优秀行为的肯定和支持，以及企业维护公平公正惩罚不当行为的保障。

适用范围

本制度适用于公司内所有员工及相关单位、个人。

行政事务管理职责

1. 行政助理：协助公司领导安排会议、接待访客、物资管理、文件管理、邮箱管理、电话接听、行政物资采购、场所管理等日常办公事项。

2. 行政主管：负责行政事务管理的全面工作，包括人员管理、管理制度制定、制度执行监管、业务流程优化、信息管理等诸多工作，确保公司行政管理正常有序运转。

3. 其他行政人员：根据公司行政工作需求分配岗位，从事与行政事务相关的具体工作。

行政流程管理

1. 会议管理：

• 召开会议应该提前规定时间，指定召集人、议程、参会人员，会议结束后应当及时做好记录及管理。 • 会议记录应当详实客观，包括开会时间、地点、与会人员、讨论的主要内容、决定的结果和待办事项等。

2. 文件管理：

• 文件存档应当分类、编号，所有文件必须加盖公司公章方可生效，确保文件的合法性和真实性。

• 文件审批应当分级授权，严格控制文件的传递和查阅权限，保证机密信息不被泄露。

3. 业务协调：

• 各部门之间有较多的交流和协调工作。企业应当设定协调员，确保各部门之间的信息交流畅通。

• 协调员应当及时关注有关业务的进展情况，及时掌握有关人员的动态，并且持续跟进有关事项，保证各项业务顺利推进。

4. 待办事项管理：

• 待办事项应当再按紧急程度和重要程度分类，设置不同时间节点进行跟进提醒。

• 待办事项管理主要通过电子化工具管理，通过实时通知和提醒，确保任务按期完成。

行政纪律管理

行政事务管理规定

第一章 总则

第一条 目的和依据

为了规范企业行政事务管理，提高工作效率和管理水平，保障企业的正常运营和发展，依据国家相关法律法规和公司章程，订立本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于本企业全部行政事务管理活动，包含但不限于文件管理、会议管理、办公设备管理、办公用品管理等。

第二章 文件管理

第三条 文件的分类与编号

1. 本企业对文件进行分类管理，包含公司级文件、部门级文件和个人级文件。

2. 文件应依照肯定的编号规定进行编号，编号包含日期、部门代号和次序号等要素，确保文件的唯一性和可追溯性。

第四条 文件的起草与审批

1. 文件起草应明确目的、主题和内容，遵从简明扼要、条理清楚的原则，避开使用模糊词句和无实质内容的表述。

2. 文件应依照相应的审批流程进行审批，包含但不限于起草人、部门主管、分管领导和董事会等层级审批。

第五条 文件的归档与保管

1. 文件归档应依照文件的分类和编号进行归档，确保易查找和存档时间次序的合理性。

2. 文件保管人应对文件进行定期检查和整理，确保文件的完整性和安全性，避开遗失和泄露。 第三章 会议管理

第六条 会议的召开与组织

1. 会议召开前应订立认真的会议议程和参会人员名单，并提前通知与会人员，确保会议的顺利进行。

2. 会议组织人员应依照会议议程主持会议，确保会议的纪律性和效率。

第七条 会议记录与决议

1. 会议记录应准确记录会议的重要内容、出席人员和决议结果，并由参会人员签字确认。

2. 会议决议应明确责任人、任务和时间要求，并及时通知相关人员执行。

第四章 办公设备管理

第八条 办公设备的选购和配置

1. 办公设备的选购应依据实际需求和预算情况进行，遵从性价比高、品质可靠的原则。

2. 办公设备的配置应依据员工职位和工作需要进行区分，确保符合工作要求。

第九条 办公设备的维护与保养

1. 办公设备维护人员应依照设备厂商供应的维护手册进行定期维护和保养，确保设备的正常使用和寿命延长。

行政管理工作内容及规范

工作内容：

一、日常行政事务处理：

1、办公室整洁工作：每一天日常卫生清洁，定期浇花/树，确保公司良好工作环境；

2、邮件报刊收发工作：每一天报刊、邮件收发，并定期进行清理、归类；

3、电话接听及来访接待：接听电话要使用礼貌用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用；对来访者要使用礼貌用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。

4、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件资料传到达应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以季度为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司对档案的有效利用。

5、例会组织与记要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。会前要交待与会人员将手机设置为会议状态。 6、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车在市内参加各种活动（如统一培训），派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等务必用车的状况时可酌情批准派车。公司组织群众活动，酌情安排用车。

7、考勤统计及管理：每月月底（30日或31日）准时将本月考勤统计出来，并制作报表交财务部门，以便纳入工资结算。

8、水电登记与管理：每月定期查看并登记水电使用状况，并制作报表交财务部门，同时协助财务部门相关负责人支付和收取相关费用。

9、日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

二、行政管理工作：

1、制度建立与完善：根据公司发展的实际状况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化推荐，并在公司发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。

行政事务处理流程

工作目标 知识准备 关键点控制 细化执行 流程图

1．快速而准确地进行公文处理

2．加强企业的公文管理 1．熟悉公文管理制度

2．了解公文处理程序 1．收文登记

与外界往来的文件，由行政人事部统一登记、收文。内部制发文件流转，由各部门自行登记 《收文登记表》

2．分文传送 《行政事务处理制度》

2．1 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理

2．2 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收

3．审阅会签

3．1 需多部门或多人审阅会签处理的文件应附上《收文处理单》 《收文处理单》

3．2 各部门收到公文需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。 1．收文登记

2．分文传送

3．审阅会签

4．执行催办

5．注结

6．立卷归档 3．3 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政人事部 《收文处理单》

4．催办执行

公文需要落实执行的，须安排适当的人员按照会签意见办理，由文件签收部门监督落实情况 《行政事务管理制度》

5．注结

公文办理有结果或须传达的文件传达到位，可对公文予以注结

6．立卷归档

公文注结后，将公文原件及办理过程中的有关资料收集齐全，年终立卷归档 《行政事务管理制度》

二、行政事务处理执行工具

（一）收文登记表

编号 时间 发件单位 联系人 内容 有无附件 密级 速级 签收人 备注

（二）文件会签单

发文单位 发文文号 发文日期

时限 普通件 急件 特急件 密级 普通 秘密 机密 绝密

标题

会签顺序 部门 收文时间 发文时间 会签人

1

2

3

备注

（三）办公用品申购表

编号： 申购日期： 年 月 日