(JTTY-55B)欧派集团档案管理制度

欧派集团档案管理制度JTTY-55B1.目的：为健全、规范公司档案管理，明确相关职责，提高工作效率，加强公司信息资源的管理与使用，充分、有效地保护和利用企业档案资源，增强公司档案的安全性、实用性和有效性，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门对各类档案资料的管理。

3.主要内容：3.1定义3.1.1本制度所称文书档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的、具有查考利用价值或保存价值的各种文件资料，是公司有关活动的真实记录，在各项工作和经营中具有重要的凭证和参考作用。

3.1.2本规定所称证照、证书、证件、牌匾，是指欧派集团各事业部、各部门包括工商、税务、技监、质监、环保、消防、商标专利、各社团组织、各类协会及其他单位部门颁发的各类证件、证照、证书和牌匾。

3.2归档范围：凡本公司在各项工作及活动中形成的、具有查考利用价值或保存价值的文件资料、证书证件，均应归档，主要包括：3.2.1会议记录类：公司召开的各种重要会议等所形成的会议纪录、代表名单、工作报告、总结、决议、纪要、选举结果、重要的大会发言。

3.2.2专题文件材料类：公司各项工作形成的计划、总结、专题材料，工作商报、情况反映以及公司印发的文件、各部门上报的重要文件资料等。

3.2.3规章制度类：公司制订的规章制度、办法条例、决议决定、通知通报等。

3.2.4产品生产类：主要包括产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等，还包括技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

3.2.5设备仪器类：主要包括设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

3.2.6 技术管理类：主要包括质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料，以及公司重大技术革新、技术改造、新技术、新材料、新工艺的推广应用、新产品鉴定的文件材料等。

3.2.7经营销售类：主要包括公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3.2.8财务管理类：报表和会计凭证、账册、政府文件、审计报告、申报项目报告等。

3.2.9劳动工资类：主要包括公司组织机构、定员、人事任免、奖励、惩处、工资调整、人员调动、劳动保护等工作中形成的各种文件材料以及员工档案资料。

3.2.10教育培训类：主要包括干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

3.2.11党、工、团类：主要包括企业党务工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

3.2.12工程建设类：按有关规定执行。

3.2.13对外事物凭证类：①公司与外单位签订的合同、协议等。

②公司向政府机关的请示报告与报告的批复。

公司参加政府召开会议所带回来的要执行的文件及公司在会上的发言稿。

③政府、社会对本公司所颁发的奖状、奖旗、嘉奖令以及优质产品的奖牌、证书等。

④政府领导来公司检查工作时所作的报告、指示、记录，本公司向政府领导汇报的提纲、材料。

⑤政府领导来公司检查工作、本公司先进人物集会及重要领导的工作。

生产活动的照片（包括底片）。

⑥政府领导的讲话、贺词、贺信及对会议报告的批复等。

有价值的重要来信、来访及处理结果、重要的电话记录。

⑦公司出版的刊物及电台、电视、报刊采用我公司的稿件等。

⑧外事活动（包括国内外展出产品）的纪录、总结及照片。

⑨公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料。

3.2.14公司其他大事记①公司机构成立、合并、撤消、更改名称、启用新印章的文件。

②公司重大工伤事故、责任事故的文件材料。

③公司发生的、对公司的经营、发展有较大影响的事项的文件资料。

3.2.15物资供应类。

主要包括物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

3.2.16公司证书类，包括工商、税务、技监、环保、消防、商标专利、各社团组织、各类协会及其他单位、部门颁发的各类证件、证照、证书、牌匾及其他审核批文、文件、奖状、奖杯等。

3.2.17其他在生产经营和管理活动中形成的，对公司有保存价值的各种文件材料。

3.3管理职责（具体保管责任见附表一《公司档案管理责任分配表》）3.3.1行政部为公司档案的管理部门，作为公司档案贮存、利用中心，负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作，负责对各部门的档案管理工作进行指导、监督、检查。

3.3.2档案管理实行分级管理方式：一级文件（见附表一目录）由行政部保存、管理，二级文件由各相关部门保存、管理，其保管目录须报行政部备案。

3.3.3各部门负责人及文员（或指定的档案管理员）为本部门档案管理当然负责人，负责本部门各类档案资料收集和整理及归档前保管，保证本部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便，并根据资料级别定期将资料或目录交行政部集中管理。

3.3.4各级档案管理人员应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，提高档案意识，确保档案完整、准确和安全。

如出现缺损、遗失、泄密，由管理负责人及其部门经理承担责任。

3.4归档管理3.4.1归档基本要求3.4.1.1归档的文件材料必须完整。

一般一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。

3.4.1.2归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3.4.1.3归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

3.4.2档案存放3.4.2.1存放档案必须有专用柜、架，排架方法须科学，便于查找。

档案库房须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

3.4.2.2须严格执行安全保密制度，确保档案的绝对安全。

3.4.2.3存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

缩微母片和拷贝片应分别存放。

3.4.2.4须定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，须及时进行修补和复制；库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

3.4.3保管期限（具体见附表一《公司档案管理责任分配表》）：除政府有关法令或公司其他规章特别规定外，公司档案资料的保管期限原则上分为以下几类：3.4.3.1永久保存类：①公司章程及其历来修正案；②股东名簿、董事长及股东会纪录和决议；③财务报表；④政府机关核准文件；⑤不动产所有权状及其他债权凭证；⑥工程设计图；⑦经备案的各类重要租赁合同或协议。

⑧其他经核定须永久保存的文书。

3.4.3.2中期保存类（3-15年）：①预算、决算书类；②会计凭证、资产评估/审计资料；③期满或解除之合约、证明、报告等；④其他经核定保存3-15年的资料。

3.4.3.3短期保存类（1-3年）：结案后无长期保存必要者。

3.4.3.4规章制度类。

原件由行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存印发件。

3.4.3.5有公司文件明确某项档案保存期限的，具体按文件要求执行。

3.5档案资料的使用和管理3.5.1文书档案资料的查阅和管理3.5.1.1公司各部门或个人因工作需要查阅资料室或其他部门的存档资料，应持所在部门负责人签名同意的《档案资料查阅申请表》（附表二），经档案保存部门负责人或档案管理责任人签名同意后方可。

因工作需要必须抄录或复印有关资料时，须在申请表中注明。

查阅（抄录、复印或借出）一般资料，由所在部门负责人及档案保管部门负责人签名同意即可；属公司保密文件资料的，还须报集团总裁批准。

3.5.1.2借出时间最长不超过一个星期，如有特殊情况需要延长，应按查阅程序重新办理。

3.5.1.3调阅档案人员必须妥善保管档案，不得遗失、泄密、污损、涂改、翻印、抄录、拆散、变更顺序或借给其他单位和个人。

3.5.1.4档案管理人员须妥善保管好《档案资料查阅申请表》，并对档案资料的调阅/调出或抄录、复印等使用情况及时进行专簿登记，包括查阅/借出部门或个人、查阅/借出日期、查阅内容（抄录/复印内容）、查阅所用时间或借出时间、归还时间。

3.5.2公司证照、证书、证件（下统称证书）的使用和管理3.5.2.1公司各类证书除相关财务类证书（如税务登记证副本）由财务部保管外，其它统一由行政部管理。

3.5.2.2公司各部门按照部门职能（如质量部申报质量标准、环保标准，市场部申报各类评奖等）获得的各类证书、牌照、审计报告等，应在取得后的三个工作日内及时转交给行政部，由行政部出具回函给移交人，原件则由行政部统一管理。

各部门需借用的，则按本制度规定办理。

3.5.2.3公司有关证照（如营业执照、税务登记证、卫生许可证等）的正本必须根据国家有关规定予以公开悬挂，由行政部或财务部证书保管人负责跟进落实并做好登记，落实公开悬挂部门的保管责任人，保管责任归各使用单位第一负责人。

3.5.2.4使用公司证书一般情况下使用复印件，复印件上加盖“此件与原件相符，再复印无效”类限用章。

使用复印件须填写《使用证件复印件申请单》（附表五）。

如需使用证书原件，使用人应填写《公司证件借用申请单》（附表三），并由部门负责人签字同意后报主管副总经理以上批准方可办理。

借用原件只能用于公事，借用期限原则上不超过三个工作日，并注意妥善保管，按期归还，证书保管人员应登记好《公司证件借用登记表》（附表四），并按时予以督促、追回。

3.5.2.5公司证书保管人应对各类证书分类归档，妥善保管，确保证书安全，不得擅自转借、涂改、损毁、买卖或者伪造。

3.5.2.6证书保管人员应对所保管的各类证书的完好性、有效性负责，及时提醒、督促并协助有关经办人员完成证书的年审、换证等工作。

3.5.3档案资料的利用：档案资料使用人在资料使用过程中应确保其安全性、保密性，不得将档案资料相关内容透露给无关人员，使用原件的，使用完毕后应立即归还档案资料管理人，不得私自留有复印件，使用复印件的，使用完毕后仍留有复印件的，应立即销毁。

3.6档案统计3.6.1档案管理员要建立、健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

3.6.2档案统计主要包括档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等，由各档案管理责任人负责。

3.6.3各档案管理责任人按照《公司档案管理责任分配表》规定，对各自管理范围内的档案资料进行定期（每半年一次或有特别需要时）清理、统计，并将统计表复印一份交行政部处，行政部负责组织定期检查、核对。

3.7档案资料相关手续的办理：年审/变更/续展/注销/换证等，原则上由各档案资料保管人负责；质量技术类、环保类由质量部门负责办理；财务类（如税务证件、财政证件等）由财务部负责办理；消防、安全、运输类由内务部负责办理。