物业管理公司档案管理制度2012-3-21

吉林市档案管理条例正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 吉林市档案管理条例（2012年7月18日吉林市第十四届人大常委会第三十五次会议通过2012年11月21日吉林省第十一届人大常委会第三十五次会议批准）第一条为加强档案管理，有效保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《吉林省档案条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

第二条本条例所称档案，是指过去和现在国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织（以下称各单位）及个人从事各种活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条本市行政区域内档案的收集、整理、保护、开发、利用及其相关管理活动适用于本条例。

第四条市、县（市）、区档案行政主管部门负责本行政区域内档案的监督指导工作。

其主要工作职责是：（一）宣传、贯彻档案相关法律、法规、规章及政策；（二）组织对档案相关法律、法规、规章及政策的培训工作；（三）对各单位的档案管理工作进行日常监督、检查及协调、指导；（四）受理和查处涉及档案管理的违法行为；（五）法律、法规规定的其他职责。

乡（镇）人民政府（街道办事处）档案管理机构或者专（兼）职管理人员按照职责做好档案的管理工作。

其他各单位的档案管理机构负责本单位的档案管理工作。

城乡建设、人力资源和社会保障、住房保障和房地产、财政等部门应当按照各自职责做好档案管理相关工作。

第五条市、县（市）、区人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，建立健全档案管理机构，统筹安排建设符合国家标准的档案馆库、档案信息化工程等所需经费。

物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。

二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。

遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。

2、严格保密。

对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。

3、专人专管。

设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。

4、定期审核。

对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。

5、科学利用。

档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。

三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。

（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。

2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。

（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。

（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。

3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。

（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。

4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。

（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。

四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。

2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。

服务方案1、相关管理制度及内控程序1.1内部管理制度1、管理制度企业档案管理制度：为了建立健全服务企业的档案工作，加强对服务企业档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本制度。

主要包括：服务企业档案管理体制；立卷归档制度；档案管理工作；档案利用工作。

人事管理制度：为使公司人事作业规范化、制度化和统一化，使公司员工的管理有章可循，提高工作效率和加强责任感、归属感，特制定本制度。

主要规定了适用范围；聘用条件；考勤制度、培训及绩效制度等。

财务制度：为加强我公司的会计和财务管理工作，根据《中华人民共和国会计法》，结合公司具体情况，制定本制度。

2、人员激励公司坚持“以人为本、公开竞争、适才适用、依法管理”的人才理念。

在不断积累工业设计服务经验的同时，培养了大批精通专业知识、熟悉各类专业领域的专业人才，引进了一批高层次的管理精英，并形成了创新、务实、专业的优秀管理团队，大部分中高层管理人员从业经历超过5年。

现在，公司形成了一支知识化、专业化、年轻化的员工队伍。

公司建立了完善的员工培训体系，除新员工上岗资格认证、储备干部培训、业务骨干轮训、经营管理集训、经营管理年会等项目外，公司还聘请国内外多名咨询管理学术权威作为公司的战略顾问，传播国际、国内咨询业最新动态和先进管理理念。

公司还与各教育机构合作，创办咨询培训班、工业设计培训班，全面提高骨干员工的管理层次和业务水平。

优秀的公司团队，成就了公司业务的可持续发展，在为客户提供超值服务的同时，也保证了行业的领先地位。

3、服务方式及内容建立统一的硬件网络平台，信息点、安全监控点到每个商铺，并利用手机短信平台，保证和企业的信息能及时沟通；通过门户网站和企业网站进行连线。

对外：建立信息服务系统：收集各种外部信息，如市场信息，行业信息利用本系统发布，以便会员查看。

会员可以利用本系统对外发布各种信息，如企业信息，产品信息等综合信息服务。

对内：提供工业设计、信息咨询、远程培训、专家在线指导、需求信息、为单个商户商贸管理系统（商品进销存、客户关系、售后服务等）租赁等信息服务。

物业档案管理制度物业档案管理制度11篇物业档案管理制度11、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。

各类信息详细排列，以便查阅;3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。

及时跟进业主档案的变更，保证信息的`准确性;5、业主档案信息应严格管理，注意保密。

严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业档案管理制度2一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的.线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

2012年度全国物业管理师执业资格考试(物业管理基本制度与政策》试卷应试人员注意事项1．全卷共两大题，包括单项选择题和多项选择题。

2．作答时，采用2B铅笔在答题卡上涂黑所选的选项。

3．考试时间为l50分钟。

一、单项选择题(共60题，每题l分。

每题的备选项中，只有l个最符合题意)1．物业管理最主要的特点是( )。

A．社会化B．专业化C．市场化D．集中化2．物业管理的本质是提供一种( )。

A．及时维修B．统一管理C．无偿服务D．有偿服务3．《物业管理条例》属于( )。

A．行政规章B．行政法规C．部门规章D．部门法规4．根据《物业管理条例》，开发企业与购房人签订的房屋买卖合同应当包含( )的内容。

A．《管理规约》B．《临时管理规约》C．《住宅室内装饰装修规定》D．前期物业服务合同约定5．根据《物业管理条例》，住宅物业的建设单位招标时，当投标人少于( )个的，经行政主管部门批准，可以采取协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业。

A．2 B．3C．4 D．56．关于住宅小区业主大会与居民委员会的关系的说法，错误的是( )。

A．双方应当相互协作，共同做好物业管理区域内的相关工作B．业主大会应当支持居民委员会开展工作，并接受其领导C．业主大会作出的决定应当告知相关居民委员会，并听取其建议D．居民委员会应当对业主大会的工作进行监督7．物业服务企业与业主之间基于物业服务合同形成交易关系，双方交易的标的是( )。

A．物化成果B．物业管理服务C．特约服务D．专项服务8．下列物业管理服务活动中，不属于公共性服务的是( )。

A．建筑物外墙清洗B．小区路灯的维修和管理C．为业主粉刷防盗网和门窗D．物业档案资料管理9．根据《普通住宅小区物业管理服务等级标准(试行)》，二级服务标准要求每年至少l次征询业主对物业服务的意见，满意率应达到( )以上。

A．70％B．75％C．80％D．85％10．物业共用部位、共用设施设备日常维修养护的资金主要来源于( )。

物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。

第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。

第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。

第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。

第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。

第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。

第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。

第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。

第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。

第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。

第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。

第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。

第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。

第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。

第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。

第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。

第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。

第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。

第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。

物业管理日常运营的档案一、引言物业管理是指对房地产项目进行全面管理和维护的一项工作。

在物业管理的日常运营中，档案的管理起着重要的作用。

物业管理的档案包括各类合同、项目规划、资料文档等，这些档案的完善和管理能够有效提高物业管理的效率和质量。

本文将介绍物业管理日常运营的档案管理要点和管理流程。

二、档案管理要点2.1 档案分类物业管理的档案可以按照不同的分类方式进行整理。

常见的分类方式包括按照时间、按照部门、按照项目等。

根据具体的管理需求，选择合适的分类方式，有利于档案的查找和整理。

2.2 档案整理档案整理是物业管理中的重要环节。

在整理档案时，应根据分类方式将档案进行归档，并标注清晰的档案名称和编号。

另外，还可以使用标签或文件夹等辅助工具进行管理，以便更好地保持档案的完整性和可查找性。

2.3 档案存储为了保证档案的安全和长期保存，物业管理需要合理选择档案存储方式。

一般而言，选择干燥、通风、温度适宜的环境存放档案，同时还可以考虑使用密封的文件柜或文件盒进行存储，以避免档案受潮或受损。

2.4 档案备份档案备份是物业管理中不可忽视的环节。

定期将档案进行备份，可以防止因意外或错误导致档案丢失的情况发生。

备份可以选择使用外部存储设备或云端存储服务，保证档案的安全性和可恢复性。

三、档案管理流程3.1 档案申请在物业管理中，各类档案的申请非常常见。

例如，项目规划文件、资料文档等需要定期或不定期地进行申请。

档案申请流程通常包括填写申请表、提交申请并附上相关材料、审批等环节。

申请人应按照规定的流程和要求完成各个环节，并确保申请材料的完整性和准确性。

3.2 档案审批档案申请提交后，需要经过相应的审批程序。

审批环节通常由物业管理中的相关部门或负责人进行，审批的标准一般包括档案的合法性、完整性和准确性等。

审批通过后，申请人可以继续后续的操作。

3.3 档案借阅物业管理中的档案借阅是指在一定期限内将档案提供给借阅人使用。

借阅人需要提出书面申请，经过相应的审批后才能借阅档案。

物业住宅小区档案管理制度一、总则第一条为了加强物业住宅小区的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有档案资料的管理。

第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率，维护小区业主的合法权益。

第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

二、档案分类与归档第五条物业档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主的基本信息、购房合同、物业服务合同等；2. 物业设施设备档案：包括各类设施设备的购买、安装、维修、保养等资料；3. 物业管理档案：包括物业管理规约、物业管理计划、物业管理报告等；4. 财务管理档案：包括物业服务费用的收取、使用、管理等资料；5. 社区活动档案：包括社区文化活动、业主大会、业主委员会会议等资料；6. 其他相关档案。

第六条各类档案应按照以下要求归档：1. 业主档案：业主入住时，物业公司应收集业主的基本信息，包括业主姓名、性别、年龄、联系方式等，并建立业主档案。

业主档案应按照业主的姓名或房号进行归档。

2. 物业设施设备档案：物业公司应定期对小区内的设施设备进行检查、维修、保养，并记录相关资料。

物业设施设备档案应按照设施设备的类型进行归档。

3. 物业管理档案：物业公司应制定物业管理规约，明确物业管理的目标、任务、措施等。

物业管理档案应按照物业管理阶段进行归档。

4. 财务管理档案：物业公司应定期对物业服务费用进行收取、使用和管理，并记录相关资料。

财务管理档案应按照财务年度进行归档。

5. 社区活动档案：物业公司应定期组织社区文化活动，并记录相关资料。

社区活动档案应按照活动类型进行归档。

6. 其他相关档案：物业公司应根据实际情况，对其他相关档案进行归档。

三、档案管理职责第七条物业公司应指定专人负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

河南省物业服务综合管理平台操作手册(总66页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--河南省物业服务企业综合管理平台用户操作手册（管理端）2012-4-27河南省住房和城乡建设厅房地产市场监管处前言“河南省物业服务企业综合管理平台”是在河南省住房和城乡建设厅的指导下，为全面推进物业服务行业的信息化建设，达到“以信息技术促进高效行政、以信息技术促进产业优化、以信息技术促进行业发展”的目的，根据《物业管理企业资质管理办法》（建设部令第125号），《关于建立房地产企业及执（从）业人员信用档案系统的通知》（建住房函[2002]192号）等要求和精神而开发完成的综合管理平台系统。

该平台全面满足物业服务企业资质管理、信用档案管理、企业跨省（市）备案管理、年度动态考核、物业行业统计等管理和功能要求，顺应行业信息化的现状和发展需要，与现行行政监管体系和企业管理方式相适应。

同时紧密结合物业服务行业管理应用需求，采用成熟的技术进行开发，具有良好的实用性、先进性、安全性；界面简洁友好，操作简单易学；采用统一数据标准，满足规范化和标准化需要，具有可扩展性和易维护性，能够实现数据的动态更新、交互和共享。

系统用户分为企业用户和管理部门用户，其中企业用户包括全省物业服务企业和外省在豫经营物业服务企业；管理用户包括省、市、县（区）各级物业管理部门。

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