一种基于Web的企业知识管理系统的模型框架_王君

收稿日期:2002-07-17基金项目:国家自然科学基金资助项目(70071004);教育部高等学校优秀青年教师教学科研奖励计划资助项目(教人司[2002]123);辽宁省自然科学基金资助项目(002012)·作者简介:王　君(1969-),男,辽宁丹东人,东北大学博士研究生;樊治平(1961-),男,江苏镇江人,东北大学教授,博士生导师·第24卷第2期2003年2月东北大学学报(自然科学版)Journal of Northeastern University (Natural Science )Vol .24,No .2Feb .2003文章编号:1005-3026(2003)02-0182-04一种基于Web 的企业知识管理系统的模型框架王　君,樊治平(东北大学工商管理学院,辽宁沈阳　110004)摘 要:在分析知识管理、知识管理系统(K M S )的含义和Web 技术的特点的基础上,提出了一种基于Web 的企业KM S 的模型框架,并且还分析了该模型框架中各组成部件的功能,讨论了K M S 的核心部件知识库和知识地图·指出,企业依据模型框架,能易于构建知识管理系统和实现有效的知识管理,实现知识资源的共享和充分运用·通过一个实例分析,进一步说明了该模型框架的应用·关　键　词:知识管理;知识管理系统;Web 技术;知识库;知识地图;知识桌面中图分类号:F 27;TP 311 文献标识码:A近年来,有关知识管理的研究已经在国内外学术界和企业界中引起了广泛的关注·知识管理实际上就是当组织面对不连续的环境变化在日益加剧时,为满足组织提高适应力、生产力和竞争能力的需要,寻求将组织凭信息技术处理数据和信息的能力同组织成员的创造与革新能力结合起来的一种过程[1]·从信息管理的角度,知识管理可以说是一种新的信息管理理论与方法,代表了信息管理的最新发展方向[2]·知识管理系统(KM S :Know ledge M anagement Sy stem )作为实现知识管理的计算机系统,是一个具有知识管理能力和协同工作能力的软件系统,是一种融管理方法、知识处理、智能处理乃至决策和组织战略发展规划于一身的综合系统[3],是知识管理的实施平台·利用先进的KMS 可以使得企业的产品和服务拥有自己的特色,从而提高企业竞争力·目前,关于KM S 方面的研究已经引起了国内外学者的重视[2～8]·这些研究成果都具有各自的特点,但很少有从企业生产和经营的全局出发去研究KMS 的实现问题·本文则是在分析知识管理含义、KM S 组成和Web 技术特点的基础上,提出了一种基于Web 企业KMS 的模型框架,该模型框架与以往的KM S 研究成果相比,具有系统层次分明、组成部件简捷、协同工作能力强、具有智能交互能力和体现企业生产与经营的全局等特点·1　KMS 的含义知识管理是以知识为核心,对企业生产和经营所依赖的知识有效地识别、获取、开发、分解、使用、存储和共享等一系列过程的管理[3,9]·而KM S 是实现知识管理的工具,是一个有助于知识收集、组织和传播的管理技术集合,是使知识可以脱离个体而具备专家性、综合性、完备性和系统性的软件系统·KM S 还可以通过知识对人产生作用,达到对人的管理,为企业员工提供创新条件和创新机制,最大限度地发挥本企业的知识潜力,提高决策速度与质量·通常,KMS 由知识中心、知识提供与收集系统、知识检索与挖掘系统、实时决策支持系统、分布式知识库系统和系统管理系统等几个部分组成·KM S 应具备知识管理的4个基本职能,即外化、内化、中介和认知·外化是捕获并存储知识[10],然后根据分类框架或标准来组织它们·KM S 的最主要特征就是“以人为本”[3,5,6,9]·它是人在企业管理中对其集体的知识与技能(不管它是写在纸上,还是存在人脑中)的捕获和运用的过程·其目的就是寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合[1],在整个管理过程中最大限度地实现知识共享,以便达到将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人[9],使他们能够做出最恰当的决策·知识管理的关键是知识创新·他要将每个成员蕴藏的隐性知识,转化为可以有组织所共享的显性知识·KM S能够将每个成员纳入管理范围之内,为其提供创新所必需的知识,通过规定的知识创新步骤、设计好的知识表达的规范格式来引导成员将其隐性知识显性化·2　Web技术的特点随着Internet/Intranet技术的兴起,基于浏览器/服务器模式(简称为B/S模式)的各种系统应运而生,并得到了迅速的发展·这些基于Web的系统一般采用多层分布式结构,即浏览层、Web应用服务层和数据库层[11]·B/S模式提供了一个跨平台的、简单一致的应用环境,便于用户群的扩展、变化及应用系统的管理,大大提高了工作效率·基于Web的应用系统,信息交流是双向的,这样极大地扩展了信息资源开发和其利用的深度和广度·目前使用比较多的Web页面编写语言有HTM L,ASP, JSP和XM L等·Web应用系统具有分布式、动态、交互、易于图形化的和易于导航等特点·系统构建者可以不受客户端的影响而根据服务器端比较单一的结构进行充分设计和优化·服务器端可以随着系统的扩展成为一个分布式的服务器群集·随着Internet这个开放、分布的信息空间的快速发展,Web应用已经可以在安全认证机制保证下,进一步和电子商务系统、办公自动化系统、ERP系统以及客户关系管理系统结合起来,形成有机的整体,最大程度上满足企业知识管理方面的需求[4]·3　基于Web的企业KM SKMS需要的基础设施有开放的交互操作式计算平台、通讯网络、进程管理工具等·企业拥有这些主要部件,就可以将它们组合起来构建KMS·KMS 并没有一个特定的具体模式,应该视具体情况而定·较为复杂的KM S的设计是从基于网络浏览器的客户界面开始,再下一层是用于区分和确定各种知识分类的系统·在这样的相互协同工作的场所,员工获取的将是知识,而不是简单的信息·当企业员工获取所需的知识后,应该考虑如何提取知识并发现隐藏于数据堆中的各种关系规律·这样,知识创新易于实现,隐性知识即员工的判断力、理解力得以显性化[10]·然后通过邮件的方式或公告牌的方式将显性知识传递出去,以达到知识共享·3.1　模型框架依据上述分析,这里给出一种基于Web的企业KMS的模型框架,如图1所示·在图1中,以知识桌面为分界将KMS分为内和外两个基于Web的层面,即连接各类人员的网络和支撑系统功能的信息技术·外层由3部分组成:①Intranet,它是用于连接企业内部系统的虚拟网络,是员工在企业内部传递、共享和利用知识的相互合作的人际网络;②Internet,它是用网络将外部用户和企业连接起来的逻辑结构·二者可以使用多种交互访问途径如Web页面、语音、网络电视、网络寻呼等管理和汇集各种知识,实现知识的提供和收集;③合作伙伴网络,它是用于连接外部组织(如供应商,卖方,商业伙伴)的虚拟网络,可以为企业提供潜在的,大量可供开发利用的知识资源,可以使企业有效地和其他组织进行知识交流和共享·通常,它以虚拟企业或知识联盟的形式存在·内层是企业知识管理活动的工具·它包括以下几个部分:①知识中心是KMS的核心,它主要由知识库和知识地图组成;知识库是利用计算机科学中的人工智能或知识工程技术使隐含知识得以显性化,即将隐含知识转化为显性知识的能力,并进而改变社会知识储备中显性知识与隐含知识的相对比例·知识地图是利用现代信息技术制作的企业知识资源总目录及各知识条目之间关系的综合体,此外还是企业或领域专家的位置、详细信息或通讯方式的描述;②知识分析主要是指利用一些方法对知识进行搜索或数据挖掘;其中主要搜索方法有基于Agent方法和搜索器,主要的数据挖掘方法有统计、神经网络、粗糙集和模糊聚类等;利用神经网络技术能够对系统特性未来可能发生的改变加以准确预测;利用粗糙集理论可对一些不精确或不确定的知识进行分类,它的算法简单和易于操作;利用模糊聚类方法对知识进行模糊推理、判断和处理,使其与现实更接近;③实时决策支持包括工作流和办公自动化等前台系统及各种后台决策支持系统(DSS)·其中各种DSS 的重点是支持管理人员的决策,即根据管理者针对一些半结构化或非结构化决策问题的需要,通过定性与定量分析,为管理者提供一个分析问题、建立模型、模拟决策过程及决策方案的计算机信息系统·在KMS中的决策支持具有高度的灵活性和良好的交互性·KM S能够帮助决策者或决策分析者建立支持决策的信息模型·KMS中决策支持并不能够替代决策者本身,它的主要功能是183第2期 王　君等:一种基于Web的企业知识管理系统的模型框架提高决策者的决策效率,帮助企业的决策者的强化洞察力;④系统管理包括对知识管理平台的管理、安全及目录的管理等·所有服务都在系统层运行,并受益于外部解决方案、平台和合作伙伴相连接的一体化通信服务[7];⑤分布式知识库系统是知识的广泛性的又一种体现,对于规模比较大的企业来说,单一的知识库显然无法满足企业对知识的需要,企业需要多个具有相当规模的知识库管理系统协同工作,共同完成对知识的获取、存储和转移·图1　基于W eb 的企业K M S 的模型框架Fig .1　T he model framew ork fo r enterprise knowledg e management systems based on web technology3.2　知识库与知识地图KM S 的核心部分便是知识中心·知识中心是一个广义的概念,泛指提供某一类型知识的系统[9],通常,它由知识库和知识地图组成·知识库可分为以下3种类型:①外部知识库,此类知识库主要存贮从企业知识网络上获取的知识,大多是一些数据型、事实型的内容,涉及的技术与管理内容较为复杂;②结构化知识库,这种知识库就像传统的数据库,一般采用数据库管理系统的开发方法进行开发,以结构化的方式来存贮;③非结构化的内部知识库,这是一种结构化程度较低的知识库,最常见的形式是企业讨论库,参加者在讨论库中记录自己的经验并对别人的评价做出反应,所以又称“实践经验”·此类知识库主要用来实现对隐含知识的管理,因为对于隐含知识,管理的主要任务是将其从员工的头脑转移到知识库中,进而加速知识的社会化活动·建立有效的知识库,将会促进企业内部知识的传递和利用,增进企业员工之间的合作,刺激知识创造和创新活动,帮助管理专家管理知识,减少不必要的重复劳动和资源浪费,更好地监督和控制企业业务活动,并有助于提高企业运营效率·知识地图是知识目录和领域专家的导航,它允许对所描述的企业知识资源进行处理、浏览和形象化·知识地图是企业协作工作的重要组成部分,它可以作为电子邮件的附录发送到企业的所有员工信箱中,从而使企业的员工能共享这种明确清晰的知识·知识地图还可以通过其他协作技术如专题区等进行共享,从而进一步扩大和丰富讨论内容·4　实例分析依据上述模型框架,下面给出了一个某企业利用Web 技术实现知识共享和创新的实例·这里按功能将其分为知识中心管理、个体知识管理和创新反馈管理3个部分,其过程如图2所示·在图2中,知识中心的功能除了包括知识库管理、知识地图管理外,还包括新闻中心和BBS 等功能·知识中心属于模型框架下层的支撑系统功能的信息技术·其中,知识库管理包括知识库维护管理和按类别和主题词的管理,相关资源包括订阅表、查阅人次/数以及其他相关知识;知识地图管理包括知识目录管理、企业及领域内专家管理和公共名片夹,提供全文检索和按关键词检索以及多媒体通讯传输;新闻中心包括新闻维护管理、检索管理,为员工提供企业内部新闻、外界媒体对企业的各种报道、业界新闻等,还提供按类别和主题管理、相关讨论等;BBS 是企业所有员工公共讨论区,员工可以通过它对与本企业有关的各种热点问题进行业务讨论和技术交流,进而分享知识、寻求经验·184东北大学学报(自然科学版) 第24卷个体知识管理的功能包括个人主页、电子邮件和下载记事管理等,它属于模型框架上层的网络功能·个人主页是员工的网上家园,是登录系统的门户,每个员工都可以定制属于自己的主页面,进入主页面即可查阅和发送邮件、记录事宜和下载所订阅的知识库中的各种知识以及其他知识中心的知识,电子邮件是联系外界的纽带·员工通过个人主页从知识中心获取知识,实现知识共享·创新反馈管理包括新产品、新技术、客户服务和辅助决策等知识的管理,它是模型框架中两个层面的结合,既利用了知识工具,又依赖于网络·通常,员工通过知识共享获得的知识与员工自身所具有的隐性知识结合,可能会生产出新的知识;企业的领导者也可能通过知识共享,获得对企业的发展决策方面的知识,进而对企业的将来做出正确的决策·这些知识都可通过Web 反馈到知识中心,成为企业知识库或知识地图的组成部分·图2　利用Web 技术实现知识共享和创新Fig .2　Realization of kno wledge sharation and creationby the web technology实现上述实例的原型系统的详细情况,由于篇幅所限,这里将不再赘述·5　结 语本文针对如何实现企业KM S 的问题,给出了一种模型框架·依据该模型框架,企业易于实现有效的知识管理,实现知识资源的共享和充分运用,提高企业在复杂商务环境下的竞争能力·但KM S 目前还是一个新的研究课题,在理念上和实现技术上,都还处于初始阶段,所以,本文的研究工作旨在为KM S 的技术实践做初步的探索·参考文献:[1]Yogesh M .Know l edge management for the new w orld of business [J ].As ia Strategy Leaders h ip Institute Review ,1998,(6):58-60.[2]Alavi M ,Leidner D .Know l edge management s ystems :emerging vi ew s and practices from the field [A ].Pr oce eding of the 32nd Hawaii International C onferenc e on S yst em Scienc es [C ].Hawaii :USA of 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the f ramewor k ,the functio ns of composing were discussed and the key parts for K M S ,know ledge base and know ledge map were developed .According to the model predictions ,an enterprise is easy to build a know ledge manag ement system to realize knowledg e management to share knowledge resources .Finally ,a case study was carried out to illustrate the application of the proposed framewo rk model .Key words :knowledge manag ement ;know ledge management system ;Web technology ;knowledge base ;know ledge map ;knowledg e desktop(Received J uly 17,2002)185第2期 王　君等:一种基于Web 的企业知识管理系统的模型框架。