股份公司档案管理制度

公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。

2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。

如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

点收文件后，应依下列方法收拾：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

档案分类应视案件内容、部门____、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

档案分类应力求切合适用。

倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。

同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

档号之表现方法如下aa—bbccd—ee，aa为经办部门代号，bb为大类号，cc为小类号。

d为档卷卷次，ee为档案目次。

档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼统含糊。

各级分类、卷次及目次的编号，均以十进____伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。

档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序依次排列，以便查阅。

一、目的为了规范公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本实施细则。

二、适用范围本实施细则适用于公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、借阅和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人力资源部负责员工人事档案的管理工作；2. 行政部负责公司行政管理档案、合同档案、会议档案等的管理工作；3. 技术部负责技术档案、研发档案、项目档案等的管理工作；4. 财务部负责财务档案、审计档案、合同档案等的管理工作；5. 各部门负责人对本部门档案资料的管理工作负责。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理制度，及时收集本部门产生的各类档案资料，并按要求整理归档。

2. 档案整理：档案资料应按照档案类别、时间顺序进行整理，确保档案的完整性和连续性。

3. 档案编号：档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查阅和管理。

五、档案保管与安全1. 档案保管：档案资料应按照档案类别、保管期限进行分类存放，确保档案资料的安全。

2. 档案安全：档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案资料的安全。

3. 档案保密：涉及公司机密的档案资料，应严格按照国家保密规定进行管理。

六、档案借阅与利用1. 借阅手续：借阅档案资料需填写借阅单，经批准后方可借阅。

2. 借阅期限：借阅档案资料应在规定期限内归还，逾期需缴纳滞纳金。

3. 档案利用：档案资料仅限于公司内部查阅、复制和利用，不得外传。

七、档案销毁1. 档案销毁：档案资料达到保管期限或因其他原因需销毁时，需按照规定程序办理销毁手续。

2. 销毁手续：销毁档案资料需填写销毁单，经批准后方可销毁。

八、监督检查1. 公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。

2. 各部门应定期对档案管理工作进行检查，确保档案资料的安全、完整和有效利用。

九、附则1. 本实施细则自发布之日起施行。

2. 本实施细则由公司档案管理部门负责解释。

通过本实施细则的实施，公司将进一步加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，为公司的发展提供有力保障。

《公司档案管理制度细则》在现代企业管理中，档案管理是不可或缺的一环。

它不仅关系到企业信息的安全、完整和可用性，还直接影响到企业的运营效率和决策质量。

因此，制定一套科学、规范的《公司档案管理制度细则》对于提升企业管理水平具有重要意义。

以下是一份《公司档案管理制度细则》的范本，供各企业参考和使用。

一、目的和原则本制度旨在规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率，保障公司的合法权益。

档案管理工作应遵循合法性、真实性、完整性和保密性的原则。

二、档案分类公司的档案应根据其性质和用途进行分类管理。

常见的档案分类包括：财务档案、人事档案、合同档案、技术档案、会议记录、法律文件等。

每一类档案都应有明确的管理规定和保管责任人。

三、档案收集与归档所有档案材料应在活动结束后及时收集并归档。

归档的材料应齐全、清晰，并按照统一的分类编号系统进行编号。

归档工作应由专人负责，确保档案的准确性和完整性。

四、档案存储与保管公司应设立专门的档案室或档案柜，用于存放各类档案。

档案室应具备防火、防潮、防尘、防虫害等基本条件，确保档案的安全。

同时，应定期对档案进行检查和维护，防止档案的损坏和丢失。

五、档案借阅与复制建立严格的档案借阅制度。

内部员工因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，并由部门负责人审批。

借阅档案应按规定时间归还，并保持档案的原状。

未经允许，不得随意复制档案内容。

六、档案销毁对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家相关法律法规和企业规定进行销毁。

销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。

七、档案管理责任明确各级管理人员和员工的档案管理责任。

档案管理员应定期接受专业培训，提升档案管理能力。

对于违反档案管理制度的行为，应依规进行处理。

八、制度的修订与更新随着企业的发展和外部环境的变化，本制度应定期进行评估和修订。

任何修订都应及时通知全体员工，并做好相应的培训工作。

九、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。

公司档案管理制度模板范本一、总则1.为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，制定本档案管理制度。

2.本制度适用于公司内所有与档案管理相关的工作人员，包括文件管理、档案归档、档案整理等工作。

二、档案管理职责1.公司设立档案管理部门，负责公司档案管理工作。

2.档案管理部门应制定具体的档案管理方案，并组织实施。

3.公司各部门应配合档案管理部门的工作，积极提供相关档案资料，并按照规定的流程提交和领取档案。

三、档案归档1.公司所有文件、资料应按照一定的分类标准进行归档。

2.归档人员应按照档案编号、日期、文件名称等要素进行归档，确保归档信息的准确性。

3.归档人员应记录归档的档案信息，包括档案编号、归档人员、归档日期等。

4.归档人员应将归档的档案放置在指定的档案柜或文件架内，保证档案的有序和安全。

四、档案整理1.档案管理部门应对档案进行定期的整理工作，确保档案的保管和利用。

2.档案整理应按照文件编号、日期、文件名称等要素进行整理，确保档案信息的准确性。

3.档案整理应记录整理的档案信息，包括档案编号、整理人员、整理日期等。

五、档案借阅1.档案管理部门应建立借阅登记制度，对外借档案的人员和目的进行登记，确保档案的安全和完整性。

2.借阅人员应填写借阅申请表，并获得上级主管的审批。

3.档案管理部门应根据借阅申请的内容和目的，对档案进行筛选和整理，确保借阅人获得必要的档案。

六、档案管理安全1.档案管理部门应定期检查档案柜和文件架的安全性，确保档案不受损坏和丢失。

2.重要档案和机密档案应设有密码锁或其他安全措施，限制非授权人员的访问。

3.档案管理部门应备份重要档案和电子档案，防止信息丢失和误用。

七、档案销毁1.档案管理部门应制定档案销毁计划，并组织实施档案销毁工作。

2.档案销毁应按照一定的程序进行，包括审批、整理、归档和销毁等步骤。

3.档案销毁应做好相关记录，包括销毁档案的编号、日期、销毁人员等信息。

一、总则为加强公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司发展中的重要作用，特制定本制度。

二、职责分工1. 公司档案管理领导小组公司档案管理领导小组负责制定公司档案管理制度，监督、检查档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作顺利开展。

2. 档案管理部门档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。

3. 各部门档案员各部门档案员负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作，并定期向档案管理部门汇报档案管理情况。

4. 员工全体员工应遵守公司档案管理制度，积极参与档案管理工作，共同维护公司档案的完整性、准确性和安全性。

三、档案管理内容1. 文件材料的收集与整理各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，应按照归档范围及时收集，并整理成册。

归档范围包括但不限于：公司文件、会议纪要、合同、协议、技术资料、财务报表、人事档案等。

2. 档案归档与保管档案归档时，应确保文件材料齐全、完整、准确。

档案保管应遵循以下原则：（1）分类存放：按照档案内容、形式、时间等进行分类存放。

（2）妥善保管：档案柜应通风、防潮、防尘、防虫、防鼠，确保档案安全。

（3）定期检查：档案管理部门应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

3. 档案利用与借阅档案利用应遵循以下原则：（1）依法利用：严格按照国家法律法规和公司规定，合理利用档案。

（2）实名登记：借阅档案需填写借阅登记表，明确借阅人、用途、归还日期等信息。

（3）按时归还：借阅人应在规定时间内归还档案，如有特殊情况需延期，应提前向档案管理部门申请。

4. 档案销毁档案销毁应遵循以下原则：（1）依法销毁：严格按照国家法律法规和公司规定，合法销毁档案。

（2）审批程序：档案销毁需经公司档案管理领导小组审批。

（3）监督销毁：档案管理部门应监督销毁过程，确保档案安全。

四、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

文号：[公司名称]办发〔2023〕X号发布日期：2023年X月X日第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分散利用；（三）安全第一，服务为本；（四）依法治档，规范管理。

第二章档案分类与编号第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）声像档案；（五）实物档案；（六）电子档案。

第五条公司档案实行统一编号，编号规则如下：（一）文书档案：按照年度、部门、文件类别、流水号进行编号；（二）科技档案：按照项目、类别、流水号进行编号；（三）会计档案：按照年度、科目、流水号进行编号；（四）声像档案：按照年度、内容、流水号进行编号；（五）实物档案：按照年度、类别、流水号进行编号；（六）电子档案：按照年度、类别、流水号进行编号。

第三章档案收集与整理第六条公司各部门应当及时、准确地收集应归档的文件、资料，确保档案的完整性。

第七条档案收集应遵循以下要求：（一）收集范围：公司内部形成的、具有保存价值的文件、资料；（二）收集时间：文件、资料形成后，及时收集；（三）收集方式：采用纸质、电子等多种形式。

第八条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案类别、保管期限等进行分类整理；（二）编号归档：按照档案编号规则进行编号，并归档；（三）编制目录：编制档案目录，方便查阅。

第四章档案保管与利用第九条公司档案实行集中保管，指定专人负责档案的保管工作。

第十条档案保管应遵循以下要求：（一）安全存放：档案存放地点应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；（二）定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整；（三）定期维护：对损坏的档案进行修复，确保档案的利用价值。

公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。

2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。

3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。

4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。

5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。

三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。

3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。

4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。

5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。

6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。

四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。

2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。

3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。

4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。

五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。

2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。

3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。

4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。

六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。

2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。

3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。

4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。

公司档案管理制度范本第一章：总则第一条：为了规范公司档案管理工作，保护公司档案的完整性和安全性，制定本制度。

第二条：本制度适用于公司内所有部门的档案管理工作，具体责任单位为公司财务部门。

第二章：档案管理目标第三条：公司档案管理的目标是保证档案的安全、完整、准确、及时，最大限度地实现档案的利用价值。

第三章：档案管理的内容第四条：公司档案管理内容包括档案的收集、整理、保管、利用、借阅、销毁等环节。

第五条：档案的收集范围包括公司内所有与业务相关的文件、资料和记录。

第六条：档案的整理应根据文件的性质、用途、年限等规定进行分类、编号、装订等处理。

第七条：档案的保管要求应根据档案的重要性、保密等级、保存期限等进行分类处理。

第八条：档案的利用应遵循规定的程序和权限，确保档案的合法使用。

第九条：档案的借阅需要符合公司规定的程序和权限，借阅后应及时归还并保证档案安全。

第十条：档案的销毁应根据规定的流程和程序进行，确保档案销毁过程合规、安全。

第四章：档案管理的责任第十一条：公司财务部门是公司档案管理的责任主体，负责档案管理制度的执行和监督。

第十二条：各部门应配合财务部门做好档案管理工作，确保档案的安全与完整。

第五章：档案管理的监督与检查第十三条：公司将建立档案管理的监督与检查制度，定期对各部门的档案管理工作进行检查。

第十四条：发现档案管理问题的，应及时向财务部门汇报，并按照规定的流程整改。

第六章：附则第十五条：本制度自发布之日起生效，原有不符合本制度规定的档案管理制度同时废止。

第十六条：本制度的解释权归公司财务部门所有，如有修改或补充，须经公司领导同意后生效。

以上为公司档案管理制度范本，制度内容根据公司实际情况可进行适当调整。

公司档案管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本《公司档案管理制度》。

本制度适用于公司内所有相关部门及员工，在公司档案管理工作中应严格遵守本制度的规定。

二、档案管理的原则1. 法律合规性原则：公司档案管理工作应遵循国家有关法律法规，以及行业、地方规章制度的规定。

2. 统一性原则：公司档案管理工作应以统一标准和统一规定为基础，统一命名和分类，统一管理和归档。

3. 完整性原则：公司档案管理工作应确保档案的完整性，包括分类齐全、文件齐全、信息齐全等。

4. 安全性原则：公司档案管理工作应确保档案的安全性，包括避免档案遗失、破坏、泄露等情况发生。

5. 高效性原则：公司档案管理工作应通过合理的流程和规范的操作，提高档案管理的效率和质量。

三、档案管理的责任1. 公司领导层对档案管理负有全面领导责任，应组织制定档案管理制度和档案管理计划，确保档案管理工作的顺利进行。

2. 档案管理部门负责公司档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。

3. 各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、登记、出借、归还等工作。

4. 档案管理员是档案管理的主体，应具备专业知识和技能，保证档案管理工作的准确性和安全性。

四、档案管理的流程1. 档案的收集：各部门应按照规定的流程和标准，将产生的文件、合同、备忘录等有价值的文件及时交到档案管理部门。

2. 档案的整理：档案管理部门应对收到的档案进行整理，按照分类规则进行排序、编号，并登记到电子档案系统中。

3. 档案的归档：档案管理部门应根据档案的重要性和保管期限，将档案进行适当的归档，确保档案的安全和有效管理。

4. 档案的检索：各部门需要查找档案的时候，应在电子档案系统中进行检索，根据档案编号或关键词进行查找。

5. 档案的借阅：各部门需要借阅档案的时候，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，借阅期限一般为一个月。

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1.目的为使公司的文件资料能够科学准时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

2.范围本制度适用于公司各级档案管理。

3.名词解释3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

3.3“件”是指归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的详细落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3行政部档案管理工作：4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.3负责编制、完善档案管理制度。

4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。

4.4各部门(厂)档案管理员：4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

5.管理内容：5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

5.2档案管理人员应依据归档范围准时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

5.2.1质量要求：5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清楚、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。

对于已破损的文件应准时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清楚、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。