会议管理指引手册

会议管理手册一、前言会议是组织内部沟通和决策的重要方式，高效的会议管理能够提升组织的工作效率和团队的凝聚力。

为了帮助各部门和团队有效地组织和管理会议，特编写本会议管理手册，旨在提供一套完整的会议组织和管理流程。

二、会议前准备1.确定会议目的和议程会议的有效性取决于明确的目的和清晰的议程。

在召开会议之前，组织者应明确会议的目的，并制定详细的议程。

议程应包括会议的主题、讨论内容、演讲者和讨论时间等。

2.选择合适的参与人员根据会议的目的和议程，组织者应选择合适的参与人员。

确保参与人员具有相关的知识和技能，能够对会议的议题做出有建设性的讨论和决策。

3.安排会议时间和地点根据参与人员的日程安排，确定合适的会议时间和地点。

确保会议时间充裕，并提前通知参与人员。

会议地点应提供舒适的环境和必要的设备，如投影仪、白板等。

4.准备会议材料根据会议的议程，组织者应提前准备好相关的会议材料，如报告、资料等。

确保会议材料的内容准确无误，并提前发放给参与人员，以便他们提前做好准备。

三、会议组织流程1.会议开场会议开始前，组织者应在会议室内安排好座位，并确认各项设备的正常运行。

在会议开始时，组织者应简单介绍会议的目的和议程，并明确会议的规则和流程。

2.主持会议主持人应确保会议按照议程进行，并严格控制时间。

主持人应引导参与人员积极参与讨论，并确保每个人的发言时间均衡和公正。

在讨论过程中，主持人可以根据需要调整议程和提醒参与人员注意时间。

3.会议记录会议记录是会议的重要产出之一，可以帮助参与人员回顾会议内容和作出决策。

组织者应指定一名记录员负责记录会议内容和决策，并确保记录内容准确无误。

会议记录应包括与会人员名单、会议讨论要点和决策结果等。

4.会议总结和闭幕在会议结束时，主持人应对会议进行总结，并对决策结果进行确认。

主持人可在会议总结中提醒参与人员要落实的行动和责任。

会议总结应当简洁明了，并对会议的整体效果进行评价。

四、会议后跟进1.行动计划和责任分配根据会议讨论和决策的结果，组织者应制定详细的行动计划，并明确责任人和完成时间。

会议管理指引手册目录说明 (1)一、会议管理的重要意义 (2)(一）会议管理成为公司快速发展的屏障 (2)（二）公司会议守则 (2)二、例会工具总表和角色建议 (3)三、例会前的准备 (3)（一)制定部门例会制度 (3)（二）发例会通知 (4)四、例会中的过程管理 (5)(一）例会管理八要素 (5)（二）会议纪要表 (5)（三)例会中发言技巧 (6)（四）如何形成决策 (8)(五）让每个人都很清楚自己在会后要做的工作 (8)（六）参会人员会议评价表 (8)（七)主持人例外情况处理 (9)五、例会后的跟踪管理 (11)说明：本手册的直接使用者是公司的各级管理人员,其他从事项目管理和协调的同事均可以参考使用；本手册将首先在各部门层面例会进行试行，如收效良好将考虑在全部会议中推广使用；在您阅读本守则后，为鼓励形成工作习惯，人力资源系统将在一个月后对例会效果进行跟踪,并听取各方意见和反馈，以便对手册进行改进：跟踪对象：各级部门经理，各项目经理跟踪内容：部门例会制度，例会通知，会议纪要，参会人员评价本手册中所提到和运用的工具只是希望能够培养参会人员良好的会议习惯，不具有独占性和排他性。

一、会议管理的重要意义（一）会议管理成为公司快速发展的屏障开会已经成为公司中最昂贵的一种交流活动.有的经理每个工作日2/3的时间花在开会上,相当多的会议被参会者认为是效率不高！很多人反映：开会是件挺麻烦的事情。

有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来,会议结束后，多数人并不十分明确自己的行动目标、资源及时间期限；也有人说开会没有完全理解或者认同结论,自己的想法和建议没有机会充分表达。

大家似乎也都下意识地认为:大多数会议是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功.失望的会议参加者能做些什么呢？我们发现，部门例会是李宁公司里最常发生的会议,其影响范围涉及到每位员工的近期工作目标和时间安排。

因此，我们制定了《如何开例会的指引手册》，目的是为公司的管理人员,提供了从计划会议到评估会议的整个过程中，应该如何进行改进的建议。

会议管理手册一、会议程序（一）会前准备1、拟定会议目的2、明确与会者3、选择开会时间4、选择开会地点5、会场布置6、拟定议事日程7、会议告知8、会前审核（二）会中事务1、会议签到2、主持会议3、参加会议4、会场服务5、会议统计（三）会后工作1、会议简报2、会议纪要3、检查催办二、会议规范（一）会议目的的拟定1、会议目的必须书面列明2、会议目的必须切合实际3、会议目的必须具体并且能够衡量4、会议目的所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”（二）与会人员的选择1、与会者人数不适宜太多，双向沟通的会议普通以5－7 人为宜2、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。

下面是应考虑的某些因素：(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?(2)这个人在中心议题的专门知识方面，与否确有需要或能有所奉献?(3)这个人以前对这种状况，有无经验，或者与所涉及的议题或人物与否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?(4)级别或地位与否适合于这个小组?(下级职工和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反映的质量和真实性。

)(5)如果要做决策，这个人与否能做(他不应是一种附属的人，这种人可能缺少完整的全方面知识和适宜的权威)?(6)这个人与否含有行政或法律责任来进行审查或决定?(7)为协助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一种不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?(8)这个人的才干或职责与否与其它与会者重复?(9)由于某种理由，这个人的出席与否会妨碍会议的总体成效?(10)与否时间、工作量及其它因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?（三）会议时间的选择1、会议时间必须涉及起止时间2、普通会议不要超出一种半小时（四）会议地点的选择1、普通性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开2、场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。

会议指导手册(2020版)会议指导手册(2020版)1. 会议前准备会议是组织沟通和决策的重要工具，为确保会议的顺利进行，提前做好准备工作至关重要。

1.1 确定会议目的和议程在召开会议之前，明确会议的目的是什么，确定讨论的议程内容。

明确的目的和议程将帮助参会人员有针对性地准备，节约时间并提高会议效率。

1.2 确定参会人员和时间地点明确参会人员的姓名和职位，确保邀请到关键人员参加。

同时确定会议时间和地点，确保参会人员能按时参加会议。

1.3 提前发送会议邀请通过电子邮件或其他通讯工具，提前向参会人员发送会议邀请。

包括会议时间、地点、议程以及其他相关信息，并要求参会人员确认是否能够出席。

2. 会议进行中为了确保会议的顺利进行，应重点关注会议的组织和沟通流程。

2.1 主持会议会议主持人在会议中起到组织和引导的作用。

主持人要确保会议按照议程进行，合理安排发言顺序，控制会议时间，并促进参会人员的积极参与。

2.2 记录会议内容指定一名秘书或记录员负责记录会议内容，包括讨论的要点、提出的建议和决策等。

记录员应及时整理会议记录，并向参会人员发送会议纪要，以便参会人员回顾和确认。

2.3 有效沟通和协作会议是为了沟通和解决问题而召开的。

在会议中，参会人员应积极表达自己的观点，倾听并尊重他人的意见。

通过有效的沟通和协作，可以达成更好的共识和合作。

3. 会议后的跟进会议结束并不意味着任务完成，跟进工作同样重要。

3.1 发送会议纪要及时整理会议纪要并发送给参会人员。

纪要应包括会议目的、议程、讨论要点、提出的建议和决策等内容。

参会人员可以通过阅读纪要回顾会议，并跟进相关任务和行动计划。

3.2 跟进行动计划根据会议的决议和行动计划，负责人应跟进相关工作的执行进展情况。

确保相关人员按时完成任务，并提供必要的支持和资源。

3.3 定期评估会议效果定期评估会议的效果和参与度，收集反馈意见，并根据反馈意见做出改进。

持续改进会议的组织和沟通流程，提高会议的效率和参与度。

会议管理工作指引编制__________ 日期__________ 审核__________ 日期__________ 批准__________ 日期__________修订记录1.目的为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制订本指引。

2.适用范围适用于集团规定的定期会议及组织的各种临时性会议，集团下属公司参照执行。

3.原则3.1.必要性。

在开会之前，考量会议召开的必要性，对于可开可不开的会议则坚决不开。

3.2.高效性。

召开会议应注重实效，主题鲜明，准备充分。

3.3.规范性。

依照规定程序发起会议，有序、高效的组织会议的开展。

3.4.精简。

大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。

逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。

4.术语与定义4.1.集团级定期会议：集团高管参加的定期召开的各类会议，如总裁办及总裁办扩大会议、项目开发决策类会议等，具体见《会议卡片》。

4.2.集团级临时会议：集团高管参加的临时召开的各类会议。

4.3.跨部门协调会议：协调集团各部门间工作或工作争议的跨部门会议。

4.4.部门会议：本部门内部会议。

5.职责《会议卡片》中已明确部分集团级定期会议的发起人、召集人、主持人、决策人、参会人员信息。

对于《会议卡片》之外的会议，相关人员职责如下。

5.1.会议发起人5.1.1.负责会议的发起、倡议工作。

5.2.会议召集人5.2.1.主责部门负责人或其分管领导。

5.2.2.负责会议的整体组织工作。

5.2.3.负责阐述、解释说明主责议题，为领导决策提供支持。

5.2.4.可指定本部门人员负责会议通知、会议组织、会议资料收集、会议记录、会议纪要整理及签发、会议决议跟踪落实等具体工作。

5.3.会议主持人5.3.1.负责会议的主持工作。

5.3.2.控制会议的气氛。

5.3.3.控制会议时间、推动会议的进程。

会议管理手册引言：会议是组织内部沟通、决策和合作的重要方式之一。

然而，如果会议管理不当，会浪费时间、资源，并且降低了会议效率。

为了提高会议的效果和效率，需要一个有效的会议管理手册。

本手册旨在为会议组织者提供相关指导，以确保会议的顺利进行和取得预期的成果。

一、会议准备阶段1. 确定会议目的和议题在召开会议之前，必须明确会议的目的和议题。

会议目的应该明晰，议题要有针对性和实际意义，从而确保会议的有效性和价值。

在确定议题时，应综合考虑与会人员的任务和需求，并确保议题涵盖关键问题。

2. 制定会议议程会议议程是会议顺利进行的指南。

在制定会议议程时，应根据议题的重要程度和紧急程度进行排序，同时在每一个议题都设定合理的时间限制。

会议议程应提前通知与会人员，以便他们对会议有清晰的了解并做好准备。

3. 确定与会人员根据会议的目的和议题，确定与会人员的范围和具体人选。

避免邀请过多人员，以免会议过于庞杂。

确保邀请到的与会人员对会议议题具有相关知识和经验，能够为会议讨论和决策做出有价值的贡献。

4. 分发会议材料在会议前，及时将相关材料分发给与会人员。

这些材料可以是与会议议题相关的文档、数据、报告等。

分发材料的目的是让与会人员提前了解议题背景和相关信息，提高参会人员对会议的理解和准备程度。

二、会议执行阶段1. 会议室准备确保会议室提前布置整齐，会议所需的设备（投影仪、电脑、白板等）应提前检查和设置好。

确保会议室环境舒适，提供充足的座位和良好的交流氛围。

2. 会议主持会议主持人起着至关重要的作用。

主持人应掌握会议的议程和目的，能够引导会议的进行，确保会议按议程顺利进行，并及时进行议题的讨论和决策。

主持人还应控制会议的时间和会议纪律，确保每个议题都能得到适当的讨论。

3. 有效沟通和讨论会议是信息交流和意见碰撞的重要场所。

与会人员应倾听和尊重他人观点，同时积极发表自己的意见和建议。

会议中应鼓励开放性和建设性的讨论，促进各方充分表达意见并达成共识。

会议办理指引手册目录阐明..................................................................................................... (1)一、会议办理的重要意义 .................................................................................................... (2)（一）会议办理成为公司快速开展的屏障 (2)（二）公司会议守则 (2)二、例会东西总表和人物主张 (3)三、例会前的预备 .................................................................................................... (3)（一）拟定部分例会准则 ...............................................................................................3（二）发例会告知 ............................................................................................... (4)四、例会中的进程办理 .................................................................................................... (5)（一）例会办理八要素 ............................................................................................... (5)（二）会议纪要表 (5)（三）例会中讲话技巧 ............................................................................................... (6)（四）怎样构成抉择计划 ............................................................................................... (8)（五）让每个人都很清楚自己在会后要做的作业 .......................................................8（六）参会人员会议点评表 (8)（七）掌管人例外状况处理 (9)五、例会后的盯梢办理 .................................................................................................... (12)阐明：本手册的直接运用者是公司的各级办理人员，其他从事项目办理和协调的搭档均可以参考运用；本手册将首先在各部分层面例会进行试行，如收效杰出将考虑在悉数会议中推行运用；在您阅览本守则后，为鼓舞构成作业习气，人力资源体系将在一个月后对例会效果进行盯梢，并听取各方定见和反应，以便对手册进行改进：盯梢方针：各级部分司理，各项目司理盯梢内容：部分例会准则，例会告知，会议纪要，参会人员点评本手册中所说到和运用的东西仅仅期望可以培育参会人员杰出的会议习气，不具有独占性和排他性。

第一部分手册编制说明一、手册说明本手册用以规范集团在经营开发过程中项目决策类关键会议的召开标准，通过指引性的文字说明，明确会议名称、召开时间、召开地点、会议目的、组织部门、参与部门、决策人、会前准备资料、会议决策事项、会后输出成果等要素，指导相关会议的召开，保障项目开发的有序推进。

本手册是集团计划运营管理体系的构成文件，共包括四个部分：（一）手册编制说明：本部分就编制本手册的目的、手册的主要内容框架、手册中涉及的会议范畴、主要关键词等做出说明，是阅读和使用本手册的指南。

（二）会议组织管理：从组织保障的层面概述了各相关部门在会议管理体系中承担的职责，包括体系规划、参会角色等。

（三）会议管理标准：本部分列出了集团现阶段应重点关注和梳理的21个项目决策类会议，依次明确了各会议的召开时间、会议目的、组织/参与部门、决策人、决策事项、输出成果等标准。

二、手册调整与修改集团应根据发展战略和环境变化的要求，每年年初由集团运营管理中心牵头组织对本手册的适用性、有效性和保障作用做出评价，并根据运行评估结果适时提出调整修订方案；本手册内容确定后在一定阶段内应保持相对的稳定。

当公司战略、管控模式、项目开发模式、组织职责设置、权责体系涉及或业务流程等发生较大变化时，应及时修订本手册。

三、手册特定用语说明（一）项目决策类会议：相关领导、部门参与，着眼项目开发条线上的关键点，通过集体讨论、评审等方式，完成项目开发思路、开发方案、重大技术方案、成果等的确认，推进项目整体运营，确保项目计划和总体经营目标的达成。

（二）公司：指集团。

（三）总部：指集团总部。

（四）城市公司：指集团下属城市公司。

第二部分会议组织管理一、职责规划（一）总部运营管理中心1．负责纳入本手册公司会议体系的整体规划、标准制定等工作。

2．参照本手册，对公司拟召开的经营管理及项目决策会议履行提醒职能，并对会议申请进行规范性审查（召开必要性、及时性、充分性等）并及时备案。

会议管理手册一、会议的定义与目的会议是在特定的时间和地点，由一定的人员组成，通过交流、讨论和决策等方式，解决问题、传递信息、达成共识的活动。

会议的目的是提高沟通效率、推动决策实施、促进团队合作和增进成员之间的互动。

二、会议筹备与组织1.确定会议主题和目标：明确会议的议题和目标，确保会议的目的清晰明确。

2.确定会议时间和地点：根据参会人员的时间和地点，选择合适的会议时间和地点。

3.确定参会人员：根据会议的议题和目标，确定必要的参会人员，避免无关人员的参与。

4.制定会议议程：明确会议的议题、讨论顺序和时间安排，确保会议按计划进行。

5.通知参会人员：提前将会议的时间、地点、议程和参会人员等信息通知到每位参会人员。

6.准备会议材料：准备好与会议相关的材料、报告和提案等，确保会议顺利进行。

三、会议流程与管理1.开场：- 主持人宣布会议开始，并简要介绍会议的议题和目标。

- 针对会议的规定，提醒与会人员保持秩序和尊重他人意见。

2.主题发言：- 主持人邀请相关人员进行主题发言，发表观点和提出建议。

- 保证每位发言人有足够的时间表达观点，避免发言时间过长或过短。

3.自由讨论：- 邀请与会人员就主题展开自由讨论，鼓励多样化的观点和意见交流。

- 主持人要控制好讨论的时间，避免讨论过于泛滥或偏离主题。

4.决策与总结：- 根据讨论结果，协商达成一致意见或做出决策。

- 主持人总结会议讨论的重点，并提出下一步行动计划。

5.会议记录：- 由专人负责记录会议的主要内容，包括决策结果、行动计划等。

- 会议记录要准确、清晰，并及时分发给与会人员。

四、会议后续工作1.行动跟踪与评估：- 落实会议期间确定的行动计划，并进行跟踪和评估。

- 确保行动计划的及时执行，达到预期的效果。

2.会议纪要与反馈：- 会议纪要要在会议结束后48小时内发送给与会人员，确保每位参会人员了解会议结果。

- 鼓励与会人员就会议流程和组织提出反馈和建议，以不断改进会议质量。

大型会议人身和财产安全管理指南1. 制定全面的安全计划
- 成立专门的安全管理团队,明确各部门职责分工
- 评估潜在的安全风险,制定相应的应对措施
- 与当地警察、医疗单位等保持密切沟通和协调
2. 会场安全管理
- 设置安全检查通道,对进入会场的人员和物品进行安全检查 - 配备足够的安全人员,维持会场秩序
- 设置紧急疏散通道和集合点,制定应急疏散预案
- 安装监控系统,全程监控会场情况
3. 人员安全管理
- 对工作人员进行安全培训,熟知应急处置流程
- 为重要人员配备专职安保人员
- 制定人员定位和联系机制,确保人员安全可追踪
4. 财产安全管理
- 设置专门的财物存放区域,配备安全防护设施
- 对重要财物实行24小时监控和巡逻
- 制定财物运输计划,确保运输安全
5. 应急处置机制
- 建立应急指挥体系,明确职责分工
- 准备应急装备和物资,确保供给充足
- 定期开展应急演练,提高应急处置能力
6. 后勤保障
- 确保会场供电、通讯、消防等基础设施安全可靠
- 配备足够的医疗救援人员和设备
- 做好食品安全管理,防止食物中毒事件发生
通过全面的安全管理,最大限度地保障大型会议期间人身和财产安全。