行政公文知识讲座

公文知识讲座第一章概述一、关于公文概念1、文书：指机关团体、企事业单位及个人等行为主体，在工作、生产、学习、生活中形成并使用的，具有惯用格式的文字材料，包括公务文书、私务文书两大范畴。

2、公文：指法定的机关、组织等行为主体，在其公务实践中，依据规范的程序、体式撰制、运行，通过特定渠道向特定对象表述意志，旨在实施管理、处理公务并产生法定效力的文书。

3、文件：指机关团体、企事业单位等行为主体制发的具有红色版头的公文，即人们常说的“红头文件”。

具体言之，则指党的机关公文14 种，国家行政机关公文13 种。

插环形图二、公文的基本功能1、导向功能2、管理、控制功能3、协调功能4、教育功能三、有关公文的法规1 、《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）2、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）3、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）4、《中国人民解放军机关公文处理条例》5、《人大机关公文处理办法》6、《人民法院公文处理条例》四、党的机关公文与行政机关公文的比较（一）形成不同党的机关公文，是党的机关为了传达贯彻党的路线、方针、政策，在实施党的领导过程中所形成的。

行政机关公文，是行政机关为了依法行政，进行行政公务活动，在行政管理过程中所形成的。

（二）发布机关不同党的机关公文的有关规定是由中国共产党最高机关的办公部门——中共中央办公厅颁布。

行政机关公文的有关规定则是由国家的最高行政机关——国务院颁布。

（三）使用对象不同党的机关公文，主要是中共中央、地方各级党委及其所属各部门党的组织系统使用，以行政机关、企事业单位、社会团体里的党委（或党组）名义发布公文时使用。

如“中国共产党江苏大学委员会文件”。

行政机关公文，则是国务院、地方各级人民政府及其所属各部门使用，企事业单位、社会团体等一系列行政组织系统使用。

如“江苏大学文件”。

（四）用纸规格要求不同党的机关公文，用纸幅面规格可采用16 开型。

行政机关公文，用纸一般采用国际标准A4 型。

（五）所列文种不同党的机关公文，《条例》共列出14 个文种。

条例》《办法》决定决定决议命令（令）指示议案通知通知通报通报报告报告请示请示批复批复会议纪要会议纪要函函公报通告条例公告意见意见规定法定文种可以直接行文，如：江苏大学关于加强学科建设与研究生教育工作的若干意见应用性文种必须借助法定文种作为“载体”来行文，如：江苏大学2008 党政工作要点应为：关于印发江苏大学2008 党政工作要点的通知（六）制作格式、内容写法不同1、党的机关公文版头与行政机关公文的发文机关标识不完全相同党的机关公文由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，如：中共中央xxx 省委办公厅文件或加园括号标明文种组成，括号标注文种的字不套红印刷，如：中国共产党xxx 委员会（批复）行政机关公文的发文机关标识（如同党的机关公文的版头），由发文机关全称或规范化简称加“文件” 组成，或加文种而不加“文件” 二字，如：江苏大学文件江苏大学校长办公会会议纪要以前学校行政部门文件的发文机关标识是不规范的。

如：插图2、党的机关公文版头部分、行政机关公文的眉首部分与行文部分之间间隔线不完全相同插版头3、党的机关公文与行政机关公文的落款中的署名、成文日期书写要求不同党的机关公文，发文机关署名应使用全称或规范化的简称，成文日期用阿拉伯数字，写明年月日全称，如“ 2007 年6 月12 日”。

行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，用汉字数码标注，如“二OO七年六月十二日”。

4、党的机关公文与行政机关公文的首页、末页正文文字的处理方式不同党的机关公文，公文首页正文文字应不少于2 行。

正文无空间署名时，可另加空白页标注，并在该页第2 行，左空2 字标明“（此页无正文）”字样，即末页可以无正文。

行政机关公文的首页必须显示正文，末页也必须显示正文。

即，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第二章公文种类1 、命令（令）——国家行政机关使用的一个公布性文种（《办法》）。

如《中华人民共和国主席令》。

2、议案——国家行政机关专用的一个文种（《办法》）。

如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

3、决定——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

如《关于授予2005 年度镇江市科技进步奖的决定》4、决议——党政机关使用的下行文的一种（《条例》）。

用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。

5、指示——党政机关使用的下行文的一种（《条例》）。

适用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则。

如《中共中央关于加强政法工作的指示》。

6 、公告——党和国家高级机关使用的公布性文件的一种《办法》。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

如《中华人民共和国外交部公告》。

公告经学校研究，请下列同志在*** 年*** 月之前回校办理离校手续，否则将作自动离职处理。

************** 年** 月7、通告——党政机关使用的一个公布性文种（《办法》）。

用于在一定范围内，公布应当遵守或需要周知的事项。

如《** 市工商行政管理局通告》。

8、通知——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

通知按其所起作用的不同，又具体划分为: 用于颁布行政法规的“公布性通知”；用于批转下级机关来文的“批转性通知”；用于印发、转发上级机关、同级机关或不相隶属机关来文的“转发性通知”；用于对下级机关某项工作有所指示的“指示性通知”；用于告知一般事项的“一般性通知”；用于通知有关开会事宜的“会议通知”；用于发布有关任免事宜的“任免性通知”党团组织职务任免公文的标题一般是“关于*** 同志任职的通知”。

如，中共亳州市委组织部《关于*** 同志任职的通知》（亳组干〔2006 〕152 号）：“市药业发展局党组：市委常委会议研究决定：*** 同志任市药业发展局党组副书记。

”非党团组织则是“关于*** 任职的通知” 如：嘉兴市发展和改革委员会《关于*** 任职的通知》（嘉发改〔2006 〕52 号）：“本委各处室、委属单位：经研究决定，任命*** 为嘉兴市发展和改革委员会办公室副主任。

”9、通报——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

按其内容可分为表扬性、批评性、指导性和沟通情况四种。

如《国务院办公厅关于江西上栗县“ 3.11 ”特大爆炸事故情况的通报》。

10、报告——党政机关使用的上行文的一种（《条例》、《办法》）。

适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问。

11、请示——党政机关使用的上行文的一种（《条例》、《办法》）。

适用于向上级机关请求指示、批准。

“报告”和“请示”的区别主要表现在：第一，对上级要求不同“报告”不要求上级批复，上级机关对收到的“报告”只需“阅知”；而“请示”则要求上级批复。

第二，行文时间不同“报告”是事中或事后行文，而“请示”只能是事前行文。

第三，文种性质不同“报告”属陈述性的上行公文，而“请示”属请求性的上行公文。

第四，结尾用语不同“报告”结尾一般用“专此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完结全文即告结束请示”则一般用“妥否，请批示”。

关于** 大学变更省学位与研究生教育研究会理事的报告省学位与研究生教育研究会：由于我校人事变动，*** 自*** 年起任我校研究生处处长，任省学位与研究生教育研究会理事。

特此报告！** 大学** 年** 月** 日应该为：关于申请变更** 大学省学位与研究生教育研究会理事的请示省学位与研究生教育研究会：由于我校人事变动，*** 自*** 年起任我校研究生处处长，我校拟变更***担任省学位与研究生教育研究会理事。

妥否，请批示。

** 年** 月** 日*** 市人民政府关于解决抗旱保栽资金物资的请示报告应改为：***市人民政府关于请求解决抗旱保栽资金物资的请示12、批复——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）适用于答复下级机关的请示事项。

它是根据下级机关的请示而制发的，针对性、目的性很强。

注意，各主管部门批准同级或不相隶属部门所请求的事项不能用“批复”，一律用“复函”。

对一份批复的评改：**市地方税务局关于批转税收管理员制度实施方案的通知**县地方税务局征管科：经市局研究决定，同意你局报来的税收管理员制度实施方案。

运行中有何问题，请及时向市局反馈。

2006 年2 月5 日（签章）修改后的批复：**市地方税务局关于税收管理员制度实施方案的批复**县地方税务局：你局《关于税收管理员制度实施方案的请示》（* 地税呈〔2006 〕*号）收悉。

根据国家税务总局、省、市局实施税收管理员制度的有关要求，经市局研究，同意你局制定的税收管理员制度实施方案。

在运行中有何问题，要及时向市局反馈。

二OO六年二月五日（签章）13、会议纪要——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

是传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的一种纪实性和指导性的文种。

一般比较重要的会议都要制作纪要。

会议纪要大致有二种类型：一是办公会议纪要，又称日常行政工作会议纪要；二是专项会议纪要，如各种各样的交流会、座谈会、研讨会的会议纪要。

会议纪要的写作格式：标题：由会议名称、文种两个要素构成。

如：江苏大学校长办公会会议纪要成文日期：成文日期一般加括号标写于标题下方正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。

正文：主要包括：前言——简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议结果。

主体——具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的主要精神和成果全面、具体、详尽地反映出来。

这一部分是纪要的中心。

结尾——通常情况下的会议纪要不单独写结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全文。

有的会议纪要要单独写一段结尾，或是写会议号召。

插会议纪要、会议记录范例14、函——党政机关公文中一个平行文（《条例》、《办法》）。

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

关于设立湖北现代科技学校为江苏大学武汉函授站的函湖北省教育厅高教处：江苏大学与湖北现代科技学校联合办学多年，并在该校设立了江苏大学武汉函授站。

2008 年我校继续与湖北现代科技学校联合办学，并在该校设立函授教学站。

特此函报。

江苏大学（公章）二OO八年七月十六日修改为：关于在湖北现代科技学校设立江苏大学武汉函授站的函湖北省教育厅高教处：江苏大学与湖北现代科技学校联合办学多年，并在该校设立了江苏大学武汉函授站。