《档案及档案管理》PPT课件

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档案管理基本知识PPT

理和利用。
组卷
将同一类别的档案材料组成案卷，并给予相应的标题和编号，以便于
检索和查找。
排列与编号
按照一定的顺序对案卷进行排列，并给予相应的编号，以便于管理和
利用。
编制目录
根据分类、组卷、排列与编号的结果，编制相应的档案目录，以便于
检索和查阅。
鉴定与销毁流程
鉴定
定期对档案进行鉴定，确定其保管期限和处理方式，以确保档案的科学管理和有效利用。
THANKS
感谢观看
遵守法律法规
严格遵守国家法律法规和档案管理规章制度，确保档案管理工作合法、合规。
保守秘密
对档案中涉及的机密、隐私等信息严格保密，不泄露、不传播。
服务意识强
具备良好的服务意识，主动为组织和个人提供优质的档案服务，满足其合理需求。
认真负责
对待档案管理工作认真负责、细致耐心，确保档案真实、完整、可用。
信息系统安全保护
物理安全
网络安全
保障档案信息系统所在场所的安全，防止自然灾害和人为破坏。
加强网络安全管理，采取防火墙、入侵检测等措施，确保网络传输安全。
数据安全
系统安全
采用数据加密、备份恢复等技术手段，保障档案数据的机密性、完整性和可用性。
对档案信息系统进行定期安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。
档案分类
根据档案的形成者、内容、时间、形式等特征，可以将档案分为不同的类型，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。
档案管理重要性
维护历史真实面貌
档案是历史的见证，是还原历史真实面貌的重要依据。
推动社会发展
档案中蕴含着丰富的信息资源，对于推动经济社会发展、促进科技进步、提高国民素质等具有重要意义。

档案管理培训课件PPT(共-51张)全文

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则遵循文件的来源特征保证类目体系的严整性保证类目体系的可包容性维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号）类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

档案管理ppt课件

第一章
档案管理的定义
档案管理的定义：对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动
目的：确保档案的安全、完整和可用性
范围：涉及各种类型的档案，如文书、科技、人事、会计等
意义：为组织、企业和个人提供历史记录和重要资料，有助于提高工作效率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性维护企业的合法权益提高企业的经营效益促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中存储方式：分类存储、按序存储、标识存储存储设备：档案柜、档案架、档案盒存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性档案存储和保管的几种常见技术电子档案的存储和保管技术档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对档案信息的需求
开发方式：数字化、汇编、专题研究等
提高档案利用效率的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介特点应用范围优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义：档案利用是指对档案实体的查阅、复制、摘录、加工和传输。
档案利用的目的：满足社会和个人的需求，实现档案的价值和作用。
档案利用的方式：现场查阅、复制、网络查询等。

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档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
档案信息化建设实务操作
档案数字化的原则和方法
了解档案数字化的原则和方法，掌握数字化加工流程和技术标准，实现档案的数字化管理。
档案数据库建设与管理
熟悉档案数据库建设的方法和步骤，建立和管理档案数据库，提高档案信息管理水平。
档案信息网络安全与防范
加强档案信息网络安全管理，采取有效的安全防范措施，确保档案信息的安全和保密。
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
02
CATALOGUE
档案收集与整理
档案收集的原则与方法
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档案，确保档案的完整性。
时效性原则
及时收集新产生的档案，避免遗漏。
档案收集的原则与方法
真实性原则
确保收集的档案真实可靠，反映历史事实。
定期收集
按照一定周期（如年度、季度）进行档案收集。
档案法规的体系结构
加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务。
由档案基本法、档案行政法规、档案地方性法规、档案行政规章等构成。
档案法的主要内容
包括档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任等方面的规定。
档案管理标准概述

档案管理培训PPT模板课件

档案柜
容易分类保护性好
易于保密检索简便
2．开放式横向档案
整齐划一便于取阅易于查找
8
档案盒
标准统一便于存取
格式统一
标识鲜明科学分类及时记录
按对象划分按主题划分按形式划分按项目划分按时间划分
12
借阅档案一定要登记
Logo here
谢谢！
Thank you！
主要内容
档案的保管与分类档案的归档基本范围与保管期限档案的借阅
档案
的保管
格式统一
标识鲜明科学分类及时记录
建立
合同资料
索引
荣誉资料
技术资料其它
档案的归档范围和保管期限
技术档案是指各技术质量管理部门在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

档案管理培训ppt课件

02
档案收集与整理
档案收集方法与途径
常规收集
定期从各部门、各岗位收集档案资料，确保档案资料的完整性和连续
性。
专项收集
针对特定项目、事件或活动进行档案资料收集
，以满足特定需求。
征集收集
通过公告、通知等方式，向社会公众征集相关
档案资料。
网络收集
利用互联网资源进行档案资料的收集，如官方
网站、社交媒体等。
加强对档案管理人员的专业培训，提高其档案管理水平和服务质量。
05
数字化档案管理
数字化档案管理优势
提高档案利用效率
数字化有利于档案信息的快速检索、传递和处理，提高档案利用效率。
节省存储空间
数字化档案可以节省大量物理存储空间，降低存储成本。
加强档案保护
数字化有利于档案原件的保护，减少因自然因素或人为因素造成档案损坏的风险。
印、下载等。
提高档案利用效率的措施
完善档案分类与标引
对档案进行科学分类和准确标引，提高用户查找相关档案的效率和准确性。
提供个性化服务
根据用户需求和偏好，提供个性化的档案推荐和定制服务。
加强档案宣传与推广
通过举办展览、讲座等活动，宣传档案的价值和作用，提高用户对档案的认知度和利用率。
强化档案管理人员培训
档案管理人员职业道德规范
忠于职守，爱岗敬业
档案管理人员应热爱本职工作，尽职尽责，确保档案的安全和完整。
遵纪守法，严守机密
严格遵守国家法律法规和档案管理制度，保守机密，不泄露档案信息。
博学求进，公正服务
不断学习和提高业务能力，提供公正、客观、准确的档案服务。
提高档案管理人员素质的途径

2024版档案管理培训ppt课件

据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体，通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料对档案资料进行编纂、整理，形成专题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理，支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职档案管理人员，明确其职责和权限，确保档案管理工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴定、保管、利用等环节的工作流程，确保档案管理工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一

2024档案培训ppt课件完整版

制定档案安全管理制度
建立完善的档案安全管理制度，明确各级管理人员和工作人员的职责和权限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定专人负责监督档案安全工作，确保各项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
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目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事业单位和个人在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征，档案可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制

《档案管理》PPT课件全文

页数式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号类别号年度 A 2003
保管期限机构短期
件责任文号号者
1
题
h
28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分开，再将同一部门或（商户）的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、同一工作、同一会议形成的文件材料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间顺序进行排列。
h
8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
h
9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
h
10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限机构短期
件责任文号号者
1
题
名
关于×××的通知
日期归档文件格备
页数式

档案管理学(全套课件559P)ppt课件

档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体之间的可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的档案材料，采取追踪方式进行收集，确保其完整归档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
档案管理学(全套课件 559P)ppt课件

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精选课件
18
四、档案管理的现代化
1、利用计算机辅助档案管理目录级文件级联机检索
2、改革立卷方法指导思想：简化整理深化检索
主要做法：破除“卷”的概念，直接以单份文件为单位进行归档整理。
目的：最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办随归档），最终过渡到文档一体化。
要
4、院党委工作计划、总结 5、院党委发布的决定、办法 6、院党委负责人在院内的重要讲话稿和参
加上级召开会议发言稿
7、院党委大事记
精选课件
8
8、院党群系统统计材料
9、院内各支部年度工作计划总结、请示及党委批复
10、院内支部设置变动、改选报告、审批材料
11、院党员名册
12、反映本院全貌、重大活动的各种宣传材料
精选课件
19
整理档案工作程序 1、区分年度 2、区分类别 3、盒内排列 4、打印目录或输入管理软件 5、装盒并做标识 6、上架排列
形成单位，产生于形成单位的自身活动。所以必须尊重档案的来源原则，以历史唯物主义和系统论为指导，开展档案的收集、积累、保管和系统整理工作。
2、档案是有保存价值的。一个单位在自身活动
中会形成许许多多的材料，但并非所有的材料都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能的结束，便失去了它存在的社会价值而被淘汰，另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保存下来，就转化为档案。
精选课件
17
设备类应归档范围：
1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
2、上级或主管领导批复和准购批示 3、定购合同 4、开箱记录及装箱单 5、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单 6、索赔来往函件及结果文件 7、设备说明书及全套随机文件材料 8、使用、检修、故障事故记录 9、重大事故的调查分析及处理结果
13、学院教职工政治思想动态及调查材料
14、学院统战工作材料
15、学院工会工作材料
16、学院团委工作材料
精选课件
9
行政类应归档范围： 1、上级有关行政管理的文件 2、全院性的规章制度 3、学院年度工作计划、总结 4、院长办公会议记录 5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会
议的发言稿 6、教职工代表大会文件 7、本院向上级的请示及其批复 8、教研室的请示及学院的批复
于其他各种文献资料的最基本的特点。档案之所以具有凭证作用，是由档案的本质属性—— 原始记录性决定的。首先，从档案的形成来看，它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转化来的，是令人信服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态来看，文件上保留着真切的历史标记。
2、参考作用。档案能以知识原载体的形式，给
精选课件
3
3、档案的物质形态是多种多样的。不仅有
文字的，还有声像的，还有磁盘、光盘等。
4、档案是原始的记录。档案是在社会实践
中直接形成的，不是事后编写或另外收集的材料，所以不同于一般文献，具有很强的原始性。原始记录性是档案的本质属性。
精选课件
4
二、档案的作用
1、凭证作用。档案的凭证作用体现了档案不同
1、实验、测试、观测、调查、考查的各种原始记录
2、数据处理材料（如程序设计说明、计算结果等）
3、研究工作阶段小结、年度报告 4、配套的照片、底片、录音带、录相带、
幻灯片等
5、样品、标本等实物的目录
精选课件
14
总结鉴定阶段
1、论文、专著 2、工艺技术报告 3、专家评审意见 4、鉴定材料（鉴定代表名单、记录、鉴定
精选课件
6
• 反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料；
• 征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料；
• 院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
精选课件
7
党群类应归档材料：
1、上级党组织有关党的建设的文件 2、院党代会文件材料 3、院党委会、书记院长碰头会议记录、纪
人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息，
对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究
有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。
精选课件
5
三、归档范围
• 凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料；
• 根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类；
意见、鉴定证书）
5、推广应用意见 6、课题工作总结
精选课件
15
申报奖励阶段
1、科研成果登记表 2、科研成果报告表 3、科研成果奖励申报与审批材料 4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）
原件或复印件
5、专利申请书或证书原件或复印件
精选课件
16
推广应用阶段
1、转让合同、协议书 2、生产定型鉴定材料 3、成果被引用或投产后反馈意见 4、推广应用方案及实施情况 5、扩大试生产的设计文件、工艺文件 6、成果宣传报导材料 7、对外学术交流材料
他有保存价值的参考资料
8、学院教师进修计划、安排 9、学院教师工作量的规定及执行情况 10、学院教师业务考核情况
精选课件
12
科研类应归档范围：
科研准备阶段
1、开题报告与课题调研论证材料 2、任务书、合同、协议书 3、课题研究计划、设计 4、计划执行情况 5、课题投资和预决算材料
精选课件
13
研究实验阶段
精选课件
10
9、学院年度报表、统计材料 10、院内启用印章的文件及印模 11、本院的历史沿革、情况介绍、大事记 12、学院教研室负责人任免的请示批复 13、学院教职工名册 14、学院教职工评定、聘任专业技术职称
材料
精选课件
11
教学类应归档范围：
1、上级有关教学工作的文件材料 2、本院有关教学的规章制度 3、学院学科建设和实验室建设有关材料 4、学院各教研室教学计划、教学大纲 5、学院各科期考试题 6、学院典型教案 7、自编、主编教材，教学指导书、习题集和其
档案及档案管理
精选课件
1
一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
精解：
1、档案是有相对固定来源的。它来源于一定的