环境管理体系文件.doc
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(××) 有限公司
文件编号：E/ZH-PF-11
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1 目的
1.1 确保与环境管理体系有关的所有文件和资料(除外来文件)都得到有效控制.
1.2 确保各相关场所均使用现行文件的有效版本.
2 范围
本程序对环境管理体系有关的所有文件和资料(不包括外来文件)的评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜作出了明文规定。
3 职责
3.1 文件适宜性由相关使用人员部门主管负责评审、会签.
3.2 文件和资料审核、批准之权限。
3.2.1 环境管理手册由管理者代表审核、总经理批准。
3.2.2 环境管理体系程序文件由管理者代表审核、总经理批准。
3.2.3 环境管理体系三层文件由各部门主管审核、管理者代表批准（相应文件特别说明
除外).
3.3 所有批准之文件由品管环保部文控专员统一编目、存档、发布。
3.4 所有更改之文件由品管环保部文控专员统一实施更改.
4 定义(略)
5 运作流程
5.1 文件控制范围.
应控制环境管理体系文件的范围:
a) 环境管理手册(QH);
b) 环境管理体系文件(PF);
c) 环境管理三层文件(WI);
d) 环境记录表格(QRT);
e) ……
5.2 文件编制.
5.2.1 环境管理手册.
《环境管理手册》由管理者代表组织各部门人员进行编制。
5.2.2 环境管理程序文件.
环境管理程序文件由管理者代表组织各部门人员进行编制.
5.2.3 环境管理三层文件
环境管理三层文件由各相关部门主管或其授权代表负责编制.
5.2.4 环境记录表格.
环境记录表格由相应环境管理程序文件编制人员负责编制.
5.3 文件适宜性评审、审核、批准。
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生效日期：2001/9/25
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5.3.1 所有文件在审核、批准前，编制部门主管应组织所有相关文件使用人员的部门主
管对文件适宜性进行评审，并填制相应《文件制定、修订评审单》（对环境记录表
格的适宜性评审可随同相应文件进行评审）。若评审通过，则执行5.3.2条款;若评
审不通过,则应予以修改,并重新执行本条款.
5.3.2 依据本程序3.2条款审核、批准权限，编制部门主管将评审通过之文件草案、
《文件制定、修订评审单》呈送审批，审批人员对文件进行审批、确定分发范围并
填制于相应《文件制定、修订评审单》。若审批通过，则执行5.4条款;若审批不通
过,则应对该文件进行修改,并重新依据5.3条款执行.
5.4 文件发布.
5.4.1 编制部门主管将通过审批之文件草案、《文件制定、修改评审单》传递至品管环保
部文控专员。
5.4.2 品管环保部文控专员依据《文件编写导则》，对该文件予以编目。
5.4.3 依据《文件制定、修订评审单》发放范围/发放数量，品管环保部文控专员打印/
复印所需份数。
5.4.4 受控文件封面应盖上“受控号——”章并填上受控号、每一页盖上“受控文件”
章,以作为有效受控版本标识.
5.4.5 品管环保部文控专员依据《文件制定、修订评审单》发放范围发放，并填制《文
件收、发登记表》；非受控文件（或称参考文件）封面盖上“非受控文件”章，品
管环保部文控专员依有关指示发放。
5.5 文件更改流程.
5.5.1 文件更改.
文件和资料若核查不符合而需更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《文件
制定、修订评审单》，若有必要，则应填写修订理由。
5.5.2 文件评审.
文件评审参见本程序5.3.1条款,评审结束,应填制相应《文件制定、修订评审单》。
5.5.3 文件审批参见本程序5.3.2条款,审批结束,应填制相应《文件制定、修订评审单》。
5.5.4 文件发布.
修订部门主管将通过审批之文件草案、《文件制定、修订评审单》传递至品管环保
文控专员，品管环保文控专员依据《文件收、发登记表》发放范围/发放数量，打
印/复印所需份数，并于受控文件封面盖上“受控号——”章并填上受控号、每一
页盖上“受控文件”章，以作为有效受控版本标识。
a) 若更改为某一文件的某一页，品管环保部文控专员则依据原页次《文件收、
发登记表》分发范围，发放新文件页，同时收回失效版本旧文件页，并填填制
相应《文件收、发登记表》页次栏，若某一文件换版，品管环保部文控专员则
依据原文件《文件收、发登记表》分发范围，发放新文件，同时收回失效版本 (××) 有限公司
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旧文件，并填制一页新的《文件收、发登记表》，旧的相应《文件收、发登记表》
妥善保管；
b) 企业发至外部受控文件的更改一律依据5.5.4.a 执行.
5.6 文件取消流程.
5.6.1 文件取消.
文件和资料若核查不适宜而需取消时,需取消部门/人员将取消原因填制《文件制定、修订评审单》。
5.6.2 文件取消评审.
文件取消评审参见本程序5.3.1条款,评审结束,应填制《文件制定、修订评审单》。
5.6.3 文件审批.
文件取消审批参见本程序5.3.2条款,审批结束,应填制《文件制定、修订评审单》。
5.6.4 文件取消实施.
需取消部门主管将通过审批之《文件制定、修订评审单》传递至品管环保部文控专员，品管环保部文控专员依据相应《文件收、发登记表》，收回所有原以发放之该受控文件。
5.7 作废文件处置.
5.7.1 发放新文件(页)并即时收回失效版本文件(页)
5.7.2 失效文件(页)若归档,品管环保部文控专员应于失效文件每一页盖上
“作废文件”章,列册归档;若作废文件(页)不归档,品管环保部文控专员
可立即予以销毁.
5.8 文件标识.
5.8.1 受控文件.
受控文件标识为:
a) 封面上盖有 “受控号___”章;
b) 文件每一页盖有 “受控文件”章.
5.8.2 非受控文件(参考文件).
非受控文件每一页盖有 “非受控文件”章.
5.8.3 作废文件.
归档之所有作废文件每一页应盖上 “作废文件”章.
5.9 印章管理.
“受控文件”章、“非受控文件”章、“作废文件”章、“受控号—”章，
由品管环保部文控专员妥善保管。 (××) 有限公司
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5.10 文件管理要则.
5.10.1 各部门责任人员应妥善保存文件.
5.10.2 未经授权,组织任何人员不得私自复印/打印受控文件.
5.10.3 品管环保部文控专员定期(2次/年)核查所有环境管理体系文件之有
效性,并依据核查结果,负责编制/维护《环境管理体系文件目录》，分
发至所有部门。
5.10.4 依据《文件收、发登记表》、《环境管理体系目录》，品管环保部文控
专员全面核查保存及现场使用之文件，发现问题应依据《不符合、纠
正与预防控制程序》采取相应的纠正与预防措施。
5.11 电子文件管理.
本公司环境管理体系电子文件一律由品管环保部文控专员管理.
5.12 环境记录的管理.
环境记录的管理依据《环境记录控制程序》执行，环境记录的流程转
规则及保存期依据《环境记录表格运作细则》执行。
6 相关支持文件
6.1 《文件编写导则》……………………………………E/ZH-WI-06
6.2 《不符合、纠正与预防控制程序》…………………E/ZH-PF-25
6.3 《环境记录控制程序》………………………………E/ZH-PF-26
6.4 《环境记录表格运作细则》…………………………E/ZH-WI-01
7 相关环境记录表格
7.1 《文件制定、修订评审表》…………………………E/ZH-QRT-17
7.2 《文件收、发登记表》………………………………E/ZH-QRT-18
7.3 《环境管理体系文件目录》…………………………E/ZH-QRT-19
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外来文件控制程序
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1 目的
1.1 确保外来文件都得到有效控制.
1.2 确保各相关场所均使用外来文件现行的有效版本.
2 范围
本程序对面等同采用的外来文件和资料的评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜作出了明文规定。
3 职责
3.1 文件适宜性由相关使用人员的部门主管负责评审,会签.
3.2 外来文件一律由管理者代表审核,总经理批准.
3.3 所有批准之外来文件由品管环保部文控专员统一编目,发布.
3.4 所有更改之外来文件由品管环保部文控专员统一实施.
4 定义
4.1 受控文件.
发放之文件受更改控制的文件.
4.2 非受控文件
发放之文件不受更改控制的文件.
5 运作流程
5.1 外来文件控制范围
外来文件是指需等同采用的各类外部输入文件,包括:
a) 国际、国家、行业环境标准、法律、法规等；
b) 外部相关方提供的文件、规范；
c) ……
若等效或参考采用某外部输入文件，则相关部门/人员应需先转化为，内
部环境管理体系文件，其后依据《文件控制程序》实施控制。
5.2 外来文件导入.
外来文件的导入由相关部门/人员导入,可包括:
a) 环保科负责导入相关环境法律、法规及其他要求；
b) 技术部负责导入相关原材料国际、国家、行业有关环境标准；
c) 工程部负责导入相关生产设备、设施操作、维护、保养过程中的环境操作标准；
d) ……
