文书学复习资料一、简答题1、简述文书的形成条件。
答：(1)文字的形成是文书产生的必要条件。
文书区别于其他交流载体的首要特征就在于它有准确的信息内容，这种准确的“信息内容”是文字所赋予的。
后世的学者明确指出，自有文字后，文书也就逐渐产生。
(2)社会组织的形成是文书产生的充分条件。
文书的另一个区别于其他交流载体的特征就在于它是带有一定策令性的信息，带有一种影响力，而这种影响力是由制作文书的社会组织的权威性赋予的。
2、简述文书学的基本特征。
答：(1)应用性与理论性的统一。
文书学的研究对象来自广泛的社会实践，并伴随着社会实践的发展而发展。
同时，文书学作为一门独立的学科，它是对社会实践规律性的总结，而不仅仅是客观现象的描述，有着自身的范畴、原则和基本原理，具有较强的理论性。
(2)综合性与独立性的统一。
文书及文书工作所记述和服务的对象是社会管理事务，所涉及的专业和学科领域十分广泛，这就决定了文书学在学科结构和内容上必然融合史学、法学、管理学、语言学和文章学等学科的相关知识，表现为一定的综合性。
同时，文书学又不是上述学科的简单相加，它有着自身特定的研究对象和相对独立的学科体系，是其他学科不能包容和替代的，具有很强的独立性。
3、简述文书工作演化发展的规律。
答：(1)文书制成材料的改进。
文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。
(2)文书的种类、用途和制度的变迁。
文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。
随着人们交流形式的增加，产生了私文书和专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，产生了平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式日趋固定。
文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。
总之，文书与文书工作的发展变化，是同社会发展相联系的。
从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。
4、简述公文的功能。
答：(1)公文的基本功能：①公务管理的工具。
公文的首要功能是一种公务管理的工具。
会文内容、公文运转以及行文规则，都是管理理论租原则的具体应用。
脱离公务管理，背离了管理活动原则，公文的存在就没有了意义。
②社会沟通的手段。
公文在上传下达、左右沟通、实现公务管理工具效用的同时，在客观上成为社会组织之间、社会组织与民众之间相互沟通的手段。
(2)公文的具体作用：①行为规范作用。
②书面领导与指导作用。
③联系与处理公务作用。
④宣传教育作用。
⑤凭证依据作用。
此为公文最突出最宝贵的作用。
5、简述公文现行效用的机关范围界定。
答：(1)宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。
(2)行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。
(3)公文本身依法予以明确规定。
(4)以公文本身依法正确标明的主送机关为准。
(5)以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。
(6)以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。
(7)以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。
6、简述电子文件的含义及构成要素。
答：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
完整的电子文件包括以下三个要素，缺一不可：(1)内容信息：文件中所包含的表达作者意图的信息。
(2)结构信息：文件内容信息的组织表达方式。
(3)背景信息：能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源和传送目的地的信息、与内容信息相关的其他信息。
7、简述文书工作的含义及其基本内容。
答：文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。
其基本内容有：(1)文书的撰制。
包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)等环节。
(2)文书的传递。
包括接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。
(3)文书的办理。
包括拟办、批办、承办、注办等环节。
(4)文书的处置。
包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。
(5)文书的管理。
包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。
8、简述文书工作标准化的意义。
答：文书工作标准化的意义在于：(1)通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。
(2)文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证。
(3)文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。
没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。
(4)实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。
(5)便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。
9、简述叙述及对其的特殊要求。
答：叙述是指记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。
其基本要素为：时间、地点、人物、事件、原因、结果。
叙述在公文中常用于交代问题，说明原委或列举事例。
在公文中采用叙述手法时，应遵循如下特殊要求：(1)以“顺叙”手法为主。
在公文中通常采用顺叙的手法，即按照事物发生发展的时间顺序平铺直叙，使叙述的层次与事物的发展过程相一致，便于受文者对该过程及各个环节一一目了然。
(2)通常采用概括叙述的方式。
在公文中不仅要叙述事实，更重要的是在此基础上分析情况、解决问题，因此着重采用概括叙述的方式，不作详情描写。
10、简述附件与附件说明。
答：(1)附件指附属于公文正件的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。
(2)附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等，以便查阅和保护附件，防止附件散乱、丢失。
(3)公文如有附件，应当注明附件顺序和附件名称。
附件说明中的附件名称必须与后面所附文件的标题完全一致。
11、简述公文主旨的确立要求。
答：(1)公文的主旨必须正确。
即公文的主旨必须符合党的路线、方针和政策，符合国家的法律、法规，符合公务活动的实际情况，经得起实践的检验。
(2)公文的主旨必须集中。
即公文的主旨应当单一，在一篇公文中只有一个中心思想或基本观点；不要出现两个以上的中心，或塞进与主旨无关的材料及情节。
应当坚持“一文一事”的原则，以防主旨分散。
(3)公文的主旨必须鲜明。
即公文的主旨应当突出、深刻和新颖。
能够抓住问题的实质；提出的措施、方法符合事物的发展规律，有独到之处；态度十分明确，提倡什么，反对什么，应该做什么，不要做什么，直白显露，有一定的针对性。
12、简述细则的含义及其撰写要点。
答：细则：为具体执行有关法律、法规、规章以及其他规范类文书，针对其全部或部分条文制定的一种解释性、操作性的详细规则。
撰写要点：(1)标题形式多采用“适用事项(或母体文书标题)——实施(施行)细则”。
(2)第一条必须提出母体文书，多以“根据《×××》第×条规定，制定本细则”句式开头；最后一条必须说及具体生效时间或“本细则与《×××》同时执行”之类。
(3)从属于母体规范类文书并为之服务，所作的补充解释、说明，均不能逾越母体文书规定的原则范围。
(4)作者法定。
(5)注重内容精细化。
13、简述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。
答：(1)对整个公文处理负有总体决策和把关职责。
包括其组织形式的选择确定，机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。
(2)对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。
以保证方针政策的准确性和文件的质量。
(3)对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。
按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一枝笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。
把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。
14、简述组织传阅的含义与做好该项工作的要求。
答：组织传阅，即由办公室及专(兼)职文书人员将公文在多部门或多位领导人之间传递，使之得到迅速有效的阅知处理的环节。
在公文数量较少又不便复印的情况下，应科学地组织传阅。
做好组织传阅工作的要求是：(1)区分办件与阅件。
(2)以文书人员为中心点组织传阅。
(3)合理规划传阅顺序。
(4)采用多种传阅方式。
(5)优化传阅程序。
15、简述机关档案机构对归档整理业务指导与监督的主要内容。
答：(1)负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文件整理的规定、意见和规则等；制定本机关的文件整理归档制度，指导、督促各部门贯彻执行。
(2)会同文书处理部门共同制定本机关文件分类规划，指导督促各部门依照规划合理开展文件的平时分类、归卷等整理工作。
(3)负责对本单位的文书人员进行定期或不定期的业务培训；指导并协助各部门做好文件整理的组织工作。
(4)深入各部门指导立卷。
每年上半年集中整理归档文书时，档案人员应该主动深入文书部门，现场指导并具体解决归档文件整理中出现的疑难问题，把问题解决在归档文件移交之前，以免重复，提高归档文件整理的质量和效率。
(5)严格检查归档文件整理的质量，把住“质量关”。
对文件收集是否齐全、是否有破损、文件分类是否科学、保管期限划分是否科学、文件排列是否合理等方面都应认真检查，及时发现并解决问题，从而为档案工作的顺利展开打下良好的、坚实的基础。
16、简述案卷目录的作用和基本结构。
答：(1)案卷目录，即案卷和名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。
(2)案卷目录的作用在于：固定案卷排列顺序，使整理成果最终得以固定下来；概括地介绍案卷的内容与成分，也为档案工作各环节的展开奠定基础。
案卷目录是归档文件移交的凭据，同时也是文书处理部门和档案部门查找文件的检索工具。
(3)案卷目录主要包括：案卷号、案卷题名、卷内文件起止日期、页数、保管期限和备注等项目。
二、论述题1、电子文件与其他电子信息的异同。
答：电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
（1）电子文件与其他电子信息的相同之处在于：1）电子文件也是一种电子信息，具备电子信息的一般特性；2）以二进制代码形式存在，是纯粹的数字化信息；3）具有非人工适读性、对系统的依赖性、信息的易更改性、载体与信息内容的可分离性、存贮的高密度性、载体的不稳定性等。
（2）电子文件与其他电子信息的不同之处在于：1）电子文件具备文件特性，这是与其他电子信息的根本区别；2）电子文件要求由法定作者制发，具有法定的权威性和现行效用，具有规范的体式和特定的处理程序；3）电子信息中具有凭证效用和上述特点者才能视为电子文件。
