新时期加强秘书队伍建设的实践与探索-论文

SECR ETA RY `S C O M PA NI ON10《秘书之友》年第期20051政府办公室作为政府的综合办事机构，是一个特殊的“窗口”服务单位。

办公室工作特别是政务服务工作的质量高低，直接关系到政府在社会上的形象和地位，也关系到政府决策部署的贯彻和落实。

西部地区县市区政府政务服务网络２００３年年会以来，临洮县政府始终把加强秘书队伍建设作为树立形象、提高效率的根本措施来抓，紧紧围绕“参与政务、管理事务、搞好服务”三项任务，在增强秘书人员的工作能动性、服务主动性和业绩创造性上进行了大胆的探索和有益的尝试，取得了明显成效。

一、“勤”字为先：把“内强素质、外树形象”作为出发点，围绕发挥“表率”作用在勤学巧干上下功夫，锤炼高素质秘书队伍。

政府办公室在政府部门中所起的导向和示范作用，决定了其在作风、纪律方面必须有更高的定位和标准。

为此，我们从学习这个基本点抓起，始终坚持把秘书队伍的思想建设放在首位，从抓政治理论、综合业务和科学文化学习三个方面入手，注重广度、深度和力新时期加强秘书队伍建设的实践与探索甘肃省临洮县政府办公室度，以求提高秘书人员的素质。

围绕这一目标，我们在秘书人员中持续开展了“内强素质、外树形象”的业务大练兵活动，力促政府办公室成为全县机关单位学习的榜样和典范。

一是内强素质夯基础。

我们采取定期学习与不定期学习相结合、集中辅导与分散自学相结合、向书本学与向实践学相结合的方法，大力实施“四个一”工程，把学习渗透到工作的各个层面，推进学习工作化。

“四个一”即“一日一读”，每天至少抽出１个小时学习政治和业务理论；“一周一学”，每周星期六组织文秘人员集中学习，释疑解惑；“一月一讲”，月底组织一次秘书学习会，让文秘人员畅谈工作体会，反思工作得失，既当先生又当学生；“一年一评”，把学习作为年终考核的重要内容，实行述职兼“述学”，考核兼“考学”，评比兼“评学”，进一步增强了文秘人员的学习积极性。

与此同时，我们还积极创造条件，分期分批派人员到外地学习取经。

去年以来，办公室先后有１２人参加了本科函授、自学考试及各类文秘培训，有８人到甘肃河西、陕西、新疆等地考察学习。

我们要求他们在学习考察结束后讲心得、谈体会，取得了一人学习、全员受益的效果。

二是外树形象促发展。

去年以来，我们响亮地提出了“人人都是政府形象”的口号，并按照“八不”（不让领导布置的工作在自己手中延误、不让传递的信息在自己手中中断、不让正在办理的文件在自己手中积压、不让各种差错和失泄密现象在自己身上发生、不让各种不正之风在自己身上出现、不让来办事的同志在自己这里受到冷落、不让领导的声誉在自己这里受到影响、不让政府的形象在自己这里受到损害）服务理念，要求办公室秘书人员自觉发扬不求索取、乐于吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神，不计名利、扎实工作、一步一个脚印的“马前卒”精神，不计得失、忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神，以自身的模范行为为政府形象增光添彩。

经过我们的积极努力，办公室工作实现了领导、群众、基层“三满意”，办公室被原定西《秘书之友》年第期2005111地委、行署评为地级文明单位。

二、“严”格把关，把“规范管理、高效运转”作为支撑点，围绕发挥“窗口”作用在整章建制上动脑筋，锻造科学的服务体系。

我们立足于制度健全、管理严格、纪律严明、号令畅通的形象定位，狠抓了三方面的工作。

第一，健全制度促规范。

本着“细要求、便操作、严管理”的原则，进一步修订完善了办公室工作规则及绩效考评、信息考核等２３项内部管理制度，并将其汇编成册以政府办公室文件形式下发到各科、室、办、所每个工作人员手中。

这样就进一步规范了办文、办会、办事程序，做到了方方面面有制度、每岗每环有定则，使办公室工作在形势变化快、工作任务重、领导要求高的情况下实现了高效规范运转。

第二，强化协调提效率。

一是加强办公室内部协调。

我们在政务服务工作中坚持做到了团结协作、有分有合。

即日常性工作由秘书个人独立完成，重大活动和任务大家全力以赴共同完成。

二是加强上下协调。

在认真领会领导意图的基础上我们采取沟通、请示、联络、服务等多种方法力争吃透上情、了解下情，有效地加强了上下级之间的联系，确保了政令畅通。

三是加强办公室与部门之间的协调。

我们经常主动与四大班子办公室主任及各业务部门负责人联系、通气，做到了认识统一、步调一致，共同围绕中心工作开展服务、当好参谋。

第三，靠实责任抓落实。

我们按照“人员少而精、工作简而明、管理严而实”的原则，结合各位工作人员的专长精选慎配工作岗位，在此基础上重点建立了目标管理责任制，每年年初都根据县政府的总体要求和办公室职能，按照“量力而行、适度提高”的原则，合理确定办公室工作的具体目标和主要任务，并分解量化具体落实到各个科室和工作人员身上。

对于一些不能量化的工作，也提出明确标准、确定完成时限，并对进展情况适时督促检查，年终逐项进行考核奖惩，做到了事事有人干、人人有专责、办事有准则、考评有依据，形成了生活上互相关心、工作上密切配合、业绩上相互竞赛的良好氛围。

第四，加强流动激活力。

我们把改善队伍结构、调动工作积极性作为提高服务水平的一项保证措施，通过公开招选、推荐使用等方法，从县直部门、学校等单位择优选调了６名工作人员，并通过“以老带新”的办法有意识地给新进人员压担子、交任务，促其快速成长。

同时，按照成熟一批、推荐一批、提拔一批的原则，把已在秘书岗位工作多年，能力强、业务精的秘书骨干推荐给组织提拔使用，从而使秘书队伍成为一潭“活水”，始终保持着青春和活力。

去年以来，办公室先后有８名同志被提拔到其他部门的领导岗位。

三、“细”字当头，把“服务领导、谋划全局”作为落脚点，围绕发挥“助手”作用在辅助决策上使狠劲，构筑高效能的服务平台。

在办公室日常工作中，从办文办会到接电话、收文件、传信息，我们都始终坚持做到细致再细致、周密再周密，确保各项工作准确、高效运转。

第一，信息调研务求有效。

办公室把为领导提供足够的、准确的、有价值的信息作为发挥好参谋助手作用的首要任务，按照求快、求真、求高的要求报送信息。

求快，即准确把握信息的时效性，选择领导及上级机关最需要了解掌握的内容及时报送；求真，即准确把握信息内容的真实性和完整性，做到实事求是、喜忧兼报，全面真实地反映情况；求高，即正确处理信息质与量的关系，搞好信息的综合开发，对大量零散的粗浅的信息进行筛选、归纳、分析、综合，提炼出高层次的信息。

在开展综合调研上，我们着眼于当高参、设大谋、出精品，紧紧抓住全局性、战略性问题开展调研活动。

如去年４月份我们抽调１０名工作骨干深入到全县各乡镇村社开展了为期２０天的农村经济发展情况调研，调研内容涉及产业结构调整、增加农民收入等二十多个方面。

调研结束后，我们及时撰写出高质量的调研报告，为领导掌握农村实情提供了第一手资料。

同时，我们还用调研得到的材料编写了《洮河护岸亟待统一规划治理》《农产品绿色通道应予延伸》等问题性和建议性信息，上报后全部被市政府采用，有的还被政府领导批示，为领导和上级机关了解情况、指导工作提供了科学依据。

第二，监督检查务求有力。

在督SECR ETA RY `S C O M PA NI ON12《秘书之友》年第期20051M查工作中，我们采用上下结合、分层推进，点面结合、全面推进，专兼结合、合力推进等有效方法，重点在三个方面下功夫。

一是在决策督查上下功夫。

我们紧紧围绕县上的重大决策部署，按照“重在推动、重在协调”的原则，突出对各级各部门主要领导落实上级指示、决议情况的督查，形成了“领导督、督领导”的工作格局，使各单位主要领导真正成为抓工作落实的“第一责任人”。

二是在专项查办上下功夫。

按照分级负责、分流查办的原则，我们建立健全并严格执行了拟办、交办、催办、反馈等一系列工作制度，使查办工作做到了件件有着落、事事有回音。

三是在督查落实上下功夫。

对落实上级决策、指示行动迅速、效果显著的，及时总结经验，加以推介并给予表扬；对执行不力、虚与应付、搞形式主义的，给予通报批评直至公开曝光；对影响恶劣、造成重大损失的，及时向县政府提出处理建议。

第三，日常运转务求有序。

一是规范文电处理工作。

首先是严把行文价值关、法律政策关、文字格式关和会签手续关，力求使每份文件都成为“精品”。

其次是严格发文程序，规范发文行为，大力精简文件，做到少行文、行短文，杜绝滥发文、逆行文、行“劣文”的现象。

再次是及时准确办理每一份文件、电报，杜绝错送、乱送和积压文件的现象，帮领导同志从“文山”中走出来。

二是规范会务服务。

一方面对重要会议认真搞好会前、会中、会后服务；另一方面严格执行会议审批制度，对可开可不开的会议或通过发文等形式能解决问题的坚决不批，尽量帮助领导脱离“会海”，集中精力议大事、抓大事。

三是规范协调工作。

即按照“适度、实效”的原则，做到既尽职尽责又不越权越位，对领导的公务活动进行统筹安排，协助领导提高行政效率。

四是提高文字服务水平。

在文稿写作方面，我们要求全体文秘人员做到以下三点：一是“站得高”，善于站在领导的层次上分析、思考问题，做到“身在兵位、胸为帅谋”；二是“想在前”，善于超前思维，力求“想在领导之前，谋在领导之前”；三是“跟得紧”，紧贴全县中心工作，准确及时把握领导意图和决策思路，实现与领导思维的“同频共振”。

我们还大力倡导创新写作方法：一般性文稿由分口秘书独立完成；政府工作报告等大型重要文稿则进行集体创作，即由各秘书人员先行搜集资料、列出提纲，然后组织全体秘书人员讨论，切磋观点、整理思路、推敲文字、互提不足和优点，在此基础上，根据各位秘书人员专长分摊任务分块撰写，最后由副主任审核把关，形成终稿呈交领导审阅。

这样既发挥了群体智慧，形成了高质量的文稿，又拓展了思路，提高了文字工作全员生产率。

办公室工作千头万绪、纷繁复杂，使人有时难免感到手忙脚乱。

如何使办公室工作实现忙而不乱、繁而中规、杂而有序，这一直是大家都在探索的问题，各地办公室也创造了许多好的经验。

去年，我在给四川出入境检验检疫局举办的办公室主任培训班上课时，偶然看到镶嵌在会议室墙上的《四川出入境检验检疫局办公室工作流程图》（以下简称“流程图”），立刻被它吸引住了。

流程图非常有序地罗列了办公室的主要工作，简明扼要地列举了办文、办会、办事的规范程序，眉目清楚，使人一目了然；流程图附有对各项工作的具体要求及岗位规范、程序规范等规章制度，并有具体措施强化执行落实，这就使得整个办公室工作的运转十分规范有序。

办公室主任罗泉同志告诉我，这份流程图出台后即受到了单位内外、系统上下有关领导和同事的欢迎和好评。

大家推荐一份《办公室工作流程图》叶黔达。