档案借阅管理制度及流程

档案借阅管理制度

一、目的本制度的目的是规范企业档案借阅管理，确保档案的安全、完整性和保密性，保障企业及相关人员的合法权益。

二、范围本制度适用于企业内所有部门和员工的档案借阅管理。

三、制度制定程序本制度的制定、修改和废止，应按照公司内部制度审核流程，凡涉及重大调整应报经领导会议审批。

四、名称本制度名称为“档案借阅管理制度”。

五、内容1. 档案借阅的定义和原则：1.1. 档案借阅是指企业内部工作部门或职工在特定的必要情况下，查看或使用某些文件或记录的过程。1.2. 档案借阅应遵循“安全、合法、规范、实用”的原则。2. 档案借阅的分类和适用范围：2.1. 档案借阅分为内部借阅和外部借阅。2.2. 内部借阅：指企业内部工作部门或职工在工作需要下，由企业内部指定人员进行借阅。2.3. 外部借阅：指企业以外的单位或个人在工作需要下，向企业提出借阅申请，企业授权相关人员进行借阅。3. 档案借阅的申请和审核流程：3.1. 内部借阅申请：3.1.1. 内部借阅申请应由借阅人员向制定的管理人员提出申请，申请表格应清楚明确申请用途及所需文件或记录的名称、数量和分类。3.1.2.

管理人员应根据申请内容进行审核，审核通过后向借阅人员授权借阅并签署借阅管理协议。3.2. 外部借阅申请：3.2.1. 外部借阅申请应由借阅人员向企业相关管理人员提出申请。3.2.2.

相关管理人员应根据申请内容进行审核，审核通过后向借阅人员授权借阅并签署借阅管理协议。4. 档案借阅的安全保障：4.1. 内部借阅安全保障：4.1.1. 内部借阅借阅人员应根据所签署的借阅管理协议进行档案借阅，不得随意更改、复制、删除、损毁文件或记录。4.1.2. 内部借阅借阅人员应将阅读完成的文件或记录归还借阅管理人员并签署归还单。4.2. 外部借阅安全保障：4.2.1. 外部借阅借阅人员应根据所签署的借阅管理协议进行档案借阅，不得随意更改、复制、删除、损毁文件或记录。4.2.2. 外部借阅借阅人员应确保档案资料的保密性，不得将借阅内容向外界披露。5. 档案借阅的管理及责任追究：5.1.

第 1 页 共 9 页 档案借阅管理制度范本

第一章 总 则

第一条 目 的

为规范公司档案的借阅管理，在借阅过程中保护档案资料的完整性和安全性，提高档案管理的效率和质量，制定本制度。

第二条 适 用 范 围

本制度适用于公司内所有部门和员工在档案管理过程中的借阅行为。

第二章 借 阅 权限

第三条 借阅权限的划分

1. 公司领导和相关部门负责人具有所有档案借阅权限。

2. 部门经理、项目经理、项目组成员可以根据工作需要申请档案借阅权限。

3. 普通员工可以通过向部门领导提出申请，经审批后获得档案借阅权限。

4. 借阅权限的划分应根据岗位职责和工作需要进行合理划分，不得超出权限范围。

第四条 借阅权限的申请和审批

1. 申请人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅材料和借阅时间等相关信息。

2. 申请人向上级提出申请，并提交《档案借阅申请表》。

3. 上级部门收到申请后进行审核，审批通过后签发档案借阅权限，并在《档案借阅申请表》上加盖公章。 第 2 页 共 9 页 4. 申请人凭借批准的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。

第五条 借阅权限的管理

1. 借阅权限应定期进行审查和更新，避免出现过期未注销的权限。

2. 涉密档案的借阅权限应严格控制，详细记录借阅人和借阅时间，并设置保密管理措施。

第三章 借 阅 管 理

第六条 借阅流程

1. 申请借阅者凭借借阅权限到档案管理部门办理借阅手续。

2. 档案管理部门核对借阅权限和借阅申请表信息，如信息一致则出借相应档案材料。

3. 借阅者应填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的、借阅时间等信息，并在《档案借阅登记表》上签字确认。

4. 档案管理部门保留借阅者的《档案借阅登记表》作为借阅记录。借阅者须自觉遵守规定的借阅期限，如需延期应提前申请，经批准方可办理延期手续。

第七条 借阅期限的管理

1. 档案借阅期限一般为不超过30个工作日。

2. 借阅者如需延长借阅期限，应提前一个工作日提出延期申请，并由上级批准后方可办理延期手续。

第 1 页 共 5 页 档案借阅管理制度

一、总则

为了规范和加强档案借阅管理，提高档案利用效率，保护档案安全，特制定本档案借阅管理制度。

二、借阅范围

本制度适用于本单位及其下属各部门、各单位的档案借阅活动。

三、借阅目的

档案借阅目的是为了满足工作、学习和研究的需要，促进信息共享和知识传播。

四、借阅程序

1.申请借阅：借阅人员向档案管理部门提出借阅申请，填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息。

2.审批管理：档案管理部门对借阅申请进行审批，并将审批结果通知借阅人员。

3.借阅手续：借阅人员凭借阅通知单或有效证件到档案管理部门办理借阅手续。

4.档案查阅：借阅人员按照规定时间段在指定地点查阅档案。

5.归还档案：借阅期满后，借阅人员应当按时归还档案，如需延期借阅，应提前申请，并得到档案管理部门的批准。

六、借阅注意事项

1.借阅人员应当保护档案安全，妥善保管借阅档案，不得私自删除、涂抹或篡改档案内容。 第 2 页 共 5 页 2.借阅人员应当遵守档案使用规定，不得将档案外借他人或用于其他非法用途。

3.借阅人员应当按照规定时间段进行档案查阅，不得超时使用。

4.借阅人员对借阅档案造成的破损或遗失，应当及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。

5.档案管理部门有权依照法律法规和有关规定，对借阅人员进行档案使用情况的检查和监督。

七、档案借阅违规处理

1.对于严重违反档案借阅管理制度的行为，档案管理部门有权采取暂停借阅资格、取消借阅资格等措施，并向有关部门报告。

2.对于违规使用档案造成损失的，借阅人员应当承担相应的民事赔偿责任。

3.对于涉嫌犯罪的行为，将依法移交公安机关处理。

八、附则

1.本制度由档案管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行，可以根据实际情况进行调整和修订。

总结：

本档案借阅管理制度的制定，有助于规范和加强档案借阅管理，提高档案利用效率，保护档案安全。根据本制度，借阅人员需按程序进行借阅申请和审批，遵守借阅注意事项，不得违规使用档案。违反制度的行为将受到相应的处理和责任追究。同时，制度规定了档案管理部门的职责和权力，提高了管理效能和监督力度。希望借助该制第 3 页 共 5 页 度，能够更好地进行档案借阅管理，实现信息共享和知识传播的目标。

第1页共10页 档案借阅管理制度

一、各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅；

二、各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅；

三、如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。

四、如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；

六、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

公司行政部档案室

档案室证件借阅、使用管理规定

一、目的

为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。 第2页共10页 二、范围

各子公司及部门的移交的行政类(如营业执照、____机构代码证等)、财务类(如税务登记证、信用等级证等)以及其他各类证件的原件、电子档。

三、证照资料的使用管理

1、需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续；

2、证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过____天；