档案管理规章制度及借阅流程

档案管理规章制度及借阅流程

档案管理规章制度及借阅流程：档案借阅管理制度及

流程 档案、物品借阅管理制度及流程

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不

可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作

职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、档案借阅管理制度

1、凡借阅本部门档案室档案资料，须经本部门分管领

导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。 2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》

上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。 3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室

外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必

须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。 4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料

要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，

不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。

6、对于招标人员暂规定：每份招标文件交押金100元，每份图纸交押金2000元。开标后，未中标者在未损坏图纸

的情况下退还全部押金；中标者从工程押金中扣除。对于工程押金规定：10万-50万的工程交押金5万；50-100万

的工程交押金20万；100万以上的工程交押金40万。

7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除

押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，

扣除押金的20%。

8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。

二、档案借阅流程： 三、物品借用管理制度

1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领

导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。 2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，

并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。

3、基建物品只限借用人使用，不得转借他人，转借他

人造成损失的由借用人负全部责任。 4、使用期间应爱护基建物品，使用不当造成的损坏按

损坏程度赔偿 相应损失，不能及时赔偿或不能及时归还的，由基建

部将借阅单转交财务从工程款、工资等其它款项中扣除； 5、损坏程度由公司监察部、审计部、基建部一起鉴定。

6、工程结束后应立即归还所借物品，不及时归还的由

仓库保管员催促归还。 四、物品借用流程

附表一： 基建部档案借阅登记表

部门:档案管理员：第页共页

4 附表二：

5 档案管理规章制度及借阅流程：档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合

公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用

及归档。3、术语和定义

档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公

关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、

声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、

统计、提供利用等活

动。4、职责人事行政部 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并

负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。

学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规

定；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案

和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公

司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的

利用效率，促进信息传递和沟通； 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。各职

能部门

负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利

用、归档； 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通

知人事行政部；向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；【档案管理规章制度及借阅流程】

财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财

务档案资料；运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。各部门经理

批准对自己部门资料或合同复印件的处臵。人事行政部分管副总/常务副总负责对档案管理监督检查报告的审批。

5、工作程序档案资料的收集

各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进

行收集，并编制部门《文件管理记录目录》。 各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整

理，并编制《移交

目录》每季度向档案室移交。归档范围及移交时间档案资料的标识

人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档

案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。档案资

料的日常管理： 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件管理

记录目录》， 以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，

整齐排放在文件／档案柜中。

电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电

脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。档案室档案借阅

借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务

副总批准。c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批

准。 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。

借阅档案原件只限 在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依

照借阅权限由相关领导批准；

档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交

还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过

借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、

调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方

能借阅，但不能将档案带离档案室； 外单位摘抄档案的，应经总经理批准，

对摘抄的材料要进行审查、签章。档案销毁

对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目

录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由人事行政部

经理和行政兼档案管理员组成的监

销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理

的批准手续文件，一并存档永久保存。6、档案管理细则档案资料的归档范围

公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；公司领

导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领

导人讲话、典型发言、

会议简报、会议记录等； 档案管理规章制度及借阅流程：XX办公室员工规章制

度 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范

化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，

保证公司的办公事务有效开展。本文是一篇办公室员工规章制度，接下来让我们一起看看吧！

第一章总则 一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，

使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际

情况，特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可

依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围 一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直

属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文

书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做

好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种

指令，及时做出整理，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，

如：名片印制、收发传真等。

第三章工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、

言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开

展工作。

第四章办公室事务管理 一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文

书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是

文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并

对文书管理制度做以下规定。 文件管理制度

第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高

办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导

作用。 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制

度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一

页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等