山西省档案馆接收档案细则

山西省档案局关于印发《山西省各级国家综合档案馆进馆前档案登记办法》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 山西省档案局关于印发《山西省各级国家综合档案馆进馆前档案登记办法》的通知（晋档字[2005]57号）各市档案局、省直各单位：为了加强对全省各级国家综合档案馆收集范围内档案资料实施有效监督，保障档案的完整与安全，根据《山西省档案管理条例》的规定，制订《山西省各级国家综合档案馆进馆前档案登记办法》，现予印发施行。

二ＯＯ五年八月十八日附件：山西省各级国家综合档案馆进馆前档案登记办法第一条为了对各级国家综合档案馆收集范围内的档案实施有效监督，保障国家档案信息资源的完整与安全，根据《山西省档案管理条例》规定，制订本办法。

第二条本办法适用于列入本省各级国家综合档案馆接收名册的各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他社会组织（以下简称列入接收名册单位）。

第三条本办法所称档案（含资料）登记，是指列入接收名册单位向各级人民政府档案行政管理部门（以下称各级档案局）填报进馆前档案明细、目录报送及相关事项的工作。

第四条进馆前档案是指列入接收名册单位形成的、应当依法移交国家综合档案馆但尚未到期移交进馆的档案。

第五条全省进馆前档案登记工作在各级档案局统一组织、协调、监督下进行。

山西省档案局负责对省属单位进馆前档案的登记。

各市、县（市、区）档案局负责对市、县（市、区）属单位进馆前档案的登记。

第六条进馆前档案登记的具体内容主要包括：1、填报《山西省各级综合档案馆进馆前档案登记表》（见附件）；2、报送进馆前档案全引目录（含机读目录），可以采用书面报送或计算机网络报送的方式；3、其他应予登记的事项。

山西省档案局关于印发《山西省档案局（馆）政务办事公开制度》和《山西省档案局（馆）办事指南》的通知文章属性•【制定机关】山西省档案局•【公布日期】2015.03.17•【字号】晋档字〔2015〕24号•【施行日期】2015.03.17•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山西省档案局关于印发《山西省档案局（馆）政务办事公开制度》和《山西省档案局（馆）办事指南》的通知晋档字〔2015〕24号局机关各处室、局属各单位：现将《山西省档案局（馆）政务办事公开制度》和《山西省档案局（馆）办事指南》印发给你们，请遵照执行。

山西省档案局2015年3月17日山西省档案局（馆）政务办事公开制度为了推动本单位社会主义法制建设，进一步转变政府职能、优化公共服务，根据省委、省政府相关要求，结合档案工作实际，制定本制度。

一、政务办事公开内容山西省档案局（馆）政务办事内容包括：档案行政许可、档案业务指导、重大建设项目档案验收、国有资产与产权变动销毁档案备案、档案利用。

二、政务办事公开程序（一）办事依据山西省档案局（馆）政务办事依据为：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》，国家档案局1到10号令，《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，山西省人民政府相关文件，山西省档案局相关制度。

（二）办事程序1.档案行政许可（1）“出卖、转让集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案”的行政许可办事程序为：申请——政策法规处受理——政策法规处审查——报局领导审批或召开相关会议审议通过——政策法规处制作行政许可决定书。

（2）“赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件”的行政许可办事程序为：申请——政策法规处受理——政策法规处审查——局长办公会审议通过——政策法规处制作行政许可决定书。

（3）“携带、运输、邮寄档案及其复制件出境的审批”的行政许可办事程序为：申请——政策法规处受理——政策法规处审查——局长办公会审议通过——政策法规处制作行政许可决定书。

一、总则为加强山西省档案管理工作，确保档案安全、完整、准确，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合山西省实际情况，特制定本制度。

二、档案管理职责1. 山西省档案局是全省档案工作的主管部门，负责全省档案工作的统一规划、组织、协调、监督和检查。

2. 各级档案管理部门负责本行政区域内的档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。

3. 各单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理职责，落实档案管理责任。

三、档案收集与整理1. 各单位应按照国家档案法律法规和档案标准，建立健全档案收集制度，确保档案收集齐全、完整。

2. 档案整理应遵循分类、编号、编目、归档等原则，确保档案排列有序、检索方便。

3. 档案整理后，应及时归档，归档前应进行质量检查，确保档案整理质量。

四、档案保管与利用1. 档案保管应按照国家档案法律法规和档案标准，实行分级保管、分室存放、分柜存放，确保档案安全。

2. 档案管理人员应加强档案保护意识，做好档案防潮、防虫、防霉、防尘、防火、防盗等工作。

3. 档案利用应严格按照国家档案法律法规和档案标准，实行查阅、复制、摘抄等手续，确保档案信息安全。

五、档案信息化建设1. 各级档案管理部门应积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。

2. 档案信息化建设应遵循统一规划、分步实施、稳步推进的原则，确保档案信息化建设与档案管理业务发展相适应。

3. 档案信息化建设应充分利用现代信息技术，提高档案管理效率，为档案利用提供便捷服务。

六、档案保密与安全1. 档案保密应严格执行国家档案法律法规和档案标准，确保档案信息安全。

2. 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案信息泄露给无关人员。

3. 档案保密工作应定期进行检查，发现问题及时整改。

七、档案监督检查1. 山西省档案局对全省档案工作进行监督检查，对违反档案法律法规和档案制度的行为进行查处。

2. 各级档案管理部门应加强对本单位档案工作的监督检查，发现问题及时整改。

山西省档案局关于省政府机构改革中档案处置有关规定的通知文章属性•【制定机关】山西省档案局•【公布日期】2009.04.27•【字号】晋档字[2009]8号•【施行日期】2009.04.27•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山西省档案局关于省政府机构改革中档案处置有关规定的通知（晋档字[2009]8号）省直各有关单位：省政府机构改革方案已公布实施。

为切实做好机构改革中的档案管理工作，确保机构改革中档案的完整与安全，妥善处置机构变动部门和单位档案的合理归属与流向，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等法律、法规，现就省政府机构改革中切实加强档案管理、合理处置档案归属的有关事项通知如下：一、机构变动部门和单位在机构改革中必须高度重视档案工作，切实将其纳入本单位机构改革工作任务，认真做好应归档文件的收集、整理、归档和交接工作，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁本部门和单位形成的各种载体的档案材料。

二、凡新设置的部门和单位都应及时建立档案工作机构，配备档案管理人员，配置档案专用库房和档案保管利用设备，健全档案管理制度，确保档案的收集、保管和利用工作有序进行。

机构或职能发生变化的部门和单位应对本单位档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表及时进行修订，报省档案局审核批准。

三、撤并单位必须确定专人，将档案收集齐全，按照档案整理规范标准，进行认真整理，编制档案移交目录，将档案及组织沿革、全宗卷等有关材料一并向档案馆或指定单位移交。

在档案整理移交前，有关人员不得调离。

否则，造成档案损失的，要依照《档案法》的规定，追究领导和有关人员责任。

四、机构变动部门和单位档案的归属和流向按以下规定执行：（一）机构保留，只是职能发生部分变化的单位1、经济和信息化委员会：沿用原经济委员会全宗号，对原经济委员会档案及职能调整后所形成全部档案进行集中统一管理。

2、住房和城乡建设厅：沿用原建设厅全宗号，对原建设厅档案及职能调整后所形成全部档案进行集中统一管理。

档案馆接收档案制度档案馆接收档案制度一、档案接收范围1.永久档案：包括机构设立、变更与撤销文件，政府法令、法规与政策文件，决议、决定与规章制度文件，计划与总结文件，公告、通知与信函文件，会议记录与报告文件，经济合同、协议与意向书文件，科研、基建、设备与教学文件，出版物原稿与印模文件，专门文件（含地形图、照片、录音、录像等）等。

2.长期档案：包括管理性文件（如管理手册、年度报告等），会计性文件（如账簿、凭证等），设计性文件，基建性文件，教学性文件，出版物等。

3.短期档案：包括一般项目文件（如课程论文或课程项目等）及其他临时性文件材料。

二、接收程序1.部门归档：各部门应将归档文件按时移交档案室，移交时须进行档案验收。

.档案室验收：档案室对接收的档案进行初步验收，符合接收标准的转交至保管部门，不符合要求的可返回部门重新整理或说明情况。

三、接收标准2.档案内容完整、真实，反映活动的整个过程。

.档案形式符合规范要求，包括文头、正文、落款、日期等，装订整齐，无缺页、缺损现象。

3.档案纸质优良，字迹清晰。

长期档案的档案载体应多样化，以保证档案的长期保存性。

4.档案标题明确，目录齐全，以便于查找和利用。

四、档案保管1.档案室应建立完善的档案保管制度，确保档案安全保存和随时可用。

.对永久、长期档案应进行分类保管，设立相应的分类目录，并定期进行检查和整理。

为确保档案的完整性，还应采取适当的保管措施，如防潮、防虫、防火等。

2.对保管的档案进行定期的维护和保养，定期检查档案状况，发现问题及时采取措施解决。

五、接收利用1.档案室应积极开展档案利用工作，为学校各部门及社会提供所需的档案信息和服务。

2.对接收的档案可根据需要编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及各种检索工具，以方便查找和利用。

同时，应严格遵守相关的法律法规和学校的规定，确保档案的安全和保密性。

3.对重要的、珍贵的档案应进行数字化保护或备份，以便永久保存和利用。

档案馆接收档案标准档案馆作为重要的信息资源保护和管理机构，承担着接收、保管、利用和开发档案的重要职责。

为了确保档案的完整性、可靠性和可利用性，档案馆在接收档案时需要遵循一定的标准和程序。

本文将就档案馆接收档案的标准进行详细介绍，以期为相关工作提供参考和指导。

首先，档案馆在接收档案时需要对档案的来源进行认真审查。

档案的来源应当合法合规，不得存在侵权、盗窃等违法行为。

同时，档案的来源也应当清晰明确，能够追溯到具体的单位或个人。

在接收档案前，档案馆应当与档案的产生单位或个人进行沟通，明确双方的权利和义务，确保档案的合法性和真实性。

其次，档案馆在接收档案时需要对档案的完整性和准确性进行评估。

档案应当包括完整的文件、资料和信息，不得存在遗漏、篡改等情况。

同时，档案的内容应当真实可靠，不得存在虚假、误导等情况。

档案馆可以通过查阅相关文件和资料、进行实地调查等方式，对档案的完整性和准确性进行评估和验证。

另外，档案馆在接收档案时需要对档案的分类和整理进行规范管理。

档案应当按照一定的分类标准和程序进行整理和归档，确保档案的有序管理和利用。

同时，档案馆还需要对档案的保存环境和条件进行评估和监控，确保档案的长期保存和利用。

最后，档案馆在接收档案后需要建立健全的管理制度和流程。

档案馆应当建立档案接收登记、档案鉴定评估、档案整理归档等相关制度和流程，明确相关工作人员的职责和权限，确保档案的规范管理和利用。

同时，档案馆还需要建立档案的安全保密制度，加强对档案的保护和管理，防止档案的丢失、损坏或泄露。

综上所述，档案馆在接收档案时需要遵循一定的标准和程序，确保档案的完整性、可靠性和可利用性。

只有这样，档案馆才能更好地履行其信息资源保护和管理职责，为社会和公众提供更加可靠和便捷的档案服务。

希望本文所述的档案馆接收档案标准能够为相关工作提供参考和指导，推动档案管理工作的规范化和专业化发展。

山西省档案局关于协助做好重大活动档案资料收集工作的通知文章属性•【制定机关】山西省档案局•【公布日期】2006.07.31•【字号】晋档字[2006]41号•【施行日期】2006.07.31•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山西省档案局关于协助做好重大活动档案资料收集工作的通知（晋档字[2006]41号）各市委宣传部、各市档案局，省内主要新闻单位：重大活动档案是指在本省行政区域内发生的涉及政治、经济、科学、文化、卫生、体育、外事、宗教等方面具有重要影响、规模较大的活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的原始记录，是山西经济社会发展重要轨迹的历史再现，是国家档案资源的重要组成部分。

随着我省经济社会的不断发展，各种政治、经济、文化等重大活动日益增多，但重大活动档案管理工作存在着薄弱环节，与重大活动的开展不相适应，不归档、丢失损毁、分散存放等问题十分突出。

这项工作如不及时得到改进和加强，将会给我省社会发展的历史记忆留下缺失甚至空白。

为进一步加强我省重大活动档案资源建设，实现重大活动档案管理的规范化、制度化，充分发挥重大活动档案在政治、经济、文化的重要决策中的作用，确保我省重大活动档案的完整、安全，为后世存史，依据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》、《山西省重大活动档案管理办法》等法律法规，我们将对我省重大活动档案开展抢救性收集工作。

省内各新闻单位在我省各项重大活动的宣传报道中形成了大量珍贵的文字、图片、录音、录像等资料，这些档案资料作为党和国家的重要财富，长期得不到集中统一管理，造成了难以弥补的缺憾。

接此通知后，各有关单位要高度重视，按照《山西省档案管理条例》、《山西省重大活动档案管理办法》的要求，认真做好重大活动档案归档和向同级国家综合档案馆的移交工作。

各市委宣传部、各市档案局要做好组织领导和协调工作，保证各项工作落到实处。

具体办法参见《山西省重大活动档案管理办法》。

长治市人民政府办公厅关于印发长治市档案馆收集档案范围实施细则的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 长治市人民政府办公厅关于印发长治市档案馆收集档案范围实施细则的通知长政办发[2014]104号各县、市、区人民政府,高新区管委会,市直各委、局、办，各有关单位：《长治市档案馆收集档案范围实施细则》已经长治市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻落实。

2014年11月16日长治市档案馆收集档案范围实施细则第一条为了完好地保存和有效利用党和国家的档案资源，使之更好地为社会各项事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级各类国家档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)和国家档案局发布的《档案馆工作通则》，结合我市实际，制定本细则。

第二条长治市档案馆是负责收集（征集）和保管全市档案资料的综合性档案馆，是党和政府及社会各方面利用档案资料的中心。

第三条收集工作的指导思想是：在维护党和国家的历史真实面貌的前提下，坚持党政档案统一管理和实行分级保管档案的原则，依法收集一切具有工作查考、科学研究和历史凭证作用的各种门类、各种载体形态的档案。

逐步建立起一个内容丰富、门类齐全、结构合理并具有较强服务功能的综合性档案馆馆藏体系。

第四条市属单位必须依法向市档案馆移交本单位履行职能活动中直接形成的具有永久和长期(30年)保存价值的各种门类、不同载体形态的档案资料。

第五条长治市档案馆依法接收下列组织机构的档案资料：（一）中共长治市委、市人大常委会、市人民政府、市政协、市纪律检查委员会等机关及其直属工作部门、办事机构、派出机构和直属临时性单位所形成的档案；（二）市人民法院、市人民检察院形成的，按照国家有关规定需移交进馆的档案；（三）民革长治市委、民盟长治市委、民建长治市委、民进长治市委、农工党长治市委、九三学社长治市委等各民主党派机关形成的档案；（四）市总工会、共青团长治市委、市妇联、市科协、市文联、市残联、市侨联、市工商联等人民团体形成的档案；（五）市国有企业、事业单位形成的档案；（六）市委组织部管理的处级以上干部及离退休后享受处级以上待遇的干部死亡后的人事档案；第六条市档案馆收集属于中华人民共和国成立以前本市各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物形成的档案资料。

一、总则第一条为加强山西省档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》等法律法规，结合我省实际，制定本制度。

第二条本制度适用于山西省各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在开展各项工作过程中形成的各类档案。

第三条山西省档案管理工作坚持“统一领导、分级负责、依法管理、规范服务、安全保密”的原则。

二、档案管理职责第四条山西省档案管理部门负责全省档案工作的监督、指导、检查和考核。

第五条各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织应当建立健全档案管理机构，明确档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。

三、档案收集与整理第六条各单位应当及时收集和整理各类档案，确保档案的齐全、完整、准确和系统。

第七条档案收集范围包括：（一）文书档案：包括公文、报告、请示、函件、会议记录、工作总结等。

（二）科技档案：包括设计文件、试验记录、技术报告、图纸等。

（三）人事档案：包括职工档案、干部档案、退休人员档案等。

（四）声像档案：包括照片、录音、录像等。

（五）实物档案：包括奖品、证书、荣誉证书等。

第八条档案整理应当遵循以下原则：（一）按照档案类型进行分类、编目、编号。

（二）按照档案形成时间、内容、用途等进行排列。

（三）保持档案之间的有机联系。

四、档案保管与利用第九条各单位应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和保密。

第十条档案保管工作应当遵循以下要求：（一）档案库房应当符合国家档案管理标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件。

（二）档案装具应当符合国家档案管理标准，确保档案的存放安全。

（三）档案管理人员应当严格执行档案保管制度，定期检查档案保管情况。

第十一条档案利用应当遵循以下原则：（一）合法、合规、便民、高效。

（二）确保档案的保密性、完整性和准确性。

（三）为用户提供优质、便捷的档案服务。

五、档案信息化建设第十二条山西省档案管理部门应当积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。

山西省档案管理条例文章属性•【制定机关】山西省人大及其常委会•【公布日期】2000.09.27•【字号】•【施行日期】2001.01.01•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】已被修订•【主题分类】档案管理正文山西省人民代表大会常务委员会公告山西省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议于２０００年９月２７日审议通过了《山西省档案管理条例》，现予公布，自２００１年１月１日起施行。

山西省人民代表大会常务委员会２０００年９月２７日山西省档案管理条例（２０００年９月２７日山西省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议通过）第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本省实际，制定本条例。

第二条本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他社会组织以及公民应当遵守本条例，履行保护档案的义务。

第三条县级以上人民政府负责对档案工作的领导，将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，健全档案机构，配备专门人员，统筹安排发展档案事业所需经费。

第四条县级以上人民政府的档案局是同级人民政府的档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，履行下列职责：（一）宣传贯彻有关档案工作的法律、法规和国家有关方针政策；（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划，对各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他社会组织的档案工作进行监督和指导；（三）组织进行档案宣传、档案教育、档案科学研究、档案工作人员培训和资格认定，指导档案专业技术职务评审工作；（四）会同有关行政部门对本行政区域内的重大科学技术研究项目、重点建设项目档案进行验收；（五）依法查处档案违法行为；（六）法律、法规规定的其他职责。

第五条县级以上人民政府的计划、财政、人事等行政管理部门，应当按照各自的职责，配合档案行政管理部门做好档案工作。

第六条乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属企业事业单位和村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。