信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考

信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考摘要:本文从纸质档案和电子档案的特点出发,通过对纸质档案与电子档案的对比分析,明确二者互相依存,相互兼容,协调发展的关系;分别从实行“双套制”管理模式、建立科学合理的管理制度、档案保管设施的改进与调整、增强档案管理职业素质等方面论述了两者并存态势下,开展档案管理工作的策略。

关键词:纸质档案电子档案长期并存
随着计算机的普及和电子信息技术的飞速发展,信息化技术在档案工作中得以充分应用,改变了传统档案事业的管理模式和工作方式,在传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件所取代,打破了纸质档案一统天下的局面,出现了纸质档案和电子档案共存的现象。

根据目前我国档案管理工作的现状,纸质档案与电子档案的不同属性和特点,两者互相依存,相互兼容,协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。

在纸质档案与电子档案并存时期,如何科学有效地管理好档案工作,促进档案管理多元化发展,完成档案的手工管理向现代化管理过渡,成为摆在广大档案管理人员面前的一项重要课题。

1 纸质档案的特点
纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。

自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来,这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体
被使用,它具有以下特征。

1.1 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。

这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面,也体现在其存储介质的原始依附性上。

在传统介质上,信息与载体是密不可分的,一旦信息与载体结合,就很难将其分离。

同时,只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等,才可以了解其所承载的信息。

1.2 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看,纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。

它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。

与档案信息相依托的载体,是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。

1.3 信息存储介质的耐久性
实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性,尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。

但是,随着电子文件的产生,电子档案的建立,纸质档案相对也有了不足之处(1) 投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工作量较大,
工作效率低;(2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性;(3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。

2 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。

它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。

电子档案以其现代化手段,在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。

2.1 档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。

2.2 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟,电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态,形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的
信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。

2.3 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。

2.4 信息资源共享性
电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息的准确性和实效性。

电子档案缩短了查档时间,提高工作效率,大幅度地降低工作强度。

相对纸质档案,电子档案也有自身的弊端,主要表现在:(1)由于电子文件可修改、可复制,而且修复后不留痕迹,所以它的原始性和合法性难以确认。

(2)电子档案对环境的温湿度、抗破坏、抗病毒、防磁性等条件要求很高,电子档案的存储介质如软盘、光盘的物理寿命远远比不上纸张,造成是失真、保管困难。

(3)电子档案易受到计算机病毒的感染,造成无法挽回的损失。

(4)电子档案的依赖性和不识别性,造成电子档案不能直观阅读。

(5)电子档案的共享性,容易造成泄密,不安全。

3 并存时期档案管理工作的发展策略
既然纸质档案与电子档案长期并存是档案管理发展过程中的必然现象,对于档案管理实现优势互补、提高工作效率具有重大意义,那么如何让两种不同介质的档案在并存期发挥更大的作用呢？我浅谈几点认识。

3.1 实行“双套制”管理模式
“双套”制即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。

即:在纸质档案与电子档案并存期,应根据各自的特点分别建立不同的管理系统,分别操作、保管和利用,并在两个系统之间建立必要的通道,做好信息储存在不同载体之间形式的转换。

例如在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案,及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存,继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性;或是把一些利用频繁,需要传输、联网的已开放的纸质档案录入,转化为电子档案,以满足档案信息资源共享的需要。

3.2 建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性,电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期,在这个过程中,档案管理的重点是过程而不是档案本身。

因此,要建立一整套电子档案全程保护制度和传递
记录制度,以保障电子文件的及时收集,防止在分散状态下发生信息丢失。

同时,电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化,便难以确认它的原始性和完整性。

因此,应该为每一份电子文件建立必要的记录制度,从收集开始就进行记录,记录电子文件的管理和提供利用情况。

3.3 实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化。

由档案部门统一管理电子档案,不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行,有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏,还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系,并对电子档案进行专业性开发,使之发挥最大的作用,因此,档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。

3.4 档案保管设施的改进与调整
无论是纸质档案还是电子档案,都需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整与安全性。

纸质档案是以“件”作为最小保管单位的,由于其存储信息量小,形成的案卷较多,因此会随着时间的推移档案日益增多,从而给库房增添压力。

而电子档案所采用的存储介质主要是
磁盘、磁带和光盘,目前主要以光盘为主,由于光盘信息存储量大,存放空间小,不仅减轻了库房压力,而且节省了大量档案管理成本。

因此,在纸质档案和电子档案并存的情况下,如何改进和调整档案保管设施,是一个值得持续关注的课题。

3.5 增强档案管理人员的职业素质
长期以来,档案人员一直习惯于从事以纸质为存储介质的传统管理方式,如今面对现代化技术催生出的电子档案,档案工作者要适应时代的要求,随时地对自身的知识进行充实、调整,使自己的专业素质及时地改进与提高,适应档案管理现代化的发展。

进一步探索、总结纸质档案与电子档案并存时期的档案管理规律,推动档案管理向更高的层次发展。

总之,电子档案同纸质档案并存将是长期的,它们可以各自发挥优势,互避弱点,相辅相成,相得益彰。

作为档案工作者要以建设数字化档案馆为目标,以纸质档案与电子档案配套管理为重点内容,把档案资源信息化建设工作推向一个新的阶段,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

参考文献
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