浅谈公路工程施工单位建设过程中变更索赔文档管理工作
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探究高速公路建设中工程变更与工程索赔管理高速公路建设是一项复杂的工程项目,涉及诸多环节和参与方。
在建设过程中,由于各种原因,工程变更和工程索赔的问题经常出现。
对于工程变更和工程索赔的合理管理至关重要。
工程变更是指在工程建设过程中,由于设计变更、施工调整、材料变更等原因,使得原工程计划需要进行相应的调整。
工程变更可能导致工期延长、成本增加等问题。
为了有效管理工程变更,需要建立健全的变更管理制度。
要明确变更管理的责任和权限,明确变更的发起流程、审批流程和执行流程。
要建立严格的变更申请和审批机制,对变更申请进行评估和审核,确保变更合理、可行。
要及时记录和通报变更情况,保持相关方的沟通和协调,避免因变更引发的纠纷和延误。
工程索赔是指在工程建设中,由于工期延误、成本增加等原因,承包商向业主提出经济损失的要求。
工程索赔的原因多种多样,如因设计变更导致的额外工作、因施工环境变化导致的工期延长、因材料变更导致的成本增加等。
为了合理管理工程索赔,需要建立严格的索赔管理制度。
要明确索赔的条件和程序,明确索赔责任主体和权限。
要对索赔要求进行认真审核和评估,确保索赔合理、合法。
要及时妥善处理索赔事宜,避免因索赔引发的纠纷和法律风险。
为了加强工程变更和工程索赔管理,还应该加强对相关方的培训和引导。
业主应引导设计师和施工方合理进行变更管理,提前预判可能发生的变更情况,并采取相应措施降低变更带来的影响。
承包商也应加强自身管理,严格履行合同义务,提前进行风险评估和索赔预测,及时向业主提出索赔要求。
工程变更和工程索赔管理在高速公路建设中具有重要意义。
通过建立健全的管理制度和加强相关方的培训和引导,能够有效促进工程项目的顺利进行,减少工期延误、成本增加等问题的发生,实现工程的高效、高质量完成。
施工中的变更管理与索赔策略探讨施工项目的变更管理与索赔策略是建设行业中至关重要的议题。
随着施工项目的复杂性不断提高,变更和索赔事件在项目实施过程中变得越来越普遍。
本文将探讨施工中的变更管理与索赔策略,并提供一些解决方案。
一、变更管理变更管理在施工项目中是不可避免的。
它是指对合同范围内的工作进行修改、补充或删除的过程。
变更可能是由设计误差、技术问题、业主需求变化或其他外部因素引起的。
针对这些变更,施工方需要采取以下策略进行管理:1.及时发现和记录变更:施工方应设立专门的变更管理团队,负责监测项目的变化,并及时记录下来。
这可以通过建立变更日志和变更申请单来实现。
2.评估变更的影响:施工方需要评估每次变更对项目进度、成本、质量和安全的影响。
这可以通过进行可行性研究、技术评估和成本估算来完成。
3.与业主协商和谈判:一旦发生变更,施工方应与业主进行有效的沟通和协商。
双方需要就变更的范围、时间和成本达成一致,并通过签订变更协议来确保变更的合法性。
4.变更的审批和执行:变更协议应由双方签字并得到批准后执行。
施工方需要相应地调整项目计划、资源分配和工作安排以适应变更。
二、索赔策略索赔是指施工方要求业主对施工合同外的额外工作进行补偿的一种行为。
施工方可能会遇到因设计变更、材料供应问题、工期延误或其他一些不可抗力因素导致的索赔情况。
以下是一些常见的索赔策略:1.准备充分的证据:施工方需要收集和保存与索赔相关的所有证据,包括合同文件、通信记录、照片和视频等。
这些证据将在后续的谈判和仲裁过程中发挥重要作用。
2.明确索赔事由和要求:施工方需要清楚地陈述索赔的事由和要求,确保索赔的合法性和合理性。
要求应包括索赔的金额、原因,以及索赔所依据的合同条款。
3.寻求专业法律支持:施工方可以寻求专业律师的帮助,在法律和合同方面提供支持和指导。
律师可以帮助评估索赔的潜力,并制定一个有效的索赔策略。
4.寻求争端解决途径:施工方可以选择通过谈判、调解或仲裁等途径解决索赔纠纷。
探究高速公路建设中工程变更与工程索赔管理高速公路建设是国家基础设施建设的重要组成部分,对于国家经济发展和交通运输起着至关重要的作用。
在高速公路建设过程中,由于各种原因可能出现工程变更的情况,这对工程进度和质量都会产生影响。
对于工程变更与工程索赔的管理,需要有一套系统的规范和流程,以保障工程的顺利进行。
一、高速公路建设中的工程变更1. 工程变更的原因在高速公路建设过程中,工程变更可能由多种原因引起,如设计方案调整、施工条件改变、技术要求变更等。
设计方案调整可能是由于政府交通规划的变更,施工条件改变可能是由于地质情况发生变化,技术要求变更可能是由于工程技术标准的更新等。
这些原因可能导致工程施工过程需要进行相应的调整和变更。
工程变更会直接影响工程的进度和成本,不仅可能导致工期延误,还会增加工程总投资。
对于工程变更而言,需要及时审批和合理规划,以减少对工程的不利影响。
为了有效管理工程变更,首先需要明确规定变更的程序和流程,包括变更申请、审批、实施和后续追踪等。
需要对变更进行合理评估,综合考虑工程进度、成本和质量等方面的影响,采取适当的措施予以处理。
需要及时记录和归档变更的相关信息,以便后续的索赔管理和审计。
在高速公路建设过程中,施工单位可能因为各种原因向业主提出索赔,如工程变更、施工延误、违约责任等。
这些索赔可能会对工程的进度和成本产生不利影响,因此需要进行合理管理和处理。
2. 工程索赔的程序在处理工程索赔时,需要遵循一定的程序和规定,包括索赔申请、审核、审批和支付等。
首先需要对索赔的事实和依据进行充分调查和核实,确保索赔的合法性和合理性。
需要进行综合评估和论证,确定索赔的金额和责任归属。
需要及时支付合理的索赔金额,以维护施工单位的合法权益。
为了有效管理工程索赔,需要建立完善的索赔管理制度和流程,明确各方的责任和权利。
需要加强对索赔申请的审核和监督,防止出现非法索赔和不当索赔的情况。
需要及时记录和归档索赔的相关信息,以备后续的审计和复核。
理解施工中的变更和索赔管理施工工程中,变更和索赔是常见的管理问题,对于项目的顺利进行和成本控制都有着重要影响。
本文将从变更管理和索赔管理两个方面进行探讨。
一、变更管理在施工过程中,由于设计变更、工程调整或其他原因,变更管理成为必要的一环。
变更管理的目标是确保工程按照设计要求进行,同时保证项目的顺利推进。
以下是一些变更管理的要点:1. 变更申请:当出现需要变更的情况时,施工方应立即向相关方面提交变更申请,包括变更的原因、影响范围以及变更后的工程要求。
2. 变更评估:相关方面需要对变更申请进行评估,包括变更对进度、质量和成本的影响,以及可行性分析和风险评估。
3. 变更批准:一旦变更申请通过评估,相关方面需要做出决策并批准该变更,包括确定变更后的工程要求和调整后的进度安排。
4. 变更实施:变更批准后,施工方需要进行相应的调整工作,确保按照新的要求进行施工,并及时更新相关文件和记录。
5. 变更控制:施工方需要建立变更控制机制,及时跟踪和监测变更过程,避免变更带来的额外成本和延误。
二、索赔管理在施工过程中,由于各种原因,施工方可能会提出索赔,要求补偿额外的成本或损失。
索赔管理的目标是确保索赔合理合法,并及时妥善处理。
以下是一些索赔管理的要点:1. 索赔申请:施工方需要向相关方面提出索赔申请,包括详细的索赔原因、成本计算和索赔金额的依据。
2. 索赔审查:相关方面需要对索赔申请进行审查,包括核实索赔的合理性、成本计算的准确性和索赔金额的依据。
3. 索赔协商:一旦索赔申请通过审查,相关方面需要展开协商,寻找双方都能接受的解决方案,并确定最终的索赔金额。
4. 索赔处理:一旦达成协议,相关方面需要及时处理索赔,包括支付补偿款项或进行其他形式的补偿。
5. 索赔记录:施工方需要及时记录和归档索赔过程,以备将来可能的审计或纠纷处理。
综上所述,变更管理和索赔管理是施工项目中的关键管理环节。
通过合理的变更管理,能够保证工程按照要求进行,并控制额外成本的产生;而通过妥善的索赔管理,能够确保索赔的合理合法,并尽量减少纠纷的发生。
第36卷第3期 企业技术开发2017年3 J V〇1.36N〇.3TECHNOLOGICA企DEVELOPMENT OF ENTERPRISE Mar.2017路工程'工史更*+營理赵浩(中国中铁五局集团有限公司第一工程有限责任公司,湖南长沙410117)摘要:变更索赔是工程造价管理的一项重要内容,是贯穿工程施工全过程的重要经营行为,实施效果直 接关系到项目的效益。
国内建筑市场竞争日趋激烈,施工利润逐步下降,施工企业要取得良好的经济效 益,做好变更索赔工作显得尤为重要。
文章结合本公司公路项目的变更索赔管理情况,对公路工程变更索 赔工作方法及注意事项提出看法,希望能对同仁起到借鉴作用。
关键词%公路;变更;索赔;管理中图分类号:TU723.3 文献标识码:A文章编号=1006-8937(2017)03-0116-03DOI:10.14165/ki.hunansci.2017.03.038Talking about Management of the Change Claimin Highway EngineeringZHAO Hao(The First Engineering Co.,Ltd.,China Railway No.5Engineering Group Co.,Ltd.,Changsha,Hunan410117,China) Abstract:Change claim is an important content in project cost management,and it is an important operation in the whole process of construction,its effect is directly related to the benefits of the project.The competition of domestic construction market is becoming more and more fierce.In the case of the declining profits,construction enterprises in order to obtain good economic benefits,change claim is particularly bined with the actual situation of the company,this paper puts forward some views on the working methods and matters needing attention of the change claim in highway engineering,and hopes to be a reference for colleagues.Keywords:highway;change;claim;management近年来,国内建筑市场发展迅速,竞争日趋激烈,投 标报价利润逐步降低,低价位中标甚至亏损价中标越来 越多。
探究高速公路建设中工程变更与工程索赔管理高速公路建设是国家基础设施建设的重要组成部分,而工程变更与工程索赔管理是高速公路建设过程中不可避免的问题。
本文将探讨高速公路建设中工程变更与工程索赔管理的相关内容。
一、工程变更的原因及影响1. 实施单位的设计不合理或不完善在项目初期,实施单位可能由于种种原因对设计方案进行不完善或不合理的制定,导致在施工过程中出现诸多问题,从而需要进行工程变更。
2. 环境因素的影响在工程建设过程中,由于自然环境、地质条件、交通状况等因素的影响,可能会导致原设计方案无法顺利实施,从而需要进行工程变更。
3. 政策法规的调整在工程建设过程中,由于国家政策法规的变化或调整,原设计方案可能不再符合相应的要求,需要进行工程变更。
工程变更会给工程建设带来一定的影响,包括延期、成本增加、安全隐患等问题。
实施单位需要对工程变更进行及时的管理和处理,以确保工程建设的顺利进行。
二、工程变更的管理1. 及时识别和反映问题实施单位需要加强对工程建设过程中的问题识别和反映,及时发现可能需要进行工程变更的情况,并进行相关记录和备案。
2. 积极协商与沟通一旦发现需要进行工程变更的情况,实施单位需要积极与设计单位、监理单位等相关方进行沟通与协商,明确变更的具体内容,达成一致意见。
3. 完善变更管理制度实施单位需要建立完善的工程变更管理制度,包括变更申请流程、审批程序、变更后的沟通与协调等,以确保工程变更的合理、有序进行。
4. 合理控制变更数量在工程建设过程中,实施单位需要合理控制工程变更的数量,避免频繁变更给工程建设带来的不利影响,同时也要防止变更管理工作超出预期。
1. 施工单位的合同纠纷在工程建设过程中,施工单位可能因不同意见或合同纠纷而提交索赔要求,需要实施单位给予处理。
2. 土地征用和拆迁补偿在工程建设过程中,由于土地征用和拆迁等工作,可能引起相关群众的索赔要求,实施单位需要合理处理。
3. 设计方案变更导致成本增加在工程建设过程中,由于设计方案变更、工程变更等原因,可能导致工程建设成本的增加,需要实施单位给予处理。
浅谈变更索赔工作的管理变更时指修整设计图纸中的错误、漏项、增减工程以及为优化设计、方便施工发生的变更。
索赔是指在合同实施过程中,因非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求业主给予补偿损失的权利要求。
在工程施工过程中,由于变更索赔引起的工程量的变化、承包商的索赔等,都有可能使项目投资超出原来的预算投资,从而对造价管理产生影响。
承包商应针对复杂的情况,制定出公平、合理的实施措施,保证变更索赔工作的顺利进行。
一、制定了变更索赔制度,成立了变更索赔领导小组。
其中规定了各个成员的职责,做到分工详细,相互配合,在有人员调动时,及时做好交接工作,防止当事人调离后,不能全面地移交替任者,从而导致众多遗留问题等事情的发生。
二、及时、全面收集有关原始资料,由监理工程师签署,并对各类变更依据进行归档,由专人保管。
三、制定了变更台账,由专人进行跟踪统计,每月变更情况及时上报项目部领导,有效的做好变更索赔工作。
在施工过程中对变更工作的足够重视,对已上报的变更要督促要求批复,有较强的缺乏责任感。
变更索赔是一项融技术、经济、合同法律和管理策略于一体的工作,它需要承包商具备丰富的工程承包施工经验,以及相当高的经营管理水平。
根据笔者的实践体会,并参照相关施工索赔的经验,做好工程变更索赔管理工作,还应该注意以下几个方面:(一)要牢固树立变更索赔意识树立变更索赔意识,正确的认识变更索赔工作。
变更索赔是工程项目增盈减亏的重要手段,是企业实现效益的重要途径。
若应该变更索赔而放弃,不仅丧失了应得的经济利益,在当前竞争激烈的工程承包市场上,还可能面对亏损甚至破产的境地。
工程承包企业,应该把提高变更索赔意识作为主要任务来抓,尤其是变更索赔管理人员,要熟练地掌握工程的合同文件、强化法制意识和风险防范意识,不丢失每一个重要的变更索赔机会,确保相关资料能经得起审计、财政审查和各类执法检查的检验,控制风险,不留隐患。
(二)深入了解和掌握自己的变更及索赔权要进行变更及索赔权,就要有变更及索赔权,变更及索赔权是变更及索赔权要求能否成立的法律依据,其基础是施工合同文件。
建设工程施工中的施工变更与索赔管理建设工程施工中,施工变更与索赔管理是一项十分重要的任务。
本文将从施工变更和索赔管理两个方面进行探讨,并提供一种适合该管理工作的格式。
一、施工变更管理施工变更是指在项目实施过程中,由于设计变更、工程需求变更或者其他原因导致已经确认的施工方案需要进行修改的情况。
施工变更管理的目标是确保施工变更的合理性、有效性和可控性。
在施工变更管理过程中,需要进行如下步骤:1. 变更提出与审批:施工变更方案应由项目相关方提出,并提供详细的变更内容和理由。
相关方应在变更提出时进行审批,并评估变更带来的影响和风险。
2. 变更评估与调整:在变更提出审批通过后,需要对变更的可行性和影响进行评估,并根据实际情况调整施工计划、资源和预算。
3. 施工变更控制:变更管理团队应制定变更控制的流程和方法,确保变更实施过程中的监督和控制,及时发现并解决问题。
4. 变更记录与总结:施工变更管理需要建立详细的变更记录,包括变更内容、变更原因、变更实施过程等,并及时总结经验教训,为后续工作提供参考。
二、索赔管理索赔是指施工单位在工程实施过程中,因为合同约定或者其他原因,提出要求对工程费用或工期进行调整的情况。
索赔管理的目标是确保索赔的合理性、合法性和可行性。
在索赔管理过程中,需要进行如下步骤:1. 索赔申请与认可:施工单位应提出详细的索赔申请,包括索赔原因、索赔依据和索赔金额等。
业主或监理单位需要认真审核索赔申请,并做出认可或驳回的决定。
2. 索赔评估与协商:在索赔申请通过后,需要对索赔金额和索赔时间进行评估,并与施工单位进行协商,达成共识。
双方应本着公平、合理和合作的原则,解决索赔问题。
3. 索赔决策与执行:索赔管理团队应定期讨论并决策索赔问题,确保索赔决策的一致性和合法性。
一旦达成决策,应及时执行并跟踪索赔进展情况。
4. 索赔记录与审计:索赔管理需要建立完善的索赔记录,包括索赔申请、索赔决策和索赔执行情况等,并定期进行审计,确保索赔过程的透明和可追溯性。
建设工程施工中的变更与索赔管理建设工程是一项复杂而庞大的工作,往往存在许多变更和索赔的情况。
变更是指在工程施工过程中由于各种原因,需要对合同条款、施工进度、工作内容、工程范围等方面进行调整的情况。
索赔是指承包商或业主因为工程变更、设计缺陷、工期拖延等原因而要求获得经济赔偿的情况。
变更和索赔的管理对于确保工程质量、合同履行以及保护双方利益都起着重要作用。
本文将主要从以下几个方面论述建设工程施工中的变更与索赔管理。
【一、变更管理】变更管理是指对工程施工中的变更进行有效的控制和管理,以确保施工过程的合理顺利进行。
对于变更管理,以下几点是需要注意的。
1. 变更识别和审核在施工过程中,变更的识别和审核非常重要。
施工方和业主应该密切关注工程实际情况,及时发现需要变更的地方,并进行详细的审核。
变更应经过双方的协商和确认,并进行书面记录。
2. 变更评估和分析每一项变更都应进行评估和分析,确定变更对工程进度、质量和成本的影响。
变更的评估结果应尽可能详细准确,以便对变更进行合理的控制和管理。
3. 变更管理的程序和制度建立变更管理的程序和制度是确保变更管理的有效进行的前提。
包括变更申请的流程、审批的权责、变更后合同的修订等方面。
制度应该明确各方的职责,保证变更管理按照程序进行。
【二、索赔管理】索赔管理是指对工程施工中发生的索赔情况进行认真处理和解决,确保各方的合法权益。
以下是一些关键要点。
1. 索赔责任和义务对于索赔责任和义务,应该明确各方在合同中的权益和义务,以及索赔的条件和程序。
合同应明确索赔的原因、索赔期限和索赔金额的计算方法等。
2. 索赔证据对于索赔,充分的证据是必要的。
施工方和业主应该保留施工现场资料、进度计划、通信记录、变更申请等相关文件,以备将来索赔时使用。
3. 索赔的处理和解决索赔的处理和解决应按照合同和法律的规定进行。
合同中应约定索赔的解决方式,如仲裁、调解或诉讼等。
双方应本着合作的原则进行协商,尽量达成双方满意的解决方案。
浅谈公路工程变更和索赔管理一般来说,把公路工程项目变更和索赔资金数额控制在合同总成本的10%以下,其合同管理是非常成功的。
但是,一些合同项目由于设计和施工之前工作较为随意,使得其变更和索赔数额不断升高,导致工程造价随之增多,业主和承包者之间将会加剧矛盾的出现。
所以,采取一系列对策减少变更索赔风险,对工程项目建设发展起到了现实性意义。
标签:公路工程;变更;索赔管理前言近几年来,随着我国社会经济发展水平的提升,工程项目建设规模逐渐增加。
但是,因为工程项目自身存在一定的繁琐性,在实际工程施工中,时常会发生设计变更等现象,所以由于工程变更引发的索赔是在所难免的。
1 公路工程变更索赔原因分析(1)设计原因。
工程项目实施环节,因为施工环境的影响,设计图纸存在问题与地质条件存在不相符的情况,都会出现变更问题。
(2)施工合同。
施工合同条款存在缺陷,没有综合考虑到各种影响因素,在实施合同的过程中出现矛盾和纠纷而导致索赔。
(3)工程管理。
施工管理存在缺陷,工程变更制度不完善,导致现场管理极为混乱。
2 公路工程变更索赔的风险因素识别2.1 前期准备阶段一般来说,在工程中应该严格执行设计图纸的要求,但是往往在具体实施的过程中,由于工程外部环境的影响,而导致设计图纸与实际施工情况存在不相符的情况,项目实施阶段,不能完全按照设计图纸开始施工。
承包商要根据工程具体状况,总结出切实可行的应对措施,并且在业主、监理等单位批准之后才能开始施工。
设计变更会直接造成工程量的增减,其都会给工程的成本产生影响,也会影响工期,从而诱发索赔问题。
2.2 工程项目施工阶段工程项目实施的过程中,建设单位需要加大力度实施管理和控制,加强现场的监督和检查,但是在实际操作中,由于各种因素的影响会存在现场停工、工期延误的情况存在,从而导致后续的工期索赔情况的发生。
有些建设单位因为自己的原因而不得不停工,从而会产生较大的人工、材料费用支出,这些都不在工程款项之内,承包商应该根据合同规范的要求进行索赔。
浅谈公路工程施工单位建设过程中变更索赔文档管理工作
作者:董为
来源:《中国科技博览》2015年第13期
[摘要]工程项目文档管理工作是项目管理中最基础的工作,在复杂的项目管理过程中,有时存在不够精细的问题。
而正是因为细小的差错,可能会对将来的经济效益产生很大的影响,造成变更索赔的依据不足而无法实施的后果。
[关键词]公路施工单位建设过程中文档管理
中图分类号:N9281 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)13-0319-02
前言:工程合同管理是项目管理的重要组成部分,文档管理又是工程合同管理的重要组成部分。
一个良好的项目管理,离不开好的文档管理,文档管理作为项目管理的最基础性工作,为项目的良性持续发展提供原始保证。
项目文档有序地记录了工程进展的过程,收集有价值的资料,为工程提供信息指导,为变更索赔等工作提供原始依据。
看似微不足道的文档管理工作,在项目管理过程中,可以起到至关重要的作用。
体现了项目精细化管理的程度,也衬托了项目管理水平的高低。
文档的分类
依据笔者多年现场管理文档的经验,总结公路工程施工单位建设过程中变更索赔文档,可按以下原则对资料进行大类别的划分:
第一类:设计类文件。
由设计院下发的指导工程施工的文件组成。
如:设计图纸、变更通知单、工程联系单等、设计变更单等。
第二类:合同类文件。
可依据具体工程特点分为:总承包合同文件、工程(劳务)分包合同文件、采购合同文件、租赁合同文件、设计服务类合同文件、其他合同文件。
第三类:结算类文件:可分为工程计量报表、工程(劳务)分包结算资料、租赁结算资料、其他结算资料等几类。
第四类:工程行政类文件。
如:会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件等。
第五类:报表类资料。
报送企业、业主、社会相关部门的报表类文件。
第六类:影音资料。
主要包括照片、录音、录像。
具体各类别文件,可参考下列清单分类:
(一)设计类文件:
1、设计图纸:包括两阶段施工设计图、三阶段施工设计图、补充图纸、补充技术标准、建议性施工组织方案、地勘资料等。
2、变更通知单:由设计单位下发的对工程施工图进行变更的文件,由施工方上报的施工中需变更原设计的报告及批复。
3、工程联系单:与设计单位的往来文件。
(二)合同类文件:
1、总承包合同:招标文件、招标图纸、招标答疑、补充文件、中标通知书、合同书、合同备案录、承诺书、竣工交工证书、履约保函、会议纪要等。
2、工程(劳务)分包合同:招投标资料、评标记录、合同评审记录、合同文件、承诺书、履约评价等。
3、采购合同:询价函、招投标资料、产品规格及型号说明、合同文件、出场合格证明、检验检测证明等。
4、租赁合同:询价函、招投标资料、合同文件、机械设备情况证明材料等。
5、设计服务类合同:技术服务合同、订制设计合同、工程检测合同、工程监测合同。
6、其他合同:租地合同、补偿协议、保险合同等。
(三)结算类文件:
1、工程计量报表:工程量签认单、中间交工验收证书、配合比报告、工程变更费用申请单、工程索赔费用申请单、计量报表。
2、工程(劳务)分包结算资料:工程量确认单、结算报表、费用确认单、领用材料签认单、奖励及罚款通知单等。
3、租赁结算资料:结算报表、维修保养确认单、领用油品情况等。
4、其他结算:对应其他合同类别的合同,需要确认数量、计算费用进行结算的。
(四)工程行政类文件:
会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件、内部部门往来文件等。
(五)报表类资料:
施工日报、施工周报、施工月报、成本报表、变更索赔报表、施工进度计划等。
(六)影音资料:
1、照片档案:照片档案分为照片和底片,存入档案管理部门专用的相册内;数码照片按类别写入不可擦写的光盘中。
文字说明的内容要具备六要素:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
一组(若干张)联系密切的照片编写一个总说明。
2、音像档案:每盘音像要标明:责任者、录制(摄制)时间、地点、内容(题名)、顺序号、保管期限、摄制人等项目。
可按形成时间顺序排列,分别编写流水号。
3、照片、音像档案的归档范围:
(1)国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像及照片。
(2)省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像及照片。
(3)反映公路工程建设项目的重大活动,如开工典礼、竣工仪式、通车典礼等形成的录音、录像及照片。
(4)记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。
(5)工程关键工序和隐蔽工程施工时的录音、录像及照片。
(6)重要会议记录:对工程进展有重大决策的会议、重点难点工序的专家论证会议等。
文档管理部门
对于中小项目而言,文档管理部门建议设置在合同部。
相对于行政部门管理文档而言,由合同部归档文档便于合同管理人员对项目整体情况的了解,对各方面信息的搜集,变更索赔线索的发掘,变更索赔项目的归集,变更索赔资料的统计。
对于大型项目,应该设置专门的文档管理中心,由专职人员负责文档的发放、传阅、归档、借阅,以及文档的信息化管理,通过现代化手段对文档进行归集,更加方便文档的查阅。
文档的日常管理
1、建立文档台账,分类进行编号统计,列出文档详细需要检索的信息。
2、设置文件保密等级,细化每个级别的查阅对象。
对于加急文档,也应有级别设置。
3、建立借阅台账,对于重要文档不应带出文档管理中心。
4、配备一名专职IT管理人员,对文档进行信息化管理,便于查阅及统计。
项目文件的质量要求
1、字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续齐备,签署意见栏内必须有明确意见;
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求;
4、录音、录像文件应保证载体的有效性、真实性、可靠性等;
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘;
6、小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单应牢固粘在A4纸上;
7、各单位存档文件应为原件,尤其是与相关单位、地方签订协议文件,存档必须为原件(红头文件)。
在项目伊始,就要对工程文档有明确细致的分类。
编制详细的文档管理制度,对于文档的发放、台账的建立、借阅制度及传阅流程都有很好的控制,便于日后的文档管理工作有序地进行。
文档管理作为项目管理的基础性工作,体现了项目的精细化程度,管理的有序性,需要得到全体员工的重视。
参考文献
[1] 张水波.陈永强,《国际工程合同管理》 2011年8月第一版
[2] 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)。