商务英语信函的写作原则与技巧

第 1 页 商务英语信函的7C原则

为到达通过信函有效沟通的目的，有必要把握写好国际商务函电的原则。一般地，商务信函有以下七个方面的写作规章，通常被称为“7C原则”：

1.Clearness清晰原则

清晰包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误会。这就要求写信者头脑清晰、条理清楚、表达精确，避开使用一些含混不清、模棱二可的词汇。

2.Conciseness简洁原则

简洁是指用最少的语言表达最丰富完好的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。

商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴实的词汇，采纳简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。

3.Correctness精确原则

商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的根据，以及进行商业活动往来的重要凭证。精确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

精确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实精确无误。因此， 第 2 页 在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

4.Concreteness详细原则

详细原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实详细、丰富生动，表达要完好。商务信函写作中留意避开类似：soon, at an

early date,good,nearly等笼统的、含混不清的表达法。例如：I will

send the samples to you soon.就不如I will send the samples to

从关联理论看商务英语信函写作的合作原则和礼貌原则

摘 要： 商务英语信函作为国际商务活动不可或缺的一部分，在国际商务交往中发挥举足轻重的作用。本文简述了英语商务信函必须遵守的合作原则和礼貌原则，通过sperber和wilson提出的关联理论，指出如何更好地使用合作原则和礼貌原则。并通过例证分析，论证了这一关联理论对商务英语信函的指导意义，为商务英语信函写作提供了一定意义的理论依据。

关键词： 商务英语信函 关联理论 礼貌原则 合作原则

一、引言

自我国实行对外开放政策以来，对外经济贸易有了很大的发展，书信交流非常频繁，其中商务英语信函是最重要的形式。商务英语信函是以英语为表达手段，以国际商务为目标，以国外客户为服务对象，具有法律效力的经济活动。要写好英语商务信函，除要求业务人员具有良好的英语基础，掌握涉外应用文体的固定格式、套语外，还要注意语用原则在商务英语信函中的作用及商务英语信函写作过程中应遵循的写作原则[1]。合作原则和礼貌原则是商务英语信函写作必须遵守的语用原则的重要组成部分。何兆熊认为，合作原则和礼貌原则之间存在一种进退相让的关系，多考虑一点合作原则，便只能少考虑一点礼貌原则；反之，多考虑礼貌原则，便不得不牺牲合作原则[2]。因此，要注意合作原则和礼貌原则之间的关系。

二、概述 合作原则是美国语言学家grice提出的语用理论。他认为，合作原则就是要求发话者和受话者在交谈过程中所说的话必须符合交际双方的话题。合作原则包括四个准则，即质的准则、量的准则、关系准则和方式准则。根据grice的合作原则，在交际中质的准则要求说话人不要说虚假的话和缺乏足够证据的话；量的准则要求说话人所说的话应包含交谈目的所需要的信息，不应超出需要的信息；关系准则要求说话人所说的话之间要有关联，不要偏离话题；方式准则要求说话人的话语含义避免晦涩、歧义、要简练有条理[3]。

礼貌原则是g.n.leech对语言交际中的礼貌现象进行系统深入研究之后提出的。在principles of pragmatics一书中，他系统地介绍了礼貌原则理论。礼貌原则是从修辞学和语体学的角度提出的，每条准则又各有两条彼此对应的次准则：策略准则要求少让别人吃亏，多使别人得益；慷慨准则要求少让自己得益，多让自己吃亏；赞誉准则要求少贬低别人，多赞誉别人；谦虚准则要求少赞誉自己，多贬低自己；一致准则要求减少双方的分歧，增加双方的一致；同情原则要求减少双方的反感，增进双方的感情[4]。

商务英语：商务信函写作技巧

1. 引言

1.1 概述

商务信函写作是商业交流中必不可少的一环。在现代商业社会中，写好商务信函至关重要，因为它们承载着商业信息和合作意愿。无论是与客户、供应商还是合作伙伴进行沟通，良好的商务信函能够确保信息传达的清晰性和专业性。本文将介绍商务英语中写作商务信函的技巧，并提供相关知识来帮助读者在撰写信件时更加有效地表达自己。

1.2 文章结构

本文主要分为五个部分：引言、商务英语基础知识、商务信函写作技巧、细节决定成败：格式和排版技巧以及结论与总结。首先，我们将介绍本文的目的和文章结构。接下来，我们会通过第二部分了解商务英语基础知识，包括商务信函的概述、其重要性以及对于商业合作的影响。然后，我们将深入探讨第三部分的主题，即商务信函写作技巧，包括简明扼要地表达意思、注意语法和拼写错误以及使用恰当的商务用语和词汇。第四部分将关注细节决定成败，涉及正确使用信头信息及日期格式、分段落并使用恰当的标题和标点符号来增加可读性以及选择适当的字体、字号、行距和间距等排版细节。最后，我们将总结文章的主要观点，并提出结论。

1.3 目的

本文的目的是帮助读者掌握商务英语写作中的基本技巧，特别是在撰写商务信函时非常重要的技巧。通过学习本文所介绍的内容，读者将能够更加自信地应对商业交流中的写作需求，并提高自己在商务领域中的专业形象。商务信函写作技巧不仅在日常商业活动中发挥着重要作用，而且对于个人职业发展也有积极影响。因此，具备良好的商务英语写作能力将为读者打开更多机遇，并提升其在职场上获得成功的可能性。在接下来的章节中，我们将详细讨论商务英语基础知识以及如何应用这些知识来提高商务信函写作水平。

2. 商务英语基础知识：

2.1 商务信函概述：

商务信函是商业沟通中常用的书面形式，用于传达商业信息和沟通商务事宜。它通常以正式的语言格式书写，并包含特定的信头信息、日期、收件人地址、称呼、正文内容和落款等要素。

商务英语信函写作的简洁原则(2)

三、 句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。)

一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen

Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be

there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：

由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完!!

(一) 按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：

例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be

prompted will continue their education either by enrolling in the

special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given