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第四章会计核算软件的操作要求【考情分析】本章主要讲述了会计核算软件的操作要求。
具体包括：电算化会计核算基本流程；账务处理模块基本操作；应收／应付账款核算模块、工资核算模块、报表处理系统基本操作、固定资产核算模块的初始设置操作和其他会计核算软件功能模块基本操作。
基本要求：（一）电算化会计核算基本流程（二）账务处理模块的基本操作（三）报表处理系统基本操作（四）其他会计核算软件功能模块基本操作【内容讲解】第一节电算化会计核算基本流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容和方式有很大差别。
实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
一、手工会计核算流程手工会计条件下，会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生的，主要缺陷有：（1）数据大量重复；（2）信息提供不及时；（3）准确性差；（4）工作强度大。
二、电算化会计账务处理流程日常账务处理，根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入，审核、修改、查询、记账和结账工作。
（一）编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1.手工编制完成记账凭证后录入计算机；2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章；3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
【例题·判断题】填制凭证时，如需确定借贷方科目，只能输入科目编码。
（）【答案】×【解析】在填制凭证输入科目时，可以输入科目编码，中文科目名称，英文科目名称或助记码等。
（二）凭证审核负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
已通过审核的凭证，不能再由凭证录入人员进行修改。
未通过审核的凭证，不能进行记账。
（三）记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2.同时登记总账、明细账和日记账；3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
一、系统管理1、启动系统管理：开始→程序→会计电算化通用教学软件→系统管理2、注册系统管理：系统→注册→[注册]输入用户名admin→确定（系统管理员admin权限：新增操作员；给所有账套操作员受权、可以新建账套，账套主管权限：可以启用子系统；可以给所管辖的账套操作员受权）3、增加操作员：权限→操作员→[操作员管理]增加→[增加操作员]输入操作员编号（ID号）、姓名、口令、部门→增加→退出→[操作员管理]退出4、修改操作员口令与部门：权限→操作员→[操作员管理]选中某操作员→修改→[修改操作员信息]输入操作员新口令或部门→修改→[操作员管理]退出5、新建账套：账套→建立→[账套信息]账套号、账套名称、启用会计期→下一步→[单位信息]单位名称、单位简称→下一步→[核算类型]行业性质：新会计制度科目、账套主管、是否预置科目→下一步→[基本信息]存货、客户、供应商分类设置、有无外币→完成→[建立账套]是→[分类编码方案]设置编码方案→确认→[数据精度定义]确认→确定→是否启用账套：是→[系统启动]勾选设置待启动软件子系统→退出二、总账系统启动总账系统:开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定（一）系统初始化1、部门档案：基础设置→机构设置→部门档案→[部门档案]增加→输入部门编码、部门名称等信息→保存→退出2、职员档案：基础设置→机构设置→职员档案→[职员档案]输入职员编号、职员名称，双击所属部门选取所在部门→增加→退出3、客户档案：基础设置→往来单位→客户档案→[客户档案] 单击“无分类”（有分类选取最末级分类）→增加→[客户档案卡片]输入客户编号、名称、地址、电话等信息→保存→退出→[客户档案]退出4、供应商档案：基础设置→往来单位→供应商档案→[供应商档案] 单击“无分类”（有分类选取最末级分类）→增加→[供应商档案卡片]输入供应商编号、名称、地址、电话等信息→保存→退出→[供应商档案]退出5、结算方式：基础设置→收付结算→结算方式→[结算方式]输入结算方式编码、名称→保存→退出6、外币种类（1）增加外币种类：基础设置→财务→外币种类→[外币设置]在左下方输入币符、币名→增加→退出（2）设置外币汇率：基础设置→财务→外币种类→[外币设置]在左窗口选取某外币→在右窗口输入汇率→退出7、凭证类别：基础设置→财务→凭证类别→[凭证类别预置]选取某分类方式，如收款凭证、付款凭证、转账凭证→确定→[凭证类别]进行限制设置（收款凭证：双击限制类型，选“借方必有”，限制科目“1001,1002”；付款凭证：双击限制类型，选“贷方必有”，限制科目“1001,1002”；转账凭证：双击限制类型，选“凭证必无”，限制科目“1001,1002”→退出8、会计科目：基础设置→财务→会计科目（1）增加会计科目：[会计科目]增加→[会计科目_新增]输入科目编码、名称、科目类型，设置辅助核算等信息→确定（2）修改会计科目：[会计科目]选中某科目→修改→[会计科目_修改]修改→设置科目内容→确定→返回（3）指定会计科目：[会计科目]编辑→指定会计科目→[指定科目]现金总账科目→单击“1001现金”→单击“>”→银行存款总账科目→单击“1002银行存款”→单击“>”→确认→退出9、输入期初余额：总账→设置→期初余额→[期初余额录入]输入余额→回车确认（直到做完）→试算→确认（二）日常操作1、填制凭证：总账→凭证→填制凭证→[填制凭证]增加→填写凭证内容→保存2、审核凭证：文件→重新注册→输入新操作员编号与密码→确定总账→凭证→审核凭证→[审核凭证]确定→选取凭证→确定→审核（或用审核→成批审核）→退出3、记账：总账→凭证→记账→[记账]下一步→下一步→记账→确定4、结账：总账→期未→结账三、UFO报表启动UFO报表（选启动总账系统，再单击“财务报表”）点击左下角“数据”进入“格式”状态1、表尺寸：格式→表尺寸→[表尺寸]输入行列数值→确定2、行高：选取行→格式→行高→[行高]输入行高→确认3、列宽：选取列→格式→列宽→[列宽]输入列宽→确认4、区城画线：选择区域→格式→区域画线→[区域画线]网线→确认5、组合单元（合并单元格）：选择区域→格式→组合单元→[组合单元]选择组合方式（如整体组合）6、设置单元格公式：选取公式单元格→数据→编辑公式→单元公式→[定义公式]“=”后输入计算公式→确认7、设置关键字（可反复设置多个关键字）点击选择单元格→数据→关键字→设置→[设置关键字]点选所需关键字（如单位名称）→确定8、关键字偏移：数据→关键字→偏移→[定义关键字偏移]设置各关键字偏移值→确定9、账套初始：数据→账套初始（账套号和会计年度）10、录入关键字：（点击左下角“格式”进入“数据”状态）数据→关键字→录入→[录入关键字]输入各关键字→确认四、工资系统A、引入“工资实验账套”备份数据启动“系统管理”→ [系统管理]系统→注册→[注册]输入用户名admin→确定→[系统管理]账套→引入→选取“D:\会计\教材附录一配套试验备份账套数据\工资实验账套\ UF2KAct.Lst”→打开→是→确定B、以账套主管身份启动会计电算化通和教学软件开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定1、建立工资账套[会计电算化通用教学软件]单击“工资”→[建立工资套_参数设置]工资类别个数：多个，币别设置→下一步→扣税设置→下一步→扣零设置→下一步→人员编码设置→完成→确定→取消2、人员类别设置工资→设置→人员类别设置→[类别设置]“类别”框中输入类别名称（如经理人员）→增加→返回3、工资项目设置工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]增加→单击“名称参照”下拉列表框中选取工资项目或直接在工资项目名称中输入→设置“类型”→设置“长度”与“小数”位→设置“增减项”→增加其他项→确认→确定4、银行名称设置工资→设置→银行名称设置→[银行名称设置]增加→输入银行名称→删除其他无效银行→返回5、新建工资类别工资→工资类别→新建工资类别→[新建工资类别]输入类别名称→下一步→√（部门）→完成→是→再建第二个（先关闭当前工资类别）6、人员档案（先打开某工资类别：工资→工资类别→打开工资类别→点击某工资类别名→确认）工资→设置→人员档案→工具栏（增加）→输入人员信息→确认（反复输入完）→X→退出7、某工资类别中“工资项目设置” （先打开某工资类别）工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]增加→单击“名称参照”下拉列表框中选取工资项目→移动调整顺序→确认8、某工资类别中“公式设置” （先打开某工资类别，并且已设置人员档案）工资→设置→工资项目设置→[工资项目设置]公式设置→增加→选择→选择工资项目（如请假天数）→公式定义输入→公式确认→确定9、工资数据输入工资→业务处理→工资变动（1）基本工资数据录入：[工资变动]输入数据（2）工资调整：（如将“经理人员”的“奖励工资”增加200元[工资变动] 工具栏数据替换钮→[数据替换]按如下设置→确认→是（3）数据计算与汇总：工资变动→工具栏重新计算→工具栏汇总→工具栏退出10、个人所得税计算工资→业务处理→扣缴所得税→确认→[个人所得税]工具栏“税率表”或右键菜单：税率表定义）→[税率表]修改纳税基数（如基数：1600，附加费用2800）→确认→是→工具栏退出11、工资分摊工资→业务处理→工资分摊（1）工资分摊设置：[工资分摊]工资分摊设置→[工资分摊设置]增加→[分摊计提比例]输入计提类型名称（如应付福利费14%）→下一步→[分摊构成设置]设置人员类型，点部门名称并勾选相关部门，设置借贷科目→完成→（继续输入其他分摊类型）→返回（2）工资分摊费用：[分摊工资] √选计提费用所有类型→√选择部门→√明细到工资项目→确定→[如：计提福利费一览表]√合并科目相同、辅助项相同的分录→批制（或制单）→选择转帐凭证→保存→下张（反复保存所有凭证）→退出→退出12、月末结账工资→业务处理→月末处理→确认→是→是→选取清零项目→确认→确定五、固定资产核算A、引入“固定资产实验账套”备份数据启动“系统管理”→ [系统管理]系统→注册→[注册]输入用户名adm in→确定→[系统管理]账套→引入→选取“D:\会计\教材附录一配套试验备份账套数据\固定资产实验账套\ UF2KAct.Lst”→打开→是→确定B、以账套主管身份启动会计电算化通和教学软件开始→程序→会计电算化通用教学软件→会计电算化通用教学软件→[注册]输入用户名编号、密码，选准账套号、操作日期→确定1、建立固定资产账套：[通用教学软件]固定资产→是→√我同意→下一步→两√→下一步→设置编码长度与编码方式、序号长度→下一步→两√，并设置对账科目→下一步→完成→是→确定2、资产类别设置：固定资产→设置→资产类别→[类别编码表]单张视图→增加→输入（类别名称、残值率、计提属性、折旧方法、卡片样式）→保存（反复增加类别，增加子类：取消→是→在左边选取某父类）→取消→是→退出3、部门对应折旧科目：固定资产→设置→部门对应折旧科目→[部门编码表]左边选取某部门→修改→输入对应折旧费用科目→保存→退出4、增减方式（设置增减方式对应折旧科目）：固定资产→设置→增减方式→[增减方式]左边选取某增减方式→修改→输入对应科目→保存→退出5、输入期初固定资产卡片：固定资产→卡片→录入原始卡片→[资产类别参照]选择设备某分类→确认→输入（固定资产名称、部门名称、增加方式、使用状况、开始使用日期、原值、累计折旧、可使用年限）→保存→确定→退出→否日常处理1、资产增加：固定资产→卡片→资产增加→[资产类别参照]选择设备某分类→确认→输入（固定资产名称、使用部门、增加方式、使用状况、原值、可使用年限、开始使用日期）→保存→退出→否2、生成凭证：固定资产→处理→批量制单→[批量制单]全选→制单设置→√合并（科目及辅助项相同的分录）→设置“固定资产1501”科目及对方科目→制单→选择凭证类型，输入凭证摘要→保存→退出→退出3、资产变动：固定资产→卡片→ 变动单→原值增加→[固定资产变动单]点击“卡片编号”选取某资产，设置变动增加金额及变动原因→保存→退出（生成凭证）4、部门转移：固定资产→卡片→ 变动单→部门转移→[固定资产变动单]点击“卡片编号”选取某资产，设置变动后部门及变动原因→保存→退出5、计提折旧：固定资产→处理→计提本月折旧→是→是→退出→退出→确定生成折旧费用分配凭证: 固定资产→处理→→折旧分配表→[折旧分配表]凭证→选择转账凭证类型→保存6、资产减少：（在计提折旧后减少）：固定资产→卡片→资产减少→选择卡片编号→增加→[资产减少]选择减少方式→确定→确定7、对账和月末结帐六、应收应付核算1、引入应收应付实验账套（系统管理）：admin→系统管理→引入应收应付实验账套2、填制与审核凭证（总账）：主管身份进入→通用教学软件→填制凭证→文件→重新注册→更换操作员→审核→记账3、输出往来账余额表：往来→账簿→客户余额表→[客户余额表]选取某客户→确定→退出4、输出往来账明细表：往来→账簿→客户往来明细账→[客户往来明细账]选取某客户→确定→退出5、往来勾对：往来→账簿→往来管理→客户往来两清→[客户往来两清]设置两清条件→确定→自动6、往来账龄分析：往来→账簿→往来管理→客户往来账龄分析→输入查询科目与截止日期→√（按所有往来明细分析）→确定7、打印往来催款单：往来→账簿→往来管理→客户往来催款单→[客户往来催款单]输入查询条件→确定。
第一章会计电算化概述第一节会计电算化简介狭义的会计电算化，是指以电子计算机（以下简称计算机）为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化，是指与实现会计电算化工作有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用及市场的培育与发展，会计电算化的宏观规划，会计电算化人才的培养，会计电算化的制度建设等。
一、会计电算化的发展四个阶段（一）模拟手工记账的探索起步会计核算电算化，它是会计电算化的初级阶段---财务核算和报表核算。
1981年8月，长春一汽，会计电算化概念。
信息来源：财务内部，信息孤岛（二）与其他业务结合的推广发展---财务业务信息一体化（信息集成）这一阶段主要内容是利用计算机对某一管理子系统进行核算，同时使会计电算化不仅仅局限于日常的会计核算，还将企业其他部门的业务处理纳入了计算机管理。
企业其他部门的日常核算纳入计算机管理与会计核算的电算化形成一个有机的整体，构成了一套完整的会计核算系统。
信息来源：业务部门和财务部门（三）引入会计专业判断的渗透融合2006年2月我国新《企业会计准则》的颁布，引入会计专业判断。
多方法+判断模型（原本由人力完成的复杂的会计专业判断转变成计算机数据库中的公式和模型，当实际业务发生后，再把实际数据及时输入计算机，自动与计划、预算或定额标准相对比，如有偏离，及时输出信息，对受控系统进行调节，以保证计划、预算或定额的正常实施。
）（四）与内控相结合建立ERP系统的集成管理2008年6月六部委联合发布《企业内部控制基本规范》2010年4月三会一部一署发布企业内部控制应用指引、评价指引、审计报告指引内控是内部控制的简称，内部控制分为内部会计控制和内部管理控制两类。
与内控相结合建立ERP系统的集成管理阶段要求会计电算化与内部控制相结合，运用计算机实现内部控制的上述要求，建立ERP系统的集成管理（来源惟一、实时共享）。
会计电算化不等于会计信息化，会计电算化是会计信息化的初级阶段和基础工作。
电算化会计信息系统数据处理流程这里所说的数据处理是指采用各种处理方式（人工、机械、计算机），按照会计制度规定和会计核算程序，将会计数据加工成会计信息的过程。
会计数据处理的一般流程包括会计数据收集、会计数据存储、会计数据处理和会计信息报告或输出。
如图2-3所示。
一、手工会计数据处理流程（一）教据收集财会人员收集各种原始凭证，根据会计制度和原始凭证，填制和审核记张凭证，这样就将反映经济业务的会计数据保存在记账凭证上。
通常企业将记账凭证分为以下几类：1．收款凭证、付欺凭证、转账凭证三类。
2．现收、现付、银收、银付、转账五类。
3．不分类，只设一种通用的记账凭证。
（二）会计数据处理出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账:根据企业业务量的大小，分别由多个会计登记往来明细账、费用明细账、存货明细账等各种明细账簿；总账会计负责登记总账、编制会计报表等。
由于登记账簿的工作是由多个财会人员完成的，不可避免地出现这样或那样的错误，所以要进行总账和明细账的核对、总账和日记账核对。
在上述会计数据处理过程中，凭证和账簿的传递、排序、汇总、计算、核对、查询、更新等数据处理工作都是由人工分别进行的。
（三）会计信息报告会计期末，财会人员从账簿中或其他资料中摘取数据（如现金、银行存款期末数、计划数等），并对其进行加工，以信息使用者需要的格式编制成各种报表，并将报表发送给企业管理者、投资人、债权人、税务部门、财政主管部门等。
由于编制报表需要人工从会计账簿或其他报表中提取数据，然后进行填制、计算小计、合计、审核等后，才算编制完一张发送的报表。
如果发现报表不平或一个数据出错，又需要重复上述过程。
（四）会计数据存储在手工会计信息系统中，无论是记账凭证、账薄，还是会计报表都是以纸张的形式存放的。
手工会计数据处理流程如图2-4所示。
图2 手工会计数据处理流程可以看出，在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制等都是人工完成的，会计数据存储在纸张上，其缺点为:数据处理工作量大、差错多、效率低。
第一节电算化会计核算基本流程一、电算化与手工会计信息系统的共同特征1.数据量大、数据结构复杂；2.数据的全面性、完整性、真实性、准确性要求严格；3.数据的安全性、及时性、可校验性要求高；4.数据加工处理方法要求严格；5.同其他子系统联系紧密。
二、电算化会计与手工会计数据处理的不同点.（一）电算化会计的新特征1.数据准确性明显提高；2.数据处理速度明显提高；3.提供信息的系统性、合法性、共享性大大增强。
（二）电算化与手工会计数据处理的异同1.计算机与手工数据处理的相同点（1）数据处理步骤相似；（2）会计信息相同的最终目标一致；（3）遵守的会计法规和会计准则相同。
2.计算机与手工数据处理的不同点在手工会计信息系统中，会计数据的收集、会计数据的处理、会计信息报告的编制都是人工完成的；会计数据存储在纸上，其表现为数据处理工作量大、差错多、效率低。
而计算机处理可以克服手工数据处理的缺点。
3.会计电算化数据处理新特点（1）会计数据收集（两种方式）人工和计算机混合收集方式：是指首先财会人员将反映各种经济业务的原始凭证（纸凭证）审核、确认，然后通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机存入凭证数据库文件的一种方式。
自动收集方式（又分为三种）：对电算化系统自身的数据资源进行自动收集；对电算化系统中不同子系统间的数据资源进行收集；对其他系统中的数据资源进行收集。
（2）会计数据处理（两种方式）成批处理：指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式；实时处理方式：是指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。
三、电算化会计核算基本流程（一）账务处理系统概述账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。
账务处理子系统的目标（1）及时、准确地采集和输入各种凭证保证输入计算机的会计数据及时、正确和全面。
（2）高效、正确地完成记账过程。
（3）随时输出某个时期任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。
（4）建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。
（5）账务处理也可包含其核算与管理功能。
（二）账务处理系统处理流程1.手工账务处理系统处理流程根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异手工作业下的账务系统可以采用五种账务处理流程：（1）记账凭证账务处理流程（2）日记总账账务处理流程（3）科目汇总表账务处理流程（4）汇总记账凭证账务处理流程（5）多栏式日记账汇总账务处理流程记账凭证处理流程图记账凭证处理流程优点：1.数据流程清楚、简单；2.总分类账既可反映一个科目本期发生额、期末的结余数；3.总分类账也可详细反映整个会计期间各笔经济业务。
缺点：登账工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。
日记总账账务处理流程图日记总账账务处理流程优点：1.数据流程清楚、简单；2.所有总账在一账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。
缺点：账页过宽，不便于登记和使用。
科目汇总表账务处理流程图科目汇总表账务处理流程优点：1.减少登账工作量；2.可以通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。
缺点：1.总分类账不能明确反映科目之间的对应关系；2.不便于对经济活动进行分析和检查。
手工会计下账务处理形式的缺陷：数据大量重复同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。
信息提供不及时由于账务处理的工作量很大，手工处理不能随时提供出各种会计报表。
准确性差由于数据的多次转抄与计算，易出错。
工作强度大为了达到既要算得快又要算得准的目标，必须增加财会人员劳动强度。
2.电算化账务数据处理流程设计电算化条件下的账务数据处理流程时，不能照搬手工方式下的账务数据处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。
在对手工方式下账务数据处理流程分析的基础上，吸取手工方式下的优点，利用计算机具有的自动计算、记忆和存储等功能和运算速度快、不知疲劳以及计算准确等特点，克服手工方式的不足，设计出电算化方式下的账务数据处理流程。
电算化方式下的账务数据处理流程图（1）编制记账凭证凭证处理主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，以及生成自动转账凭证等功能。
编制记账凭证可以采用以下几种方式：① 手工编制完成记账凭证后录入计算机。
② 根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
③ 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
在录入过程中的正确性检查：凭证号检查、凭证日期检查、会计科目的检查（存在性检查、是否是明细记账科目的检查、与凭证类型是否相符的检查）、借贷金额平衡的检查。
（2）凭证审核①凭证审核目的与功能记账凭证审核的目的：一是发现凭证输入过程中无法检测到的错误；二是为记账提供依据，只有审核过的凭证才能记账。
记账凭证审核的功能：完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性的审核。
②凭证审核方式静态屏幕（人工）审核方式是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对凭证进行检查。
二次输入（自动）审核方式是将同一批记账凭证再输入，通过计算机比较两批输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。
（3）记账是根据己审核的凭证，由计算机自动、准确、高速完成。
得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。
①记账方式记账工作可以在编制一凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账。
即可一天记数次账，也可以多天记一次账。
记账处理的过程记账凭证的检验；保护记账前状态；开始记账。
电算化会计核算流程中的记账有以下特点：a.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；b.同时登记账务、明细账和日记账；c.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”和汇总。
（4）账表输出输出的账表主要包括：日记账、明细账、总账、综合查询结果以及对外报表。
① 输出的方式主要包括：账表的打印输出；账表的屏幕显示输出；账表的磁盘输出。
②日记账输出方式：所有科目都可以有日记账，同时又有明细账。
③ 明细账输出方式：由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细账，因此，明细账即可以按月打印输出，也可以按季、年打印输出。
注:在计算机账务处理系统中减少或取消多栏式明细账，并编制一些必要的报表来集中反映有关科目经济业务的发生情况（如企业管理费明细表）。
④ 总账输出方式：一种是三栏式总账；另一种是用余额表或科目汇总表代替总账。
（5）结账在手工会计处理中有结账过程,在计算机会计处理中也应有这一过程,以符合会计制度的要求。
手工会计核算流程中,结账是个工作环节,工作量大且复杂。
电算化会计核算中,通过一次性预先定义账户结转关系,结账作为一个步骤由计算机在较短时间自动完成。
结账包括:期末转账业务处理、月结和年结。
结账是一种批处理，只允许每月结账日使用。
在计算机条件下不同于手工条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证甚至在去年12月的账未结的情况下输入今年的凭证，这就是采用计算机后特有的跨月制单。
结账处理步骤①保护结账前状态；②结账前必要的检查工作：上月未结账，则本月不能结账；本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
③如果是结12月份的账，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额。
④做结账标志。
如果某月有结账标志，则不能再输入该月凭证和该月账。
（6）编制会计报表会计报表子系统不是对经营交易或事项的直接处理，而是加工和报告由其他子系统处理产生的资料与信息。
会计报表子系统的主要功能是：依据会计准则和有关法规，定期编制外部会计报表和企业部管理所需的各种报表，并利用会计报表数据，对经济活动与财务收支情况进行全面、系统的分析。
手工会计核算流程中，编制会计报表是个工作环节，工作量大且复杂。
电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户报表数据对应关系，编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间自动完成的。
会计报表基本操作流程①报表设置:确定表名、报表编号等；②报表格式定义:按照规定进行格式标准样本的设计；③报表数据来源定义:根据报表的编制方法，定义数据的选取方式。
④报表生成:根据用户定义的报表格式和数据来源生成报表。
⑤报表审核:对已经生成的报表数据是否正确进行查询审核。
⑥报表汇总与合并⑦报表输出:显示查询、报表打印、报表传输。
⑧报表维护:对已经定义的报表进行增加、删除和修改。
⑨报表备份:完成从计算机硬盘向软盘的复制。
⑩报表恢复:从软盘到机硬盘的恢复备份。
第二节账务处理模块基本操作要求一、系统初始化系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。
系统初始设置是应用账务系统的基础工作，将一个通用的账务系统改造成适合用户核算要求的专用账务系统。
系统初始化环节要求完成的操作：1.账套管理2.设置操作员及权限3.设置系统参数4.设置会计科目5.设置各辅助核算项目6.设置外币币种及汇率7.录入科目期初余额并试算平衡8.设置凭证类别9.设置结算方式（一）账套管理包括：账套号、账套名称、企业信息（名称.地址.法人.邮编..税务号）、会计期间、启用会计期、所属行业、记账本位币、所有编码方案、账套主管等。
说明：（1）只有系统管理员才能建账；（2）账套主管负责财务软件运行环境的建立、初始设置工作、财务软件的日常运行管理工作、监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责报表管理及其财务分析工作。
（二）设置操作员及权限根据会计电算化的要求设置操作人员，并规定其操作权限。
具体操作方法视不同的会计软件，增加操作员和授权。
即手工方式的财务分工。
该项操作只能由财务主管或系统管理员完成。
（三）设置系统参数在首次启动账务系统时，需要确定反映账务系统核算要求的各种参数，使得通用账务系统适用于用户的具体核算要求。
如“账簿余额方向”等的设置。
（四）设置会计科目会计科目是对会计对象具体容分门别类进行核算所规定的项目。
财务软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明细科目自行设定。
1.会计科目设置一般包括：代码、名称、余额方向、属性（辅助核算、外币核算、数量核算）等。
2.会计科目其他设置功能①增加会计科目②修改会计科目（注:只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存）③删除会计科目④指定现金、银行及现金流量会计科目（出纳的专管科目）考试系统的会计科目设置界面（五）设置各辅助核算项目对企业中往来单位、个人、部门、项目等的核算可通过设置为相应的辅助核算进行管理。
如:用友账务系统中一共可设置十一种辅助核算：包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。
1.设置操作中应注意事项说明:（1）部门档案设置中,修改部门档案：在部门档案界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击【修改】按钮。
