出门管理办法

青岛四方车辆研究所有限公司
物品出门管理办法
第一章总则
1.1为规范青岛四方车辆研究所有限公司（以下简称研究所）的物品出门流
程，保护物资财产安全，特制定本办法。

1.2本办法所称物品是指研究所厂区内的所有物品，包括：材料、配件、半成
品、产成品、在产品、设备、工具、电器、废旧物资等一切有形资产，但不包括1.3条所涉及物品。

1.3本办法不适用下列物品：
a.所内各部门按规定可以自行处理的废旧报纸、杂志、书籍等。

b.归口部门负责处理的垃圾、没有实物价值的废弃包装物等物品。

c.职工参加各种活动获得的纪念品、奖品和按规定取得的福利品。

1.4本办法适用于研究所各单位及在湖岛厂区内和上马产业园内经营的下属
子公司、联营公司。

第二章物品出门凭据
2.1研究所物品出门，均须办理出门手续，凭据出门。

2.2 物品出门凭据分为机打出门凭据和物品出门证两类。

2.2.1机打出门凭据是指各部门按照管理流程从研究所现行管理系统中生
成并打印的单张式出门凭据（参见附录1-6）。

该类出门凭据的所有项目均需出自管理系统，不可手工填制。

2.2.1.1 销售产品、材料、处置生产边角余料出门，凭据为发货单（附
录1）。

2.2.1.2 委外加工材料出门，凭据为出库类别为委外加工领料的材料出
库单（附录2）或工序外协单（附录3）。

2.2.1.3 售后服务领用材料或配件出门，凭据为出库类别为营销费领料
50的材料出库单（附录4）。

2.2.1.4市场部调拨生产制造部配件出门，凭据为调拨申请单（附录5）。

2.2.1.5 固定资产处置出门，凭据为固定资产卡片及注销记录(附录6)。

2.2.1.6 固定资产调拨、租赁出门，凭据为固定资产变动单（附录7）。

2.2.1.7 下属子公司及联营公司如使用其他管理系统的，应将其生成的
业务表单样式报后勤保障部备案。

2.2.2 物品出门证指各部门发生不通过研究所现行管理系统的出门事项而
手工填制的订本式出门凭据，分为物品限期返回出门证（附录8）和物品一次性出门证（附录9）两种。

该类出门凭据由财务部统一印制。

2.2.2.1 物品限期返回出门证：出所后应在限期内入所，需要核销，适
用以下出门事项：
（1）固定资产借用、维修出门，出门证由发展计划部填制。

（2）工具借用、维修，产品试验、检修出门，出门证由各经办部门
填制。

（3）工具量具计量检测出门，出门证由各经办部门填制。

（4）试验用品、仪器仪表出门，出门证由研究试验部填制。

2.2.2.2 物品一次性出门证：一次使用，不需核销，适用以下出门事项：
（1）外来试件、送检车辆检测出门，出门证由研究试验部填制。

该
出门事项出门证需附送检单位盖章的证明文书。

（2）废旧物资处置、家具器具调配调拨出门，出门证由后勤保障部
填制。

（3）采购、委外不合格品退货，部门搬家、职工调职、外来物品返
回、误发本所物品出门，出门证由各经办部门填制。

（4）外包工程施工单位余料返回出门，出门证由发展计划部填制。

（5）其他事项出门，出门证由各经办部门填制，并应在备注栏中注
明出所原因。

第三章控制要求
3.1 各部门应指定专人审核本部门出门凭据，并将审核人印鉴、手机号和部门
印鉴样式报后勤保障部备案。

3.2 物品出所应严格使用相应的出门凭据，出所物品有包装的，需将包装物数
量在出门凭据上注明；不注明的，视为无包装。

3.3 物品出所时，出所经办人将相应出门凭据交相关部门审核人审核，审核人
审核无误后盖章确认，出所经办人持加盖备案印鉴的出门凭据交门卫进行出所查验。

3.4 门卫人员将出所物品同出门凭据进行核对，核对无误后在出门凭据上签字
并加盖出门专用章后放行。

3.5 外来单位或本所职工携带物品入门时，门卫人员应主动询问所带物品是否
返回带出。

对需要返回的物品应协助外来单位或本所人员在临时入所需带出物品登记簿（附录10）上登记。

返回物品出所时应将物品、出门证、登记簿三者同时进行核对。

3.6 货车载运物品出所必须通过指定大门并经守卫值班人员检查核准后出门。

3.7如因特殊情况确实无法使用相应出门凭据的，经办部门需向门卫人员提交
出门申请书，说明无法提供合规出门凭据原因及物品名称、数量，经本部门负责人签字，加盖备案印鉴，并交押金壹佰元，作为暂时出门依据。

门卫人员检查清点后加盖出门专用章出所。

经办部门需在3日内（不含节假日）补办合规出门凭据换回出门申请及押金。

逾期不换者，门卫人员应及时向后勤保障部报告并将押金送交财务部。

第四章管理职责
4.1出门凭据开具单位审核人员的责任。

4.1.1对出门物品涉及的业务内容的真实性、合法性、合规性负责。

4.1.2对难以计量或不易区分的物品出门有派人护送出门的责任。

对出门物
品有监督包装、装车的责任。

对包装、装车中夹带其他物品负责。

4.1.3负责审核出门凭据使用种类的正确性，栏目填列的完整性，返回期限
的合理性。

有权深入现场实地查看，拒绝办理不符合本办法规定的出门事项。

4.1.4对出所后应办理核销手续的物品不按期核销负责。

4.2门卫人员对物品出门的职责权限。

4.2.1门卫人员应严格执行本办法，物品出门时须与出门凭据详细核对并
签章，对货运车辆出所要登车检查，防止夹带其他物品出所，有权拒绝不符合本办法规定的物品出所。

对查验不严、无凭据出门、签章不全或与出门凭据内容不符的物品出门负责。

4.2.2每天应对出门凭据按类别、部门、出门顺序进行整理装订，每月5日
（节假日顺延）前将上月的出门凭据移交财务部。

对于应核销的限期返回出门证应单独保管，物品返回入所时在单独保管的出门联上注明实际返回时间并加盖物品返回核销章后按规定期限移交财务部。

对于超期未核销的限期返回出门证应及时通知后勤保障部。

4.3后勤保障部的责任
4.3.1负责催办逾期未核销的限期返回物品回收，对于超期一个月仍不能收
回的须及时移交审计监察部处理。

4.3.2 对没有及时以合规出门凭据换回出门申请的，后勤保障部须向经办
部门追索。

自出门日起超过一周仍追索不到的，应及时向审计监察部报告。

4.4财务部的职责权限
4.4.1负责物品出入门管理办法的修订、实施情况监督、出门凭据的设计、
制作、发放、收缴。

4.4.2负责出门凭据的监督检查，对不符合本规定的出门凭据应查明原因并
督促相关人员更正，对拒不说明原因或拒不更正者移交审计监察部处理。

4.4.3 负责保管出门凭据。

物品出门证存根及回收的出门凭据视同财务档
案入档管理，保存期两年。

4.4审计监察部负责对违反本办法规定者进行批评教育，如给所部造成经济损
失，查明责任人并提请所部按第五章规定予以处罚。

第五章处罚规定
5.1对违反本办法规定，情节轻微，未给研究所造成经济损失者，视情况给予
口头警告、通报批评等行政处分；对违反本办法规定，情节严重，或给研究所造成经济损失者，除通报批评外，按所涉及物品价值或造成的损失额对责任部门及责任人分别处以1-5倍的罚款。

触犯国家法律者，移送司法部门追究刑事责任。

第六章附则
6.1本办法自2010年6月1日起实行。

实行后原物品出入门管理办法废止。

6.2本办法由财务部负责解释。

附录2（纸型：A5）
附录4（纸型：A5）
附录6（纸型：A5）
附录7（纸型：A5）
附录8
青岛四方车辆研究所有限公司
物品限期返回出门证№
制证人：审核人：门卫：
本出门证一式三联，第一联存根，第二联出门，第三联部门留底。

附录9
青岛四方车辆研究所有限公司
物品一次性出门证№
制证人：审核人：门卫：本出门证一式三联，第一联存根，第二联出门，第三联部门留底。

附录10（纸型：A4）
临时入所需带出物品登记簿。