三级秘书

第一章会议管理第一节会前准备(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点5确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。

(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。

(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。

B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。

C.可以搭配使用其它通信方式。

D.适用于分公司不远、规模不大的企业。

(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。

(五)、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍；2、会务机构要分工明确、责任到人；3、加强协调、定期沟通。

(六)、工作程序1、组建会议筹备委员会；2、分成筹备小组；3、形成筹备方案；4、领导审核方案。

二、检查会务的筹备情况(一)、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分；2、会议期间能否排除各种干扰；3、环境条件与用品准备；4、文件材料的准备情况；5、会场布置情况的检查；6、会议保卫工作的检查：1)确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；2)确保会场内消防设施齐全有效；3)确保会场的防窃听装置灵敏高效；4)确保会场的防盗设施处于运行状态；5)检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场。

7、检查的其他内容：1)颁奖大会——奖品、颁奖顺序；2)选举会议——票箱、投票、计票；3)现场会——参观现场、参观顺序、线路；4) 摄影座次。

(二)、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式；2、口头形式；3协调会形式。

(三)、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报。

2、会前现场检查；1) 确保所有事项都条理清晰；2)注意气味；3)设立入场登记台；4)佩戴徽章、名牌。

5)准备接待休息室；6)安排接待、服务人员。

(四)、工作程序1、开会检查的程序1)自我检查，将检查结果上报领导小组；2)领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；3)召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题；4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。

2、现场检查的程序1)制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；2)将现场检查的项目制成检查单以便记录和汇总；3)按既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录；4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件；2、有关会议筹备工作的文件；3、有关会议内容的文件；4、有关会议宣传报道的文件；5、有关会议管理与服务方面的文件；6、不同载体的信息材料；7各种形式的文件材料(二)、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系；2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容；3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符；4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。

5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确四、与领导沟通会议的有关事宜(一) 、与领导沟通会议有关事宜的意义1、使会议筹备工作更加提高效率2、与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础3、可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率4、使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现(二) 、与领导沟通会议有关事宜的原则1、时间性原则2、及时性原则3全面性原则(三) 、与领导沟通会议有关事宜的方法1、定期向领导提交书面报告2、会议负责人定期向领导口头汇报会议情况3、领导亲自参加有关会议4、其他途径(四)、与领导沟通会议有关事宜的时机1、会议筹备阶段2 会中阶段3、会后阶段(五) 、工作程序1、明确会议目标2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径3、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员4、检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题6、听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录7、将记录通过某种方式送给领导(六)、注意事项1、对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实2、持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈3、会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点五、拟定会议的应急方案(一)、会议应急方案的内容1、会议举行过程中可能出现的问题1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 健康与安全问题6) 行为问题2 出现问题时负责解决的会议工作人员(二) 、会议应急方案的作用1、使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪2、有效缓解危机，提高会议管理的效率3、使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地(三) 、处理会议突发事件的方法1、处理人员问题——不同的备用人选2、处理场地问题——替换场所3、处理设备问题——备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式4、处理资料问题——备份，随时打印5、处理健康与安全问题——组成专门的安全小组6、处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备(五) 、注意事项1、住宿安排要妥善2、餐饮服务要周到3、医疗卫生工作要有备无患4、交通保障应落实到位5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速6、娱乐生活上需丰富多彩7、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位第二节会中服务一、提示会议按计划进行(二) 、工作程序1、了解议题和议程2、准时宣布开会3、有效引导议题二、监督会议经费的使用(三) 、会议经费使用的监督方法1报告和会议2、授权与自我控制3、质量4、损益平衡表5比率分析6审核时要逐项细审(四) 、工作程序1、申请经费2、主管领导审批3、财务部审批4、财务人员提取现金或填写支票5、经费支出6、审核会议经费支出三、处理会中突发事件(一) 、会中突发事件的类型1、人员问题2、健康与安全问题3行为问题(二) 、处理会中突发事件的方法1、处理人员问题——替代者，修改议程2、处理健康与安全问题——专门的安全小组3、处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备(三) 、工作程序1、向领导报告2、启动会议应急方案3、实施应急方案4、必要事项公共应急机构请求支援5、善后工作第三节会后落实一、会议总结工作的内容和要求(一)会议总结的目的1、检查会议目标的实现情况；2、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体总结相结合，找出不足，明确未来工作的借鉴之处，改进会议的组织服务工作；4、奖惩相关人员妥善解决会议的遗留问题。

(二)会议总结的方法与要求1、会议总结的方法1) 座谈会，2) 表彰会，3) 书面总结。

2、会议总结的要求1) 根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查；2) 切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训；3) 有理有据，实事求是，突出重点，有所侧重；4) 总结一分为二，以激励为主；5) 总结出简单易行的办会程序和制度，使会议工作科学化、程序化和制度化。

(三) 、工作程序1、对会议征询意见，拟就工作总结稿；2、向领导报告会议结论；3、总结定稿；4、印发；5、归档；6组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和要求(一) 、会议评估工作的内容1、有效会议的要素；1）、清晰的目标；2）、适当的时间；3）、合适的地点；4）、恰当的形式；5）、紧凑的议程；6）、准确的信息传递；7）、周密的前期准备；8）、精心挑选的参会人员；9）、参会人员得当的表现；10）、领导人员良好的控制能力；11）、合理的内容安排。

2、影响会议效率的主要因素1) 会议的必要性；2) 会议前期准备工作的质量；3) 会议责任分工4) 其他原因：A. 会议多、长、大、高，B. 会议指出超标，浪费惊人，C. 会议准备不充分，质量不高，D. 组织者组织不当。

(二)、会议评估的标准1、目标；2、会议时间评估；3、与会人员参与会议的状态与收获，对会议的满意程度与理由，提出改进的意见或建议；4、会议服务评估；5、会议实际费用支出、会议成本评估；6、再度召开同样会议是继续推进与维持的事项。

(三)、会议评估工作的方法和要求(四)、会议效果评估表格的设计方法1、对会议管理工作的总体评估；2、对主持人的评估；3、对会议工作人员的评估；4、设计会议评估表需考虑的要素。

1）表格长度；2）填写的难易程度；3）所问的问题；4）问卷的方式；5）分析数据的方式。

(五)、会议效果评估的表格数据分析1、数据类型：1) 数量数据，2) 质量数据；2、显示数据；3、分析要点。

1) 根据活动类型和分析目的来获得分析数据的结论；2) 可用来给举办类似会议活动提供直截了当的信息；3) 数据来源应包含代表的真实数据的反馈和会议有关工作人员的回答；4) 从模棱两可的回答中得出结论；5) 分析报告须递交给主管领导；6) 分析内容应总结到报告中，统计数据和分析结果作为附录附加在后面。

(六)、工作程序1、分析影响会议效果的主要因素；2、设计会议效果评估表；3、汇总评估结果。

(七)、注意事项——会议结束后应避免的事项1、欠缺会议记录；2、对决议落实不力；3、不对会议的成败得失进行总结；4、不解散已完成任务的委员会或工作小组；5、与会人员对会议感到不满。

第二章事务管理第一节接待一、确定涉外礼宾次序（一）相关知识1、涉外接待的原则与要求不卑不亢；·依法办事；·内外有别；·尊重个人；女士优先。

·入乡随俗。

2、礼宾次序常见的五种礼宾次序：（1）依照来宾所在国家或地区的名称的拉西字母的先后来排列其次序；（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来进行排列；（3）依照来宾抵达现场的具体时间来排列；（4）依照来宾告知东道主自己决定到访人具体时间来排列；（5）不排列。