做好秘书必备五大绝招每日一练(10月5日)

办公室秘书要练好“五勤”之法作者：边笑非来源：《办公室业务·上半月》2020年第10期【摘要】秘书是办公室工作中的重要角色，秘书的综合能力直接影响领导意图的实现效果和工作推进程度。

如何做好秘书工作，值得认真探究。

为此，本文以提高秘书综合能力的角度为出发点，结合办公室工作实际情况，从“身勤、眼勤、手勤、口勤、心勤”五个方面进行论述，以期对秘书工作有所帮助。

【关键词】办公室;秘书工作;五勤清朝中兴名臣曾国藩在论及为官之道的时候，曾提出著名的“五勤”论，这“五勤”包括“一是身勤：险远之路，身往验之;艰苦之境，身亲尝之。

二是眼勤：遇到一人，必详细察看;接手一文，必反复审阅。

三是手勤：易弃之物，随手收拾;易忘之事，随笔记载。

四是口勤：待同僚，则互相规劝;待下属，则再三训导。

五是心勤：精诚所至，金石亦开;苦思所积，鬼神亦通”。

曾国藩用为官几十年的亲身经历总结出的这“五勤”论，笔者认为对办公室秘书工作仍有积极的借鉴意义。

我们在“五勤”的基础上，结合办公室的工作实际进行探讨，希冀对办公室工作由所帮助。

一、“身勤”才能提高效率行政管理工作每天都有大量的事务需要办理，领导经常需要对文件、具体事务做出批示或指示，而秘书在其中就要起到上传下达、左右协调、督促落实的角色。

有时候，领导的批示涉及好几个职能部门联合推进，这就需要办公室秘书多沟通、多协调、多跑腿。

在工作推进中，遇到问题、遇到矛盾还需要秘书及时的了解情况，及时反馈领导。

用通俗的一句话说，就是秘书不能当“懒媳妇”、更不能做“大门不出、二门不迈”的大小姐，要挽起裤子、迈开步子、甩开膀子“跑街串巷”，当好服务群众的“店小二”。

对秘书来说，“勤跑腿”是最好的展示舞台。

多接触单位里方方面面的人员，混个“脸熟”、有事没事“热乎”两句，别看这些日常小积累，跑动多了、见面多了、共事多了人也就熟悉了，遇到事情也就好推进了。

比如，收到领导的指示，“马上就办”、及时落实就是对领导、对工作最大的负责，也是提高工作效率的不二法门。

秘书要苦练五种“内功”秘书作为领导的参谋和助手，是领导的追随者。

要想成为一名优秀的秘书，不仅要苦练“外功”，搞好写作、协调、服务等工作，更应注重个人身心素质的培养，不断磨练意志，历练品质，练好五种“内功”。

一、要养“德”，苦练“德功”德是做人之本、成事之基。

秘书是领导的马前卒、群众的接待员，秘书的道德品性在一定程度上反映着领导的从政形象和机关作风。

一个具有不良品性的秘书，不仅自身素质得不到提高，还会有损领导的个人形象和机关的整体形象。

因此，作为秘书人员，应当首先苦练“德”功，学会休德、养德、厚德，以德修身，以德养性，以德正心。

一是要做到以廉养德。

预为官先为人。

一个有志于将来走上领导岗位并成就事业的秘书，应时刻保持清醒头脑，自觉抵制各种诱惑，主动防腐拒腐，身心坦荡，一身正气，做到以廉守身，以廉养德。

二是要做到以俭养德。

树立“能节约绝不浪费”的思想，节俭办公，力求节约，把节约体现在办公接待上，体现在办文办会上，体现在办公室日常运转的各个环节上。

三是要做到以勤养德。

秘书工作纷纷复杂，需要付出比其他人员多十倍甚至百倍的辛苦和努力。

身为秘书，要苦心志，劳精骨，克服厌战情绪，勤于思考，勤- 1 -于观察，勤于写作，勤于学习，做到任劳任怨，以苦为乐。

二、要从“善”，苦练“善功”为善不常缺,为恶不常盈。

从事秘书工作有着不同于其它工作的特殊性，一个合格的秘书必须具有一颗从善为善之心。

秘书要有坚定正确的政治方向，在原则和大是大非面前，一定要坚持正义、明辨是非、惩恶扬善、嫉恶如仇。

在给领导汇报工作时，要实情实报，不歪曲事实，不隐匿真相；在给下级传达政策时，要以一当一，不曲解领导本意，不误传政策精神；在向群众解答疑难问题时，要耐心细致，注重教育引导，不针锋相对，不激化群众情绪，理性处理和解决问题。

三、要静“心”，苦练“心功”心静万事平。

时代美轮美奂，诱惑无处不在。

身为秘书，应当树立正确的世界观、人生观和价值观，淡泊明志，宁静致远。

2013年秘书资格考试之做好秘书必备5绝招老师秘书资格考试频道为大家整理的备考资料，供大家学习参考。

做好秘书不容易难道秘书真是一个干不久的吃青春饭的工作吗?其实不然!做好秘书工作，必须具备以下素质：1.没有权力欲。

常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。

这句话在秘书这个行当是不适用的。

2.做事干练，能严守机密。

秘书是工作在领导身边最近的人。

领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。

如果秘书不注意守密，会使领导的工作被动。

3.熟练操作各种办公自动化设备。

4.具有较强的文字处理能力。

要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。

5.主动热情，遵守纪律，性情随和。

外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。

秘书可以分三种。

初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。

他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。

中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。

他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。

这些人的年龄一般在25～35岁左右。

高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。

这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。

一般的外资企业，他们需要的高级秘书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的女性凤毛麟角。

文字秘书应该学会的五个技能撰写材料是机关工作的一项重要内容，也是机关工作人员的基本素质。

特别是在办公室工作，只有文字水平提高了，文字工作做好了，办公室的参谋助手、政务服务、以文辅政等职能才能更好地得到发挥。

要想提高文字工作水平并不容易，它需要我们具备广博的文化知识，扎实的理论素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧，如何做到这些，我认为主要在以下几个方面下功夫。

1、敏而好学古人云：“不学无以广才，不学无以成才”。

机关的文字材料都是起点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度，有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。

这时候，如果我们写作没有一定的笔才和丰富的素材，就难以满足工作需要。

因此，平时的积累学习就显得尤其重要。

首先，要挤出学习时间。

办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习，这就要求我们必须保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间读书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。

其次，要丰富学习内容。

“书到用时方恨少”。

对于写材料的人来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。

古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等，无所不容，无所不包。

只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。

第三，要讲究学习方法。

每个人的时间和精力都是有限的。

文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”，我们要结合工作，在生活中学、在实践中学、在娱乐中学，博览多学，兼收并蓄，不断提高文字表达能力、政策理论水平和专业知识，从而不断增强写作的预见性和创造性。

2、博采众长“不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海”。

只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。

第一，要有思想性。

也就是说文章要有高度，自古文章意在高，立意要高，落点要实。

重点要做好路线、方针、政策等理论知识的积累，广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章和领导讲话等，掌握政策依据，把握政治路线，有针对性地为我所用，避免写出的材料平淡无味，千篇一律。

做好秘书必备五大绝招每日一练（9月4日）一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)1、对企业来说，诚实守信（）A.会增加成本B.是无形资本C.与经济效益无关D.不利于经济竞争2、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。

A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽”B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干3、信访工作的群众性主要体现在（）。

A.广泛性、无关性、自发性、可变性B.广泛性、相关性、组织性、可变性C.广泛性、相关性、自发性、恒定性D.广泛性、相关性、自发性、可变性4、忠诚所属企业的主要表现是( )。

A、诚实劳动B、关心企业的发展C、做到举止得体D、遵守合同契约5、企业文化一般具有（）功能。

（A）自律（B）导向（C）整合（D）激励6、正确说明了社会主义道德规范与法律规范之间关系的表述( )。

A、二者没有任何关联B、二者完全重合C、法律规范涵盖道德规范D、二者部分重叠7、按通话内容划分的电话类型是（）。

A.长途电话B.保密电话C.市内电话D.公用电话8、以下关于“Word文本行”的说法，错误的有（）A.输入文本内容到达屏幕右边界时，只有按回车键才能换行B.Word 中文本行的宽度与页面设置有关C.在Word中文本行的宽度就是显示器的宽度D.用户无法控制Word文本行的宽度9、网络调研是一种（）。

A.直接调研B.间接调研C.定性调研D.面上调研10、( )是公民道德建设的核心。

A、集体主义B、爱国主义C、为人民服务D、诚实守信11、对企业来说，诚实守信（）A.会增加成本B.是无形资本C.与经济效益无关D.不利于经济竞争12、由核稿人对审批稿进行审核，属于（）。

A.三审B.初审C.复审D.终审13、忠诚所属企业的主要表现是( )。

A、诚实劳动B、关心企业的发展C、做到举止得体D、遵守合同契约14、对从业人员来说，爱岗敬业要做到（）。

用什么方法做好秘书工作？_秘书基础用什么方法做好秘书工作？（一）、基本素质1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。

这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！做人要心胸宽阔，不要心胸狭窄，小肚鸡肠。

我们在现实社会里生存，每一天（二）、业务素质1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（详见“四”）（三）、文化素质1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

秘书技巧心得：办文工作要提高把握细节的能力每日一练（10月23日）一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)1、随从工作的显著特征是（）。

A.稳定性服务B.流动性服务C.静态性服务D.特殊性服务2、客人的某项要求与拟定的接待计划有冲突时，秘书部门应（）。

A.作些适当调整B.原计划不变C.重新制订计划D.劝放弃要求3、可以接受的目标是谈判的（）。

A.第四级目标B.第一级目标C.第三级目标D.第二级目标4、关于团结互助的几点认识中，你认为正确的是（）。

（A）取消员工之间的一切差别（B）上下级之间平等尊重（C）师徒如父子（D）同行之间只有竞争5、“一个好汉三个帮，一个篱笆三个桩”说明了( )。

A、勇于创新是成功的重要条件B、团结协作是成功的保证C、勤劳节俭是重要社会美德D、诚实守信是为人之本6、企业文化一般具有（）功能。

（A）自律（B）导向（C）整合（D）激励7、提案内容必须属于本级代表大会的职权范围的是（）。

A.政协提案B.人大议案C.职代会提案D.教代会提案8、领导交办事项具有以下特点（）。

A.广泛性、临时性、抽象性、紧迫性B.广泛性、永恒性、具体性、紧迫性C.广泛性、临时性、具体性、紧迫性D.特指性、临时性、具体性、紧迫性9、对有关范围内的调查对象进行随机调查并从结果推断总体的一般情况属于（）。

A.典型调查B.普查C.重点调查D.抽样调查10、对有关范围内的调查对象进行随机调查并从结果推断总体的一般情况属于（）。

A.典型调查B.普查C.重点调查D.抽样调查11、俗话说，“一双筷子容易折，十双筷子断就难”，你认为这说明了( )。

A、“梅花香自苦寒来，宝剑锋自磨砺出”B、“小胜靠智，大胜靠德”C、“天时不如地利，地利不如人和”D、“成由勤俭败由奢”12、公私分明是做人的美德，在市场经济条件下，正确的做法是( )。

A、摆正个人利益与企业利益、国家利益的关系，做到公私分明B、经得起金钱、物质利益的诱惑，不做有损企业的事情C、在现实条件下，人在河边走，哪有不湿鞋D、那些为公为他人利益着想，甚至公而忘私的人是“傻子”13、( )是公民道德建设的核心。

教你十招做秘书技巧1、有些事要想到领导前边虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。

这样做，领导才会感到你是一个好秘书。

2、领导布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

3、注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。

泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

4、负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

5、平时多给领导提供资料领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

6、善于听取领导意见对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。

有不同意见，可慢慢与领导沟通。

7、不要轻易在领导面前告别人的状轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。

最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

8、不向领导提过高的有利于自己的要求比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。

这样的事会使领导为难的。

如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

9、多到群众中去听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。

秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

10、要关心领导的生活经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

速记：秘书必备的职业技能
1. 高效的文件管理：秘书需要能够有效地处理和组织文件和文件夹，包括电子文档和纸质文件。

2. 卓越的沟通能力：秘书应具备良好的口头和书面沟通技巧，能够与各个层级的员工和外部合作伙伴进行有效地沟通。

3. 协调能力：秘书需要能够协调和安排会议、日程安排和旅行安排等，以确保工作的顺利进行。

4. 熟练的办公软件使用能力：秘书应熟悉并能够灵活使用办公软件，如Microsoft Office套件、Google文档等。

5. 高度的机密性和保密性：秘书应能够保守工作中的机密和敏感信息，并遵守职业道德和保密协议。

6. 时间管理和优先级排序：秘书需要能够有效地管理时间，根据工作的紧急程度和重要程度安排工作优先级。

7. 多任务处理能力：秘书常常需要同时处理多个任务和项目，因此需要具备良好的多任务处理能力和高度的组织能力。

8. 准确性和细致性：秘书的工作常常涉及到数据输入、文件整理等，因此需要在细节上保持高度的准确性和注意力。

9. 团队合作能力：秘书往往需要与其他部门和团队密切合作，因此需要具备良好的团队合作精神和合作能力。

10. 知识和学习能力：秘书需要不断学习和更新自己的专业知识，以适应不断变化的工作环境和需要。