建立健全高校教学档案管理长效机制

建立健全高校教学档案管理长效机制
【摘要】高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状态的真实记载,本文通过对高校教学档案查考与凭证、参考与借鉴、中介与载体作用的分析,从而从四个方面讨论了如何建立健全高校教学档案管理的长效机制。

【关键词】高校教学;档案管理;长效机制
高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状态的真实记载,反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据,教职工在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等的历史记录。

[1]高校教学档案是高校档案中比重最大,最重要的一部分,是教学水平和成果考察与研究的重要资料,具有很高的教学研究价值,属于档案学中的专向档案。

国家教委在《高等学校档案管理办法》中提出:“各高等学校必须加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体规划之中”。

鉴于高校教学档案的重要性,必须高度重视高校档案管理工作的重要性,从制度上予以合理完善,管理上予以合理改进,从而建立健全高校教学档案管理的长效机制。

一、高校档案的基本特点
高校教学档案是学校教学工作方面的档案,是学校教学活动和教学管理工作状态的记载,它不同于一般文档档案,也不同于科技档案,具有如下特点:
1.信息来源分散
高校教学档案信息来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程,也包括来自上级各主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定、条例等,信息涉及的部门广,人员多,既涉及上级有关领导部门,也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等;人员涉及到院、系领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等参与教学活动的全体人员,信息源头比较分散。

2.原始性材料多
高校教学档案要反映教学工作面貌和真实记录教学管理活动,必须要依靠大量的原始性资料。

没有数量充足、完整准确的原始资料就不能反映教学工作的真实面貌,因此高校档案资料的原始性和完整性是教学档案工作的又一主要特点。

3.学科专业性强
高等院校是按学科专业设置的院系组织教学活动,院系教学工作既有遵循人才培养成长共性规律的一面,更要遵循不同学科专业属性的特殊规律。

不同学科专业人才的培养采用不同的人才培养方案,实施不同的教学计划,设置不同的课程,
安排不同的教学环节和教学活动,提出不同的培养要求,实现不同的培养目标。

因此,不同学科专业院系的教学工作是不尽相同的,因此其高校教学档案具有很强的学科专业特性。

4.周期性强
学校的教学工作一般以学期或学年为一个工作周期,教学活动和教学管理一般以学期或学年来制订工作计划,提出工作要求,进行检查和总结。

对于不同届次学生的教学工作是以所学学制为一个周期来制订工作计划和总结检查的。

因此,教学档案也应按学期、学年或学制来构建,形成周期性的档案,对以学期、学年、届次来组织教学的教学管理工作更具有参考和指导价值。

5.档案资料的形式多样
由于教学活动的多样性,记录活动的形式也是多样的。

只有档案原始资料的多样性,才能真实确切地反映多样性教学活动的面貌,才更具有档案的作用和价值。

高校教学档案原始资料应包括纸面(质)的、图片的、音像、光盘等多种形式。

二、高校教学档案的作用
1. 查考与凭证作用
如前所述,高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状态的真实记载,其自身特性就表明了其查考与凭证的功用性。

其查考与凭证的作用体现在:1)高校教学档案是在教学活动中真实形成的,可以准确而真实地反映教学活动的过程和水平,在就为在教学活动中担当主体的教师的考评工作中提供了判断依据,教师的教学工作是否符合学校教学要求,是否有工作的亮点,教学档案可以为这一提供最为完整、最为客观、最为权威的证明材料和依据,这也将直接关系到教师个人的职称评定、教学经历。

2)高校教学档案是记录学校整个教学过程的依据,是全貌性的细致档案,有重要的历史意义和考察价值。

这将为学校在教学评估,教学改革等一系列考评工作中起到最为直接、也最具说服力的作用。

例如,高校都要参加教育管理机构对其的考评工作,此时,作为高校本身就需要向考评委员会提供学校的相关资料,这其中教学档案是最为关键的资料之一,考评委员会将通过对教学档案的查阅,来获知学校的教学情况,如教学计划,教学水平等方面,在此基础上,才可以对学校的教学工作给予客观的评估和评价。

3)教学档案可为高校进行校史编写提供最真实的素材,可以为学校内部评估教学工作水平提供准确的原始资料。

由此可见,高校教学档案的系统性、完整性、真实性至关重要。

2. 参考与借鉴作用
高校教学档案是学校教学的真实记录,其不仅仅具有储存信息的作用,更具有参考与借鉴的作用。

教学档案记录着教学活动中的经验和教训,反映着教学改革和研究的成果。

[2]为了切实提高教学质量和教学水平,教师就必须不断总结教学经验,不断改革教学内容与教学方法,而教学档案就为此提供了最好的依据。

例如
通过教学档案可以吸收、分享档案中所收录的较为成功的教学方法、较为先进的教学理念、较有创新性的教学观念,这是研究与提升教学水平的重要途径之一。

事实上,教学质量的评估,很大程度上取决于教师传授知识的科学性、系统性,以及学生吸收接纳知识的能力,因为,教师需要衡量和把脉教学工作的“度”,整合一切有利于教学工作的因素,正确取得良好的教学效果。

这一点将会在教学档案中得以良好的体现,因为教学档案中记载了学校历年的教学和管理工作状况,是对教学工作的真实反映。

因此,学校可以通过教学档案,检验教学计划、课程设置的合理性与成效性,并从中总结出经验与成果,以便促进教学工作的进一步提升与改进。

3. 中介与载体作用
教学档案是在教学管理和实践活动中形成的,本身具有分散性、复杂性、周期性、成套性等特点,是教学活动的中介和载体,为教学经验的交流和教学成果的检阅提供了平台。

[3]
1)教学档案是具有连续性、联系性、关能性的整体资料,不仅可以反映局部的教学活动,亦可以在一定程度上反映教学活动的整体发展趋势,具有较为重要的作用,这一特点也就使得教学档案在教师与教学工作之间起到中介与载体的作用。

事实上,教学管理工作就是将教学信息不断输出,又通过教学档案不断得到反馈的过程,再通过教学反馈对教学工作进行调整与改进,以形成一种良性循环模式,以期达到最佳的教学效果。

在一过程中,教学档案的中介与载体作用凸显,成为了教师开展和改进教学工作的重要依据和依靠手段。

2)学校与学校之间、学校内部院系之间都需要交流与互动优秀的教学管理经验、良好有效地教学模式、教学档案是学校之间、院系之间相互交流与借鉴的中介和载体,也是院校提高教学质量和管理水平的中介与载体。

通过教学档案的交流,教师可以进行相对客观的自我评价,吸收他人的教学经验,了解最新的教学动态,对学生的学习状况有更加全面的了解和掌握。

三、建立健全高校教学档案管理长效机制
建立资料翔实完整、分类科学有序的教学档案是关系学院建设和发展的一项重要的长期性系统性工程,也是学院的教学管理的基本建设之一。

如何建立健全高校教学档案管理的长效机制,笔者认为可以从以下四方面入手:
1.转变工作思想,将教学档案管理工作提上重要位置。

教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分。

教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志,也是反映学校教育发展与改革的历史进程的主要依据之一。

全校上下必须做好教学档案的归档、管理工作。

教学档案实行分级管理,学院档案室、教务处、系、实验中心等部门,均须按职责参与教学档案、教学资料的收集与管理。

教学档案、资料的形成、积累、收集和归档工作,列入相关部门的职责范围和有关人员的岗位职责。

上级需要的档案、资料应及时报送。

归档的教学档案应当完整、齐全,必须准确地反映教学过程、教学管理等各项活动
的真实内容和历史过程。

教学档案工作不仅是学校领导,更是每一位教师与教学管理人员的职责,因此,要全面转变教职人员的工作思想,切实提高其档案意识,使其充分了解、理解教学档案建立的重要性与必要性,从思想意识中予以高度的重视,从而将教学档案管理工作落到实处。