物业档案管理制度

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济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。

第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。

第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。

第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。

第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。

第六条 档案管理体系规范如下：

公司层面的档案 客服中心档案

办公室主任 综合部经理

第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 档案

建公司档案 建项目档案

办公室负责 档案员负责 第 2 页 共 3 页 第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。

第九条 档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。

第十条 档案管理规定

一、前言

随着我国城市化进程的加快，物业管理行业日益发展壮大，物业管理档案作为物业管理活动的重要记录和凭证，对于保障物业管理活动的顺利进行、维护业主权益、促进物业管理行业健康发展具有重要意义。为加强物业管理档案管理，提高档案管理水平，特制定本物业档案管理制度。

二、制度目标

1. 建立健全物业档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。

2. 提高档案管理效率，方便查询和利用。

3. 加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。

4. 促进物业管理档案信息化建设，实现档案资源的共享。

三、管理范围

本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作，包括但不限于以下内容：

1. 物业项目审批、建设、验收等文件；

2. 业主大会、业主委员会会议记录及决议；

3. 物业服务合同、收费标准、物业服务费收缴等文件；

4. 物业维修、养护、更新改造等工程资料；

5. 物业安全管理、消防管理、绿化管理等资料；

6. 业主个人信息、物业服务人员信息等。

四、管理职责

1. 物业管理部门：负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、统计等。

3. 物业服务人员：负责提供档案资料，协助档案管理人员做好档案管理工作。

五、档案收集与整理

1. 收集范围：按照国家档案管理法规和本制度规定，收集各类物业档案资料。 2. 收集方式：通过查阅、复制、扫描、拍摄等方式收集档案资料。

3. 整理要求：

- 档案资料应分类整理，按照时间顺序排列；

- 档案资料应编号，便于查询和管理；

- 档案资料应标注清楚，包括档案名称、编号、日期、页数等信息。

六、档案保管与利用

1. 保管要求：

- 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室；

- 档案资料应按照分类和编号进行存放，方便查找；

- 档案资料应定期进行检查、清理，确保档案的完整、准确、安全。

第一章 总则

第一条 为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条 业主档案管理应遵循以下原则：

1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章 业主档案管理范围

第四条 业主档案管理范围包括：

1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章 业主档案管理职责

第五条 物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：

1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。 4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条 业主对自身档案资料享有以下权利：

1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章 业主档案管理流程

第七条 业主档案管理流程如下：

1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

各相关部门、全体员工：

为加强物业管理公司档案管理工作的规范化、科学化、信息化建设，提高档案管理工作的质量和效率，确保档案资料的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的相关规定，结合我公司实际情况，特制定本《物业档案管理制度》。现将有关事项通知如下：

一、制度目的

1. 保障公司档案资料的真实性、完整性、连续性和可用性；

2. 规范公司档案管理工作，提高档案管理工作的效率；

3. 促进公司档案资源的合理利用，为公司经营管理提供有力支持。

二、适用范围

本制度适用于公司各物业项目、各部门、各岗位的档案管理工作。

三、档案管理职责

1. 公司档案管理部门负责公司档案的统一管理、监督和指导；

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责；

3. 各岗位员工负责本岗位档案的收集、整理、归档、保管和利用。

四、档案管理内容

1. 工程档案：包括项目立项、设计、施工、验收、移交等过程中的相关资料；

2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；

3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；

4. 人力资源档案：包括员工基本信息、劳动合同、工资表、培训记录等；

5. 其他档案：包括公司管理制度、合同、会议记录、荣誉证书等。

五、档案管理要求

1. 档案资料应真实、完整、规范，符合国家档案管理要求；

2. 档案资料应分类存放，标识清晰，便于查找； 3. 档案资料应实行电子化、数字化管理，提高档案利用效率；

4. 档案资料应定期检查、清理，确保档案资料的安全、完整；

5. 档案资料借阅、复制、外借等，需经档案管理部门批准。

六、奖惩措施

1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励；

2. 对违反档案管理规定的个人或部门，给予批评、通报或处罚。

请各部门、全体员工认真学习并严格执行本制度，共同做好公司档案管理工作。

特此通知。

物业管理公司

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