物业管理档案管理制度

物业档案管理制度

物业档案管理制度3篇

物业档案管理制度篇1

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度篇2

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅; 3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的`变更，保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

物业工程档案管理制度

物业工程档案管理制度1

管理制度

1.管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。

物业管理人员必须发掘设备潜能，做到物尽其用，充分发挥设备的使用价值。

2.物业工程设施须实行档案管理制度，对设备的原始档案必须归档、汇总、登记造册，以便查考，为设备的完好使用以及安全使用提供方便。

以下资料须归物业工程管理部建档管理：a.设备系统的资料，如竣工图、构造图等。

b.设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

c.设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。

3。.建立设备管理考核制度，奖赏分明，调动员工工作积极性。

a.建立设备管理考核、督察制度。

b.对设备管理定期、不定期抽查、考核。 4.建立iso9001质量管理体系：a.建立机房管理制度。

b.建立供、配电管理制度。

c.建立设备维修制度。

d.严格各项管理制度，做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

5.对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

a.三好：即是设施要用好、修好、管理好。

b.四会：即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。

c.五定：即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时，做到定点、定人、定岗、定时和定责。

6.住宅小区工程设施在设备管理上，必须坚持安全第一，降低耗能。

a.遵循安全、经济、合理、实用的原则。

b.尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料，修旧利新。

c.培养管理队伍的'创新精神，维护业主的权益。

d.设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作，做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行，包括用户使用安全和操作人员操作安全。 e.加强安全意识，防止意外发生，做好宣传工作。

7.提高物业管理服务质量。

各相关部门、全体员工：

为加强物业管理公司档案管理工作的规范化、科学化、信息化建设，提高档案管理工作的质量和效率，确保档案资料的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的相关规定，结合我公司实际情况，特制定本《物业档案管理制度》。现将有关事项通知如下：

一、制度目的

1. 保障公司档案资料的真实性、完整性、连续性和可用性；

2. 规范公司档案管理工作，提高档案管理工作的效率；

3. 促进公司档案资源的合理利用，为公司经营管理提供有力支持。

二、适用范围

本制度适用于公司各物业项目、各部门、各岗位的档案管理工作。

三、档案管理职责

1. 公司档案管理部门负责公司档案的统一管理、监督和指导；

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责；

3. 各岗位员工负责本岗位档案的收集、整理、归档、保管和利用。

四、档案管理内容

1. 工程档案：包括项目立项、设计、施工、验收、移交等过程中的相关资料；

2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；

3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；

4. 人力资源档案：包括员工基本信息、劳动合同、工资表、培训记录等；

5. 其他档案：包括公司管理制度、合同、会议记录、荣誉证书等。

五、档案管理要求

1. 档案资料应真实、完整、规范，符合国家档案管理要求；

2. 档案资料应分类存放，标识清晰，便于查找； 3. 档案资料应实行电子化、数字化管理，提高档案利用效率；

4. 档案资料应定期检查、清理，确保档案资料的安全、完整；

5. 档案资料借阅、复制、外借等，需经档案管理部门批准。

六、奖惩措施

1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励；

2. 对违反档案管理规定的个人或部门，给予批评、通报或处罚。

请各部门、全体员工认真学习并严格执行本制度，共同做好公司档案管理工作。

特此通知。

物业管理公司

年 月 日

物业管理档案管理制度

一、总则

1. 为了规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则

1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案资料应分类明确，便于检索和利用。

三、档案的分类与归档

1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

2. 各部门应定期将形成的文件、资料整理归档，并按照规定的时间移交至档案室。

四、档案的保管

1. 档案室应配备必要的设施设备，确保档案的安全。

2. 档案应定期进行清点，发现遗失或损坏应及时报告并采取措施。

五、档案的利用

1. 档案的查阅应有明确的审批流程，未经批准不得擅自查阅。

2. 查阅档案的人员应爱护档案，不得损坏、涂改或遗失。

六、档案的保密

1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及业主隐私的档案资料，应严格按照相关法律法规进行管理。

七、档案的更新与销毁

1. 档案资料应及时更新，确保信息的时效性。

2. 对于过时或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

八、档案管理人员的职责

1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、保管和提供利用。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高业务能力。

九、监督与检查

1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行检查，确保制度的执行。

2. 对违反档案管理制度的行为，应按规定进行处理。

十、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 本制度如与国家相关法律法规相抵触，按照国家法律法规执行。

请根据实际情况调整上述内容，以符合具体物业管理公司的需要。