文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作-请列出工作要点.

文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点.篇一：办公室管理形成性考试练习册参考答案作业要求1、用圆珠笔或碳素笔手写，字迹必须出自一人；不得用电子文稿粘贴或复写、复印，否则成绩为零。

．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2、本套作业共4次（答案为任课教师所做，供学生参考）。

3、上交时间：12月3日前。

4、本作业作为形成性考核的内容之一，凡未按期完成上交平时作业者，不得参加终结性考核（期末考核）。

附：4次作业及参考答案。

办公室管理形成行考核一一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函记录上司指令及会谈、会议内容2文书制作复印资料打印文稿及表格3文书处理在权限范围内完成自己的意思发出信函信函和邮件的处理4档案管理档案管理5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要记录上司指令及会谈、会议内容6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告替上司收集演讲或报告的资料7信息资料准备好公司要公开的资料收集及整理各种信息整理并组织好粗略的资料8信访工作替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等接待宾客和员工的来访9接待工作接待来访宾客接待宾客和员工的来访10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系11督查工作督导一般职员或速记员12日程安排替上司定约会并做好记录13日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话14办公室管理办公室环境的布置和整理保管办公室设备及用品15其他临时以速记记下上司交待的事项执行上司交办事项交办的事项16协助上司申报交纳所得税及办理退税17执行上司留在录音机中的吩咐18自动处理例行的事务外出办事，如银行、邮局、税务所等19为上级安排旅行或考察20替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话21替上司申报交纳所得税及办理退税照料上司身边的琐事二、办公用易耗品主要包括哪些？答：办公用易耗品主要有：1.信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔4．圆珠笔；5签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

1、准备阶段 当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备⼯作，包括思想、组织、物质和资料等⽅⾯的准备⼯作。

（1）思想准备。

秘书要了解商务出访的意图、⽬的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关⼈员；出访的⼤致⽇程安排；希望邀请单位做哪些准备⼯作等。

（2）组织准备。

秘书要做到：根据领导指⽰拟制出访⽅案；通知有关部门确定参加出访的随从⼈员名单，并进⾏编组和分⼯；组织所有⼈员参加预备会，听取领导关于预备⼯作的指⽰，学习有关⽂件，布置具体任务；印发出访⽅案和⽇程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。

（3）资料准备。

秘书要收集：邀请单位的历史沿⾰，领导班⼦，当前⼯作发表及评价的资料；同出访⼯作相关的领导指⽰政策，法规性⽂件；同出访中⼼内容相关的理论和典型经验⽅⾯的资料；出访地区有关地理、⽓候、交通情况以及风⼟⼈情⽅⾯的资料。

（4）物质准备。

秘书要携带：办公⽤具、常⽤药物、差旅费以及照相机、收录机等⽂化⽤品。

2、出访阶段 （1）做好组织安排。

领导商务出访免不了有察看商品⽣产现场，召开座谈会或个别访问等形式。

这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关⼈员。

⽆论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。

秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

（2）主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

（3）及时同企业联系。

在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。

如将外出领导的活动情况及时⽤通讯⼯具告知企业，使企业留守掌握外出领导的状态。

同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指⽰，以及原企业的⼯作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。

（4）处理好⽇常事务。

随从秘书要主动处理⽇常的事务⼯作。

在组织安排中碰到⼈事、时间、地点等⽅⾯的⽭盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提⾼效率。

还要尽可能保证⾸长的⽣活和休息，使之⾝⼼健康、精⼒充沛地投⼊⼯作。

领导要去⼴州出差，那么，去⼴州的⽬的是为了什么呢？秘书在为领导草拟出差⽇程表之前，⼀定要弄清这个问题。

不管领导是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书⼀定要事先与对⽅的秘书联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐⽕车去还是乘飞机去？是星期⼀下午动⾝，还是星期⼆早晨动⾝合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟⼀个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据⾃⼰的习惯或爱好，对秘书的⽇程表作些修改。

⽇程表排好后，要多复印⼏份，给领导、给在家负责⽇常⼯作的和有关⼈员各送⼀份。

安排⽇程的时候，在时间上⼀定要留有余地，特别是第⼀次去的地⽅，更是如此。

不过，这个余地也是相对的，不能让领导闲得⽆聊，浪费时间。

如果想游览观光的话，也安排在空闲时间进⾏。

在与对⽅联系的同时，也可以通过其他的渠道，如⾃⼰的⼦公司或者政府主管旅游观光的部门等，了解⼀下对⽅所在地的环境、⽓候、街道等⽅⾯的情况，这些安排⽇程表也有重要的参考作⽤。

如果与对⽅是初次接触，那么，让对⽅在什么地⽅接站，或者什么时候登门拜访对⽅，这些细节问题秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响本公司和领导本⼈的形象。

1、预订车票 在准备预订车票（或机票）的时候，⼀定要查⽤最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留⼼，就会订不上。

各公司对职员和⼲部出差的待遇都有不同的规定，⽐如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的⼈都能乘坐的，因此，秘书在预订车票和机票之前，⼀定要弄清领导出差时能享受哪⼀级的待遇。

出差途中，最⿇烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点，所以能直达的就不要换车。

如果是在⼤站换车，在时间上⼀定要安排的宽裕些。

为了预防意外，在⽇程表上要注明其他交通⼯具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通⼯具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使⽤⽀票，如何兑换外币等等，这样，就能保证⼯作的顺利。

上司出差前的准备工作秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。

1．确定出差行程秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过紧张。

【举例】秘书小李在为上司安排出差行程时，计划上司在上午11点拜访完Ａ公司，12点约Ｂ公司的客户吃午餐，小李考虑到两个公司之间正好是一个小时的车程，所以时间刚好。

但是事实上，上司在从Ａ公司到Ｂ公司的路上遇上了堵车，浪费了半个多小时，结果耽误了与客户的约会。

小李应该事先考虑到突发的状况，留出一定的富裕时间。

2．旅程中的安排在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。

交通首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。

在选择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。

秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。

如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。

商务旅行必备攻略商务旅行是现代商务人士频繁参加的一种商业活动，它与传统的旅游有所不同，更侧重于商务目的。

商务旅行需要专业的准备和细致的计划，以确保取得最佳的商务成果和旅行体验。

本文将为您分享商务旅行的必备攻略。

一、准备阶段在商务旅行之前，准备工作是至关重要的。

以下是您在准备阶段需要抓好的几个重点：1. 目的地了解：对于即将前往的目的地，您需要进行详细的了解。

包括当地的商务文化、传统习俗、法律法规等。

这样可以帮助您更好地适应当地环境，避免出现不必要的误解或冲突。

2. 行程规划：商务旅行通常时间紧迫，所以行程规划非常重要。

确保您的行程合理安排，充分考虑到商务活动之间的时间安排、交通状况等因素。

合理安排时间可以帮助您提高效率，更好地完成商务任务。

3. 文档准备：商务旅行期间需要携带一系列重要的文档，包括：有效的护照、签证、商务合作文件、行程单等。

确保这些文档的齐全性和有效性，以免在旅行过程中出现不必要的麻烦。

4. 通讯设备：商务旅行期间，保持良好的通讯非常重要。

您需要确保自己的手机、电脑等通讯设备正常工作，并保存重要联系人的联系方式。

此外，如果需要在国外使用手机，可以咨询相关运营商的国际套餐，选择适合自己的出境通讯方案。

二、商务活动商务旅行的主要目的是进行商务活动，包括会议、洽谈、考察等。

在商务活动阶段，以下是您需要注意的几个要点：1. 会议准备：参加会议是商务旅行中常见的活动。

在参加会议之前，您需要仔细研究会议议程，准备充分，以确保能够做到心中有数。

同时还需要注意着装得体，展现出自己的专业形象。

2. 洽谈技巧：商务旅行的一个重要环节是洽谈。

在洽谈过程中，您需要展现出自己的专业素养和良好的沟通能力。

善于倾听、表达清晰、适时提问是洽谈成功的关键。

此外，了解当地商务礼仪也非常重要，以避免因文化差异而引起的误解。

3. 礼品选择：商务旅行中，适当的赠送礼品可以起到改善关系的作用。

但是需要注意的是，礼品的选择要合适、符合当地习俗和法规，并无违反商务道德规范。

秘书如何做好领导出访工作安排领导出访是一项重要的工作，对于推动合作、拓展业务、加强交流等方面具有重要意义。

作为秘书，做好领导出访工作安排至关重要。

以下是一些关键的步骤和要点，帮助秘书有效地完成这项任务。

一、前期准备（一）了解出访目的和需求与领导进行充分沟通，明确出访的主要目的、期望达成的目标以及重点关注的领域。

这将有助于确定行程的重点和方向。

（二）收集相关信息1、了解目的地的政治、经济、文化背景，包括当地的风俗习惯、法律法规等。

2、收集有关访问单位或合作伙伴的信息，如企业概况、业务范围、合作历史等。

（三）制定行程草案1、根据出访目的和时间安排，初步规划行程路线，包括出发时间、到达时间、停留地点和活动安排。

2、合理安排活动，如会议、参观、洽谈等，并预留足够的休息时间。

（四）预订交通和住宿1、根据行程安排，预订合适的交通工具，如飞机、火车等，并确保票务准确无误。

2、选择合适的住宿地点，考虑地理位置、安全性、舒适度和价格等因素。

（五）办理相关手续1、协助领导办理护照、签证等出入境手续，确保手续齐全、合规。

2、根据需要，办理保险等相关业务。

二、行程细节安排（一）活动安排1、与访问单位或合作伙伴提前沟通，确定具体的活动内容、时间和参与人员。

2、准备详细的活动资料，如会议议程、演讲稿、宣传资料等。

（二）餐饮安排1、了解目的地的特色美食，根据领导的口味和饮食禁忌，合理安排餐饮。

2、考虑到商务宴请的场合，选择合适的餐厅和菜品。

（三）交通安排1、提前安排好接送机服务，确保领导在行程中的交通顺畅。

2、了解当地的交通状况，为领导提供出行建议和注意事项。

（四）紧急预案1、制定应对突发情况的预案，如航班延误、天气变化等。

2、准备必要的应急物资和联系方式。

三、文件资料准备（一）整理相关文件1、将与出访相关的文件、资料进行分类整理，方便领导查阅。

2、准备必要的汇报材料和工作总结，以便领导在行程中使用。

（二）携带必要物品1、提醒领导携带必要的证件、办公用品、衣物等。

秘书基础：安排上司的差旅事务秘书基础：安排上司的差旅事务安排上司的差旅事务是秘书经常需要面对的工作，下面为大家总结了一些安排上司的差旅事务的相关知识，希望对秘书基础工作有所帮助。

安排上司的差旅事务差旅前的准备工作1.差旅准备的要求根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。

准备订票时一定要查用最新的时刻表。

订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。

平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。

2.制定旅程计划表作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。

了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定。

制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具的运行情况、旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识;需要中转时，尽量选择衔接时间在2～4小时之间的班机，以免浪费时间。

旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了;要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。

安排上司差旅事务的工作程序1.制定商务旅行计划一份商务旅行计划至少应包括以下内容：出差的时间、启程及返回日期，接站安排。

出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。

会晤计划。

交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。

需要携带的文件、合同、样品及其他资料。

上司或接待人员的特别要求。

上司旅行区域的天气状况。

行程安排，约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题。

差旅费用，现金、兑换外币、办理旅行支票。

上司的住宅电话号码。

2.制作旅程表一份周密的旅程表主要包括6项内容：日期;具体时间;地点;交通工具;具体事项;备注。

3.准备上司在不同场合的发言提纲4.办理出国手续撰写出国申请应包括：1)出国事由;2)出国路线;3)出国日程安排，包括出国时问，在国外活动的时间、地点、回国时间等;4)出国组团的人数。

如何为上司出差做准备1、细心周到公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷；有很多出差任务都是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。

如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。

秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。

秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。

对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。

当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。

与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。

但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。

下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。

2、准备工作上司要去乌鲁木齐出差，那么，去乌鲁木齐的目的是为了什么呢？秘书在为上司草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。

不管上司是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书（或联系人）联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐火车去还是乘飞机去？是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟个提纲，找个时间向上司作个专题汇报。

上司可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。

第二节商务旅行应知应会的6件事一、制定周密的出行计划（一）时间1、启程、返程的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间。

2、旅行过程中各项活动的时间。

3、旅行期间就餐、休息的时间。

（二）地点1、旅行抵达的目的地（包括中转地）。

2、旅行过程中开展各项活动的地点。

3、食宿地点。

（三）交通工具1、启程、返程及停留地的交通工具。

2、商务活动中使用的交通工具。

（四）携带的文件1、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。

2、旅行中所需要的生活用品。

3、各类证件。

（五）具体事项安排1、商务活动安排，如访问、洽谈、会议、宴会和娱乐活动等。

2、私人事务活动安排（六）旅行费用准备现金，兑换外币，办理旅行支票。

（七）其他事项秘书人员要记载提醒领导注意的事项。

如抵达目的地需要中转，中转站名称，休息时间或需要中转时转机机场名称、时间，旅馆名，所在地，电话号码，当地的联系人姓名，会晤者名，企业名，所在地及电话号码，海外出差时当地的中国大使馆所在地及电话号码，应该遵守的对方民族习惯等。

二、预订票务（一）预订票务（二）取票（三）注意事项1、秘书人员在准备预订票务的时候，一定要查用最新的时刻表，因为现在有许多季节性或临时性的车次，稍不留心，就会订不上票。

2、各机关单位和企业对出差的待遇都有不同的规定。

比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。

因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

3、秘书人员在预订票务时，最好选择直达。

因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。

所以能直达的就最好不要换车。

如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

4、为了防止出现意外，秘书人员应在领导旅行日程上注明其他交通工具的具体时间，这样领导就能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

5、如果遇到票务紧张之时，秘书人员要会通过多种渠道订票，若秘书人员确认已预订到车票后，一定要记得取消其他预订。