电子档案归档要求

第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。

第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。

第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。

第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。

第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。

第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。

第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。

第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。

新增档案电子化及其归档工作的流程与要求档案电子化是将传统的纸质档案转化为电子档案的过程，通过数字化的方式将档案信息保存在电子媒体上。

而档案的归档工作是指将已经电子化的档案按照一定的分类规则和组织结构进行整理和保存。

档案电子化的流程可以分为以下几个步骤：1.筹备阶段：确定档案电子化项目的目标和范围，制定项目计划和流程，明确项目的时间和资源要求。

2.情况调研：对要电子化的档案进行全面的调研和分析，包括档案的类型、数量、存储位置、保存状态等信息。

3.设备和软件选择：根据档案电子化的要求，选择合适的设备和软件，包括扫描设备、OCR识别软件、文档管理系统等。

4.档案整理：对需要电子化的档案进行分类整理和审核，包括清除不必要的文件、修复破损文件、整理文件排序等。

6.校对和质检：对扫描和OCR识别得到的电子文件进行校对和质检，确保电子文件的准确性和完整性。

7.文件转换和存储：将扫描和OCR识别得到的电子文件转化为常见的文档格式，并进行合理的存储和备份，以便后续的查找和管理。

8.档案归档：根据档案的分类规则和组织结构，将电子文件进行归档并建立档案目录，确保档案的快速查找和检索。

9.应用和管理：建立档案管理系统和相关应用系统，实现档案的查询、借阅、更新和销毁等操作，同时进行档案的安全管理和备份。

档案电子化和归档工作有以下几个要求：1.完整性：档案电子化过程中，要保证电子档案的完整性，尽可能不漏掉任何一个档案文件，确保电子档案与纸质档案一一对应。

2.准确性：在电子化过程中，要确保扫描图像的清晰度和OCR识别的准确性，保证扫描和识别结果与原始纸质档案一致。

3.安全性：在档案电子化和归档过程中，要注意档案信息的安全保密，采取合适的措施防止档案信息泄露和损坏。

4.可检索性：档案电子化后的电子文件要具有良好的检索功能，包括通过关键词、日期、文件类型等进行查找和筛选。

5.可复制性：档案电子化后的电子文件可以进行复制和备份，确保档案的安全存储和长期保存。

电子档案管理办法汇总一、总则1. 目的：确保电子档案的安全、完整、可用性和保密性，提高档案管理效率。

2. 适用范围：本办法适用于所有组织机构的电子档案管理工作。

3. 定义：电子档案是指以电子形式存储、处理和传输的各类文档资料。

二、电子档案的收集与归档1. 收集原则：确保电子档案的原始性、完整性和准确性。

2. 归档要求：电子档案应定期归档，归档时应进行分类、编号和登记。

三、电子档案的存储与管理1. 存储介质：应选择稳定可靠的存储介质，如光盘、硬盘等。

2. 存储安全：采取加密、备份等措施，防止数据丢失或泄露。

3. 定期检查：定期对存储介质进行检查和维护，确保档案的安全。

四、电子档案的利用与服务1. 利用原则：在确保档案安全的前提下，提供档案利用服务。

2. 服务方式：提供在线查询、电子阅览等服务，方便用户获取档案信息。

五、电子档案的安全与保密1. 安全措施：建立电子档案的安全管理制度，包括访问控制、病毒防护等。

2. 保密规定：对涉及国家机密、商业秘密的电子档案，应采取严格的保密措施。

六、电子档案的鉴定与销毁1. 鉴定标准：定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。

2. 销毁程序：对于失去保存价值的电子档案，应按照规定程序进行销毁。

七、电子档案的法律责任1. 违规处理：对于违反电子档案管理办法的行为，应依法追究责任。

2. 法律效力：电子档案在法律上具有与传统纸质档案同等的效力。

八、附则1. 本办法自发布之日起实施。

2. 对本办法的解释权归档案管理部门所有。

3. 本办法如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。

请注意，以上内容是一个简化的示例，实际的电子档案管理办法应根据具体组织的需求和法律法规进行详细制定。

附件1：建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理,将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,采取有效措施,保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性,能够反映建设活动的全过程;2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调,并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列;2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档；3组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查;对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验,检验不合格的,重新移交汇总；4列入城建档案馆室接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆室对工程电子档案进行移交预验收,并按规定在3个月内移交建设工程电子档案;对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织有关单位据实补充、完善,重新编制工程电子档案,并移交;3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档,并向建设单位移交;电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点,分阶段、分期进行;4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收,并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求;5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理,确保电子文件始终处于受控状态;6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保其信息安全和保密;二、建设工程电子文件形成和归档要求1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效,其内容必须与工程实际相符合,编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准、规程;2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时,应体现电子文件的内容及特征,保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除;3、电子文件有对应纸质文件时,应建立文件的关联,建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致,以满足电子文件管理和应用要求;4、在建设电子文件形成阶段,对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定;5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式;进行格式转换时,应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致;建设电子文件归档格式6、对建设工程电子文件应进行固化处理,保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效;7、元数据以及其它相关信息,应按建设电子档案的要求及时记录;建设工程电子文件归档时,其元数据必须一并归档;8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章,保证其凭证作用;9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式;1采用在线归档,应确保归档电子文件传输安全有效;2采用离线归档,应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息;10、建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求：1文件选用JPEG格式;分辨率一般不低于200DPI；2图像清晰、完整,无偏斜、失真；3扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序,与档案原件一致,分别建立相应的目录结构;11、对建设电子文件归档检验,应符合以下要求：1电子文件的存储格式和存储介质,符合本“归档技术要求”规定；2电子文件数据完整、内容准确,编目及着录规范,电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联；3存储载体外观完好、整洁无损,无计算机病毒；4对归档电子文件的基本技术条件进行检测,即硬件环境的有效性,软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全;5电子文件须确定密级,对涉及国家秘密的电子文件,按照有关规定进行专门审核,使用专用保密存储介质存储,对需要变更密级和解密的文件,须更新密级和明确文件解密日期;三、建设电子档案移交和接收要求1、办理建设电子档案移交与接收,可采用在线或离线两种方式进行;属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续;2、电子档案移交前,移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验,合格后方可进行交接;3、城建档案馆室在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收;检验不合格的,应退回移交单位重新制作,并再次检验;4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续,交接手续应符合下列规定：1移交单位应提交档案移交目录,交接双方根据档案移交目录进行核对,核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章；2档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份,一份由移交单位保存、一份由接收单位保存;。

电子档案归档管理制度一、总则为了规范和管理企业电子档案的归档工作，提高档案管理效率，保障档案的安全性和完整性，制定本电子档案归档管理制度。

二、适用范围本制度适用于企业内部所有电子档案的归档管理工作。

三、电子档案的归档要求1.归档原则（1）根据档案的内容、形式和价值确定归档级别，严格按照分级归档的要求进行归档。

（2）不同级别的档案应当设置不同的权限，保护档案的安全性。

（3）对归档的档案进行分类、编号、整理、装订等工作，确保档案的有序存放。

2.归档流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。

（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。

（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。

（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。

3.归档管理（1）建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和检索。

（2）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。

（3）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。

（4）定期对档案进行审查和整理，对无用档案进行清理和销毁。

四、电子档案的归档管理制度1.档案归档管理人员的职责（1）负责制定和实施电子档案归档管理制度，明确档案的归档流程和要求。

（2）负责档案的分类、整理和装订工作，确保档案的有序存放和管理。

（3）负责对档案进行检查和审核，确保档案的完整性和准确性。

（4）负责建立和维护电子档案管理系统，确保档案的安全性和可靠性。

2.档案归档管理流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。

（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。

（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。

（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。

3.档案的管理和保护（1）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。

（2）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。

电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。

为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。

本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。

一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。

可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。

同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。

2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。

另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。

3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。

可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。

二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。

同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。

2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。

可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。

同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。

3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。

销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。

对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。

三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。

一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。

各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。

（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。

电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。

2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。

3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。

4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。

6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。

7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。

9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。

10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。

11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。

12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。

13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。

电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

包括数据类文件和程序类文件。

数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。

程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。

二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。

（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。

（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。

（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。

（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。

移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。

（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。

第三套异地备份保存（C）。

（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。

三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。

（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。

本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

电子档案的整理归档要求一、电子档案的整理目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理。

从2003年起电子文件施行以件为单位进行整理。

A、内部文件。

以年度、组织机构、保管期限进行组盘。

按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,建立文件目录,便于计算机对盘内文件查找。

B、外来文件。

有条件的部门可通过处理,扫描成影像文件进入计算机留存,不是本部门生成的电子文件一般不要求进馆保存。

2、会计电子文件整理A.工资单。

工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时应附移交清单,作为交接时的凭证。

B.账簿。

计算机账簿光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、专业电子文件归档A.基建档案。

基建档案是对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。

在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。

在移交时,附上电子文件内容说明和注意事项。

C、科技、环保、统计、婚姻等专业档案按照纸质档案组卷的同时，把相应的电子资料随案卷一同移交。

二、电子档案的保管1、软磁盘的保护A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。

C、规范保管条件。

要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温度、湿度适中的环境里,空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14—24℃。

D、加强病毒防范。

加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

E、对加密盘的管理。

有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。

建设工程电子档案归档技术要求
随着信息技术的发展，电子档案的应用在各个领域越来越广泛，包括建设工程。

建设工程电子档案归档技术要求的制定，对于建设工程项目的管理、运营和维护具有重要作用。

下面将从几个方面阐述建设工程电子档案归档技术要求。

一、文件格式与存储
二、档案元数据
建设工程电子档案归档要求将建设工程电子档案与档案管理系统相结合，建立电子档案的元数据。

元数据包括档案编号、档案名称、年代、归档人、归档时间、存储位置等信息。

建设工程电子档案归档应做好元数据的建立和管理，以方便后期的检索和利用。

三、安全与权限控制
建设工程电子档案归档要求加强安全管理，确保档案的机密性、完整性和可用性。

采用密码、加密等技术手段，限制档案访问的权限，确保只有有关人员能够访问和操作电子档案。

此外，还应建立备份和恢复机制，以应对档案数据的意外丢失或损坏。

四、电子签名与时间戳
五、检索与审计
建设工程电子档案归档要求建立完善的检索和审计机制。

档案管理系统应支持各种检索方式，如关键词检索、目录检索等，方便用户快速查找所需档案。

同时，建设工程电子档案归档要求记录档案的访问日志和操作日志，以便日后的审计和溯源。

六、长期保存
总之，建设工程电子档案归档技术要求需要从文件格式与存储、档案元数据、安全与权限控制、电子签名与时间戳、检索与审计、长期保存等方面进行考虑和规范。

只有确保电子档案的安全性、可靠性和可用性，才能更好地保护建设工程项目的知识产权，提高工程管理的效率和质量。

电子资料归档与电子档案管理制度一、引言本文档旨在制定一套电子资料归档与电子档案管理制度，以确保电子资料的安全性和可追溯性，促进组织的高效运作。

该制度将指导员工在电子资料管理过程中的操作，并提供保护和归档电子档案的具体措施和要求。

二、定义1. 电子资料归档指将电子文件按照一定的分类、命名和存储方式进行整理和保存的过程。

归档后的电子资料应具备完整性、准确性和可靠性。

2. 电子档案管理指对电子资料进行管理和组织，包括电子档案的存储、检索、备份和销毁等操作。

电子档案管理应符合相关法律法规和组织内部规定。

三、电子资料归档原则1. 分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。

分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。

2. 命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。

命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。

3. 备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。

备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。

4. 权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。

权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。

四、电子档案管理措施1. 电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。

电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。

2. 权限管理：根据岗位职责和需要，对电子档案的访问权限进行分级管理，明确各个角色的权限范围和操作权限。

一、总则为了加强我国电子档案管理，规范电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，提高电子档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于各级国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）在电子档案管理工作中，涉及电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。

三、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集应遵循完整性、真实性、准确性和及时性原则。

2. 单位应建立电子档案收集制度，明确收集范围、收集程序和收集责任。

3. 收集的电子档案应包括电子文件、电子报表、电子账簿、电子凭证等。

4. 电子档案整理应按照档案分类、归档、编目、著录等要求进行。

四、电子档案的归档1. 电子档案归档应遵循以下程序：（1）电子档案收集部门对收集的电子档案进行审核、整理，形成电子档案归档材料；（2）电子档案归档材料经审核合格后，报送档案管理部门；（3）档案管理部门对电子档案归档材料进行审核、验收，办理归档手续；（4）档案管理部门对归档的电子档案进行登记、编号、分类、编目等。

2. 电子档案归档应按照档案保管期限和保存要求进行。

五、电子档案的保管1. 电子档案保管应遵循以下原则：（1）安全性：确保电子档案在存储、传输、使用过程中不被非法复制、篡改、泄露、丢失；（2）可靠性：确保电子档案在存储介质损坏、系统故障等情况下能够恢复；（3）可访问性：确保电子档案在合法范围内方便、快捷地查询、利用。

2. 电子档案保管应采取以下措施：（1）建立健全电子档案保管制度，明确保管责任；（2）采用可靠的存储介质，确保电子档案的存储安全；（3）定期对电子档案进行备份，确保数据安全；（4）加强电子档案存储环境的监控，防止火灾、水灾等自然灾害；（5）加强电子档案管理人员的培训，提高管理水平。

六、电子档案的利用1. 电子档案的利用应遵循以下原则：（1）合法性：确保电子档案的利用符合国家法律法规和政策要求；（2）真实性：确保电子档案的利用真实、准确、完整；（3）保密性：确保电子档案的利用不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私。

(完整版)电子档案归档办法电子档案归档办法 (完整版)1. 前言本文档旨在规范组织机构中电子档案的归档办法，确保电子档案的有效管理和保护。

以下是电子档案归档的具体办法。

2. 归档流程2.1 归档前的准备工作在进行电子档案归档之前，需要进行以下准备工作：- 确定归档文件的种类和数量；- 指定责任人负责归档工作；- 确认归档文件的命名规范；- 准备归档文件的存储介质。

2.2 归档文件整理归档文件整理是归档流程中的关键步骤，包括以下内容：- 按照归档文件的种类进行分类；- 对每个分类下的文件进行整理和排序；- 建立电子档案目录结构；- 给每个归档文件赋予唯一的标识符。

2.3 归档文件存储完成归档文件整理后，需要将文件存储到合适的介质中，以确保文件的安全和可访问性。

- 选择适合的存储介质，如服务器、云存储等；- 对存储介质进行备份和维护；- 确保存储介质的存储空间充足。

2.4 归档文件访问与检索为了方便使用和管理归档文件，需要建立归档文件的访问和检索机制。

- 设定权限访问控制，限定用户对归档文件的访问权限；- 建立索引系统，方便用户根据关键词检索文件；- 定期对归档文件进行检查和更新。

3. 安全与保护为确保电子档案的安全和保护，需要采取以下措施：- 建立权限管理制度，限定用户对归档文件的访问权限；- 加密存储介质，保护文件不被非法获取；- 定期备份和恢复归档文件，防止数据丢失。

4. 归档数据销毁根据实际需要，对不再需要保留的归档数据进行销毁。

- 根据组织机构的规定，制定归档数据销毁的时机和方式；- 对销毁的归档数据进行记录和备份。

5. 相关法律法规的遵守在进行电子档案归档过程中，必须遵守相关的法律法规和政策规定。

- 对可能涉及隐私和机密信息的档案进行保护；- 遵守数据保护和隐私保护相关法律法规。

6. 结论本文档对电子档案归档办法进行了详细说明，旨在规范电子档案的管理和保护。

组织机构应根据本文档的要求，制定相应的操作规程，并督促执行，以保证电子档案的有效归档和安全保护。

第一章总则第一条为规范电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本实施细则。

第二条本细则适用于本单位所有电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。

第三条电子档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规和标准，确保电子档案管理的合法合规。

（二）统一管理：建立统一的电子档案管理制度，实现电子档案的集中管理和共享利用。

（三）安全保密：加强电子档案的安全防护，确保电子档案不被非法篡改、窃取和泄露。

（四）高效便捷：提高电子档案管理效率，方便档案的查询、利用和传播。

第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）完整性：收集的电子档案应包括所有相关文件、资料和凭证，确保档案的完整性。

（二）准确性：收集的电子档案应准确无误，确保档案的真实性。

（三）及时性：及时收集电子档案，确保档案的时效性。

第五条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据档案内容、性质和用途，对电子档案进行分类整理。

（二）命名：采用规范的命名规则，确保电子档案名称的清晰、准确。

（三）描述：对电子档案进行详细描述，包括档案名称、文件类型、形成时间、作者、主题等内容。

（四）格式：统一电子档案的格式，确保档案的兼容性和可读性。

第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档应遵循以下要求：（一）归档范围：按照国家档案法律法规和本单位档案管理制度，确定电子档案的归档范围。

（二）归档时间：按照档案形成的时间顺序，及时归档电子档案。

（三）归档质量：确保归档的电子档案符合档案管理要求，包括完整性、准确性、规范性和安全性。

第七条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）存储介质：选择符合档案保管要求的存储介质，如光盘、硬盘等。

（二）备份：定期对电子档案进行备份，确保档案的备份安全可靠。

（三）安全防护：采取必要的安全措施，防止电子档案被非法篡改、窃取和泄露。

电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。

为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。

一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。

二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。

2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。

3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。

4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。

三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。

2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。

3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。

4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。

5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。

四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。

2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。

3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。

利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。

4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。

五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。