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《电子文归档与管理》PPT课件

电子文件归档与管理
档案载体的演变
1、甲骨档案甲骨档案是以龟甲和兽骨为载体的原始记录，主要产生于商代后期（约公元前14～前11世纪）的占卜活动中。
档案载体的演变
2、金石档案金石档案，指的是以金石为载体，以文字和图画书史纪事的，并且在历史研究中能起到档案的凭证和参考作用的金文、刻石，碑刻、墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比，不同格式的图像文件不能任意交换使用，不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的二维、三维动画等动态画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买）应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文件属性的记录。常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性完整性有效性安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门档案管理系统
档案部门
形成部门档案部门
1
2
3
4
赋予文件以归档标识
将归档信息提示给档案部门
给归档文件加上档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文件登记表》签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，

电子档案管理 ppt课件

电子文件管理与纸质档案数字化汉中市档案局郭金光20155281课件?电子档案目前遵循的原则是?存量数字化增量电子化?对应的移交方式是?1移交档案数字化的副本?2文书类电子档案的移交?3电子文件归档的几个技术2课件档案数字化副本移交1档案数字化副本是指将纸质档案照片档案声像档案等档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工将其转化为存储在磁带磁盘光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本
• 3.2系统形成的原格式电子公文原件（word、wps等形成的），包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。
• 3.3文件处理单及领导审阅签署的重要意见。 • 3.4基于系统管理的电子公文元数据。 • 3.5基于系统管理的电子签名、电子印章等。 • 以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并
电子文件管理与纸质档案数字化
PPT课件
1
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
PPT课件
2
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声
像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。
PPT课件
21
文书类电子档案的移交
• （六）电子公文的归档整理
• 6.1电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以年度为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。

电子档案管理工作总结PPT

单位实际需求
提高档案管理效率，确保档案信息安全，满足单位实际业务需求。
工作目标
建立电子档案管理体系
完善电子档案管理制度，规范电子档案管理流程。
保障档案信息安全
采取技术手段和管理措施，确保电子档案信息不被泄露、篡改或损坏。
实现档案数字化
将传统纸质档案转化为电子档案，提高档案利用率。
提高档案管理效率
改进措施与建议
加强资金投入
增加档案管理资金投入，确保档案数字化转换和管理系统升
级工作的顺利进行。
提高重视程度
加强领导和员工对档案管理工作的重视，提高档案管理意识和责任感。
引进先进技术
关注档案管理技术发展动态，及时引进新技术，提高档案管理效率和安全性。
加强人员培训
定期组织档案管理人员参加培训，提高技能和知识水平，确保档案管理工作的专业性和规
鼓励和支持在电子档案管理领域开展创新实践和技术研发，引领电子档案事业不断发展。
06
CATALOGUE
结论与致谢
对电子档案管理工作的总结
成效显著
通过本次电子档案管理工作，实现了档案数字化、信息化，提高了档案利用效率和管理水平。
经验教训
在实施过程中，遇到了一些技术和管理上的挑战，但通过团队协作和不断学习，成功克服了困难。
访问权限控制
实施了严格的访问权限控制策略，保障了电子档案的安全性和保密性。
安全审计与监控
加强了对档案管理系统的安全审计和监控，及时发现并处理安全隐患。
03
CATALOGUE
工作成果与亮点
档案管理系统优化升级
系统功能完善
新增了全文检索、在线预览、数据统计等功能，提高了档案管理效率。

企业电子文件归档档案管理PPT模板

用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
01
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2、收集积累要求
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记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

电子档案归档与管理PPT教材(92页)

4)题名：全宗名称+“****年”+“的数码照片文件”。扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，建议：如需制作复制件，或者文字偏小、
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分数码照片归档管理二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分数码照片归档管理一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分数码照片归档管理二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分数码照片归档管理二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封面)。
第一部分数码照片归档管理二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分数码照片归档管理
一、概述三、整理、著录五、保管

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如果,他把存下的钱, 投资房产,并获得每年 20%的收益,40年后，他所累计的财富可达到1.028亿元.
这两种数字源自两种截然不同的做法
•
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必究
这说明了什么?
说明了:
富人的富有,不是省吃俭用,而是靠投资和理财.生活中节俭是不要的,但是为了节约每一分钱而去绞尽脑汁是没有必要的,更多的时间应该用在增加收入上.
主导需求,将家庭有限的资源,
配置于不同的需要上,作好家庭
理财规划,,以及家庭收入和支 •
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必究
出计划,控制家庭收支平衡.
三、需求满足的途径
个人和家庭创收能力限制不能满足家庭合理消费需要
产生消费压抑家庭社会环境和社会地位处于劣势
贫困生活
例如：
孩子不能受到良好的教育没法学习或中途辍学对以后的生活带来隐患成为家庭和社会的负担
过度的节约意味着巨大的浪费
再看:
1896年诺贝尔基金成立.成立之初,只有诺贝尔本人捐献的 980万美元,基金会每年要发放5个奖项,必须支付500万美元.
由于该基金是用来支付奖励奖金的，所以基金管理绝对不允许出现差错,成立之初的管理章程也明确规定限制基金只能投资于安全且收益稳定的工具,如银行存款、政府债券等,到1953年该基金只剩下300万美元.
第三步,编制家庭理财预算.每个人、每个月以及家庭成员的收支平衡计划,包括收入与支出的固定部分和浮动部分,把家庭有限的资金用到有用的地方。
第四步,严格执行预算.理财是长时期的耐力运动,只有一丝不苟的执行,才能达成最后的结果.作好记录是最好的方法.
第五步,成果评估.过去一段时间以后,对自己的计划、目标执行情况作及时的评估.不论是执行预算效果是好还是不好,甚至出现财政赤字,都要继续努力达成既定的财务目标.

电子文件归档与管理 ppt课件

PPT课件
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序号：2010001
随县档案局
随县
2010年度电子档案
档
案
局
年
度电子
全宗号：类别：办公室、业务科、史志科
档
保管期限：永久、30年、10年
案
存入日期：
2010
PPT课件
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（3）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地
年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度机构(问题)等分类方案进行分类。
2、电子文件的归档可分两步进行。对实时进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
PPT课件
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（二）逻辑归档方法：
PPT课件
13
物理归档与逻辑归档的区别：
物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。
PPT课件
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（三）归档时间与范围
1、归档时间
逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文件时即收集归档。物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库
房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。
（6）环境温度选定范围： 15℃－25℃ ；相对湿度选定范围： 35％－45％。
PPT课件
33
（7）归档电子档案的份数实行三套制。

《电子档案收集》课件

存储方式：
电子档案可以存储在本地设备、网络存储、云端存储等不同的媒介上，选择适合的存储方式。
流程：
档案整理包括收集、筛选、归档、标注、索引等环节，确保电子档案的有序性和可访问性。
档案管理
1
管理方法：
采用文档管理系统、信息管理软件等工具，建立规范的管理流程和权限控制。
2
重要性：
有效的档案管理可以提高工作效率，保护信息安全，降低风险并提供合规性。
《电子档案收集整理》 PPT课件
电子档案收集整理是有效管理电子信息的重要环节。本课件将介绍电子档案的定义和特点，并深入探讨档案收集、整理、管理以及保护的要点。
什么是电子档案
定义：
电子档案是以电子方式存储的信息，包括文本、图像、音频、视频等多种形式。
特点：
电子档案具有数字化、可搜索、易传播、可长期保存等特点，有效提高信息管理的效率和便捷性。
档案收集
来源：
电子档案来源广泛，包括电子邮件、文档、数据库、网站、社交媒体等各种数字渠道。
收集方式：
电子档案可以通过手动收集、自动抓取、外部数据接口获取等方式进行收集。
注意事项：
注意保护个人隐私，合法获取电子档案，确保收集过程的合规性和信息的完整性。
档案整理
分类：
电子档案根据性质、用途和格式进行分类，便于管理和检索。
总结
重要性：
电子档案收集整理对于信息管理具有重要的意义，提高效率和便捷性。
管理趋势：
数字化、智能化是电子档案管理的发展趋势，利用新技术据分析等技术将推动电子档案管理向更高层次发展。
3
挑战：
面临数据增长、维护成本、组织文化等挑战，需要采取适当的策略和技术手段。

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六、电子档案的编目
电子档案内封面
电子文件卷内目录
电子文件卷内备考表
电子档案移交登记
• 声像档案材料的收集与整编
一、声像档案
• 1、声像档案
• （1）声像档案
• 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的、具有保存价值的，以磁性材料、感光材料为主要载体的，以声像为主要反映方式的历史记录。
• 对准备移交的电子文件载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
• 建设单位应按照电子文件归档要求及检验项目对归档电子文件逐一检查验收。对检验不合格者，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。检验合格后，移交双方应将检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。
• 1、有利于照片材料联系
指要保持同一类、同一组照片间的联系，把相同或相近的照片组为一卷，把不同的照片分开；要保持照片与其它文件材料的联系，主要是通过互见号说明，保持照片与其反映的会议、活动、工程项目、设备仪器等文件材料的有机联系。
• 2、有利于照片档案保管
照片与底片的保管要求不同，故应分别组卷。底片与照片的装具、固定方式、冲洗去尘等方面都应适合其保管条件；照片材料与其底片的装具均应尽量遮住光线，以防紫外线等对照片造成损害。
电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。
• 2、电子文件归档套数 • 由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，
故至少应归档2套（需异地保存时归档3套）。一套用作封存，另一套用作提供利用（第三套作异地保存）。
3、电子文件归档方式
• （2）声像档案的作用
• 作为档案保存下来的声像记录材料，主要作用是为宣传报道服务、广泛交流信息、为科学研究服务、艺术欣赏价值。
• （3）声像材料：声像材料分为企业管理声像材料和工程建设现场声像材料。
• 2、工程现场声像材料
声像档案是指在工程建设过程中产生的、反映各级领导人的视察活动，重要会议（工作会、专题会、表彰会），工程建设形象，重要进度节点、重要部位、重大工作成果，以及工程建设过程中发生的重大事故、典型设备损坏事故及自然灾害等，反映建设工程的原始地貌、奠基仪式、建设过程、竣工落成、交付使用等重要活动中所形成的声像档案。
• 1、电子文件的分类
电子文件按“项目——阶段”分类。即对施工阶段文件材料的电子文件以“合同工程项目”为单位对其电子文件材料进行分类整理。
2、电子文件的整理
• 这里重点介绍施工阶段电子文件的整理方法。
• 1、整理方法归档电子文件以“件”为基本单位进行
整理。 • 2、保管期限的划定
电子文件保管期限与纸质文件的一致。当盘内电子文件保管期限不同时，保管期限从长。
3、电子文件存储方法
• 以“合同工程”项目档案为单位进行组盘。规定一张光盘只刻录一个合同工程的电子文件，当一张光盘刻录一个合同项目容量不够时，可刻录在两张以上的光盘上。但不要把两个合同工程电子文件存储同一光盘。
4、电子文件的移交和接收
• 移交电子档案时，接收方要对电子文件的真实性、完整性、有效性等方面的检验，经检验符合要求，方可办理交接手续，双方签字盖章。在完成电子文件数据集载体归档移交后，原电子文件形成单位或部门应保留时间至少1年。
二、电子文件的形成与积累
• 项目文件大多是在计算机上形成的，这为项目档案实现“双轨制”归档奠定了基础，实行电子文件归档，首先要注意平时对电子文件的收集，没有电子版本的文件材料，如部分竣工图、收文等应采取将纸质档案电子化的方法进行归档。
三、电子文件归档要求
• 1、电子文件存储载体 • 电子文件的归档就是将把符合归档条件的
• 4、影像文件：指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备（如数码摄像机等）录入获得并经计算机处理的动态图像文件。如：演示、动画文件等。
五、电子文件的分类与整理
水电工程项目档案按阶段分为立项、设计、施工、竣工验收四个阶段，因此，需对各阶段形成的电子文件进行分类整理。这里介绍施工阶段电子文件的分类、整理与移交。
一、电子文件归档的必要性
随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入了信息时代，企事业单位和党政机关部门等对信息的利用和依赖逐步加强。
项目档案的归档要求采用“双轨制”，因此，除了完成纸质档案的归档以外，还需完成电子文件的归档，检查电子文件的归档情况，同时要求电子档案的利用情况，是否能为工程建设、电厂生产、运行、管理服务。
• 电子文件的归档采取逻辑归档（在线式）和物理归档（卸载式）两种方式，归档电子文件收集齐全后，先实行逻辑归档，再实行物理归档，物理归档需对电子文件进行整理。
• 1、逻辑归档：电子文件材料收集完成后，文件形成单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向建设管理单位档案部门移交。
• 2、物理归档：电子文件的形成单位在完成电子文件的逻辑归档后，按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。文件形成单位应定期完成电子文件的物理归档。
• 四、常见电子文件类型
• 1、字（表）文件：指采用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
• 2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备录入的静态图像文件，如照片等。
• 3、图形文件：指采用计算机辅助设计（如CAD绘图改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。
二、照片材料的分类
• 1、企业管理照片材料的分类按照“年度——问题（或事由）”进行分类立卷。
• 2、工程建设照片材料的分类 • 工程建设现场照片材料按“合同
项目——阶段”分类。以合同结合项目，以单位工程或分部工程进行分类，并按其分类进行照片档号分配。
三、照片材料的整理
• 照片材料整理原则是有利于保持照片材料之间的有机联系、有利于照片材料的保管和提供利用。该原则包括三层含义：