受控状态：分发号：
食品
程序文件汇编
编制：_______________
审核：
批准：_______________
发布日期：2010年 1月1 日实施日期：2010年1月1日
程序文件目录
文件控制程序
1.目的
对公司食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门获得并使用有效文件。
2.适用围
适用于公司食品安全管理体系涉及所有文件（包括外来文件）的控制。3.职责
3.1 食品安全小组、技术质检部是食品安全管理体系文件的主控部门。
3.2其他部门负责本部门所使用文件的控制。
4.工作程序
制定质量安全管理体系文件——做体系文件分类清单——体系文件发布、实施——确定文件发放围——做文件发放/回收登记——文件更改申请、审批——评审体系文件——更改文件及标识——发放更改通知更换文件——更改文件——做更改文件清单——文件作废及通知——做作废文件清单——技术及各部专用资料管理——外来文件管理——质量记录控制
4.1公司质量管理体系文件的层次及分类
a)第一层：食品安全管理手册；
b)第二层：前提方案、操作性前提方案、HACCP计划及程序文件；
c)第三层：作业性文件；
d)第四层：记录
e)外来文件：包括与ISO22000有关的政策文件、法律法规文件、国际标准、
国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。
4.2文件的编制、审批和发放控制
4.2.1公司所有食品安全管理体系文件由食品安全小组、技术质检部组织有关职能部门编写，食品安全小组组长审核，总经理批准后实施。
4.2.2公司所有食品安全管理体系文件统一由技术质检部发放。发放前由食品安全小组确定文件发放围，发放时将发放情况记录在《文件发放/回收登记表》。
4.2.4文件发放要保证在食品安全管理体系有效运行的各个场所都能得到相应
文件的有效版本.
4.3文件编号
所有食品安全管理体系文件发放前由技术质检部按下列文件编号规则的进行统一编号，以防混淆使用。
4.3.1食品安全管理手册编号
XXXX食品安全管理体系(HYSMS) –食品安全管理手册（SC）-发布年份
4.3.2程序文件编号
HYSMS-程序文件代号(CX)-发布年份-序号
4.3.3前提方案编号
HYSMS-前提方案代号(PRP)-发布年份-序号
4.3.4操作性前提方案编号
HYSMS-操作性前提方案代号(OPRP)-发布年份-序号
4.3.5HACCP计划编号
HYSMS-HACCP计划代号(HACCP)-发布年份-序号
4.3.6支持性文件
HYSMS一部门代号一文件顺序号
4.3.7记录编号为：
记录代号(R)/XXXX食品公司代号（HY）一记录顺序号
4.4文件更改、收回和处理
4.4.1文件需要更改时，使用部门填写《文件更改申请/通知单》，报食品安全小组组长审核，总经理审批。文件大幅修改或职责、程序发生重大变化时，食品安全小组必须组织对文件评审。
4.4.2《文件更改申请/通知单》经总经理批准后，由技术质检部对文件实施更改，并将更改情况记录在被更改文件所在页眉的“修订状态”和所附的《文件更改控制页》。
4.4.3文件的更改可采用手写或换页两种形式更改。
4.4.3.1换页更改的方式是“收回作废页，并换发新页”。回收的作废页应予以销毁，并将回收和销毁情况记录在《文件回收/处置登记表》。因出于某种目的而予以保留的作废文件应标记清楚，防止混用。
4.4.3.2手写更改的方式是“将更改前的容用红笔划去，同时将更改后的容用红笔做以填充”。
4.4.4公司食品安全管理体系文件分受控和非受控两类，分别加盖“受控”和“非
受控”标识。公司部发放的食品安全管理体系文件一律加盖“受控”印章。受控文件进行更改控制，非受控文件不进行更改控制。
4.5文件换版
4.5.1当食品安全管理体系中有下列情况之一时应换版：
a)当更改次数或更改容过多影响使用时；
b)当制定文件的依据发生重大改变时；
c)当公司的组织机构发生重大变化时；
d)当市场环境或顾客要求发生重大变化时。
4.5.2文件进行换版后，技术质检部要及时收回并销毁作废文件，同时做好《文件回收/处置登记表》，以防止使用失效或作废文件。因出于某种目的而保留作废文件应标记清楚，防止混用。
4.6文件管理
4.6.1各部门对所使用的食品安全管理体系文件要妥善保管。
4.6.2未经总经理批准，所涉及食品安全管理体系的文件不得翻印和对外借阅。
4.6.3技术质检部对公司所有食品安全管理体系文件备案，并建立《食品安全管理体系受控文件清单》，其他部门控制好本部门所使用的食品安全管理体系文件，并建立本部门的《食品安全管理体系受控文件清单》，以备检索。
4.7外来文件控制
4.7.1公司接到外来文件后统一送交技术质检部，技术质检部予以登记《外来文件清单》，以备检索。
4.7.2外来文件的发放由技术质检部按4.2.2条款进行。发放时要对所各发放的外来文件加盖“现行有效”印章，以标识外来文件的适宜性和有效性。
4.7.3技术质检部每年利用网络查询、咨询政府主管部门或与同行交流的方式对公司外来文件的有效性进行检索，并将检索结果记录在《外来文件清单》，备注栏中注明，确保外来文件现行有效。
5.相关记录
①《文件发放一览表》 R/HY/CX-01
②《食品安全管理体系受控文件清单》 R/HY/CX-02
③《文件回收/处置登记表》 R/HY/CX-03
④《外来文件清单》 R/HY/CX-04
⑤《文件更改申请/通知单》
