新时期人事档案管理信息化建设研究

浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势

【摘 要】在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以权谋私以及多头管理混乱等弊端，使得档案制度改革难以实施。为适应时代和社会的发展需求，我们要加强档案信息化建设，实现档案管理的现代化，提高档案信息服务，对进一步推动档案信息化建设和管理，具有重要的意义。

【关键词】人事档案；管理现状；信息化建设

1 人事档案的内涵

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

2 传统的人事档案管理存在的弊端

2.1 人事制度对人事档案管理制约

人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配的方面做出了不可磨灭的制度贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。

“任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案”这一人事档案制度的规定便于组织管理，体现了高度保密性却垄断档案信息，使“组织意见”主观随意性增强。“以档谋私”“虚假档案”现象日益增多。其“二元化人事体制结构”所形成的“单位封闭”“制度交易”等负功能愈加显现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。因人事档案未社会化使得一些人意识不到档案的重要性对从而成了“弃档族”，对于记载个人信息的档案内容和管理不闻不问的忽略状态。因此传统人事档案管理制度需探索，创新，建立社会化的人事档案公共管理服务系统。人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。

2.2 传统的人事档案管理体制不适应新的形势

管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位、重复浪费极为严重。例如：一个事业单位有一千名职工，县级以上管理人员档案由组织部管理，2000年前人员由市主管部门管理，2000年后人员由人事部门所属人才交流中心结构管理。传统人事档案管理工作技术手段滞后，运行效率低，主要依靠档案管理人员手工操作来进行的，不仅分类复杂案卷数据庞大，程序繁琐及消耗时间过长。为了准确性和提高工作效率采用科学的信息化管理势在必行。

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事业单位档案管理工作，是整个事业单位工作的一个重要组成部分。加强事业单位档案管理，有助于提升服务水平与效能。改革开放以来，随着我们国家档案事业的进步与发展，和其行业一样，事业单位的档案管理工作也取得了长足的发展与进步。然而，瑕不掩疵，当前事业单位人事档案管理工作暴露出诸多的问题不容忽视，如：理念陈旧、手段落后、管理制度不完善、设施设备不先进等，严重影响到事业单位档案管理工作效率及服务功能，因此加快事业单位人事档案管理创新具有非常重要的现实意义。一、事业单位人事档案管理的重要性事业单位人事档案是在人力资源管理中所形成的，准确完整记录着职工干部的工作履历、个人成就、德才表现、晋升情况等。加强人事档案管理，能够为事业单位人力资源管理及利用打下良好的基础，为人才选拔录用、人员调配等各项工作的开展提供重要的参考依据，使得人力资源分配更加科学化、合理化，提高职工干部工作满意度，为事业单位发展提供更加优秀的人才支撑与保障，促进事业单位人力资源管理水平及内部管理效能的提升[1]。二、事业单位人事档案管理现状与问题分析当前，一些事业单位人事档案管理不善，问题较多，主要在于：问题之一，制度存在漏洞，管理意识不强。一些事业单位人事档案管理工作的开展，是建立在健全完善的管理制度的基础之上的。当前，部分事业单位忽视人事档案管理工作，没有充分意识到该项工作的重要性和必要性，没有制定完善的人事档案管理制度，或者所制定的人事档案管理制度过于传统老旧，无法更好地满足新时期事业单位档案管理工作需求。同时，部分事业单位虽然具备与时俱进的精神，制定了健全的人事档案管理制度，但是却存在落实执行不到位的现象，由于缺乏相应的监管机制，导致人事档案管理工作的开展流于形式，管理制度落实不到实处，人事档案管理工作存在较强的盲目性、随意性，严重影响事业单位人事档案管理的效果。问题之二，缺乏集中管理，档案信息不全。研究发现，虽然大部分单位均已开展了人事档案管理工作，但是却存在档案信息不全的问题，人事档案信息资料不完整、不详细，无法准确全面地了解职工干部信息。同时，有的人事档案资料内容重复、有的资料分散疏于整理，档案信息集中管理意识不足，影响人事档案资料利用价值的发挥。此外，个别事业单位职工干部招聘录用时，不重视对档案信息的统一管理，导致人事资料分散，部分信息没有及时归档，影响事业单位对职工干部的了解，不仅影响职工干部的个人发展，同时也不利于事业单位发展。问题之三，人事档案管理方法落后。新时期，事业单位人事档案管理工作中，管理方法落后的问题较为突出。受到传统管理模式的影响，原属单位没有及时迁出人事档案资料，新单位无法及时分析人员的过去发展状况，影响多项人才信息共新时期事业单位档案管理工作的研究文/谢馨慧面对新时代、新时期，事业单位深化改革背景下，对于档案管理工作提出了更高的、全新的要求。事业单位发展中，会形成诸多的档案文件资料，包括：人事档案、经济档案、行政档案等等。档案管理作为事业单位的一项重要内容，是影响事业单位整体管理水平及深化改革发展的重要因素，做好档案管理工作至关重要。基于此，本文以人事档案为例，首先概述了事业单位人事档案管理的重要性；进而分析了事业单位人事档案管理现状与问题；最后探讨并提出了事业单位人事档案管理创新对策分享402021.4

・兰台论苑・　浅论人事档案管理的　。柴婷婷　二十一世纪。　信息化已成为推　动世界经济和社　会全面发展的关　键因素。全球性的　数字化信息网络　正在并且已经成　为人类进行生产、　管理、流通、教育、　科研、医疗和娱乐　等各种社会经济文化活动的一种主要形态。因此，作为　一名档案管理人员，应该尽快适应社会发展的需要，发　挥电脑、网络等软硬件的优势。建立人事档案多媒体信　息网络系统。更好地服务社会，服务人民。　．　一、建立人事档案多媒体信息网络系统的必要性　１、建立人事档案多媒体信息网络系统，是国家信息　化和新时期组织工作的迫切需要。进入二十一世纪以　来，信息技术的发展突飞猛进。成熟的信息技术已普及　到各行各业。江泽民同志说过：“四个现代化，哪一化也　离不开信息化”。这就明确要求我们人事档案管理工作　也应该把信息化工作列入议事日程，用现代化、科学化　的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为　中心的社会主义现代化建设服务。这既是新时期组织工　作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。　２、建立人事档案多媒体信息网络系统。是干部信息　规范化的需要。在日常的人事管理工作中，形成了大量　的信息，这部分信息绝大部分是手工管理。因而造成不　同管理部九之间信息分隔，信息内容不规范，信息流程　不科学，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管　理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信　息管理体系和信息处理系统，利用现代化工具管理人事　信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。　３、建立人事档案多媒体信息网络系统，是合理使用　先进的办公设备的需要。随着　科技的发展，各级组织部门都　购进了计算机和其他先进的办　公自动化设备。计算机应用和　信息化工作也取得了一些进　展，但也存在着许多问题。例　如，软件开发不及时，应用水平　较低，现有的设备没有得到充　分利用，信息资源没有得到充　分共享等，这就迫切需要建立　一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，　提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科　学化和现代化。　二、人事档案管理多媒体信息网络系统的作用　１、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部　信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但　可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长　及德能勤绩等方面的综合信息，可以随时查询干部诸如　日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干　部全方位的综合信息。还可以对这些信息资料进行综合　分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信　息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部　的传统方式，随机动态地掌握干部管理信息。　２、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质　量。人事档案管理多媒体信息网络系统能够提供全方位　的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重　复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在人事管理工　作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网　络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领　导和部门提供最新的资料，从而能大大提高信息的时效　性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解　一个干部，走出在本部门业务范囱内，从一个侧面了解　干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的　深度和广度。利用信息化管理人事档案，还可以从根本　上改善以前手工管理干部的被动情况。周期性较长的工　作短时间内就可以高质量地完成。干部任免审批袁、干　部简历等常用材料可以自动生成。并可以实现部门之间　信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与　工作质量。　３、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深　度和广度。以往讨论任免，基本上都是采取文字材料加　口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工　作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的　＜西安档案＞圈２００６．６

2018.3上MOTHERLAN

D论坛人事档案管理体系的信息化建设文/徐西磊摘要：随着近年来我国科技实力不断地增强，档案行业受到信息技术的影响也发生了多元性的变化。以信息技术为核心的信息数据服务、信息咨询、数据共享等一体化信息资源平台出现在了人们的视野中。这些依托互联网技术、信息技术、数据传输技术形成的档案共享服务机制极大的提高了档案管理的效率，并促进人事档案信息数据在多种互联网渠道集中性的交互与共享，帮助信息系统形成集中性的数据处理模式进行资源集中。鉴于此，本文就人事档案管理体系的信息化建设途径展开详细的分析，并提出具体的研究，以供参考。关键词：人事档案管理信息化管理问题研究0一、人事档案管理机制进行信息化、数据化、网络化建设的必要性信息化档案管理是随着互联网技术、信息技术、通讯技术形成的新的技术发展趋势主要以信息技术为导向进行多形态转变和集中化过渡，主要以互联网技术、通讯交互技术为核心对各类型的档案数据资源实施的统一性管理，以人事数据分析、数据集中管理、信息综合、信息分析形成的统一性数据管理机制。相对于传统的人事档案管理方式，集中化数据处理体系不仅有着更高的工作效率，能够对各种类型的信息资源数据实施准确的监测，还能根据不同用户需求的不同向用户提供人事信息检索、信息咨询、文件查询等服务，促进人事档案管理机制进数据化转型。传统模式的人事档案信息管理主要是以物理固态资源作为信息载体而实施的管理活动，具有一定的时间和空间限制，不适应信息资源的集中获取需要。相对于传统以人工为主的数据管理方法而言，智能化控制体系下的计算机档案数据管理系统数据处理效率更高，格式兼容性更强。不仅能满足档案信息共享、存储、分类、查询的需要，还能根据信息资源类型的不同为用户提供一体化的信息服务，充分满足用户的个性化需要。二、事业单位人事档案管理体系的智能化、网络化、信息化建设途径（一）加强单位内部基础信息设备形态转变在单位内部人事档案管理机制的形态转变过程中，增强其信息处理效率就要结合信息处理方法和各种设备资源的配置情况，加大物质资源投入。人事档案管理作为单位内部的重要组织架构，对单位内部组织架构、人员组织形态有着重要的促进作用。推动人事档案管理体系进行信息化、网络转型就要提升与信息管理体系配套的软硬件质量水平。以信息化为导向、计算机技术为驱动，建设数据资源统一管理和利用的网络管理系统，提升信息交互效率。人事档案信息化管理机制的中心任务是信息交互和数据集中性处理，在满足信息集中处理和信息交互共享的前提下要建立局域网，利用局域网将单位内部各种终端设备连接起来，满足信息传递和信息共享的需要。在人事信息管理形态集中过渡的过程中，同时要配备一些扫描仪、录音器等，移动终端设备，要满足多元化、多类型人事档案管理信息处理的需要，将各种人事档案信息集中进行数字化处理，将其存储在特定的数据库，满足用户的查询需求。（二）注重信息管理系统的建设人事档案管理体系信息化建设过程中，还要注重信息管理系统设置、数据维护、信息查询和数据分析。档案管理系统设置和数据维护是保持档案档案管理体系运转的关键环节。因此在信息化人事档案管理体系建设过程中，首先要制定合理的建设策略，配置一套科学合理、组织完善的管理系统对各种人事档案信息资源进行管理，一方面要确保档案信息的准确无误，防止档案信息在录入微机过程中发生错误。另外一方面档案管理人员要能根据现实情况的动态变化及时更新数据库中的人事信息，充分满足档案管理系统数据化建设的需要。同时，按照数据库的不同，也应该对信息数据进行集中的分类，要根据数据资源的类型、特点、实效性，对不同的数据资源进行相应的归档，将每一类型的数据资源放置在相应的数据库中，以此来满足用户信息查询与检索的需要。（三）注重档案信息安全在人事档案管理体系信息化建设过程中还要保障人事档案信息的安全。人事档案信息化建设给嘻嘻你查阅人员提供了极大的方便，然而在实现人事档案信息资源共享中绝不能忽视信息资源的安全问题，对人事档案信息要采取有效的安全防护手段，防止他人破坏。一方面，档案管理人员要有较强的政治觉悟，能够对不同的人事档案信息资源进行备份，防止数据丢。另外一方面当然，管理部门要对数据库和数据体系定期进行检查、维护、更新，及时修补系统漏洞，防止信息资源泄漏。（四）创新信息服务模式在人事档案管理体系信息化建设过程中，还要创新服务模式，利用网络发挥档案信息资源的最大价值。目前很多单位对于自身内部的人事档案信息资源都缺乏统一性的认识，认为这是独属于自身的信息资源，不能够与其他部门进行交互和共享。在这种思路的限制下很多单位都没有形成统一的信息共享服务机制来提升人事档案信息资源的利用率。因此，在信息技术的引导下要改变这种传统思路的限制，以扩大人事档案信息的服务范围为主要内容健全服务管理机制。一方面要运用现代信息技术，建立档案信息库，逐步实现档案信息数据化管理，提高信息利用效率，另外一方面要利用计算机技术，建立干部人事档案网络管理系统，为查阅人员随时提供信息查询，以此来扩展人事档案管理体系的服务职能，提升其信息利用效率。综上所述，在信息技术影响下，加强人事档案管理信息化体系建设不仅能提升单位内部的人事档案信息管理效率，更能推动单位内部人员制度改革，提升单位内部的管理效率。因此，建立信息化人事档案管理体系是时代发展的必然趋势，对优化社会资源配置、人才培养有着巨大的影响。参考文献：[1]田娇,付彬.对做好人事档案管理工作的几点看法[J].黑龙江档案,2017,(04).[2]杨洪权.创新方式在人事档案管理工作中的应用[J].黑龙江档案,2017,(04).[3]邹小俊.我国干部人事档案管理研究[J].经营管理者,2017,(20).（作者简介：徐西磊，山东省邹城市委组织部干部信息中心，研究方向：人事档案管理和文书档案管理。）77