归档文件整理规则

甘肃省档案干部培训系列讲座之二

《归档文件整理规则》

讲 座

第一讲 《归档文件整理规则》的

出台背景编制原则和我

省的实施情况

一、《归档文件整理规则》的出台背景

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。 《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。

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归档文件整理规则实施细则

1. 引言

归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的

文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则

在文件归档过程中，应遵循以下原则：

3.1 一致性

归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。 未知驱动探索，专注成就专业

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3.2 可追溯性

对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级

根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性

在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程

文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备

在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。 未知驱动探索，专注成就专业

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4.2 文件分类

按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理

对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存

按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理

归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档

将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。 未知驱动探索，专注成就专业

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5.2 文件检索

对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁

对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。

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归档文件整理规则

文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，下面是一些通用的规则可以供参考：

1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。

2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避免使用过长或复杂的文件名。可以考虑使用日期或其他关键词作为一部分文件名。

3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有层次地整理归档。可以根据分类标准在根目录下建立各个分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文件夹。

4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索和查找。可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。

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5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或者将其归档到较低访问级别的存储设备中。

6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。可以使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。

7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。

8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变动历史。

以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根据个人或组织的需求进行调整和拓展。

青岛市《归档文件整理规则》实施细则

制定机关

公布日期 2002.12.30

施行日期 2002.12.30

文号 青档字[2002]77号

主题类别 档案管理

效力等级 地方规范性文件

时效性 现行有效

正文：

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青岛市《归档文件整理规则》实施细则

(青档字[2002]77号 2002年12月30日

)

1.范围

1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。

2.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.质量要求

3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4.整理方法

归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。

4.1装订

归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。

4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。

4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。