归档文件整理规则

甘肃省档案干部培训系列讲座之二

《归档文件整理规则》

讲 座

第一讲 《归档文件整理规则》的

出台背景编制原则和我

省的实施情况

一、《归档文件整理规则》的出台背景

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。 《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。

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归档文件整理规则实施细则

1. 引言

归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的

文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则

在文件归档过程中，应遵循以下原则：

3.1 一致性

归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。 未知驱动探索，专注成就专业

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3.2 可追溯性

对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级

根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性

在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程

文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备

在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。 未知驱动探索，专注成就专业

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4.2 文件分类

按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理

对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存

按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理

归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档

将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。 未知驱动探索，专注成就专业

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5.2 文件检索

对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁

对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。

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归档文件整理规则

文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，下面是一些通用的规则可以供参考：

1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。

2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避免使用过长或复杂的文件名。可以考虑使用日期或其他关键词作为一部分文件名。

3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有层次地整理归档。可以根据分类标准在根目录下建立各个分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文件夹。

4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索和查找。可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。

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5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或者将其归档到较低访问级别的存储设备中。

6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。可以使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。

7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。

8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变动历史。

以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根据个人或组织的需求进行调整和拓展。

1 / 8 湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）

第一章总则

第一条 为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。

第二条 本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。

第三条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。

第四条 根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。

第二章实施范围

第五条 各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。

第六条 企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。

第七条 科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。

第三章 文件归档整理的组织工作

第八条 根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。

第九条 整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。

第＋条 立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保2 / 8 管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。

第十一条 承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。